Vertriebsgebiete: Definition, Planung, Tipps

Wenn Ihr Vertriebsteam einige Außendienstmitarbeitende hat, dann kennen Sie vielleicht diese Gebietsstruktur: Herr X ist für Süddeutschland, Frau Y für Westdeutschland und Herr Z für Ost- und Norddeutschland zuständig. Warum ist das so? Weil die Vertriebsgebiete vermutlich irgendwann einmal so festgelegt wurden. Aber ist das sinnvoll?

Wie Sie Ihre Vertriebsgebiete strategisch mithilfe von Geomarketing planen, erkläre ich Ihnen in diesem Artikel.

Was ist ein Vertriebsgebiet?

Ein Vertriebsgebiet (englisch: Sales Territories) ist ein bestimmtes geografisches Gebiet, für das eine Person oder ein komplettes Vertriebsteam zuständig sind. Diese Gebiete können nach verschiedenen Kriterien definiert werden – etwa nach Postleitzahlen, Städten, Regionen oder sogar nach spezifischen Kundenclustern.

Was ist Geomarketing?

Über das Geomarketing nehmen Unternehmen eine Standortplanung oder eine Gebietsplanung vor. Hierüber finden sie attraktive Märkte für ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten. Das hilft in der Organisation der Gebiete, die einzelnen Mitarbeitenden oder einem ganzen Team zugewiesen werden.

Bedeutung von Vertriebsgebieten und der sinnvollen Planung

Die Vertriebsgebietsplanung ist daher ein Bestandteil des Geomarketings. Ein Unternehmen sucht damit die besten Gebiete für sein Vertriebsteam beziehungsweise für die einzelnen Außendienstmitarbeitenden.

Die Einordnung, was „am besten“ bedeutet, erfolgt nach unterschiedlichen Kriterien. Hier gibt es keine feste Definition. Für mich sind die folgenden Kennzahlen relevant:

• Anzahl der Bestands- und Schlüsselkundschaft
• Anzahl der potenziellen Neukundschaft
• individuelle Fahrwege
• Zuteilung nach Kompetenzen
• Verteilung nach Arbeitslast

Entsprechend den Kriterien kommt es dann zu einem Zuschnitt des gesamten Vertriebsgebietes oder einzelner Teilgebiete. Ein bestimmtes Gebiet kann so beispielsweise „nur“ ganz München umfassen oder auch ein komplettes Land.

Vorlage für Ihre Vertriebsstrategie

Die Vorlage umfasst folgende Komponenten:

• Struktur des Teams
• Zielmarkt
• Budget
• Und vieles mehr!

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Warum ist die Planung von Vertriebsgebieten wichtig?

Aus meiner Sicht ist es im Rahmen der Verkaufsaktivitäten wichtig, den Status Quo zu hinterfragen: Ist die Einteilung meiner Verkaufsgebiete noch aktuell?

Nur ein sinnvoll aufgeteilter Kundenstamm kann effizient vom Vertrieb betreut werden, gleiches gilt für potenzielle Neukundschaft in diesem Gebiet. Zudem trägt die klare Aufteilung zu einer besseren Übersicht im Vertrieb bei.

Eine GfK-Studie zeigt, dass sich allerdings wenige Unternehmen tatsächlich hinterfragen, was mich doch überrascht hat. Lediglich knapp jeder vierte Vertrieb prüft die Vertriebsgebiete regelmäßig und hinterfragt die bestehende Struktur.

Von Stift und Karte zur Geomarketing-Software

Die Art und Weise, wie definierte Vertriebsgebiete entstehen, hat sich immer wieder gewandelt. Früher erfolgte eine Vertriebsgebietsplanung analog, indem beispielsweise eine Vertriebsleiterin eine Deutschlandkarte mit Stiften und Pins in mehrere Vertriebsgebiete einteilte.

Oft orientierte sich diese Gebietsplanung an den Himmelsrichtungen oder an einer Aufteilung nach Bundesländern, um es einfach zu halten.

Heute kommen zunehmend professionelle Geomarketing-Programme zum Einsatz. Diese besitzen mehrere Vorteile gegenüber der klassischen Vertriebsgebietsplanung.

Verkaufsgebiete grafisch darstellen: Nicht der einzige Pluspunkt des digitalen Geomarketings

Eine Geomarketing-Software ist eine Anwendung, die auf einem Web-GIS – einem Online-Geoinformationssystem – basiert. Das bedeutet, dass die Geomarketing-Software unter anderem Potenzial- und Marktdaten nutzt und diese mit digitalen Landkarten verknüpft.

Das bringt folgende Vorteile mit sich:

• Sie planen die Vertriebsgebiete am Monitor und können leicht Anpassungen vornehmen.
• Die Ergebnisse Ihrer Recherchen, Analysen und Planungen werden grafisch dargestellt, sodass sie für alle Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter leicht nachvollziehbar sind.
• Die Geomarketing-Software unterstützt Ihre Vertriebsgebietsplanung mit Zahlen und Fakten, die Sie vielleicht noch nicht haben konnten.
• Über das Internet-GIS bekommen Sie Ideen, wie Sie die Gebiete für Ihren Außendienst noch optimieren können. Zum Beispiel erkennen Sie über die Geodaten, dass manche Gebiete schwerer oder leichter als gedacht zugänglich sind, was die Fahrzeiten beeinflusst.
• Nutzen Sie eine automatische Gebietsplanung, können Sie verschiedene Vorschläge durchspielen und mit Ihrer eigenen Expertise ergänzen.
• Eine digitale Aufteilung der Vertriebsgebiete sorgt für eine bessere Auslastung Ihres Teams, steigert die Zufriedenheit und Effizienz. Das wirkt sich positiv auf Ihre Umsatzsteigerung und den Gewinn aus.

Was sind Gründe, um die Vertriebsgebietsplanung zu optimieren?

Sind Sie sich unsicher, ob Ihre Vertriebsgebiete noch passend sind? Mein Tipp: Prüfen Sie die Aufteilung in der Vertriebsplanung regelmäßig, um das volle Marktpotenzial zu nutzen und bestehenden Kundinnen und Kunden auch die bestmögliche Betreuung bieten zu können.

Ganz konkret sollten Sie Ihre Vertriebsgebietsplanung neu angehen, wenn …

• Sie noch nie oder nur selten eine Gebietsplanung für Ihren Vertrieb durchgeführt haben. So entdecken Sie sicherlich Potenziale der Marktdurchdringung, an die Sie vorher nicht gedacht haben oder die Sie gar nicht wissen konnten.
• Sie unzufrieden mit den Ergebnissen Ihres Außendienstes sind. Eine Verkleinerung, Vergrößerung oder Neuzuteilung der Regionen auf Ihre Vertriebsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen kann Wunder wirken.
• Sie Ihr Vertriebsgebiet vergrößern möchten oder wenn Sie es verkleinern müssen.
• Sie im Rahmen Ihrer Wachstumsstrategie in komplett neue, unbekannte Regionen oder Länder expandieren wollen – dabei ist es egal, ob es sich um nahes europäisches Ausland, die nächste Großstadt oder die USA handelt.
• die Kundenbeziehungen verändert werden sollen, um beispielsweise die Zeiten vor Ort zu verlängern.
• es zu personellen Veränderungen kommt, zum Beispiel durch Neueinstellungen, Auszeiten (Sabbaticals, Elternzeit, lange Krankheiten) oder Abgänge.
• Sie die Struktur Ihres Unternehmens und damit auch Ihre Vertriebsstruktur neu aufsetzen oder eine Vertriebsoptimierung anstreben.
• Sie Ihre Vertriebler besser nach ihren individuellen Eigenschaften und Voraussetzungen einsetzen möchten.
• Sie Ausgaben sparen möchten, zum Beispiel, um Fahrtkosten zu senken.

7 Tipps für eine bessere Gebietsplanung

Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass das Thema Gebietsplanung im Vertrieb keines ist, dass jede und jeder aus dem Ärmel schüttelt. Ich habe daher einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei diesem Vorgang helfen.

1. Erarbeiten Sie eine Strategie

Überlegen Sie sich genau, warum und mit welchem Ziel Sie Ihre Vertriebsgebietsplanung durchführen möchten: Wollen Sie mit der neuen Gebietsstruktur eher Kosten sparen, neue Kundensegmente erschließen oder Ihr Team entlasten? Wie passen Ihre Geomarketing-Planungen zu Ihrer übergeordneten Vertriebsstrategie?

2. Nutzen Sie relevante Metriken

Setzen Sie sich im Rahmen dieser Vertriebsaufgabe messbare und realistische Ziele, um den (Miss-)Erfolg Ihrer Planung später nachvollziehen zu können.

3. Verwenden Sie aktuelle Daten

Setzen Sie eine Geomarketing-Software ein, die viele relevante und zudem aktuelle Daten liefert. Ergänzen Sie diese um eigene Analysen, Kunden- und Marktdaten.

4. Finden Sie die passende Einteilung

Legen Sie fest, nach welchen Kriterien Sie die Vertriebsgebiete neu festlegen möchten. Steht die Aufteilung nach Kunden/Kundentypen, Produkten/Leistungen oder nach reinen Gebieten/Regionen im Fokus?

5. Arbeiten Sie im Team

Eine Vertriebsleiterin oder ein Vertriebsleiter sollte nicht im stillen Kämmerlein die Planung vornehmen, sondern alle betroffenen Mitarbeitenden einbinden. So erhält sie oder er wichtiges Feedback für Optimierungen an der Gebietsstruktur. Und, ich bin mir sicher: So werden unnötige Widerstände vermieden, weil sich jemand falsch behandelt oder überfordert fühlt.

6. Denken Sie an Ihre Kundschaft

Nehmen Sie zu viele Optimierungen vor, hat das eventuell eine Verschlimmbesserung zur Folge. Achten Sie besonders auf Ihre wichtigen Kundenbeziehungen. Wenn plötzlich die langjährige, vertraute Außendienstmitarbeiterin durch einen unbekannten Kollegen ersetzt oder die Besuchsfrequenz ohne nachvollziehbaren Grund verringert wird, kann sich das negativ auswirken.

7. Ordnen Sie das Team neu

Überprüfen Sie, ob Ihre Vertriebsstruktur und die Anzahl an Vertriebsmitarbeitenden zu Ihren Planungen passen. Können Sie eventuell Personal im Außendienst einsparen oder müssen Sie neue Kollegen und Kolleginnen einstellen? Können Sie durch die Einführung eines digitalen Vertriebs vielleicht ganz andere Konstellationen bewerkstelligen?

Fazit: Geomarketing hilft dabei, Vertriebsgebiete für den Außendienst sinnvoll einzuteilen

Im Sales-Bereich, besonders im B2B-Vertrieb, ist der direkte Kundenkontakt oft noch wichtig und viel wert. Um diesen zu verbessern, kann eine Optimierung Ihrer Vertriebsgebietsplanung hilfreich sein.

Auch intern bietet das Geomarketing einige Vorteile: Es steigert unter anderem die Effizienz und die Zufriedenheit.

Die Zeiten, in denen ein Vertriebsgebiet in der Vertriebsorganisation nach simplen Kriterien wie Norden, Süden, Westen und Osten eingeteilt wurde, sind somit vorbei. Und das ist aus meiner Sicht auch gut so.

Titelbild: HubSpot