Timeboxing: Feste Zeitblöcke für mehr Produktivität

Am frustrierendsten sind die Tage, an denen man ständig beschäftigt und im Stress ist, abends aber kaum etwas geschafft hat. Wo gehen die ganze Zeit und Energie bloß hin?

Wenn auch Sie immer wieder das Gefühl haben, nicht die Produktivität zu erreichen, die Sie gerne an den Tag legen würden, sollten Sie sich einmal mit den Vorteilen von Timeboxing beschäftigen. Diese Technik hilft Ihnen dabei, die kostbare Ressource Zeit zielführend einzusetzen und Ihre Produktivität spürbar zu steigern.

Was ist Timeboxing?

Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Methode zur Steigerung der Produktivität. Der Grundgedanke besteht darin, Deadlines zu nutzen, um sich selbst zu mehr Effizienz zu motivieren und Prokrastination zu vermeiden.

Die Strategie dient der Strukturierung des eigenen Tages ebenso wie der Organisation großer Projekte. Die Grundidee der Methode ist simpel und leicht umzusetzen. Die Herausforderung beim Timeboxing besteht darin, die nötige Disziplin aufzubringen, sich strikt an die selbst gesetzten Zeitlimits zu halten.

Wie funktioniert Timeboxing?

Beim Timeboxing machen Sie sich zunächst klar, welche Aufgaben Sie im Laufe eines Tages oder im Rahmen eines Projektes erledigen müssen. Das kann vor allem im Projektmanagement von Vorteil sein. Für die Bewältigung einzelner Tätigkeiten legen Sie ein konkretes Zeitbudget fest.

Diese Zeitblöcke (= timeboxes) halten Sie beim Arbeiten streng ein. Wenn Sie sich zum Beispiel 90 Minuten Zeit für wichtige Telefonate oder die Erledigung einer Teilaufgabe bei einem Projekt genommen haben, arbeiten Sie nur diese Zeit lang und gehen danach direkt zur nächsten Timebox über.

Die Strategie lebt von der Kraft von Deadlines. Wenn nur ein begrenztes Zeitkontingent zur Verfügung steht, arbeiten wir konzentriert und produktiv, um innerhalb dieser Zeit fertig zu werden. Ablenkungen sind weniger reizvoll und Sie nutzen den vorhandenen Zeitblock wirkungsvoll anstatt zu prokrastinieren.

Legen Sie am besten To-Do-Listen an und schätzen Sie für jede Aufgabe ein, wie lange diese realistisch dauern wird. Weisen Sie dann den einzelnen Tätigkeiten ein konkretes Zeitfenster zu. Achten Sie darauf, Puffer und Pausen einzuplanen, da ununterbrochenes Arbeiten weder sinnvoll noch gesund ist.

Exkurs: Das Parkinsonsche Gesetz

Eine Aufgabe dauert immer so lange, wie Zeit zur Verfügung steht. Wenn Sie sich ein realistisches Zeitfenster setzen, erledigen Sie Ihre Arbeit in kürzester Zeit. Das gilt unabhängig von der Komplexität und der Größe einer Aufgabe.

In diesen Situationen ist Timeboxing nützlich

Timeboxing bietet sich für die Strukturierung Ihres Tages an und wird vor allem im Projektmanagement eingesetzt. Die Methode bietet jedoch Vorteile für alle, die Ihre Zeit besser einteilen möchten. Sie legen dabei konkrete Timeboxes für den Vormittag und für die Zeit nach der Mittagspause in ihrem Kalender fest.

Im Projektmanagement gliedern Sie Ihre Projekte übersichtlich und sinnvoll und teilen den einzelnen Aufgaben geeignete Zeitbudgets in Stunden oder Minuten zu. Nicht zuletzt stärkt das Timeboxing das Teamwork. Einzelne Teammitglieder nutzen die ihnen zur Verfügung stehende Zeit, um ein Projekt voranzubringen. Das gelingt umso besser, je stärker die einzelnen Aufgaben miteinander verzahnt sind.

Wenn die Kollegen und Kolleginnen auf die eigenen Arbeitsergebnisse angewiesen sind, setzt man alles daran, diese in der vorhandenen Zeit fertigzustellen. Nicht zuletzt ist das Timeboxing bei der Organisation effizienter Meetings eine Hilfe. Verwandte Verfahren, bei denen das Timeboxing inkludiert werden kann, sind das SCRUM-Verfahren sowie die Pomodoro-Technik.

Wichtige Regeln beim Timeboxing

Das Zauberwort beim Timeboxing lautet: Disziplin. So simpel das Verfahren ist, so viele Stolperfallen müssen Sie überwinden. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, sich an die festgesetzten Zeitfenster zu halten. Hängen Sie nicht noch zehn Minuten dran, um eine Aufgabe fertigzustellen.

Halten Sie sich stattdessen punktgenau an Ihren Plan und gehen Sie, sobald der Zeitplan das vorschreibt, zur nächsten Aufgabe über. Sollten Sie regelmäßig trotz fokussierten Arbeitens Ihre Aufgaben nicht in der vorgegebenen Zeit bewältigen, haben Sie vermutlich ein zu enges Zeitfenster gewählt.

Bei der Planung Ihres Zeitmanagements kommt es darauf an, dass Sie die gesamte Zeit einsetzen, die Ihnen zur Verfügung steht. Wenn Sie lediglich Ihren Vormittag nach der Methode strukturieren, verfallen Sie nach der Mittagspause schnell in alte, unproduktive Verhaltensmuster. Außerdem sollten Sie die verschiedenen Aufgaben im Vorfeld planen, um sich anschließend ganz Ihrer Arbeit widmen zu können.

Zunächst wird sich das Verfahren ungewohnt und recht straff anfühlen, doch schon bald werden Sie die Vorteile bemerken, welche die Methode mit sich bringt. Durchhaltevermögen lohnt sich. Schnell gewinnen Sie an Produktivität und arbeiten wirtschaftlicher und effizienter.

Eine perfekte Symbiose: Timeboxing und Batching

Das Batching ist ein Verfahren, das mit dem Timeboxing optimal Hand in Hand geht. Hiermit ist gemeint, wiederkehrende und ähnliche Aufgaben zu bündeln. Wenn Sie zum Beispiel im Laufe des Tages verschiedene Telefonate führen müssen, sollten Sie diese am Stück tätigen. Das ist effizienter, als wenn Sie immer ein Telefonat führen und sich dann eine halbe Stunde lang etwas anderem widmen. Jedes Telefonat reißt sie sonst aus Ihrer Arbeit heraus und Sie müssen sich nach jedem Gespräch neu einfinden.

Wenn Sie zum Beispiel im Sales-Bereich telefonieren müssen, um neue Kunden und Kundinnen zu gewinnen, sollten Sie die Telefonate am Stück in Ihrem Tagesplan unterbringen. Recherchen, die Zusammenstellung von Angeboten, die Auswertung von Kundengesprächen und vieles mehr erledigen Sie hingegen gebündelt in einer anderen Timebox des Tages. Sie werden sehen, dass Sie sich viel weniger ablenken lassen, produktiver arbeiten, Zeit einsparen und größere Gewinne erwirtschaften.

Gute Gründe für das Timeboxing

Ob sich der Einsatz von Timeboxing lohnt, ist eine Typfrage. Vor allem kreative Menschen brauchen größere Freiheiten, als die Methode zu bieten hat. Für die meisten bringen die klare Struktur und die Deadlines beim Timeboxing jedoch eine große Hilfe beim Zeitmanagement mit sich.

Es gibt eine Vielzahl an Timeboxing-Tools, die bei der Sortierung, Strukturierung und Zeitbudgetierung einzelner Aufgaben helfen. Beispielsweise setzen viele Anwender und Anwenderinnen eine Zeiterfassungs-App ein. Somit gelingt bereits die Planung einzelner Aufgaben durch den Einsatz von Zeitblöcken schnell und effizient.

Titelbild: Nuthawut Somsuk / iStock / Getty Images Plus