Strategischer Einkauf: Deshalb ist er wichtig

Einkauf ist Einkauf: Diese Denkweise kann Ihr Unternehmen ausbremsen und viel Geld kosten. Deshalb ist es ratsam, über eine Trennung der Einkaufskompetenzen nachzudenken. Zum Beispiel durch die Einteilung in den operativen und strategischen Einkauf. Weshalb dies zum Erfolg führen kann, erklären wir in diesem Beitrag.

Strategischer Einkauf vs. operativer Einkauf: Die Unterschiede

Sind Sie im operativen Einkauf tätig, lautet Ihre Aufgabe, sich hauptsächlich um das Tagesgeschäft zu kümmern. Sie nehmen Kontakt zu bestehenden Lieferanten auf und beschaffen Dinge, die Ihr Unternehmen kurzfristig benötigt. Ihr Beschaffungsprozess besteht viel aus Routineaufgaben, um die aktuelle Materialverfügbarkeit sicherzustellen.

Der strategische Einkauf agiert längerfristig: Hier geht es oft um die Bestellung von Waren, die in der Zukunft benötigt werden. Und es wird Kontakt zu neuen Lieferanten aufgebaut, mit denen Sie die Strategie für Ihre Einkaufsabteilung wie für das gesamte Unternehmen erfüllen können.

Was macht ein Projekteinkauf?

Der Projekteinkauf ist eine Sonderform des Einkaufs, der zwischen operativem und strategischem Einkauf liegt. Wie es der Name besagt, betreuen Sie als Projekteinkäufer ein oder mehrere Projekte. Das können die Entwicklung und Umsetzung einer neuen Hardware sein, ebenso der Bau eines Firmengebäudes.

Der Projekteinkauf besorgt alles, was für die Umsetzung des zeitlich befristeten Vorhabens benötigt wird.

Strategischer Einkauf: Die Aufgaben

Arbeiten Sie im strategischen Einkauf, besteht Ihr Job aus folgenden Aufgaben:

• Sie erarbeiten eine Einkaufsstrategie, welche unter anderem auf Analysen (beispielsweise dem Ist-Zustand), Zieldefinitionen und der Ausarbeitung eines Plans basiert.

• Sie überprüfen regelmäßig die Wertschöpfungskette (Supply Chain) Ihres Unternehmens und suchen nach Verbesserungspotenzialen im Beschaffungsprozess.

• Die Warengruppen, die Ihr Unternehmen benötigt, sind unterschiedlich schwer zu beschaffen. Um die Prozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten, verbessern Sie die Warengruppenstrategie.

• Das Lieferantenmanagement gehört ebenso zum strategischen Einkauf. Das bedeutet, Sie bewerten (potenzielle) Lieferanten, wählen sie aus und integrieren sie in Ihre Prozesse.

• Bei der Auswahl und Qualifizierung der Lieferanten und Dienstleister sind zahlreiche Dinge zu beachten. Unter anderem betreiben Sie Marktforschung, untersuchen die Potenziale Ihrer Anbieter (beispielsweise über die BCG-Matrix), behalten die Logistik zur Sicherstellung der Lieferungen im Blick und schauen zugleich auf die Kosten.

• Sie führen Vertragsverhandlungen mit den strategischen Geschäftspartnern und betreuen den Abschluss der Verträge.

• Sie planen und steuern die Kosten. Zusammen mit dem Einkaufscontrolling behalten Sie die Total Cost of Ownership (TCO) im Blick.

• Der strategische Einkauf trägt zu den übergeordneten Zielen eines Unternehmens bei. Dazu gehören neben den monetären Zielen auch die Erfüllung der Corporate Sustainability und der Code of Conduct.

Warum der strategische Einkauf zum Erfolg im Unternehmen beiträgt

Der Erfolg eines Unternehmens hängt unter anderem von seinem Gewinn ab. Um einen hohen Gewinn zu erwirtschaften, gibt es mehrere Möglichkeiten, zu denen der strategische Einkauf beitragen kann.

Zum Beispiel wählt er Lieferanten und Partner aus, die günstig sind. Oder er verbessert den Beschaffungsprozess so, dass benötigte Rohstoffe „just in time“ geliefert werden – und sich so die Lagerkosten reduzieren.

Die Märkte verändern sich ständig. Mal herrscht in einer Branche ein Verkäufermarkt vor, mal ein (Ein-)Käufermarkt. Der strategische Einkauf weiß durch seine Analysen (indem er beispielsweise Marktpotenziale abschätzt), die Marktbeobachtungen und sein Fachwissen, wie er was wann und wo am besten, schnellsten und günstigsten beziehen kann.

Das bedeutet: Ein strategischer Einkauf trägt maßgeblich zur Reduzierung von Kosten und somit zum Unternehmensgewinn bei. Ohne derartige Einkaufsexperten wird unnötig Geld verschenkt.

Die Methoden des strategischen Einkaufs

Um eine hohe Qualität und saubere Prozesse zu ermöglichen, kommen im strategischen Einkauf mehrere Methoden zum Einsatz. Zu diesen gehören unter anderem:

• Herstellungskostenanalyse

• Lebenszykluskonzepte

• Scoring der Lieferanten

• ABC/XYZ-Analyse

• Total Cost of Ownership

• Früherkennungsmethode

• Kraljic-Matrix

• Projektsteuerung

Dazu kommt, dass auch die Beschaffung einen starken Wandel von analogen Wegen hin zu digitalen Lösungen erlebt. Dank der Digitalisierung müssen Einkäufer nicht mehr Kataloge wälzen, sondern können beispielsweise über die B2B-Onlineshops ihrer Lieferanten Angebote anfordern und Bestellungen aufgeben. Auch das Management der verschiedenen Lieferanten und Dienstleister erleichtern digitale Tools.

Warum der strategische Einkauf bei KMU oft fehlt

Den Einkauf in einen operativen und strategischen Einkauf aufzuteilen, ist sinnvoll. Trotzdem besitzen gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) eine solche Unterteilung nicht. Die Einkaufsabteilung ist für alles zuständig. Oder der Geschäftsführer arbeitet teilweise bei der Beschaffung mit, indem er die wichtigsten Verträge verhandelt.

Derart bleiben Potenziale, zum Beispiel für Einsparungen, häufig ungenutzt. Auch Lieferengpässe sind bei einem stark operativ gesteuerten Einkauf möglich.

Einkaufsstrategie dank strategischem Einkauf

Günstige Preise, einfache Logistik, geringe Lagerkosten, Vermeidung von Produktionsengpässen, Steigerung des Gewinns und nachhaltige Aspekte: Die Beschaffung von Rohstoffen, Waren oder Dienstleistungen ist ein komplizierter und komplexer Prozess. Besonders im strategischen Einkauf sind viele Dinge zu bedenken. Es gilt, eine langfristige Strategie zu finden und zu erfüllen, die auf mehrere Ziele einzahlt – denn Einkauf ist nicht gleich Einkauf.

Titelbild: Lyndon Stratford / Getty Images