Rechnungswesen: Die Grundlagen verstehen

Jedes Unternehmen, ob groß oder klein, ist auf ein solides Rechnungswesen angewiesen. Es bildet das Rückgrat der finanziellen Struktur sowie Buchführung und trägt maßgeblich zu den Unternehmensprozessen bzw. zum Unternehmenswachstum bei. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Thema Rechnungswesen und warum ist es so entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens?

Was gehört zum Rechnungswesen?

Die Aufgaben des Rechnungswesens sind vielseitig. Zu den Bereichen des Rechnungswesens zählt die umfassende Buchführung über sämtliche geschäftliche Transaktionen, von alltäglichen Geschäften bis hin zu bedeutenden Investitionen. Darüber hinaus beinhaltet es die Erstellung von Bilanzanalysen und betrieblichen Abschlüssen, die einen tiefen Einblick in die finanzielle Situation des Unternehmens ermöglichen.

Die Kontrolle und Überwachung finanzieller Transaktionen sind in erster Linie entscheidend, um eine korrekte und transparente Darstellung aller finanziellen Aktivitäten sicherzustellen. Rechnungswesen selbst umfasst die systematische Erfassung, Überwachung und Auswertung aller betrieblichen Geschäftsvorfälle, einschließlich Buchführung, Bilanzierung, Kostenrechnung, Budgetierung und anderen finanziellen Aufgaben, die zur transparenten Kontrolle der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens dienen.

Das externe Rechnungswesen

Das externe Rechnungswesen, oft auch als Finanzbuchhaltung bezeichnet, hat die Aufgabe, alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens zu dokumentieren, zu ordnen und in Form von Jahresabschlüssen darzustellen. Die Finanzbuchhaltung erfolgt nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuches und beinhaltet folgende Aspekte:

• Buchführung: Hier werden alle geschäftlichen Vorgänge chronologisch und systematisch erfasst. Jede finanzielle Transaktion, sei es ein Einkauf, ein Verkauf oder eine Investition, wird in den Büchern vermerkt.
• Bilanzen: Die Bilanz gibt einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie zeigt, was das Unternehmen besitzt (Aktiva) und wie diese Vermögenswerte finanziert wurden (Passiva).

• Zielgruppen: Das externe Rechnungswesen richtet sich vor allem an externe Interessenten wie Investoren, Kreditgeber, das Finanzamt oder auch die Öffentlichkeit. Es dient der Rechenschaftslegung und der Informationsvermittlung.

Das interne Rechnungswesen

Während das externe Rechnungswesen hauptsächlich Finanzbehörden und Banken dient, ist das interne Rechnungswesen für die interne Informationsversorgung und Entscheidungsfindung:

• Betriebswirtschaftliche Statistik: Sie erfasst, ordnet und bewertet betriebliche Daten in quantitativer Form. Dies ermöglicht eine systematische Analyse von betrieblichen Abläufen und Entwicklungen.
• Leistungsrechnung: Hier werden die Kosten und Leistungen des Unternehmens erfasst, kontrolliert und analysiert. Ziel ist es, die Wirtschaftlichkeit von Produkten, Projekten oder Abteilungen zu bewerten.

Die Planungsrechnung

Die Planungsrechnung ist ein zentrales Instrument der Unternehmenssteuerung. Sie befasst sich mit der zukunftsorientierten Planung von Kosten, Erlösen, Investitionen und Finanzierungen:

• Ziele: Hauptziel der Planungsrechnung ist es, die zukünftige Entwicklung des Unternehmens möglichst präzise vorherzusagen und finanzielle Risiken frühzeitig zu erkennen.
• Instrumente: Dazu gehören Budgets, Finanzpläne, Investitionsrechnungen und viele andere Planungsinstrumente, die helfen, die zukünftige Entwicklung des Unternehmens zu steuern und zu kontrollieren.

Die Vergleichsrechnung

Die Vergleichsrechnung ist ein wesentliches Instrument des internen Rechnungswesens. Sie dient dazu, unterschiedliche Handlungsalternativen systematisch gegenüberzustellen und auf Basis quantitativer Daten zu bewerten:

• Ziele: Hauptziel der Vergleichsrechnung ist es, fundierte Entscheidungen durch den direkten Vergleich von Alternativen zu ermöglichen und die wirtschaftlichste Option zu identifizieren.
• Instrumente: Zu den typischen Teilgebieten gehören die Investitionsrechnung, bei der verschiedene Investitionsmöglichkeiten bewertet werden, und die Kostenvergleichsrechnung, die unterschiedlichen Produktionsverfahren oder Beschaffungsalternativen gegenüberstellt.

Rechnungswesen: Tipps und Interpretation

Das Rechnungswesen ist nicht nur eine administrative Aufgabe, sondern ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung. Es basiert auf festen Grundlagen und Prinzipien, die es ermöglichen, betriebliche Geschäftsvorfälle einheitlich und transparent zu erfassen.

Diese Konsistenz und Transparenz sind entscheidend, um das Vertrauen von Stakeholdern und Stakeholderinnen, wie Investoren bzw. Investorinnen, Kreditinstituten und Geschäftspartnern und -partnerinnen, zu gewinnen und zu erhalten.

• Regelmäßige Fortbildungen besuchen: Die Finanzwelt ist ständig in Bewegung. Steuergesetze, Rechnungslegungsstandards und Best Practices ändern sich regelmäßig. Daher ist es unerlässlich, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben, um sicherzustellen, dass das Unternehmen alle Vorschriften einhält und von den neuesten Erkenntnissen profitiert.
• Die richtige Software nutzen: In der heutigen digitalen Ära ist die Verwendung der richtigen Buchhaltungs- und Finanzsoftware entscheidend. Sie sollte nicht nur benutzerfreundlich sein, sondern auch den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen, um Prozesse zu automatisieren und die Genauigkeit zu gewährleisten.
• Sorgfältige Dokumentation aller Geschäftsvorfälle: Eine genaue Dokumentation ist das Herzstück des Rechnungswesens. Sie stellt sicher, dass alle Transaktionen korrekt erfasst und kategorisiert werden, was wiederum die Grundlage für aussagekräftige Finanzberichte bildet.
• Regelmäßige Kontrolle und Überprüfung der Daten: Selbst die besten Systeme sind nicht immun gegen Fehler. Regelmäßige Überprüfungen helfen, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren, bevor sie zu größeren Problemen führen.
• Offene Kommunikation mit anderen Unternehmensbereichen pflegen: Das Rechnungswesen ist nicht isoliert. Es interagiert ständig mit anderen Abteilungen, von Einkauf und Vertrieb bis hin zu Personal und Produktion. Eine offene und effektive Kommunikation stellt sicher, dass alle Abteilungen synchron arbeiten und die Finanzdaten korrekt sind.

Wie werden die Kennzahlen interpretiert?

Die im Rechnungswesen erfassten betrieblichen Kennzahlen sind mehr als nur Zahlen auf einem Blatt Papier. Sie erzählen die finanzielle Geschichte des Unternehmens. Sie geben Aufschluss über die finanzielle Situation, die Rentabilität, die Liquidität und viele andere Aspekte des Geschäftsbetriebs. Durch die richtige Interpretation dieser Kennzahlen können Unternehmen Trends erkennen, Risiken bewerten und betriebliche Entscheidungen treffen, die ihr Wachstum und ihren Erfolg beeinflussen.

Ist Buchhaltung und Rechnungswesen das Gleiche?

Nein, die Buchhaltung ist ein Teilgebiet des externen Rechnungswesens und befasst sich speziell mit der Erfassung und Dokumentation von betrieblichen Geschäftsvorfällen. Das Rechnungswesen hingegen umfasst ein breiteres Spektrum an Aufgaben und dient sowohl internen als auch externen Zwecken.

Fazit: Betriebliche Rechnungswesen sorgen für mehr Transparenz

Das Rechnungswesen ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Unternehmens. Es bietet nicht nur eine transparente Übersicht über die finanzielle Situation, sondern liefert auch wertvolle Daten für unternehmerische Entscheidungen.

Durch eine sorgfältige Buchführung, die Beachtung der Grundlagen des Rechnungswesens und eine kontinuierliche Weiterbildung kann der Erfolg eines Unternehmens maßgeblich beeinflusst werden. Es lohnt sich daher, diesem Bereich besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Titelbild: Darryl Leniuk / iStock / Getty Images Plus