So personalisieren Sie Ihre E-Mails mit HubSpot und KI

Sobald Leute sich dazu entscheiden, sich für einen E-Mail-Newsletter anzumelden, erwarten sie relevante Informationen zu erhalten. Zwei von drei Unternehmen sprechen ihre Kund:innen laut einer Studie mit Namen in E-Mails an. Klingt nach der gewünschten Relevanz und Personalisierung, kratzt aber nur an der Oberfläche. Die gleiche Erhebung zeigt, dass nur 20 Prozent aller Firmen die wirklich spannenden Daten zur dynamischen Personalisierung von E-Mails gar nicht erfassen, also beispielsweise Themen- oder Produktpräferenzen.

Was bedeutet das für Ihr E-Mail-Marketing? Es ist Zeit, persönlicher zu werden. Es gibt mehr als nur die Anrede, die mittlerweile dank KI und Automatisierung auf jede:n Einzelne:n zugeschnitten werden kann. Wir geben Ihnen Beispiele aus der Praxis und konkrete Tipps für die Umsetzung einer dynamischen E-Mail-Personalisierung mit HubSpot an die Hand.

Was ist dynamische E-Mail-Personalisierung?

Dynamische E-Mail-Personalisierung ist eine Technik aus dem Marketing, bei der sich der Inhalt einer E-Mail automatisch auf Basis vorhandener Daten an die Zielperson anpasst. Sie erstellen eine E-Mail mit dynamischen Platzhaltern und Tags – Ihre Empfänger:innen erhalten alle eine individuelle Nachricht basierend auf den Informationen, die Sie über sie gesammelt haben.

In der Praxis sieht das beispielsweise wie in dieser E-Mail von Check24 aus, die alle Kund:innen erhalten, deren Kfz-Versicherung sich erhöht – Felder wie der Name (verpixelt), das Auto, die Summe, Kündigungsfristen & Co. sind allesamt dynamisch:

Quelle: eigener Screenshot

Möglich machen das sogenannte Smart Rules oder dynamische Content-Blöcke, die es in jedem modernen CRM-Tools wie beispielsweise HubSpot gibt. Ziel ist es immer, zum richtigen Zeitpunkt den richtigen (sprich: relevanten) Inhalt auszuspielen – und zwar ohne das mühsame manuelle Schreiben einzelner E-Mails.

Welche Relevanz hat die dynamische Personalisierung von E-Mails?

Die kurze Antwort: Sie ist überlebenswichtig für Ihr Marketing, der Wettbewerb um die Aufmerksamkeit im Posteingang wird immer härter. Im Jahr 2028 werden laut Prognosen weltweit 424 Milliarden E-Mails verschickt – das sind nochmals rund 15 Prozent mehr als 2025. In dieser Masse geht generische Werbung schlicht unter.

Dynamische Personalisierung ist unserer Erfahrung nach der Hebel, um gesehen und geklickt zu werden. Das zeigt etwa die folgende E-Mail, die in unser Postfach geflattert ist. Zwar fehlt hier die persönliche Anrede, es versteht sich hinter dem Button jedoch ein stark personalisierter Inhalt:

Quelle: eigener Screenshot

Doch nicht nur gefühlt, auch empirisch belegt ist E-Mail-Personalisierung heute keine Kür mehr, sondern bei jeder Serienmail Pflicht:

• Höhere Öffnungsraten: Laut einer Studie steigt die Öffnungsrate allein mit einer personalisierten Betreffzeile um 26 Prozent. Es braucht nicht viel Fantasie, was „echte“ und dynamische Personalisierung für Potenziale bietet.

• Mehr Leads: Unser HubSpot-Kunde Sandler etwa hat dank Hyperpersonalisierung mit Breeze (KI-Assistent von HubSpot) seine Leads vervierfacht und eine um 25 Prozent höhere Klickrate verzeichnet.

• Umsatzsteigerung: Das dänische Unternehmen Momkind – ein Onlineshop für Mütter – hat durch eine starke, dynamische Personalisierung im E-Mail-Marketing seinen Umsatz in diesem Segment um 36 Prozent gesteigert.

Wer heute nicht mithilfe von Künstlicher Intelligenz dynamisch personalisiert, verschenkt also nicht nur Aufmerksamkeit, sondern bares Geld.

Mehr E-Mail-Marketing Best Practices finden Sie hier: 

Wie kann ich E-Mails dynamisch personalisieren in Zeiten von KI?

Personalisierung in E-Mails fand vor KI primär über dynamische Tags statt. Diese werden auch heute noch verwendet, dynamische Personalisierung geht im KI-Zeitalter allerdings noch einen Schritt weiter. Mit KI können wir nicht nur sehen, welche statischen Eigenschaften ein:e Kund:in hat (Name, Alter, Wohnort), sondern was er oder sie gerade braucht (Verhaltensdaten). Algorithmen analysieren

• Kaufhistorien

• Website-Besuche

• Klickverhalten 

Das Ziel ist die sogenannte Hyperpersonalisierung. Dabei geht es nicht mehr um grobe Kundensegmente („Alle Frauen über 30"), sondern um das Individuum – und das zu dem Zeitpunkt, an dem es tatsächlich empfänglich ist. Laut einer HubSpot-Umfrage aus dem Jahr 2025 gaben 96 % der Marketingfachleute an, dass personalisierte Erlebnisse den Umsatz gesteigert haben. Das ist kein marginaler Effekt, sondern ein klares Signal, dass Hyperpersonalisierung heute zur Grundvoraussetzung erfolgreicher E-Mail-Kampagnen gehört.

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Besonders wirkungsvoll wird KI-Personalisierung durch absichtsbasierte Segmentierung. Statt statische Zielgruppen wie „Marketingmanager:innen, 30–45, SaaS" zu bedienen, erkennen moderne KI-Tools Verhaltensmuster und Kaufsignale in Echtzeit. Ein Kontakt, der in den letzten zwei Wochen dreimal die Preisseite besucht und einen Wettbewerbsvergleich heruntergeladen hat, sendet klare Absichtssignale – und genau diese sollten Trigger für Ihre E-Mail-Personalisierung sein, nicht der nächste feste Sendetermin im Kampagnenkalender.

Für die Umsetzung ist dabei eine solide, vereinheitlichte Datenbasis entscheidend. Die meisten Unternehmen sitzen bereits auf einer Fülle verwertbarer Kundendaten – von Website-Analytics über CRM-Einträge bis hin zu Gesprächsnotizen aus dem Vertrieb. Die eigentliche Herausforderung liegt nicht im Sammeln, sondern im Verknüpfen dieser Signale zu einem handlungsfähigen Bild. KI-Tools helfen dabei:

• Verstreuten Datenpunkte an einem zentralen Ort zusammenzuführen

• Konkrete Personalisierungsimpulse für Ihre E-Mail-Kommunikation abzuleiten

Trotz aller Automatisierungsmöglichkeiten gilt dabei eine wichtige Einschränkung: KI ersetzt kein menschliches Urteilsvermögen.

Die leistungsstärksten Personalisierungskampagnen entstehen dort, wo KI-Effizienz und menschliche Qualitätskontrolle Hand in Hand gehen. Überprüfen Sie KI-generierte Inhalte systematisch auf Markenkonformität, inhaltliche Korrektheit und angemessene Tonalität – denn was technisch personalisiert aussieht, kann sich für Empfänger:innen trotzdem deplatziert anfühlen, wenn Timing oder Kontext nicht stimmen.

E-Mails dynamisch personalisieren mit HubSpot: 5 Tipps

Als HubSpot-Nutzer:in haben Sie einen großen Vorteil: Sie brauchen kein gesondertes KI-Tool oder Newsletter-Tool, um Ihr E-Mail-Marketing zu personalisieren. Ihr CRM-System ist gleichermaßen E-Mail-Marketing-Plattform und KI-Unterstützung in einem. So können Sie dynamische Inhalte sehr einfach umsetzen.

1. Nutzen Sie Personalisierungstoken

In HubSpot können Sie jede Eigenschaft eines Kontakts (Contact Property) als Token einfügen – vom Vornamen bis zum „letzten Kaufdatum“.

2. Arbeiten Sie mit Smart Rules (Smart Content)

Dies ist der Kern der dynamischen Anpassung. Mit Smart Rules definieren Sie Regeln für bestimmte Inhaltsblöcke wie Texte und CTAs. Technisch können Sie in HubSpot Smart Rules sowohl auf die Betreffzeile (im Reiter „Einstellungen“) als auch auf einzelne Text- oder Bild-Module (über das Dropdown „Mehr“ > „Smart-Regel hinzufügen“) anwenden.

Quelle: Screenshot HubSpot

Wichtig für Ihre E-Mail-Strategie: Da Marketing-E-Mails immer an bereits bekannte Kontakte gesendet werden, basieren die Regeln hier primär auf zwei Faktoren:

• Kontaktlisten-Mitgliedschaft: (etwa „Zeige Intro A für Liste 'Event-Teilnehmer:innen', zeige Intro B für alle anderen“).

• Lifecycle-Phase: (etwa „Zeige Rabattcode für 'Leads', zeige Treue-Bonus für 'Kunden'“).

Anonyme Kriterien wie „Gerätetyp“ oder „Herkunftsland“ sind eher für Landingpages relevant.

Tipp: Nutzen Sie nach der Einrichtung unbedingt die Vorschau-Funktion („Vorschau als bestimmter Kontakt anzeigen“). So sehen Sie durch die Brille Ihrer Empfänger:innen, ob die Regeln korrekt greifen, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

3. Setzen Sie auf benutzerdefinierte Objekte (Custom Objects)

Für tiefergehende Personalisierung – etwa im B2B-E-Mail-Marketing oder SaaS-Bereich – reichen Standardfelder oft nicht. Speichern Sie spezifische Daten (zum Beispiel „Genutzte Software-Version“ oder „Vertragsablaufdatum“) in Custom Objects und nutzen Sie diese als Trigger für automatisierte E-Mails.

4. Nutzen Sie Breeze als Unterstützung

Unsere KI Breeze hilft Ihnen nicht nur bei allgemeinen Textbausteinen. Nutzen Sie das Tool, um dynamische Newslettertexte zu erstellen, die speziell auf einzelne Empfänger:innen zugeschnitten sind.

Statt vorgefertigte Bausteine zu wählen, geben Sie im Editor einen Prompt ein und erwähnen einen Kontakt, dem Sie gerade eine Mail schreiben wollen, oder anrufen wollen. Breeze schreibt auf Basis all dieser Informationen einen geeigneten Text – unter Berücksichtigung Ihrer Markenidentität und der CRM-Daten, die eine einzigartige Formulierung für jede Person zu lassen.

Da im Hintergrund auch die Marketing-Automatisierungsplattform von HubSpot angebunden ist, lassen sich Ihre E-Mails mit KI im großen Stil und automatisiert personalisieren.

Da die KI integriert ist, müssen Sie nicht mehr zwischen den Tools wechseln. Der entscheidende Vorteil ist, dass Sie Ihre wertvollen Kundendaten nicht in Tools eingeben müssen, die vielleicht nicht DSGVO-konform sind oder deren Server sich nicht in Europa befinden.

Breeze kennt Ihren Kontext und hat Zugriff auf alle Kundendaten, die ohnehin schon im CRM liegen.

5. Vorsicht vor zu viel Personalisierung

Unser letzter Tipp ist nicht HubSpot-exklusiv, sondern gilt allgemein für alle Ihre Personalisierungsbemühungen. Nur weil Sie alle Daten haben, müssen Sie nicht alle nutzen. Gerade in Deutschland reagieren Nutzer:innen oft empfindlich, wenn sie sich gläsern fühlen.

Dennoch finden viele Deutsche personalisierte Inhalte sinnvoll: „Personalisierte Werbung ist für die Kund:innen oft interessanter und für die Unternehmen effektiver als herkömmliche, nicht-personalisierte Werbung“, sagt Dr. Bernhard Rohleder vom Bitkom-Verband.

Unser Tipp: Nutzen Sie Daten, um Mehrwert zu bieten (Hilfe, Relevanz), nicht um zu zeigen, wie viel Sie wissen.

Fazit: Nutzen Sie bestimmte Techniken, um Ihre E-Mails dynamisch personalisieren

Um die vollen Potenziale dynamischer E-Mail-Marketing-Kampagnen auszuschöpfen, brauchen Sie eine gute Datenbasis, die richtigen Tools und – das hat sich mit KI nicht verändert – guten Content. Echte Personalisierung entsteht und fruchtet da, wo die richtigen Daten korrekt eingesetzt auf Marketing-Kreativität treffen.

Hier sind die fünf wichtigsten Hebel und Techniken aus unserer Sicht kurz für Sie zusammengefasst:

• Stammdaten als Basis: Bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie Vornamen, Firmennamen und weitere „einfache“ Stammdaten in Ihre Kommunikation einbinden. Im B2B-Bereich punktet vor allem der Bezug zur Branche.

• Verhaltensbasierte Trigger: Reagieren Sie auf Aktionen. Senden Sie passenden Content nach einem Download (B2B) oder erinnern Sie an einen verlassenen Warenkorb (vor allem B2C).

• Geotargeting: Erfassen respektive nutzen Sie den Standort, falls Ihnen das möglich ist. So können Sie sehr gezielt lokale Informationen einbauen.

• Lifecycle-Phasen: Sprechen Sie beispielsweise Leads informativ und werblich an, schlagen Sie bei Bestandskund:innen eher einen service-orientierteren Ton an. Auch das ist dynamische Personalisierung.

• Branchendaten & Scoring: Nutzen Sie spezifische Datenpunkte wie Testergebnisse oder Scoring-Werte („Ihre Marketing-Note ist XY“), um Kompetenz zu beweisen.

Der HubSpot Marketing Hub mit seiner tiefen CRM-Integration und Breeze ist dafür ideal geeignet. Darüber hinaus gibt es auch weitere Newsletter-Software.

Unser abschließender Tipp: Losgelöst vom gewählten Tool ist es entscheidend, dass Sie im ersten Schritt, falls nicht bereits geschehen, relevante Daten sammeln und erheben. Darauf baut eine dynamische E-Mail-Personalisierung anschließend auf.

Häufig gestellte Fragen zur dynamischen E-Mail-Personalisierung