Arbeitsplatzgestaltung: Für mehr Produktivität und Motivation im Büro

Kaum irgendwo verbringen Menschen so viel Zeit wie an ihrem Arbeitsplatz. 40 Stunden im Büro bestimmen für die meisten den Alltag. Umso wichtiger ist es, dass der Arbeitsplatz ein Ort ist, an dem sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sicher, motiviert und zufrieden fühlen.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Arbeitsplatzgestaltung so wichtig ist, vor welchen Herausforderungen moderne Büroarbeitsplätze stehen und warum die Zufriedenheit der Angestellten zum Erfolg von Unternehmen beiträgt.

Was ist Arbeitsplatzgestaltung?

Unter Arbeitsplatzgestaltung werden jegliche Maßnahmen gefasst, die sich mit der Planung und Umsetzung von Arbeitsumfeld, Arbeitsbedingungen und Arbeitsplatz befassen. Unternehmen sind verpflichtet, Arbeitsplätze zu schaffen, die in den Kriterien Erträglichkeit, Zumutbarkeit, Ausführbarkeit, Persönlichkeitsförderung und Zufriedenheit positiv bewertet werden.

Warum ist Arbeitsplatzgestaltung wichtig?

Die Arbeitsplatzgestaltung verfolgt zum einen das Ziel der langfristigen Mitarbeiterzufriedenheit. Auf der anderen Seite steht der wirtschaftliche Erfolg des Unternehmens, der maßgeblich durch die Leistungsfähigkeit der Angestellten getragen wird. Bestimmt wird die Arbeitsplatzgestaltung daher von den beiden Kriterien:

• Humanisierung und
• Wirtschaftlichkeit.

Bei der Humanisierung steht im Fokus, einen menschengerechten Arbeitsplatz zu schaffen, der für die gesamte Belegschaft, aber auch für jede einzelne Person körperliche sowie psychisch optimale Bedingungen schafft. Ein solcher Arbeitsplatz trägt wesentlich zur Motivation der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen bei und stärkt daher die positive Wirtschaftlichkeit der Organisation.

Was gehört alles zur Arbeitsplatzgestaltung?

Die Arbeitsplatzgestaltung ist verantwortlich dafür, Rahmenbedingungen zu schaffen, in denen Körper sowie Psyche weder über- noch unterbelastet werden. Zum Schutz legen die Normen DIN EN ISO 26800:2011 und DIN EN ISO 6385:2004 Standards für die weltweite Arbeitsplatzgestaltung fest. Unternehmen stellen somit sicher, dass sie menschengerechte Arbeitsplätze schaffen, die eine optimale Leistungsfähigkeit unterstützen.

Unterteilt wird die Arbeitsplatzgestaltung dabei in drei verschiedene Bereiche:

1. Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung
2. Organisatorische Arbeitsgestaltung
3. Technologische Arbeitsplatzgestaltung

Technologische, organisatorische und ergonomische Arbeitsplatzgestaltung

Der Arbeitsplatz wird durch viele verschiedene Kriterien bestimmt. Arbeitsumgebung, Arbeitszeiten sowie Arbeitsstelle tragen maßgeblich zum Wohlbefinden der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei.

Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung

Die Ergonomie beschreibt die Wissenschaft der Arbeit. Die ergonomische Arbeitsplatzgestaltung beschäftigt sich daher ganz konkret mit der körpergerechten Ausstattung des Arbeitsumfeldes. Hinzu kommen Anforderungen an die psychische Belastung, wie beispielsweise die Lärmreduzierung und Arbeitsschutzmaßnahmen.

Organisatorische Arbeitsplatzgestaltung

Zur Arbeitsplatzgestaltung gehören darüber hinaus die Arbeitsbedingungen, die an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gestellt werden. Unter diesen Bereich fallen die Strukturierung von Arbeitszeiten sowie Pausen, Teamhierarchien und generelle Inhalte der auszuführenden Aufgaben.

Technologische Arbeitsplatzgestaltung

Mit zunehmender Digitalisierung wird auch die technologische Arbeitsplatzgestaltung anspruchsvoller. Betraf dieser Bereich früher vor allem handwerkliche Berufe, sind technische Voraussetzungen heute in jeder Branche von essenzieller Bedeutung. Neben klassischen Werkzeugen zählen auch Computer und Software in den Bereich der technologischen Arbeitsplatzgestaltung.

Arbeitsplatzgestaltung und Gesetz – welche rechtlichen Vorschriften existieren

Ein ergonomischer Arbeitsplatz sorgt nicht nur für zufriedene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, sondern er sorgt gleichzeitig für die Gesunderhaltung der Angestellten. Deshalb sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, ein gerechtes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Das Arbeitsschutzgesetz maßregelt für Unternehmen, wie sie die physische und psychische Gesundheit der Mitarbeitenden schützen sollen. Festgelegt sind zudem Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz. Unternehmen verpflichten sich, ihre Angestellten stets darüber zu unterweisen.

Besteht eine Firma aus mehr als 20 Personen, muss darüber hinaus ein Sicherheitsbeauftragter bzw. eine Sicherheitsbeauftragte ernannt werden. Existiert in einem Unternehmen zudem ein Betriebsrat, ist dieser über Veränderungen am Arbeitsplatz zu informieren. Der Betriebsrat übernimmt sowohl beratende als auch unterrichtende Funktionen in Bezug auf die Arbeitsplatzgestaltung.

Hinzu kommen Unfallverhütungsvorschriften, die von den Berufsgenossenschaften überwacht und kontrolliert werden. Unter diese Regelungen fallen beispielsweise die Arbeitsstättenverordnung, die Bildschirmarbeitsverordnung sowie die Lärm-Arbeitsschutzverordnung. Bei Verstoß gegen diese Grundsätze drohen Unternehmen hohe Geldstrafen.

Was ist 5S? Arbeitsplatzgestaltung mit Methode

Die 5S-Methode wurde in Japan von Toyota entwickelt. Im deutschsprachigen Raum ist sie unter der 5A-Methode bekannt und findet hauptsächlich in Produktionen und Werkstätten Anwendung. Der Buchstabe A steht für die einzelnen Schritte, die die Methode durchläuft. Das sind:

1. Aussortieren: Gegenstände, die für den Arbeitsvorgang nicht notwendig sind und den Arbeitsplatz ungeordnet erscheinen lassen, werden aussortiert.
2. Aufräumen: Arbeitsmittel werden so aufgeräumt, dass sie stets einen effizienten Arbeitsablauf ermöglichen.
3. Arbeitsplatz säubern: Ein sauberer Arbeitsplatz zählt als Grundvoraussetzung, da so Mängel schneller erkannt werden können.
4. Anordnung als Standard definieren: Eine Standardisierung des Arbeitsplatzes sorgt für eine hohe Effektivität und ist deshalb wünschenswert.
5. Alle Schritte befolgen und verbessern: Nur wenn alle Schritte der Methode befolgt werden, wird ein optimales Arbeitsumfeld geschaffen. Die stetige Optimierung hat oberstes Gebot.

Die 5S-Methode (oder 5A-Methode) legt einen starken Fokus auf die Standardisierung des Arbeitsplatzes. Sie erreicht daher eine besonders hohe Effizienz und schafft für alle Angestellten stets optimale Bedingungen.

Arbeitsplatzgestaltung im Büro: Wo besteht Verbesserungsbedarf?

Der Work Trend Index 2021 von Microsoft belegt, dass hybrides Arbeiten zunehmend in den Fokus der Arbeitsplatzgestaltung rückt. Die Coronapandemie hat mobiles Arbeiten und Remote Work beschleunigt. Doch auch nach der epidemischen Notlage möchten 73 Prozent der Arbeitnehmenden Home-Office-Optionen nutzen.

Gleichzeitig nehmen mit der mobilen Arbeit digitale Kommunikationsmittel zu, deren Benutzung die Always-on-Mentalität fördern. Immer erreichbar zu sein birgt für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gesundheitliche Risiken wie beispielsweise Burn-out. Unternehmen stehen in Zeiten der Digitalisierung daher vor der Herausforderung, flexible Arbeitsbedingungen zu ermöglichen, die das Wohlbefinden der Angestellten nicht beeinträchtigen.

Beispiele für eine moderne Arbeitsplatzgestaltung

Moderne Arbeitsplätze gehen auf die Bedürfnisse und die Wünsche der Belegschaft ein. Immer häufiger findet im Zusammenhang mit der Arbeitsplatzgestaltung die Employee Experience Anklang. Dabei geht es um die Erfahrung, die Angestellte mit ihrer Firma haben. Sind diese vorrangig positiv konnotiert, wird die allgemeine Zufriedenheit in der Belegschaft steigen. Darüber hinaus gelten moderne Arbeitsplätze zunehmend auch als Recruiting-Instrument.

Lärm

Lärm kann auf Dauer nicht nur als störend empfunden werden, sondern darüber hinaus die Gesundheit Ihrer Angestellten maßgeblich beeinträchtigen und sogar Schäden anrichten. Moderne Arbeitsplätze müssen deshalb Räume schaffen, die Interaktionen erlauben, aber trotzdem fokussiertes Arbeiten ermöglichen.

Mögliche Konzepte, die die Lärmverordnungen beachten, sind beispielsweise Ruhebereiche, Headphone-Policies sowie bestimmte Meeting-Abschnitte innerhalb des Büros. Für eine Lärmreduzierung finden darüber hinaus Schallschutzisolierungen sowie Pflanzenwände Anwendung, die für einen gedämpften Lärmpegel sorgen.

Mobilität

Ein wichtiger Aspekt moderner Arbeit ist, dass sie von überall aus ausgeführt werden kann. Mobile Systeme, Laptops sowie die Zurverfügungstellung von Schreibtisch und Bürostuhl für das Home-Office sind zum integralen Bestandteil der Arbeitsplatzgestaltung geworden.

Innenarchitektur

Unternehmen wie Apple, Microsoft und Co. zeigen, wie persönlich gestaltete Büroräume Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zufriedenstellen und gleichzeitig die Identifikation mit dem Unternehmen stärken.

Ganz gleich, ob Sie Telefonboxen, Café-Räume oder eine Kantine mit Live-Cooking in den Arbeitsplatz integrieren, moderne Workplaces versprechen Angestellten eine einmalige Employee Experience. Aus Sicht des Recruitings wird es zunehmend wichtiger, sich vom Wettbewerb abzuheben, um junge Talente für das eigene Unternehmen zu gewinnen.

Fazit: Gesunder Arbeitsplatz fördert wirtschaftlichen Erfolg

Die Arbeitsplatzgestaltung ist ein zentraler Bestandteil jeder Organisation. Zum einen sorgt sie dafür, dass Angestellte in einem menschengerechten Umfeld arbeiten können. Das wiederum stärkt die Leistungsfähigkeit und führt somit langfristig zum wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen.

Firmen stehen darüber hinaus vor der Herausforderung, sich vom Wettbewerb abzuheben und junge Fachkräfte zu rekrutieren. Moderne Arbeitsplatzgestaltung hilft Ihnen dabei, Ihren Mitarbeitenden eine einzigartige Employee Experience zu liefern.

Titelbild: jacoblund / iStock / Getty Images Plus