Für Unternehmen ist es überlebenswichtig, stets zahlungsfähig zu bleiben. Nicht immer ist die Höhe von Verbindlichkeiten zum Bilanzstichtag aber bekannt und gelegentlich werden sie erst im folgenden Geschäftsjahr beglichen. Für solche Situationen ist es sinnvoll, Rückstellungen zu bilden, mit denen Sie die Verbindlichkeiten bezahlen. Das hat Auswirkungen auf den Ertrag. Es ist unverzichtbar, solche Rückstellungen in die Bilanz aufzunehmen.

Wie Sie eine Rückstellung buchen und worauf Sie beim Einsatz des Buchungssatzes achten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, eine Rückstellung aufzulösen. In jedem Fall aber müssen die Betriebe in ihrer Bilanz die Rückstellung buchen und hierbei den Buchungssatz beachten.

Wann sollte Ihr Unternehmen Rückstellungen buchen?

Eine Rückstellung dient dazu, den Unternehmenserfolg in einer bestimmten Periode oder in einem gesamten Geschäftsjahr realistisch einzuschätzen. Ungewisse Verbindlichkeiten reduzieren den Ertrag eines Unternehmens und müssen sich somit in der Bilanz widerspiegeln. Indem Ihr Unternehmen eine Rückstellung bucht, stellen Sie Ihren Geschäftserfolg realistisch dar und verschaffen sich finanzielle Polster für anstehende Verbindlichkeiten. Das ist im Namen der Zahlungsfähigkeit und der korrekten Einschätzung der betrieblichen Arbeitsweise relevant.

Überlassen Sie bei der Buchhaltung und den Finanzen Ihres Unternehmens nichts dem Zufall. Indem Sie eine Rückstellung buchen, stellen Sie sicher, dass Ihr Betrieb in allen Situationen über notwendige Finanzmittel verfügt. Beachten Sie hierbei, dass Sie die Höhe der Rückstellung nicht frei wählen dürfen. Stattdessen muss diese auf Grundlage einer vernünftigen, kaufmännischen Bewertung erfolgen.

Hierbei dürfen Sie einen Aufwand wie erwartbare Preissteigerungen einkalkulieren, müssen aber den Standardkontenrahmen SKR 04 berücksichtigen. Ist eine Rückstellung älter als ein Jahr, ist sie anhand eines von der Bundesbank vorgegebenen Zinssatzes zu verzinsen.

Diese Arten von Rückstellungen gibt es

Unternehmen müssen laut HGB (Handelsgesetzbuch) für verschiedene Aufgaben, die zu einem Aufwand führen, Rückstellungen bilden:

Pensionen und ähnliche Verpflichtungen

Unternehmen haben gegenüber ihren Angestellten Altersvorsorgeverpflichtungen. Deren Höhe ist nicht immer gewiss. Entsprechend bilden sie Rückstellungen anhand des Buchungssatzes, um die entstehenden Kosten begleichen zu können.

Steuerrückstellungen

Wenn ein Geschäftsjahr besonders gut gelaufen ist, stehen zumeist Steuernachzahlungen ins Haus. Die sich hieraus ergebende Mehrbelastung können Unternehmen durch Rückstellungen stemmen.

Sonstige Rückstellungen

Es gibt viele weitere Gründe, warum Betriebe Rückstellungen bilden dürfen:

  • Wenn sie sich in einem noch nicht entschiedenen Rechtsstreit befinden, sind Prozesskostenrückstellungen möglich.

  • Drohverlustrückstellungen kommen immer dann zum Einsatz, wenn schwebende Geschäfte vorliegen, weil Vertragsparteien einen Vertrag noch nicht unterzeichnet haben. 

  • Instandhaltungsrückstellungen sind dann nötig, wenn Instandhaltungen im vergangenen Geschäftsjahr unterlassen wurden, in den ersten drei Monaten des Folgejahres aber erfolgen. 

  • Gewährleistungsrückstellungen dienen der Begleichung von Gewährleistungsansprüchen Dritter.

So funktioniert das Buchen von Rückstellungen

Rückstellungen behandeln Sie in einer Bilanz wie Verbindlichkeiten. Sie tragen sie daher auf der rechten Seite der Bilanz (der Passivseite) ein. Beachten Sie hierbei, dass Sie das entsprechende Aufwandskonto im Soll belasten und einen Ausgleich beim Rückstellungskonto unter Haben vornehmen.

Das gilt unter anderem für Steuerkonten. Diese minimieren den Gewinn eines Unternehmens und gehören daher auf die rechte Seite der Bilanzen. Dasselbe gilt für sonstige Rückstellungen, zu denen beispielsweise Instandhaltungen gehören.

Um eine Rückstellung buchen zu können, müssen verschiedene Bedingungen erfüllt sein: Es ist erforderlich, dass die Verbindlichkeit ungewiss ist und der Grund für den Aufwand im vergangenen Geschäftsjahr liegt. Außerdem müssen Unternehmen eine Dreimonatsfrist einhalten. Das bedeutet wie bereits erwähnt, dass etwa eine Instandhaltung im ersten Quartal des neuen Geschäftsjahres erfolgen muss.

Nützliche Tipps beim Auflösen von Rückstellungen

Es kann passieren, dass eine Aufwandsrückstellung höher ausfällt als die eigentliche Verbindlichkeit. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn ein Angebot für eine Instandhaltung günstiger ausfällt als gedacht (beispielsweise 7.500 Euro statt 9.000 Euro). In einer solchen Situation ist es notwendig, die Rückstellung aufzulösen.

Die entsprechende Buchung für eine solche Auflösung erfolgt wie im Kapitel zuvor beschrieben. Die Rückstellung tragen Sie auf der rechten Seite der Bilanz ein. Gleiches gilt für das Konto, auf dem die Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen zu finden sind.

Auch dieses gehört auf die rechte Seite der Bilanzen. Die Bank hingegen ist auf der linken Seite zu finden. Rechts ziehen Sie die 9.000 Euro im Soll ab und links geben Sie 7.500 Euro im Haben an. Somit ergibt sich rechts ein Ertrag im Haben von 1.500 Euro.

Ebenso ist es möglich, dass eine Verbindlichkeit die vorhandene Rückstellung übersteigt. Das passiert etwa dann, wenn eine höhere Steuernachzahlung ansteht als geplant (beispielsweise 5.500 Euro statt 4.000 Euro). 

  • Dann geben Sie bei der Auflösung die 4.000 Euro im Soll auf der rechten Seite der Bilanz an und ergänzen 1.500 Euro über ein Konto namens „periodenfremde Aufwendungen“ ebenfalls im Soll. 

  • Auf der linken Seite der Bilanz geben Sie hingegen die Bank an und tragen 5.500 Euro unter Haben ein. 

  • Der Buchungssatz entspricht somit Steuerrückstellungen (4.000 Euro – Soll) an Bank (5.500 Euro – Haben) per periodenfremde Aufwendungen (1.500 Euro – Soll). Sind Rückstellung und Verbindlichkeit gleich hoch, genügt es, die Rückstellung an die Bank zu buchen.

Fazit: Achten Sie bei Rückstellungen auf deren Höhe

Die Höhe der Rückstellung müssen Sie nach bestem Wissen und Gewissen anhand kaufmännischer Kriterien bestimmen und dürfen diese nicht frei wählen. Durch die Möglichkeit, Rückstellungen aufzulösen, können Sie aber Anpassungen vornehmen, wenn die Aufwendungen die vorhandenen Rückstellungen deutlich übersteigen oder merklich darunterliegen.

Bei allen Buchungsvorgängen spielt der jeweilige Buchungssatz für Rückstellungen eine entscheidende Rolle. Lassen Sie sich bei Unsicherheiten professionell beraten und nutzen Sie zum Beispiel eine professionelle, verlässliche Buchhaltungssoftware.

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Titelbild: photobyphotoboy / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 22. September 2021, aktualisiert am September 22 2021

Themen:

Buchhaltung