Qualitätszirkel: Zusammensetzung, Aufgaben und Ziele

Moderne Unternehmen möchten „lean“ und „agil“ sein. Dazu gehören auch flache Hierarchien. Damit die Vorhaben nicht nur in Lippenbekenntnissen und PR-Floskeln enden, müssen Sie entsprechende Maßnahmen und Umstrukturierungen vornehmen. Ein Punkt dabei ist, die Mitbestimmung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu fördern. Das gelingt unter anderem über einen Qualitätszirkel.

Was ist ein Qualitätszirkel?

Eine Gruppe von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die sich freiwillig zusammenfinden und regelmäßig treffen, um Probleme und Verbesserungspotenziale zu besprechen, nennt man Qualitätszirkel (QZ) oder Qualitätskreis. Wie es der Name besagt, steht bei diesen speziellen Arbeitsgruppen die Qualitätssicherung wie auch die Verbesserung der Qualität im Fokus.

Woher stammt die Idee des Qualitätszirkels?

In Japan entstanden im letzten Jahrhundert ein paar wichtige Management-Modelle und -Methoden. Dazu zählen unter anderem Hoshin Kanri und Kaizen. Im Deutschen kennt man Letzteres als KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

Zu den Veränderungsprozessen in Unternehmen gehört im Japanischen der Jishu Kanri dazu – der Qualitätszirkel.

Vorteile und Ziele von Qualitätszirkeln

Das Konzept der Qualitätszirkel besitzt eine Kernidee: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zusammenzubringen, welche die Qualität der eigenen Dienstleistungen, Produkte, die Prozesse und auch das Betriebsklima verbessern möchten. Die intrinsische Motivation spielt bei Qualitätszirkeln eine wichtige Rolle. 

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, welche die Möglichkeit erhalten, mit ihren Ideen und Konzepten ihr Unternehmen voranzubringen, arbeiten motivierter und engagierter. Das verbessert die Arbeitsatmosphäre insgesamt und führt am Ende auch zu besseren Arbeitsergebnissen.

Zudem entstehen durch die Qualitätszirkel und die damit verbundene Eigeninitiative neue Konzepte inhouse, wodurch Sie die Ausgaben für externe Beratungen reduzieren können.

Das Ziel der Qualitätszirkelarbeit ist, Maßnahmen für eine Verbesserung der Qualität zu erarbeiten, diese zu präsentieren, umzusetzen und auch zu kontrollieren.

Qualitätszirkel: Zwei Beispiele

Beispiel 1: Einer Vertriebsabteilung gelingt es nicht, die Umsatzziele zu erreichen. Ein Grund dafür stellt die schlechte Qualität der Kundendaten dar. Mehrere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Innen- sowie Außendienst bilden einen Qualitätszirkel, um die Ursachen dafür herauszufinden.

Danach erarbeiten die Mitglieder ein Konzept, wie die Einführung eines neuen CRM-Systems die Probleme beseitigt. Die Implementierung der Software wie auch die spätere Arbeit damit überwacht der Qualitätskreis.

Beispiel 2: In einem Betrieb kommt es bei der Produktion von Ersatzteilen zu viel Ausschuss. Ein Qualitätszirkel hält mit einer Prozessdokumentation die einzelnen Arbeitsschritte fest, ein Moderator beziehungsweise eine Moderatorin koordiniert die Maßnahmen.

Dabei findet die Gruppe das Problem: Mehreren Kollegen und/oder Kolleginnen im Arbeitsbereich fehlt die nötige Qualifikation für ihre Aufgabe. Daraufhin konzipieren die Mitglieder des Zirkels eine schnelle Problemlösung in Form von passenden Fortbildungen, um die Qualitätssicherung der Arbeit auf ein höheres Niveau zu heben.

Wie die Arbeit im Qualitätszirkel gelingt

Das Wichtigste bei einem Qualitätszirkel ist die Freiwilligkeit. Kein Mitarbeitender darf dazu gezwungen werden, an der besonderen Form des Arbeitskreises mitzuwirken – das widerspricht dem Credo der intrinsischen Motivation. 

Ebenso müssen nicht alle Mitglieder an dem Qualitätskreis regelmäßig teilnehmen. Damit alle up to date sind, gibt es ein Protokoll. Trotzdem sollte sich die Gruppe regelmäßig und zu festen Terminen treffen, beispielsweise alle zwei Wochen an einem bestimmten Tag zu einer fixen Uhrzeit.

Qualitätszirkel bestehen in der Regel aus rund fünf bis zehn Personen unterschiedlicher Qualifikationen und Hierarchieebenen. Sie stammen alle aus der gleichen Organisationseinheit, außer es werden Schnittstellenthemen besprochen. Derart entsteht eine kleine, flexible Gruppe, deren Teilnehmer und Teilnehmerinnen sich kompetent austauschen und die Herausforderungen aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.

Damit der Qualitätszirkel Struktur bekommt, ist es sinnvoll einen Leiter oder eine Leiterin beziehungsweise einen Moderator oder eine Moderatorin festzulegen. Er oder sie kümmert sich um die Organisation der Treffen, um die benötigten Ressourcen und Materialien wie Räume und Flipcharts. Zudem vermittelt er oder sie zwischen den teilnehmenden Personen. In manchen Qualitätskreisen gibt es die Rolle des Mentors beziehungsweise der Mentorin, welcher/welche beispielsweise bei der Lösung von Problemen unterstützt. 

Was im Zuge der Qualitätszirkelarbeit nicht vergessen werden darf: Die Erarbeitung von (kreativen) Lösungen braucht Zeit und Freiraum für Experimente. Dazu gehört auch eine Scheiterkultur. Das bedeutet: Bringt ein Konzept nicht die erhoffte Lösung, finden sich neue (Aus-)Wege.

Der Ablaufplan des Qualitätszirkels

Ziel eines Qualitätszirkels ist es, das Qualitätsmanagement eines Unternehmens zu verbessern – und das kontinuierlich. Um eine Basis zu schaffen, wird eine Ist-Analyse benötigt: Wo steht der Arbeitsbereich aktuell? Das ist die zentrale Frage. Durch die Analyse finden sich Probleme, Schwachstellen und Hindernisse. Das sind die Potenziale zur Verbesserung der Ausgangslage. 

Als Nächstes folgt ein Prozess, bei dem gern auch mit kreativen Methoden die möglichen Problemlösungen erarbeitet und diskutiert werden. Die Konzepte stellt die Gruppe den entsprechenden Verantwortlichen vor, woraus im Idealfall direkt die Umsetzung der Lösung erfolgt.

Beim Kaizen beziehungsweise KVP ist es wichtig, immer am Ball zu bleiben. Deshalb sollte ein Qualitätszirkel nach dem PDCA-Zyklus arbeiten. Das ist ein Kreislauf aus 

• Planung (auf Englisch „Plan“),

• Ausführung („Do“),

• Überprüfung der Umsetzung („Check“) und 

• Umsetzung neuer Maßnahmen beziehungsweise Optimierungen („Act“).

Qualitätszirkelarbeit ist sehr sinnvoll

Unternehmen jeder Größe verfolgen gern den Ansatz von Lean Management, um Verschwendung jeder Art zu vermeiden. Dazu gehört es, fortwährend die Qualität über eine Qualitätssicherung zu verbessern. Ebenso wichtig ist es, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu motivieren, an den Verbesserungen mitzuwirken, was durch einen Bottom-up-Ansatz gelingt.

Sind die Angestellten bestrebt, Eigeninitiative zu zeigen, bieten Qualitätszirkel einen guten Weg, das Engagement wie auch die Ideen zu kanalisieren und strukturiert zu nutzen. Lösungen von innen heraus besitzen mehr Dynamik als eine aufgesetzte Lösung von außen oder von oben.

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