Das sind die Vorteile eines Shared Service Centers

Das kennen Sie sicherlich: Wenn Ihr Unternehmen ein Unternehmenswachstum verzeichnet, entstehen in der Regel neue Strukturen, Prozesse und Abläufe. Zum Beispiel wird es nötig, neue Organisationseinheiten und Abteilungen zu bilden.

Es kann aber auch sinnvoll sein, Abteilungen kleiner werden zu lassen und gewisse Tätigkeiten in einem Shared Service Center zu bündeln. Was das genau bedeutet und was das Ihnen bringt, erklären wir Ihnen hier.

Was macht ein Shared Service Center aus?

Wenn ein Unternehmen wächst, kann es gern passieren, dass mehrere Abteilungen oder Organisationsbereiche teilweise identische oder ähnliche Aufgaben erledigen. Zum Beispiel beschäftigt so Abteilung A, Abteilung B und Niederlassung C mehrere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die sich um das Controlling kümmern.

Derart kommt es zu redundanten Tätigkeiten, welche eine Art von Ressourcenverschwendung darstellen: ein No-Go im Lean Management. In solch einem Fall sollten Sie über die Bildung eines Shared Service Centers nachdenken.

Der Aufbau eines Shared Service Centers ist quasi eine Form des Outsourcings – auch internes Outsourcing genannt. Sie schaffen hierbei eine neue Organisationseinheit. Diese bleibt im Unternehmen und wird hauptsächlich mit fest angestellten Mitarbeitenden besetzt, nicht mit Freelancern oder externen Dienstleistern.

Manchmal lagern Unternehmen ihr SSC in eine neue Gesellschaftsform aus, zum Beispiel in eine Service-GmbH. Doch auch in diesem Fall besteht eine enge Bindung zwischen Muttergesellschaft und dem Shared Service Center als Tochterfirma. So kann eine Unternehmensstruktur in Matrix-Form entstehen.

Shared Service Center: Beispiele

Das SSC-Modell kommt in der Regel bei Aufgaben zum Einsatz, die einer Querschnittsfunktion entsprechen. Dazu gehören beispielsweise diese:

• Finanzen, Controlling und Buchhaltung

• IT-Dienstleistungen

• Recruiting und Personalverwaltung

• Einkauf, Beschaffung, Disposition und Transport

• Reisemanagement und Sekretariat

• Vertrieb und Marketing

• Design und Multimedia

Beispiel 1: IT und EDV

Im Zuge der Digitalisierung benötigt jeder Fachbereich Digitalwissen sowie kompetente Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für die Umsetzung. Deshalb ist es oft wenig sinnvoll, wenn jeder Fachbereich oder jede Niederlassung eine eigene IT-Abteilung aufbaut und managt. Ein IT-SSC kann eine zentrale Steuerung der zahlreichen Herausforderungen übernehmen.

Beispiel 2: Einkauf und Lieferantenmanagement

Auch der Bereich Waren- und Produktbeschaffung sowie Lieferantenmanagement wird gern in ein Shared Service Center ausgelagert. Derart ist es möglich, den Einkauf besser aufzustellen und ihn beispielsweise in einen strategischen Einkauf und operativen Einkauf aufzuteilen.

Beispiel 3: Marketing und Vertrieb

Wenn Unternehmen zahlreiche Produkte entwickeln und vertreiben, entsteht gern eine produktfokussierte Ablauforganisation. Diese hat durchaus ihre Daseinsberechtigung. Sie kann aber dafür sorgen, dass mehrere Marketing- und Vertriebsstrukturen entstehen. Mit einem Shared Service Center können Sie die Organisation straffen und gemeinsam „mehr Power auf die Straße bringen“.

Was sind die Ziele und Vorteile eines SSC?

Als Ihr oberstes Ziel bei der Zentralisierung sollte die Effizienzsteigerung stehen. Das bringt folgende Vorteile mit sich:

• Die Abteilungen können sich wieder auf ihre jeweiligen Kernkompetenzen konzentrieren.

• Eine Standardisierung der Prozesse ist leichter möglich.

• Situationen wie „die eine Hand weiß nicht, was die andere macht“ lassen sich deutlich reduzieren.

• Sie setzen Fachkräfte da ein, wo sie ihr Potenzial richtig entfalten können.

• Die Bündelung der Fachkräfte bewirkt Hebel- und Skaleneffekte, getreu dem Motto „Stärken stärken“.

• Die Kosten und der Einsatz von Ressourcen werden in der Regel verringert.

Die Nachteile einer SSC-Struktur

Ein Shared Service Center bringt unter Umständen folgende Schattenseiten mit sich:

• Die SSC-Mitarbeiter und -Mitarbeiterinnen sind weniger am Produkt, an den Fachkollegen und -kolleginnen sowie den Endkunden und -kundinnen dran.

• Es entstehen neue Strukturen und Prozesse, welche mehr Bürokratie und weniger flexiblere Abläufe zur Folge haben.

• Abteilungen und Geschäftseinheiten sind abhängig vom Shared Service Center.

• Sie benötigen eine interne Leistungsverrechnung (ILV).

• Fällt die ILV zu hoch aus, könnte es geschehen, dass Aufträge an externe Dienstleister outgesourct werden.

• Sind einzelne Teams mit den Leistungen des Shared Service Centers unzufrieden, bauen Sie eventuell wieder eigene Insellösungen auf.

Was Sie beim Aufbau eines Shared Service Centers bedenken sollten

Planen Sie eine Zentralisierung einer oder mehrerer Aufgabenbereiche, müssen Sie zuerst ein paar wichtige Fragen klären:

• Welche Aufgaben können zusammengefasst werden, was auf keinen Fall?

• Wird das Shared Service Center eine interne Abteilung oder eine externe Einheit mit eigener Rechtsform?

• Welches Qualitätsniveau muss das Shared Service Center bieten? Welche Service Level Agreements (SLA) sind dafür nötig?

• Senkt die Zusammenlegung deutlich die Kosten? Oder entstehen dadurch eventuell zusätzliche Kostenblöcke?

• Wie sieht die Organisation der neuen Geschäftseinheit aus? Welche Prozesse und welche Formen von Standardisierung sind nötig, um effizienter als bisher zu arbeiten?

• In welcher Form wird das Controlling eingebunden? Wie sind zukünftig die internen Dienstleistungen zu verrechnen?

• Ist es nötig, neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen oder spezialisierte Fachkräfte einzustellen, um die Aufgaben zu erfüllen?

• Wie kommunizieren Sie die Umstrukturierung? Welche Form von Change-Management benötigen Sie für die Umsetzung?

Wachstum und Veränderungen benötigen neue Strukturen

Wenn Ihr Unternehmen „skaliert“, wie es in der Start-up-Fachsprache so gern heißt, müssen Sie passende interne Strukturen schaffen. Ansonsten bremsen teure und langsame Abläufe Ihr Unternehmenswachstum aus. Eine Neuorganisation und Zentralisierung kann auch sinnvoll sein, wenn Sie neue Geschäftsfelder erschließen oder bestehende zusammenlegen. 

Sie sehen: Ein Shared Service Center stellt eine gute Maßnahme dar, um Ihr Unternehmen fit für die weiteren Herausforderungen zu machen.

Titelbild: bernardbodo / iStock / Getty Images Plus