10 Tipps, wie Sie Missverständnisse in der Kommunikation vermeiden

„Das habe ich doch gar nicht gemeint!“ Dieser Satz kommt Ihnen vielleicht bekannt vor. Er ist ein deutliches Zeichen dafür, dass Menschen einander falsch verstanden oder eine Aussage unterschiedlich interpretiert haben. Und schon ist es da: Ein Missverständnis.

Missverständnisse kommen überall dort vor, wo kommuniziert wird. Leider kosten Missverständnisse oft Zeit und Nerven. Obwohl sie kaum jemals völlig ausgeschaltet werden können, haben Sie die Möglichkeit, Missverständnissen vorzubeugen und sie weitgehend zu vermeiden.

Wir haben für Sie die 10 besten Tipps gesammelt, damit Ihre Unterhaltungen in Zukunft störungsfreier ablaufen.

Was ist ein Missverständnis?

Laut Duden handelt es sich bei einem Missverständnis um eine in der Regel unbeabsichtigte, falsche Deutung oder Auslegung einer Aussage oder Handlung. Es handelt sich also um eine kommunikative Störung, die aus der Differenz zwischen dem Gemeinten eines sogenannten Senders und dem Verstandenen beim Empfänger besteht.

Missverständnisse vermeiden: Das sollten Sie wissen

Es könnte alles so einfach sein, ist es aber nicht: Gerade in der zwischenmenschlichen Kommunikation lauern einige sehr verbreitete, vermeidbare Gründe für Fehlkommunikation. Die wichtigsten zehn Ursachen für schief laufende Kommunikation samt Gegenmitteln verraten wir Ihnen jetzt:

1. Problemfall indirekte Kommunikation

Indirekte Kommunikation sorgt oft für Missverständnisse. Einfache Fragen oder Nachrichten werden dabei, meist aus Höflichkeit, so verpackt, dass die eigentliche Botschaft zwischen den Zeilen steht. Wenn beispielsweise eine Kollegin sagt: „Es zieht“, dann bedeutet das nicht, dass sie wörtlich einen Luftzug wahrnimmt, sondern enthält implizit die Aufforderung, jemand möge das Fenster schließen. Höflichkeit und direkte Forderungen können dabei durchaus in einem Spannungsverhältnis stehen.

Um Missverständnissen vorzubeugen, sollten Sie zwar die Höflichkeit wahren, aber möglichst wenig indirekt kommunizieren – Sie müssen ja nicht gleich „Mach das Fenster zu“ rufen, ein einfaches „Könntest du bitte das Fenster schließen“ vereint Bitte und Höflichkeit. Das gilt besonders dann, wenn Sie Ihre Gesprächspartnerinnen oder -partner noch nicht gut kennen. Mit neuen Kunden zum Beispiel sollten Sie besondere Vorsicht walten lassen.

2. Schriftliche Kommunikation: Wenn Nonverbales fehlt

Noch nie wurde so viel schriftlich kommuniziert wie heute. Egal ob per E-Mail, WhatsApp, Messenger oder im Chat: Die überall präsenten, schriftlichen Kanäle sind eine häufige Quelle von Missverständnissen. Der Grund ist ganz einfach: Beim Schreiben fehlen wichtige Elemente wie Mimik, Gestik und Betonung, die uns im realen Gespräch Hinweise darauf geben, wie das Gesagte gemeint ist.

Emojis können diesen Mangel nur begrenzt auffangen. Da das geschriebene Wort anfällig für Fehlinterpretationen ist, legen Sie beim Schreiben Wert auf kurze, klare Informationen, die möglichst wenig Spielraum für Fehldeutungen geben. Ironie beispielsweise gehört nicht in eine schriftliche Botschaft.

3. Vorsicht vor Uneindeutigkeiten

Unser Beispiel mit der Suppe spielt auf die menschliche Neigung an, Informationen sofort negativ zu interpretieren, wenn eine Mehrdeutigkeit vorliegt. Wenn es also mehrere Möglichkeiten gibt, eine Situation oder etwas Gesagtes zu interpretieren, nehmen wir oft die Negativste. Diesen Negativitätseffekt hat wohl fast jeder schon einmal gespürt.

Ihr neuer Kollege hat Ihre letzte Botschaft „gelesen“, antwortet aber nicht? Wahrscheinlich lästert er gerade mit anderen Mitarbeitenden über Sie. Vor allem schriftliche Nachrichten, die durch das Homeoffice noch zugenommen haben, bergen das Risiko von Fehldeutungen.

Das Gegenmittel: Als Sender formulieren Sie positiv und nutzen beispielsweise ein Emoji für den positiven Anstrich. Als Empfänger bzw. Empfängerin gehen Sie grundsätzlich nicht von Bösartigkeit auf der anderen Seite aus, sondern von einer Fehlkommunikation, die Sie klären können.

4. Besser zuhören – und verstehen

Zugegebenermaßen, das klingt einfacher als es ist. Die vielen Ablenkungen durch Apps und Tools am Arbeitsplatz und auch privat sorgen für ein ständige Störungen. Schalten Sie aus, was gerade nicht gebraucht wird, und konzentrieren Sie sich bewusst auf die Botschaft.

5. Präziser Ausdruck hilft

Achten Sie auf Ihre Sprache. Um Missverständnissen vorzubeugen, drücken Sie sich klar und präzise aus, beispielsweise nach dem Was-Warum-Was jetzt-Prinzip von Kommunikationsexperte Julian Treasure.

6. Abkürzungen: Fluch und Segen zugleich

Vermeiden Sie zu viele Abkürzungen. Um Zeit zu sparen, verwenden viele Menschen in ihren Gruppen Fachjargon, Schlagwörter und Abkürzungen. Innerhalb der Gemeinschaft ist das kein Problem. Sobald jedoch eine neue Person dazu kommt, sollten Sie Ihre Sprache anpassen.

7. Es ist nicht alles Gold, was glänzt – auch bei Metaphern

Fremdwörter, Metaphern, Redensarten und im Alltag eher selten genutzte Begriffe sind eine häufige Quelle für Missverständnisse, denn sie werden nicht nur falsch verwendet, sondern auch falsch verstanden. Simple Beispiele sind Stadium und Stadion oder Zensur und Zäsur.

Doch auch Metaphern können, besonders in heterogenen Teams mit Menschen mit unterschiedlicher Herkunft und Muttersprachen, zu Verständnisproblemen führen. Verzichten Sie auf den übermäßigen Gebrauch solcher Formulierungen, wenn Sie nicht zu 100 Prozent davon ausgehen können, dass sie auch verstanden werden.

8. Perspektivenwechsel als Verständnishilfe

Jeder Mensch interpretiert Themen aus seiner eigenen Perspektive heraus. Diese Sichtweise wurde durch Bildung und Lebensgeschichte geformt. Ein Staatsanwalt schaut beispielsweise anders auf einen Straftäter als eine Sozialarbeiterin, eine Psychologin oder gar sein Ehemann. Bedenken Sie, dass Ihre eigene Ansicht nicht unbedingt der Perspektive Ihres Gegenübers entspricht.

9. Lieber zu viel Informationen als zu wenig

Setzen Sie nicht zu viel voraus. Auslassungen mit dem Hintergedanken, das wisse doch wohl jeder, führen häufig zu Missverständnissen. Schalten Sie sprachlich lieber einen Gang herunter und erklären Sie ausführlich, worum es Ihnen geht.

10. Mut zur ganzen Wahrheit

Viele Menschen neigen dazu, sich nur auf die Dinge zu fokussieren, die mit ihrer eigenen Anschauung übereinstimmen. Wenn Sie Missverständnisse vermeiden möchten, bemühen Sie sich, die unerwünschten Inhalte nicht zu überhören. Stellen Sie auch sicher, dass Ihr Gegenüber das Gesagte ebenfalls vollständig versteht. Fragen Sie im Zweifel nach.

Fehlkommunikation: Geben Sie sich und anderen Zeit

Zeitmangel ist eine der allerhäufigsten Ursachen für Missverständnisse. Im hektischen Büroalltag passiert es schnell: Statt sich und der Gesprächspartnerin oder dem Gesprächspartner Zeit zu geben, wird zwischen Tür und Angel eine Bemerkung gerufen, die später für Unklarheiten sorgt. Am Ende kostet die Hektik Sie genau die wertvolle Zeit, die Sie einsparen wollten. Lassen Sie sich und anderen daher genug Zeit für Kommunikation.

Missverständnisse in der Kommunikation: Beispiele aus dem Alltag

Fast jeder Mensch hat schon einmal ein Missverständnis erlebt oder sogar verursacht. Viele Missverständnisse beruhen auf sprachlichen Problemen, andere sind aber auch nonverbal. Einige Beispiele aus dem täglichen Leben sollen Ihnen verdeutlichen, wo überall Missverständnisse passieren können:

• Denken Sie beispielsweise an den Straßenverkehr, wo bisweilen ein Handzeichen fehlgedeutet wird und dann zu einem missglückten Überholmanöver führt. Autofahrer A möchte den schnelleren Wagen hinter sich beispielsweise vor einem LKW warnen, der sich im Gegenverkehr gemächlich über eine Kuppe schiebt, Autofahrerin B versteht das Handzeichen aber als „Durchwinken“ und gibt Gas. Im schlimmsten Fall kann solch eine Fehlkommunikation in einen Unfall münden.
• Nicht ganz so dramatisch, aber auch nicht gerade angenehm sind Missverständnisse bei Tisch. Stellen Sie sich vor, Sie sitzen an einer festlich gedeckten Tafel. Plötzlich späht Ihr Gegenüber in seine Suppe und äußert die Frage: „Was ist das Grüne da in der Suppe?“ Der Gastgeber reagiert verschnupft und antwortet mit „Du musst es ja nicht essen.“ Die neutral oder vielleicht wegen einer Allergie sachlich geäußerte Frage des Gastes wurde vom Gastgeber direkt als Kritik verstanden.
• Auch im Geschäftsleben ist praktisch niemand vor Missverständnissen gefeit. Kuden interpretieren eine Vertragsklausel anders als sie gemeint war, Kolleginnen und Kollegen missverstehen ihre Aufgaben, Liefertermine oder Preise werden verwechselt. Warum das so ist und welche Fehlerquellen Sie vermeiden können, erfahren Sie im nächsten Absatz.

Fazit: Missverständnisse können minimiert werden

Missverständnisse sind ein unbeliebter, aber selbstverständlicher Bestandteil jeder menschlichen Kommunikation. Um sie zu vermeiden ist es hilfreich, die Ursachen dafür zu finden, dass Botschaften und Situationen fehlinterpretiert werden. Unsere Erklärungen und Tipps sollen Sie dabei unterstützen, dass Ihre Kommunikation etwas weniger anfällig für Missverständnisse wird.

Titelbild: Aleksei Morozov / iStock / Getty Images Plus