Vorbereitende Buchhaltung: Was verbirgt sich dahinter?

Sind Sie zur Aufstellung einer jährlichen Bilanz verpflichtet, erstellen Sie Monat für Monat eine Buchführung. Aber auch, wenn Sie als nicht buchführungspflichtiger Freiberufler oder buchführungspflichtige Freiberuflerin eine Buchhaltung erstellen, nutzen Sie für sich den Vorteil, immer einen detaillierten Überblick über Ihre Finanzen zu haben. In beiden Fällen spielt die vorbereitende Buchhaltung eine wichtige Rolle.

Was ist vorbereitende Buchhaltung?

Die Hauptaufgabe der vorbereitenden Buchhaltung besteht darin, die geschäftlichen Unterlagen so zusammenzustellen, dass ein beauftragtes Steuerbüro weniger Aufwand bei der Erstellung der abschließenden Buchhaltung hat. Das Zusammenstellen der Unterlagen bezieht sich beispielsweise auf das Sortieren der Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Des Weiteren gehören auch die tägliche Führung eines Kassenbuchs, das Abstimmen des Saldos und das Abholen der Kontoauszüge zu den Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung.

Was gehört alles zur vorbereitenden Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung setzt sich aus vielen Aufgaben zusammen. Von Vorteil ist es, wenn Sie bei der Erledigung dieser Tätigkeiten eine bestimmte Schrittfolge einhalten.

Welche Aufgaben beinhaltet die vorbereitende Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung beginnt mit dem Sammeln aller Belege, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Diese Belege beziehen sich auf die Beträge, die sie in dem Monat vereinnahmt und verausgabt haben. Damit erfüllen Sie einen wichtigen Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB), weil keine Buchung in der Buchhaltung ohne Beleg vorgenommen werden darf.

Der Prüfung jeder Rechnung kommt eine besondere Bedeutung zu. Denn ohne eine Eingangsrechnung, die nicht alle Anforderungen des Umsatzsteuerrechts erfüllt, dürfen Sie sich die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer von Ihrem Unternehmen erstatten lassen.

Der nächste Schritt besteht darin, alle Belege in chronologischer Reihenfolge zu sortieren und mit Zusatzinformationen auszustatten. Arbeitet Ihr Unternehmen zum Beispiel mit Kostenstellen, ist es für den Steuerberater oder die Steuerberaterin von Vorteil, wenn Sie ihn oder sie auf die Verwendung einer neuen Kostenstelle hinweisen und dies händisch auf dem Rechnungsbeleg vermerken. Optional können Sie die Belege auch schon vorkontieren.

In welcher Schrittfolge läuft die vorbereitende Buchhaltung ab?

Die vorbereitende Buchhaltung erledigen Sie in der folgenden Schrittfolge:

• In Ihrem Kassenbuch stellen Sie täglich die Bareinnahmen und die Barausgaben zusammen. Im Idealfall versehen Sie die Beträge mit den Kontonummern, die Sie dem Kontenrahmen für Ihre Buchhaltung entnehmen können.
• Sie stimmen die Kasse mit dem tatsächlichen Barbestand ab.
• Sie organisieren die Kontoauszüge des laufenden Monats – zum Beispiel aus dem Onlinebanking – und versehen jede Kontobewegung mit der passenden Kontonummer aus dem Kontorahmen. Diese Tätigkeit kann aber auch später von der Steuerberatung übernommen werden.
• Sie sortieren alle anderen Belege – beispielsweise Rechnungen und Verträge und ordnen Sie hinter die passenden Kontoauszüge. Nutzen Sie hierfür einen Hefter, auf dem Sie die Belege ausgehend von dem ältesten Datum des Abrechnungszeitraums anheften.
• Bei der Übergabe besprechen Sie die wichtigsten Details mit der Steuerberatung. Hierzu gehören unter anderem eine größere Einnahme oder die Aufnahme eines Darlehens.

Was zählt nicht zur vorbereitenden Buchhaltung?

Die Kontierung der Belege gehört nicht zu den typischen Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung. Sie können dies aber selbst übernehmen, um Steuerberatenden Zeit zu sparen, und damit auch Ihre eigenen Kosten zu senken.

Zu der vorbereitenden Buchhaltung gehören auch nicht die Abschlussbuchungen, wie das Abstimmen der Darlehenskonten oder das Erfassen der jährlichen Abschreibungen. Diese Aufgaben übernimmt – ebenso wie die Erstellung der Bilanz und die Anfertigung der Steuererklärung – die Steuerberatung.

Wer darf vorbereitende Buchhaltung machen?

Für die vorbereitende Buchhaltung sind Sie als Unternehmer oder Unternehmerin verantwortlich. Denn damit legen Sie den Grundstein für die steuerlichen Pflichten, die Sie gegenüber dem Finanzamt erfüllen müssen. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich an bestimmte Fristen halten.

Die Umsatzsteuervoranmeldung – eine Auswertung der monatlichen Finanzbuchhaltung – muss bis zum zehnten Tag nach dem Ende des Abrechnungszeitraums beim Finanzamt sein. Für die Abgabe der Steuererklärungen hat der Gesetzgeber ebenfalls eine feste Frist vorgesehen. Planen Sie die Fristen ein, wenn Sie die Buchhaltung für Ihre Steuerberatung vorbereiten.

Welche Vorteile bringen die Tätigkeiten zur vorbereitenden Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung ist für Sie mit den folgenden Vorteilen verbunden:

• Sie haben immer einen aktuellen Überblick über die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens.
• Mit einer optimal vorbereitenden Buchhaltung senken Sie Ihre Kosten. Übernimmt die Steuerberatung diese Aufgabe, finden Sie den Zeitaufwand auf der Rechnung wieder. Aus der Buchführung entnehmen Sie mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) oder der OPOS-Liste verschiedene Auswertungen, die Sie für Ihre unternehmerischen Entscheidungen nutzen.

Praxisbeispiel zur vorbereitenden Buchhaltung

Die Aufgaben, die im Rahmen der monatlichen Buchhaltung anfallen, gliedern sich in zwei Teile. Für die vorbereitende Buchhaltung ist Ihr Unternehmen verantwortlich. Dies bedeutet, dass Sie täglich die Kasse führen und den Kassenbestand prüfen. Zu den weiteren Aufgaben, die Sie als Unternehmen auch an Mitarbeitende mit Buchhaltungskenntnissen weiterleiten können, gehören die Erstellung des Rechnungsbuchs, das Schreiben der Rechnungen und das Abstimmen der Debitoren und Kreditoren.

Nach dem Abschluss der vorbereitenden Buchhaltung geben Sie die Dokumente an das Steuerbüro weiter. Mit einer Buchhaltungssoftware kann dieser Prozess vollständig digitalisiert werden. Je ordentlicher die Unterlagen sind, desto weniger Aufwand hat die Steuerberatung mit den abschließenden Buchungen und der Erstellung des Jahresabschlusses. Dies wird sich auch in der Rechnungsstellung des Steuerbüros niederschlagen. Die Investition in eine Buchhaltungssoftware wie bspw. sevdesk, um dort Rechnungsstellung und Kontenbuchung vorzubereiten macht sich bezahlt. Der Steuerberater selbst kann auf Wunsch Zugriff auf die Software erhalten und dort eigenständig die Buchhaltung weiterbearbeiten.

Fazit: Die vorbereitende Buchhaltung als erfolgreicher Weg zur finanziellen Stabilität

Die vorbereitende Buchhaltung ist eine wichtige Aufgabe, die Sie in Ihrem Unternehmen selbst erledigen können. Hierzu zählen das Sortieren der Belege, das Führen des Kassenbuchs und die Kontierung der Kontoauszüge. Wichtig ist, dass Sie die Unterlagen pünktlich bei Ihrem Steuerbüro einreichen, um die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung einhalten zu können. Je besser die vorbereitende Buchhaltung organisiert ist, desto niedriger ist die Rechnung des Steuerbüros.

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