Workflow-Management: So geht Prozessoptimierung mit System

Einer der größten Erfolge eines Unternehmens ist, wenn von der Planung bis zur Umsetzung eines Projektes sämtliche Arbeitsabläufe perfekt ineinandergreifen und ein großes Ganzes ergeben. Auf diese Weise lassen sich Reibungen, Verzögerungen und Ressourcenverschwendung vermeiden.

Ein wichtiges Tool, um dieses Ziel zu erreichen, ist das Workflow-Management. Wie dieses im Einzelnen funktioniert, wie Sie es für Ihren Betrieb am besten nutzen und wie die Antwort auf die Frage „Was ist ein Workflow?“ lautet, erklärt Ihnen unser Artikel.

Workflow vs. Geschäftsprozess

Ein Geschäftsprozess beschreibt einen übergeordneten Prozess auf der strategischen Ebene, der zur Erreichung bestimmter Ziele wichtig ist. Ein Workflow ist hingegen ein konkreter Arbeitsablauf, der Teil eines Geschäftsprozesses sein kann, aber nicht muss.

Business-Process-Management vs. Workflow-Management

Das Business-Process-Management ist ein Teil der strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens. Sie definieren hierbei, welche Prozesse Sie für die Erreichung Ihrer Unternehmensziele benötigen und in welcher räumlichen und zeitlichen Relation diese zueinanderstehen sollen.

Beispielsweise muss zunächst die Materialbeschaffung abgeschlossen sein, bevor die eigentliche Produktion beginnen kann. Sie bestimmen im Rahmen des Business-Process-Managements, an welcher Stelle im Ablauf Ihrer Prozesse Sie welche Workflows benötigen und welche Schwerpunkte Sie hierbei setzen möchten.

Das Workflow-Management beschäftigt sich hingegen mit konkreten Arbeitsabläufen auf der operativen Ebene. Diese stellen Sie optisch dar, um die einzelnen Aktivitäten und Arbeitsschritte zu visualisieren. Auf diese Weise ist es möglich, den Ablauf jedes Prozesses so zu optimieren, dass sie effizient ablaufen und es zu keinen Reibungsverlusten oder Störungen kommt.

Hierbei untersuchen Sie die Verbindungen zu den vorherigen und nachfolgenden Prozessen, damit die einzelnen Workflows bestmöglich ineinandergreifen. Ein Workflow-Management-System ist in diesem Fall eine große Hilfe.

Warum ist Workflow-Management so wichtig?

Durch ein professionelles Workflow-Management profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Auf der einen Seite ist es Ihnen möglich, die Prozessbeteiligten optimal zu koordinieren und für jeden Arbeitsablauf genau die Expertise bereitzustellen, die notwendig ist. Auf diese Weise lassen sich Fehler und Redundanzen vermeiden, wodurch Ihr Betrieb als Ganzes produktiver und wirtschaftlicher arbeitet.

Zusätzlich sorgen Sie mit einem Workflow-Management-System dafür, dass ein kontinuierliches Controlling aller Arbeitsprozesse und Workflows stattfindet, um bei Problemen und Schwierigkeiten im Ablauf schnellstmöglich reagieren zu können.

Beim Workflow-Management kommt es insbesondere darauf an, dass Sie sich den aktuellen Status eines jeden Prozesses bewusst machen. Dieser entscheidet häufig darüber, ob nachfolgende Geschäftsprozesse und Workflows beginnen können oder sich verzögern.

Insgesamt hilft Ihnen das Workflow-Management bei der Planung, Umsetzung und dem Controlling Ihrer Geschäftsprozesse und macht es Ihnen möglich, für mehr Transparenz und Effizienz zu sorgen.

Typische Schritte im Workflow-Management

Bei der Planung und Umsetzung eines Workflow-Managements kommen üblicherweise verschiedene Strategien und Schritte zum Einsatz. Eine erste Aufgabe besteht in einer umfassenden Analyse aller bereits vorhandenen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe. Sie müssen wissen, wie Sie aktuell arbeiten, um einschätzen zu können, ob Optimierungspotenziale bestehen.

Im Anschluss an die Prozessanalyse nehmen Sie eine Modellierung der einzelnen Prozesse und der damit verbundenen Workflows vor. Sie müssen sich veranschaulichen, in welcher Relation die einzelnen Aufgaben und Prozesse zueinanderstehen. Nur so können Sie feststellen, ob sie perfekt harmonieren oder ob es irgendwo zu Reibungen und Störung im Ablauf kommt.

Auf Grundlage der in den ersten Schritten vorgenommenen Planung organisieren Sie die Steuerung der einzelnen Geschäftsprozesse und Workflows. Sie wissen genau, wie ein Prozess beginnt, abläuft und endet und können so prüfen, ob jeder einzelne Workflow genau so funktioniert, wie Sie das geplant haben und sich wünschen.

Nicht zuletzt gehört zum Workflow-Management ein effizientes Controlling. Sämtliche Geschäftsprozesse werden durch Reportings und Statistiken schriftlich fixiert, damit Sie sie immer wieder kontrollieren und in ihrem Zusammenspiel mit anderen Prozessen optimieren können. So haben Sie eine gute Datenbasis, auf deren Grundlage Sie das Workflow-Management kontinuierlich ausdifferenzieren und perfektionieren können.

Als Hilfe gibt es vielfältige Software-Lösungen, die Ihnen die einzelnen Schritte im Workflow-Management erleichtern.

Beispiele: Diese Prozesse eignen sich für das Workflow-Management

Das Workflow-Management bietet sich grundsätzlich für alle Geschäftsprozesse an, kommt aber vor allem dort zum Tragen, wo Prozesse automatisiert werden sollen.

Beispielsweise ist es möglich, die Organisation von Bewerbungen, Urlaubsanträgen und Produktbestellungen zu automatisieren. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen sich dann nur noch minimal um die einzelnen Arbeitsschritte kümmern und diese gegebenenfalls kontrollieren. Hierdurch sparen Sie bei den einzelnen Prozessen eine Menge Zeit und Ressourcen und machen Ihren Betrieb wettbewerbsfähig.

Mittels Workflow-Management ist es zudem möglich, Dokumente gezielt freizugeben. Auf diese Weise optimieren Sie die Teamarbeit in Ihrem Unternehmen und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen immer genau die Dokumente und Unterlagen zur Verfügung haben, die sie benötigen.

Ebenso können Sie das Workflow-Management nutzen, um die Eingangsrechnungen zu verarbeiten und Rechnungsprüfungen vorzunehmen. So sparen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Menge Zeit und können sich auf wesentliche Aufgaben konzentrieren.

Fazit: Prozessabläufe systematisch optimieren

Eine Optimierung von Unternehmensprozessen nehmen nahezu alle Betriebe vor. Erfolgreiche Firmen verbessern Arbeitsprozesse jedoch nicht erst, wenn Probleme und Fehler aufgetreten sind, sondern bilden die einzelnen Prozessabläufe zusammen mit den Prozessbeteiligten kontinuierlich ab.

Da Ihnen das Workflow-Management die Möglichkeit gibt, systematisch vorzugehen, haben Sie stets einen optimalen Überblick über alle Betriebsprozesse und Workflows und können deren Effizienz und Funktionalität bestmöglich einschätzen. Kommt es zu Problemen oder greifen bestimmte Prozesse nicht mehr optimal ineinander, können Sie zeitnah reagieren und passgenaue Lösungen für die jeweilige Situation erarbeiten.

Es lohnt sich daher, etwas Zeit und Mühe in den Aufbau und die Umsetzung eines professionellen Workflow-Managements zu investieren.

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