Abschlussgespräch: So führen Sie erfolgreiche Exit-Interviews

Time to say goodbye: Irgendwann kommt für alle Angestellten der Zeitpunkt, an dem eine neue Herausforderung ansteht. Aus Unternehmenssicht ist das der Zeitpunkt, sich angemessen zu verabschieden. Zum Offboarding gehört auch ein Abschlussgespräch, oft auch Exit-Interview genannt. Was das ist und wie Sie es erfolgreich gestalten, erklären wir in diesem Artikel.

Wer führt ein Exit-Interview?

Das Exit-Gespräch findet zwischen den Angestellten und einer Vertretung des Betriebs statt. Das muss nicht zwingend die Geschäftsführung sein; gerade in größeren Unternehmen nehmen oftmals Führungskräfte aus der entsprechenden Abteilung oder vereinzelt auch Personalverantwortliche.

So führen Sie ein Abschlussgespräch

Vor allem für unerfahrene Führungskräfte ist es oft kein Leichtes, ein Abschlussgespräch zu führen. Mit den wichtigsten Punkten im Hinterkopf gelingt das Exit-Interview und die ausscheidenden Mitarbeitenden werden Ihr Unternehmen mit einem guten Abschluss verlassen.

1. Mitarbeiter zum Exit-Gespräch einladen

Klingt banal, ist aber wichtig: Vergessen Sie nicht, die Person explizit zum Exit-Interview einzuladen. In der Hektik des Abschieds und den bürokratischen Abläufen geht das schnell unter. Setzen Sie bewusst einen Termin fest und führen Sie das Gespräch nicht zwischen Tür und Angel.

2. Exit-Interview-Fragen und Inhalte überlegen

Bereiten Sie sich als Verantwortliche oder Verantwortlicher auf das Austrittsgespräch vor. Mögliche Punkte und Fragen können sein:

• Gründe für Abschied erfragen: Bringen Sie sachlich in Erfahrung, weshalb sich die Person für eine berufliche Neuorientierung entschieden hat. Das hilft Ihnen, Ihre eigenen Angebote, Corporate Benefits und Angebote zu optimieren.
• Zufriedenheit abfragen: Die klassische Frage – wie ist es dem Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin in Ihrem Unternehmen ergangen? Hier können Sie alle Bereiche von Verantwortung über Unternehmenskultur bis Arbeitsplatzausstattung und Arbeitsklima eruieren.
• Werte und Merkmale: Stellen Sie eine offene Frage, wie Ihr Gegenüber das Unternehmen oder die Managementebene beschreiben würde. Welche Merkmale gibt es, für welche Werte steht der Betrieb? So bekommen Sie einen Eindruck, ob Ihre Selbsteinschätzung mit der der Mitarbeitenden übereinstimmt.
• Vorschläge einholen: Fragen Sie die Person, was aus ihrer Sicht hätte besser laufen sollen und wie das möglich gewesen wäre. So erhalten Sie wertvollen Input für die künftige Führungsarbeit.

Versuchen Sie bei alledem, einen positiven Ausblick zu behalten – wer weiß, vielleicht gibt es zu späterem Zeitpunkt die Chance auf eine „Wiedervereinigung“.

3. Das Austrittsgespräch: Konkrete Tipps

Bevor Sie ins Gespräch gehen, sollten Sie sich nicht nur Fragen und Themen überlegen, sondern auch die Atmosphäre des Gesprächs im Auge haben. Sie sollten Mitarbeitenden bei Exit-Interviews die Anspannung nehmen und eine lockere und vertrauensvolle Atmosphäre schaffen.

Gleichzeitig sollten Sie genauso transparent sein, wie Sie es von Ihrem Gegenüber einfordern. Geben auch Sie Feedback, seien Sie selbstkritisch und ehrlich. Bleiben Sie zu jedem Zeitpunkt sachlich und wählen Sie angemessene Worte – auch wenn die Stimmung kippen sollte, was passieren kann. Gerade bei Kündigungen seitens des Unternehmens kann es zu solchen emotionalen Situationen kommen.

Sobald das Exit-Interview beendet ist, sollten Sie sich das Gesagte zu Herzen nehmen. Lassen Sie das Feedback und die Kritik nicht einfach versickern. Nehmen Sie die Worte auf und lassen Sie sie in Ihre Arbeit einfließen.

Warum ist ein Exit-Gespräch sinnvoll?

Nicht immer trennen sich beide Parteien im Guten. Doch auch wenn es eine unschöne Trennung ist, ergibt ein Exit-Gespräch Sinn. Es gibt beiden Seiten die Chance, reflektiert und offen über die gemeinsame Zeit zu sprechen, Erkenntnisse daraus zu ziehen und sich alles Gute für die Zukunft zu wünschen.

Darüber hinaus bietet ein Abschlussgespräch weitere Vorteile:

• Das Austrittsgespräch ist eine Chance für das Unternehmen, sich nach konstruktiver Kritik der scheidenden Arbeitnehmenden zu verbessern und an wichtigen Baustellen zu arbeiten.
• Es können Vereinbarungen getroffen werden, dass beispielsweise Kontakt gehalten wird. Das kann für Unternehmen spannend sein, wenn Mitarbeitende im neuen Job nicht glücklich werden und möglicherweise wieder in ihr altes Arbeitsumfeld zurückkehren wollen.
• Außerdem bietet das Exit-Interview Kommunikation auf Augenhöhe und das Ausräumen gegenseitiger Vorwürfe und Zerwürfnisse, sollten diese zur Trennung geführt haben.

Klar ist auch: Fühlt sich beispielsweise ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin persönlich gekränkt und lehnt ein Abschlussgespräch ab, sollten Sie das respektieren. Ein zwanghaftes Exit-Interview ergibt keinen Sinn.

Ist ein Austrittsgespräch Pflicht?

Ein Austrittsgespräch ist keine Pflicht, nicht im Arbeitsgesetz festgehalten oder wird beidseitig ohne Wenn und Aber erwartet. In den meisten Fällen nutzen jedoch beide Parteien die Chance auf ein Abschlussgespräch.

Wann findet ein Austrittsgespräch statt?

Ein Exit-Gespräch für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen findet meist kurz vor dem Ende der Anstellung statt, also am letzten Arbeitstag oder einige Tage zuvor. In manchen Unternehmen wird den Angestellten bereits im Vorfeld ein Fragebogen ausgehändigt, anhand dessen das Exit-Interview geführt wird.

Fazit: Ein Abschlussgespräch zu führen gehört zum guten Ton

Nicht jede Arbeitsbeziehung endet positiv. Wenn Arbeitnehmende aus ihrer Sicht ungerechtfertigt gekündigt werden oder ein Vertrag nicht verlängert wird, herrscht oft schlechte Stimmung. Gerade dann sind klärende Abschlussgespräche im Offboarding wichtig, um nicht im Groll auseinanderzugehen.

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus freien Stücken ihren Arbeitgeber wechseln, ist es für Sie als Führungskraft immens wichtig, ein abschließendes Vieraugengespräch zu führen. So lernen Sie Beweggründe kennen, die Sie von Angestellten möglicherweise sonst nicht derart transparent erfahren. Diese Ergebnisse wiederum helfen Ihnen bei der Weiterentwicklung Ihrer Führungs- und Personalarbeit und Ihres Employer Brandings. Nehmen Sie das Exit-Gespräch und seine Ergebnisse ernst.

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