Wie realistische Kapazitäten Ihre Vertriebsarbeit revolutionieren

Im Vertrieb sind Sie die treibende Kraft hinter dem Wachstum Ihres Unternehmens. Ihr Hauptziel: Verkaufen. Doch Verkaufsprozesse enden in der Regel nicht bei der Vertragsunterzeichnung, sondern mit der erfolgreichen Umsetzung des verkauften Projekts oder Produkts. Und genau hier zeigt sich oft ein Problem, das viele Vertriebsabteilungen betrifft: der mangelnde Überblick über die tatsächlichen Kapazitäten der Teams, die für die Umsetzung verantwortlich sind.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, welche Probleme Sie deshalb vermutlich heute haben, wie Sie den fehlenden Überblick im Einklang mit Ihren Kolleginnen und Kollegen herstellen können und was für eine Art von Tool Sie bei all dem unterstützen kann.

Müssen Sie Kapazitäten besser planen? Finden Sie es heraus!

Ich bin mir sicher, dass Sie sich auch heute schon mit den Umsetzenden abstimmen, um einigermaßen realistische Zusagen bei Ihren Kundinnen und Kunden machen zu können. Oft wissen die Kolleginnen und Kollegen aber selbst nicht genau, wie viel Kapazität aktuell schon gebunden ist und wie viel noch für neue Aufträge übrig ist.

Ob das auch bei Ihnen zutrifft, lässt sich recht einfach feststellen. Denn wenn es bei Ihnen öfter zu einem der folgenden Fälle kommt, gehört Ihre Kapazitätsplanung sehr wahrscheinlich zu den Ursachen:

• Nicht eingehaltene Liefertermine: Ihr Team hat einem Kunden-Unternehmen einen Termin zugesagt, den die Umsetzenden nicht einhalten können. Vielleicht gab es keine Abstimmung zwischen den Abteilungen oder deren Angaben waren einfach nicht realistisch. Als Folge leidet die Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden und das öffnet die Tür für Ihre Konkurrenten.
• Überstunden und Überlastung: Um Deadlines bei schlechter Planung trotzdem zu halten, werden oft Überstunden notwendig. Was gelegentlich kein Problem ist, stellt langfristig jedoch kein nachhaltiges Geschäftsmodell dar. So brennen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus und verlassen das Unternehmen möglicherweise.
  Aber Achtung: Zu viel Leerlauf hingegen ist aus Unternehmens-Sicht ebenfalls gefährlich. Denn Arbeitszeit ist nicht lagerbar – jede ungenutzte Stunde geht Ihnen für immer verloren.
• Hohe Kosten durch externe Dienstleister: Wenn Überstunden keine Option sind, um Engpässe auszugleichen, müssen oft teure externe Dienstleister hinzugezogen werden. Das schmälert den Gewinn und kann die Kalkulation ins Wanken bringen.

Wie kommen Sie also an die tatsächlichen Kapazitäten Ihrer Kolleginnen und Kollegen, um diese drei Fälle zu vermeiden?

Quelle: Grafik Meisterplan

Kapazitätsplanung ist ein Gemeinschafts-Projekt, von dem alle profitieren

Die Krux realistischer Kapazitätsdaten ist: Man erhält sie nur, wenn wirklich alle zusammenarbeiten und zuverlässig Daten pflegen. „Unmöglich!“, werden Sie sich jetzt denken. Bevor Sie aber direkt aufhören zu lesen, lassen Sie mich Ihnen sagen, dass es durchaus möglich ist.

• Ja, Sie haben vermutlich Teams, die sich alle mit unterschiedlichen Tools selbst organisieren und schon beim Gedanken an eine Einheitslösung auf die Barrikaden gehen.
• Ja, Sie haben vermutlich Teams, die alle mit unterschiedlichen Methoden arbeiten, etwa agil oder klassisch.
• Ja, Sie haben vermutlich Teams, die über ihre Abteilung hinaus nur selten verlässlich kommunizieren – das ist schließlich zusätzliche Arbeit, ohne erkennbaren Mehrwert.

Der Trick einer realistischen Kapazitätsplanung besteht darin, diesen Umständen Rechnung zu tragen. Das heißt:

• Teams weiter so arbeiten zu lassen, wie sie es am besten können.
• nur wenige Daten einzufordern und diese automatisch in einem Planungstool zusammenzuführen.
• sie so intuitiv und profitabel für alle zu gestalten, dass sie mitmachen und Daten schon allein aus Eigeninteresse pflegen.

Wenn Sie das schaffen, dann können Sie nachhaltig maximal viel verkaufen, während Kunden-Unternehmen und Mitarbeitende zufrieden sind. Klingt gut? Gut! Dann lassen Sie uns darauf schauen, wie man das in die Tat umsetzen kann.

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Sie müssen nicht alles wissen – Relevante Infos für den Vertrieb

Wir halten fest: Ihre Teams arbeiten also weiter wie bisher. Alle mit unterschiedlichen Tools, auf unterschiedlichen Detailgraden und im eigenen Tempo. Damit Sie Ihren Leuten jetzt nicht zu viele Daten abverlangen, müssen Sie genau wissen, was Sie eigentlich wissen müssen. Denn der meiste Detailkram rund um die einzelnen Aufgaben innerhalb des Projekts ist für Sie im Vertrieb natürlich irrelevant.

Die wichtigsten Fragen aus meiner Perspektive sind:

Wen brauchen wir für das Projekt?

Bei dieser Frage geht es nicht um konkrete Personen. Vielmehr sind deren Anzahl und ihre spezifischen Rollen und Fähigkeiten relevant. Vermutlich haben Sie hier Standardwerte für verschiedene Auftragstypen. Aber auch Erfahrungswerte oder Schätzungen aus dem Team bilden eine legitime Datenbasis.

Wann haben wir realistisch Kapazität für das Projekt?

Nun haben Sie also den Kunden oder die Kundin in der Leitung und haben eine konkrete Vorstellung von dem Projektteam, das Sie brauchen. Wäre es da nicht schön, aus dem Stand gleich eine realistische Terminzusage machen zu können? Das geht, wenn die tatsächlichen Kapazitätsdaten zentral gepflegt wurden.

Was bedeuten tatsächliche Kapazitätsdaten?

• Es stehen von vornherein nur 80 % der Kapazitäten für die Planung bereit. Menschen machen kleine Kaffeepausen und tauschen sich per Flurfunk aus. Selbst ohne diese kleinen Unterbrechungen ist niemand 100 % der Arbeitszeit produktiv.
• Alle Projekte inkl. zeitlicher Puffer wurden berücksichtigt.
• Es gibt fest reservierte Kapazitäten für Linientätigkeiten wie das Beantworten für E-Mails.

Dafür sind vor allem Tools geeignet, die Ihr ganzes Projektportfolio samt Kapazitäten abbilden können. Im Idealfall eines, das automatisch darstellt, wenn Teams bereits ausgelastet sind (im Beispiel zu sehen anhand der roten Markierung im Histogramm).

Quelle: Grafik Meisterplan

Das Schöne daran: Es braucht nicht viele Daten. Wer kann was? Wer hat wieviel Kapazität? Wie viel dieser Kapazität ist wann schon belegt? Fertig.

Wenn Sie jetzt einen neuen Auftrag mit den nötigen Kapazitäten anlegen, ist es ein Leichtes, einen passenden Slot zu finden. Erst dann melden Sie Ihre Anforderungen ans Projektteam. Dieses bestimmt, wer dem Projekt tatsächlich zugeteilt wird und bestätigt, dass Ihre Anfrage realistisch ist.

Lohnt sich das Projekt auch mit externen Dienstleistern?

Manchmal sind die internen Kapazitäten bereits vollständig ausgeschöpft – oder aufgrund von Ausfällen reduziert. Gleichzeitig wollen sich die Auftraggebenden auf keinen späteren Liefertermin einlassen. Verkaufen wollen Sie dann ohne Frage trotzdem, selbst mit externen Dienstleistern und bei geringerer Marge.

Da Sie durch Frage 1 und 2 aber von Anfang an realistisch geplant haben, kann die Entscheidung für Externe bewusst getroffen werden. Damit steigern sie Ihren Gewinn, anstatt ihn aus der Not heraus zu schmälern.

Wo stehen wir beim laufenden Projekt für Kunde X?

Bei dieser Frage geht es vor allem darum, immer handlungs- und aussagefähig zu sein. Zu wissen, wie die eigentliche Umsetzung im Vergleich zur Planung läuft, hilft Ihnen und den Teams.

Denn wenn transparent ist, dass etwas nicht läuft, können Sie frühzeitig die Erwartungen der Kundinnen und Kunden managen oder externe Kräfte hinzuziehen. Die Teams wiederum geraten so nicht in die Bredouille, Überstunden anordnen zu müssen. Stattdessen können Sie beispielsweise gezielt die freien Kapazitäten anderer anfragen.

Nun wissen Sie, was Sie von Ihren Kolleginnen und Kollegen wissen müssen. Jetzt gilt es nur noch, die entsprechenden Leute an Bord der neuen Kapazitätsplanung zu holen.

So überzeugen Sie Ihre Stakeholderinnen und Stakeholder mitzumachen

Etwas Neues einzuführen, ist in keinem Unternehmen einfach. Eigentlich ist es fast garantiert, dass Sie auf Widerstand stoßen werden. Es gibt aber drei einfache Dinge, die Ihnen helfen werden, zu Ihren Kolleginnen und Kollegen durchzudringen.

Hemmschwellen abbauen

Viele Teams haben Angst, dass sie gewohnte Arbeitsabläufe aufgeben müssen. Dass Sie zu viel Zeit mit Datenpflege verschwenden werden. Und dass diese Daten genutzt werden, um Sie im Detail zu kontrollieren. Was hilft:

• Wenige, aber wichtige Fragen stellen.
• Daten automatisiert sammeln (über Integrationen oder APIs).
• Die operative Arbeit der Teams in Ruhe lassen.

Zielsetzung transparent machen

Auch wenn Sie die Hemmschwellen möglichst niedrig halten, wollen die meisten trotzdem wissen: „Warum mache ich das eigentlich?” Einerseits natürlich für den eigenen Vorteil (siehe nächster Punkt). Aber andererseits: Wie hilft das dem Vertrieb? Welche KPIs werden verbessert? Welchen Wert hat das für das Unternehmen? Wofür werden die Daten genutzt?

Meiner Erfahrung nach sind Mitarbeitende, die Entscheidungen nachvollziehen können und das Gefühl haben, wirklich einen Mehrwert zu liefern, deutlich kooperativer.

Persönliche Vorteile kommunizieren

Jede Person im Unternehmen hat andere Dinge, die ihr wichtig sind. Das Gute ist: Eine vernünftige Kapazitätsplanung ist für alle da:

• Teamleitende können endlich sicherstellen, dass ihre Teammitglieder nicht mehr überlastet werden.
• Mitarbeitende haben endlich genug Zeit, ihre Aufgaben gut zu machen, ohne konstant unter Strom zu stehen.
• Projektleitungen sorgen dafür, dass die zugesagten Ressourcen für ihre Projekte auch wirklich zur Verfügung stehen.
• Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer freuen sich über eine höhere Produktivität und Qualität.

So weit so gut. Alle sind an Bord. Aber wohin jetzt mit den Kapazitätsdaten?

Was für ein Tool brauche ich dafür? Excel? Irgendwas mit Projektmanagement?

Zunächst einmal zu Excel:

Ich weiß, die Versuchung ist groß. Excel ist meistens schon im Unternehmen lizenziert und man kennt in der Regel auch jemanden, der oder die einem eine zweckmäßige Tabelle programmieren könnte. Zugegeben, Excel ist mächtig. Gleichzeitig ist es aber starr, schwer zu pflegen und sehr anfällig für Anwenderfehler. Probieren Sie es gerne aus. Meine Empfehlung lautet aber: Nein.

Zum Thema Projektmanagement-Tools

Wie wir festgestellt haben: Sie brauchen nicht viele Details, um vernünftig zu planen – eher im Gegenteil. Projektmanagement-Tools sind ideal für Ihre Teams, aber viel zu detailliert für Ihre Zwecke im Vertrieb. Für Sie ist eine Lösung sinnvoller, die nur auf die wichtigsten Infos aus den Tools der Teams zugreift. (Wer kann was? Wer hat wie viel Kapazität? Wie viel dieser Kapazität ist wann schon belegt?)

Sie brauchen vor allem einen Überblick

Am besten geeignet ist dafür eine Software, die Ihr Projekt- bzw. Auftragsportfolio als Ganzes darstellt. Das heißt: Projekte, wichtige Meilensteine, Abhängigkeiten und die Kapazitäten Ihrer Teams.

Suchen Sie ein Tool, das Projektportfolio- und Ressourcenmanagement vereint, sich einfach in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lässt, und das die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teams vereinfacht.

Fazit: Die Kapazitätsplanung der anderen ist Ihr Erfolg

Ich bin davon überzeugt, dass ein realistischer, teamübergreifender Umgang mit Kapazitäten ein großer Hebel für viele Unternehmen ist. Insbesondere wenn Liefertermine und Kunden- bzw. Kundinnen-Zufriedenheit maßgeblich über den Erfolg entscheiden.

An der einen oder anderen Stelle im Text haben Sie sicher den Eindruck gewonnen, dass es erstaunlich wenig um den Vertrieb an sich geht. Und das stimmt. Denn als Vertriebler sind Sie hier vor allem Profiteur einer guten Kapazitätsplanung – aber eben der anderen. Sie müssen diese nur berücksichtigen.

Wenn Sie also unter den anfangs erwähnten Problemen leiden (nicht eingehaltene Liefertermine, Überstunden, hohe Kosten für Externe), dann lohnt es sich, das Thema intern anzustoßen.

Ich wünsche Ihnen dabei viel Erfolg.

Titelbild: HubSpot