Verschwiegenheitserklärung (NDA): Das sollten Sie wissen

Wenn Ihr Unternehmen im Geheimen an einem neuen, innovativen Produkt arbeitet, möchten Sie sicherlich nicht, dass dieses vor Ihrer geplanten Enthüllung publik wird. Und höchstwahrscheinlich ist es auch nicht in Ihrem Sinn, dass Ihre Mitbewerber und Mitbewerberinnen erfahren, wie Ihre internen Prozesse aussehen. Daher sollten Sie Ihre Geschäftsgeheimnisse wahren. Das geht unter anderem mit einer Verschwiegenheitserklärung.

Hinweis: Bei diesem Beitrag handelt es sich um keine rechtsgültige Beratung!

Welchen Zweck hat eine Verschwiegenheitserklärung?

Das NDA hat den Sinn, einen Vertragspartner oder eine Vertragspartnerin dazu zu verpflichten, keine wichtigen oder privaten Informationen weiterzugeben und Stillschweigen zu bewahren. Damit soll wirtschaftlichen Schäden, einer Rufschädigung und dem Verlust von Geschäftsgeheimnissen vorgebeugt werden.

Ein Beispiel: Ein externer Dienstleister, mit dem Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung schließen, darf die Dinge, die Sie während der gemeinsamen Verhandlungen vertraulich besprechen, nicht anderen Personen oder Unternehmen verraten. Verstößt er dagegen, kann er von Ihnen verklagt werden und muss eine Entschädigung für den Vertragsbruch bezahlen. Gleiches gilt für die Weitergabe von Daten wie Kundeninformationen, Marketing-Konzepten oder Bauplänen an unbefugte Dritte.

Wann wird eine Verschwiegenheitserklärung eingesetzt?

Nach dem Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen, auch Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) genannt, müssen Unternehmen verschiedene Maßnahmen umsetzen, um ihre Betriebsgeheimnisse zu schützen. Ein Baustein ist die Verschwiegenheitserklärung bzw. Geheimhaltungsverpflichtung. Sie können Sie unter anderem in diesen Fällen verwenden:

Verschwiegenheitserklärung mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen

Dass Mitarbeitende nach Feierabend zuhause oder bei Freunden über die Arbeit reden, ist normal. Doch: Schließen Sie eine Verschwiegenheitserklärung mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin ab, darf er oder sie über die im Dokument vereinbarten Punkte nichts preisgeben.

Verschwiegenheitserklärung nach Kündigung

Auch nach einer Kündigung dürfen Arbeitnehmende keine Geschäftsgeheimnisse ausplaudern. Es gilt weiterhin die Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Doch Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen können ihr Wissen über das Betriebsgeheimnis mitnehmen und anwenden. Allerdings nur, wenn sie das Know-how aus dem Gedächtnis abrufen.

Verschwiegenheitserklärung bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern

Vertraulichkeitserklärungen kommen häufig zwischen Auftraggeberinnen und Auftragnehmern zum Einsatz. Die Verschwiegenheitserklärung dient dazu, dass alle Parteien einer Geheimhaltungsverpflichtung unterliegen - dazu gehören auch die Subunternehmenden eines Dienstleisters.

Verschwiegenheitserklärung mit Journalisten und Journalistinnen

Zeigen Sie einem Journalisten oder einer Journalistin ein neues Produkt, das sich noch in der Entwicklung befindet, sollten Sie auch hier eine Verschwiegenheitsvereinbarung abschließen. Derart kann der Pressevertreter bzw. die Pressevertreterin vorab Ihr Produkt begutachten, darf aber erst an einem vereinbarten Tag darüber berichten. In der Zwischenzeit ist er oder sie zum Stillschweigen verpflichtet.

Was muss in einer Verschwiegenheitserklärung stehen?

Auch wenn das NDA in der Regel ein sehr förmliches Dokument ist, unterliegt er der Vertragsfreiheit. Das bedeutet, Sie können die Vertraulichkeitsvereinbarung so gestalten, wie Sie es möchten. Trotzdem sollten Sie beim Aufsetzen der Verschwiegenheitserklärung die folgenden essentiellen Punkte aufnehmen:

• Nennen Sie klar und deutlich die involvierten Parteien, beispielsweise Auftraggeber/-in und Auftragnehmer/-in.
• Arbeiten Sie den Vertragsgegenstand aus: Beschreiben Sie zum Beispiel das konkrete Projekt oder Vorhaben, um das es geht.
• Halten Sie fest, welche Informationen als vertraulich gelten und welche Daten auf keinen Fall weitergegeben werden dürfen.
• Definieren Sie, welche Tätigkeiten in Bezug auf die Geschäftsgeheimnisse erlaubt oder nicht erlaubt sind.
• Was geschieht bei einem Verstoß gegen die Verpflichtung zur Geheimhaltung? Legen Sie fest, mit welcher Strafe zu rechnen ist.
• Bestimmen Sie ebenso die Gültigkeitsdauer und damit wie lange die Geheimhaltungsverpflichtung für die involvierten Parteien gilt.
• Vergessen Sie nicht: Was ist nach dem Vertragsende noch zu beachten? Muss eine Partei beispielsweise gewisse Daten zurückgeben oder löschen?
• In den Schlussbestimmungen können Sie unter anderem festhalten, wie das NDA angepasst oder geändert wird.

Verschwiegenheitserklärung: Wie hoch darf die Strafe sein?

5.000, 25.000 oder 50.000 Euro: Es liegt in Ihrer Entscheidung, die Strafsumme frei zu wählen, wenn Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung aufsetzen. Allerdings müssen Sie beachten, dass das Strafmaß bei Verstoß der Verschwiegenheitserklärung zum Ausmaß des potentiell entstehenden Schadens passt. Ansonsten gilt die Vertragsstrafe als unbillig und wird unwirksam.

Wichtig: Sie müssen Ihrem Vertragspartner oder Ihrer Vertragspartnerin nachweisen, dass er oder sie einen Vertragsbruch begangen hat. Das ist oft gar nicht so einfach. Somit hat eine hohe Strafsumme meist nur eine psychologische Wirkung.

Macht Ihr Partner oder Ihre Partnerin dagegen das Geheimnis öffentlich, greift das GeschGehG. In diesem Fall droht eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren.

Fazit: Warum Verschwiegenheitserklärung?

Unternehmen jeder Größe müssen sich davor schützen, dass vertrauliche Daten, brisante Informationen oder Geschäftsgeheimnisse an die Öffentlichkeit gelangen. Ansonsten drohen unter Umständen schwerwiegende Folgen. Eine Verschwiegenheitserklärung hilft dabei, das Risiko zu minimieren, dass Mitarbeitende oder Geschäftspartner und Geschäftspartnerinnen Geheimnisse preisgeben.

Es ist daher besonders sinnvoll, eine Vertraulichkeitsvereinbarung aufzusetzen, wenn Ihr Unternehmen viel mit externen Dienstleistern, Zulieferinnen und Subunternehmenden zu tun hat.

Denn bei jeder Verhandlung können geheime oder heikle Informationen abfließen, wenn nicht klar geregelt wird, wie und was vertraulich zu behandeln ist. Doch übertreiben Sie es nicht bei Ihrer Geheimhaltungsvereinbarung: Ein „scharfes” NDA kann Ihre Partner und Partnerinnen auch abschrecken.

Titelbild: Witthaya Prasongsin / iStock / Getty Images Plus