Das perfekte Agenturbriefing: Was gehört hinein?

Guter Content ist für jedes Unternehmen ein Gewinn. Doch woher bekommen Sie hochwertige Inhalte? Die Lösung scheint einfach: Eine Marketing- oder Textagentur bietet sich an, um die Erstellung Ihres Contents für Sie zu übernehmen. Doch der Teufel steckt bekanntlich im Detail. Was zunächst so einfach wirkt, kann sich als zäher Prozess mit zahlreichen Korrekturen herausstellen.

Damit die geplanten Marketingmaßnahmen passgenau Ihren Vorstellungen entsprechen und die gewünschte Wirkung entfalten können, benötigt die Agentur genaue Informationen über Ihre Erwartungen und Vorgaben. Wie Sie das perfekte Agenturbriefing erstellen, verrät Ihnen unser Artikel.

Was ist ein Briefing?

Ein Briefing bezeichnet die Einweisung in eine Aufgabe. Es kann mündlich oder schriftlich erfolgen und beinhaltet alle Informationen und Rahmendaten, die für die Auftragserfüllung oder Angebotsabgabe durch den Auftragnehmer notwendig sind.

Wozu dient das Agenturbriefing?

Mit einem persönlichen oder schriftlichen Briefing informieren Sie die Agentur Ihrer Wahl über die wichtigsten inhaltlichen Punkte und Rahmenbedingungen zur Erstellung der für Sie geplanten Marketingaktivitäten.

Durch das Briefing teilen Sie Informationen über Ihre Ausgangslage, Erwartungen und Ziele. Klare Formulierungen helfen, damit die Agentur Ihre Wünsche eindeutig erkennt und Sie zielführend und effektiv unterstützen kann. Sie sollten an dieser Stelle aber auch darauf achten, dass Sie Ihrer Agentur einen kreativen Spielraum zugestehen, um ein optimales Ergebnis zu erzielen.

Die Vorteile einer Briefingvorlage

Für Agenturen beginnt jedes Projekt mit einem Briefing. Wenn Sie sich im Vorfeld Gedanken über Eckpunkte Ihres Vorhabens gemacht haben, ist dieses ein wirkungsvoller Weg, zusammen mit Ihrer Agentur zügig konkrete Maßnahmen für Ihr Marketing zu erarbeiten.

Die schriftliche Vorlage verhindert zudem, dass etwas vergessen wird, vereinfacht die Nachvollziehbarkeit, schafft Klarheit und bildet die Grundlage für eine spätere Evaluation. Falls Sie mehrere Angebote von Agenturen einholen, ist die Vergleichbarkeit höher, wenn Sie eine Briefingvorlage verwenden.

Und obwohl sicher immer wieder einmal Anpassungen des Briefing-Patterns angezeigt sind, kann die Vorlage durch ihre Wiederverwendbarkeit wertvolle Arbeitszeit sparen.

Vom Briefing zur Marketingmaßnahme: Schildern Sie Ihre Ausgangslage

Möchten Sie ein Produkt einführen oder neue Kunden für Ihr Unternehmen gewinnen? Oder geht es Ihnen eher darum, den Bekanntheitsgrad Ihrer Firma oder Ihrer Leistungen zu verbessern?

Wenn Sie sich an eine Werbeagentur wenden, sollten Sie über Ihr Unternehmen berichten und beschreiben, warum Sie sich an die Agentur wenden. Fähige Agenturmitarbeiter entwickeln schnell ein Gefühl für Sie und Ihr Anliegen und sind Experten darin, für Ihre Ziele Empfehlungen und Lösungsvorschläge auf der Grundlage Ihrer Ausgangssituation zu entwerfen.

Definieren Sie Ihre Zielgruppen – Wen möchten Sie erreichen?

Um sich darüber klar zu werden, wer Ihre jetzigen und potenziellen Kunden sind, sollten Sie sich fragen, wessen Problem oder Bedürfnis Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung löst. Ihre Agentur kann Sie mit ihrer Expertise dabei tatkräftig und versiert unterstützen.

Ebenfalls interessant ist die Frage, mit welcher Gruppe Sie den meisten Umsatz erzielen. Auch eine solche Information können Sie in das Briefing einbringen. Für jedes dieser Kundensegmente kann Ihre PR-Agentur, nach einer gründlichen Analyse, passgenaue und effektive Marketinglösungen anbieten.

Ihre Botschaft: Was sollten Ihre Kunden über Ihr Unternehmen wissen?

Wenn Sie Ihren Marketingspezialisten genau darlegen, wofür Sie und Ihr Unternehmen stehen, können diese Informationen von der Agentur optimal für die verschiedenen Media-Kanäle aufbereitet und den richtigen Zielgruppen zugeleitet werden.

Wettbewerbsmerkmale wie Preis, Qualität, Schnelligkeit oder garantierter Kundenservice, die Ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen bietet, kann Ihre Agentur zu Ihrem Vorteil wirksam in Szene setzen.

Beziehen Sie die Wettbewerbslage in das Briefing ein

Für die Erstellung einer wirkungsvollen Marketingstrategie ist es für Sie von Vorteil, wenn Sie Ihrer Agentur im Briefing Informationen zur Wettbewerbssituation zur Verfügung stellen.

Marktbegleiter und aufstrebende potenzielle Mitbewerber, die Lage der Lieferanten und Abnehmer, unter Umständen auch Produkte oder Leistungen, die das eigene Produkt entbehrlich werden lassen könnten, stellen wichtige Faktoren für die erfolgreiche Arbeit der Agentur dar. Durch Ihre Informationen und Einschätzungen können Sie die Agentur in die Lage versetzen, optimal für Ihren Erfolg tätig zu werden.

Termine und Fristen geben einen zeitlichen Rahmen für die nächsten Schritte vor

Ein klarer Zeitplan für die einzelnen Schritte Ihrer Marketingaktivitäten ermöglicht sowohl Ihnen als auch der Agentur eine bessere Planbarkeit. Wenn Sie beispielsweise einen Produkt-Launch planen, gehört der angestrebte Termin in das Briefing, damit die Marketingagentur die entsprechenden Aktivitäten auf dieses Ereignis einstellen kann.

Legen Sie das Budget fest

Ein konkreter finanzieller Rahmen, den Sie für die Werbemaßnahmen zur Verfügung stellen, erlaubt es der Agentur, Ihnen ein genau passendes Maßnahmenbündel zu schnüren.

Auch ein kleiner Etat ist ein guter Anfang, denn wenn Sie feststellen, dass die Kommunikationsmaßnahmen Früchte tragen, können Sie mit der Agentur den nächsten Schritt planen. Integrieren Sie also das Werbebudget in Ihr Briefing und sorgen Sie so für finanzielle Überschaubarkeit und Transparenz.

Denken Sie mögliche Hindernisse mit

Die gedankliche Vorwegnahme von potenziellen Schwierigkeiten macht es möglich, Lösungswege genau dann zur Verfügung zu haben, wenn sie benötigt werden. Wenn Sie, als Experte für Ihre Branche und Ihr Produkt, der Agentur beim Briefing mögliche Risiken schildern, übernehmen die gut vernetzten Marketingspezialisten die Aufgabe, Lösungen für Stolpersteine gleich mitzuliefern.

Erfolgskontrolle und Beurteilung – Schaffen Sie Orientierung durch klare Zielvorgaben

Für Ihren monetären und zeitlichen Einsatz erwarten Sie zu Recht, dass sich die Beauftragung der Agentur für Sie rechnet. Um den Erfolg messen zu können, empfiehlt es sich, anfangs Ziele zu definieren, die mittels der Kommunikationsmaßnahmen erreicht werden sollen.

Wenn Sie der Agentur die von Ihnen gewünschten Ergebnisse mitteilen und dieses auch im Briefing dokumentiert ist, nutzen Ihre Marketingfachleute dieses als Wegweiser und können Ihre Handlungsweisen gezielt darauf ausrichten. Die Evaluation der Werbemaßnahmen können Sie durch die Festlegung solcher Key Performance Indicators (KPIs) so maßgeblich vereinfachen.

Zum Abschluss: Sorgen Sie für einen Informationsabgleich

Fester Bestandteil Ihres Agenturbriefings sollte das Rebriefing sein. Ihre Agentur ist hier aufgefordert, das Briefing zusammenzufassen und so für den Abgleich des Informationsstandes aller Beteiligten zu sorgen. Erst wenn alle Ihre Änderungswünsche, Ergänzungen oder Streichungen miteinander abgestimmt und vorgenommen worden sind, sollten Sie das Briefing freigeben.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Agentur die Aufgabe genau verstanden hat und damit beginnen kann, für Sie maßgeschneiderte Marketingmaßnahmen zu verwirklichen.

Das Agenturbriefing ist ein nützliches Informationswerkzeug, wenn es Ihnen darum geht, eine Marketingagentur zielgerichtet zu beauftragen oder ein Angebot einzuholen. Der Inhalt des Briefings dient der Agentur als Wegweiser dafür, wie die Marketingaktivitäten für Ihr Unternehmen angelegt werden sollten.

Gleichzeitig stellt es den Rahmen für Ihr finanzielles Engagement dar, enthält Zielformulierungen und kann von Ihnen als Evaluationsgrundlage genutzt werden. Ein von Ihnen und Ihrer Agentur erstelltes Briefing kann somit die Basis für passgenaue Marketingmaßnahmen sein, Transparenz und Planbarkeit erzeugen und als Grundlage für die Erfolgskontrolle dienen.

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