KPIs, Kennzahlen, Metriken: In jedem Geschäftsbereich lohnt sich ein Blick auf die Zahlen, um die Performance zu messen. Das gilt auch für den Personal- und HR-Bereich. Hier sind vor allem Personalkennzahlen wie die Kranken- und Fluktuationsquote bekannt – darüber hinaus gibt es aber zahlreiche weitere relevante KPIs, die Sie kennen sollten.
Ich erkläre Ihnen über 20 HR-Kennzahlen und warum sie so wichtig sind.
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Was sind Personalkennzahlen?
Personalkennzahlen (HR-KPIs) sind messbare Werte, die verwendet werden, um verschiedene Aspekte der Personalverwaltung und -entwicklung in einem Unternehmen zu bewerten. Sie decken eine Vielzahl von Themen ab – von der Effizienz im Recruiting über die Mitarbeiterzufriedenheit bis hin zu Fluktuationsraten und Fortbildungskosten.
Die Kennzahlen sind ein strategisches Werkzeug, um die Leistung des HR-Bereichs zu analysieren. Zudem sind sie eine der Grundlagen für strategische Personalentscheidungen und sind richtungsweisend, wie sich eine HR-Strategie ausrichtet.
Unterschied zwischen quantitativen und qualitativen Personal- und HR-Kennzahlen
Generell wird zwischen zwei Arten der Personalkennzahlen unterschieden:
- quantitative Personalkennzahlen
- qualitative Personalkennzahlen
Die quantitativen KPIs basieren auf messbaren Daten. Sie bieten dadurch konkrete, zahlenbasierte Einblicke in die Personalverwaltung. Ein Beispiel, das in jedem größeren Unternehmen gemessen wird: die Fluktuationsrate. Solche Kennzahlen sind besonders nützlich für das HR-Controlling.
Dem gegenüber stehen die qualitativen Personalkennzahlen. Sie konzentrieren sich auf weniger greifbare Aspekte wie Mitarbeiterzufriedenheit, Arbeitsklima oder Führungskompetenz. Solche KPIs basieren oft auf Mitarbeiterumfragen und -bewertungen und sind entscheidend im Employer Branding.
Warum sind Personalkennzahlen wichtig?
Beide Formen der Personalkennzahlen sind aus mehreren Gründen ein wichtiges Instrument im HR-Management. Sie bieten zum einen wertvolle Einblicke in die Leistung von HR-Prozessen und unterstützen strategische Entscheidungen. Zum anderen helfen sie dabei, teils kritische Trends – zum Beispiel eine hohe Fluktuation – frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen im Personalmanagement zu ergreifen.
Die 20+ wichtigsten KPIs im HR und Personalmanagement
Die wichtigsten Personalkennzahlen lassen sich in verschiedene Bereiche gliedern. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten KPIs für jeden Bereich, jeweils mit einer kurzen Erklärung dazu.
Allgemeine Personalkennzahlen
Losgelöst von bestimmten Bereichen gibt es eine Handvoll HR-KPIs, die jedes Unternehmen im Blick behalten sollte – ob groß oder klein, B2B oder B2C:
1. Personalbestand (Anzahl der Mitarbeitenden): Gibt Aufschluss über die Größe des Unternehmens und ist relevant für die Planung des Personalbedarfs und die Ressourcenverteilung.
2. Personalbedarf: Misst den Bedarf an zusätzlichen Arbeitskräften, um die gesteckten Unternehmensziele zu erreichen.
3. Mitarbeiterzufriedenheit: Diese Personalkennzahl zeigt, wie zufrieden die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit ihrem Arbeitsumfeld und ihrer Rolle im Unternehmen sind. Wird oft durch Mitarbeiterbefragungen ermittelt.
4. Mitarbeiterengagement: Misst das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden, oft durch regelmäßige Umfragen oder Bewertungen.
Recruiting
In der Personalbeschaffung (Recruiting) und im Personalmarketing spielen folgende HR-Kennzahlen eine wichtige Rolle:
5. Time-to-hire: Die Zeit von der Ausschreibung bis zur Einstellung eines Kandidaten oder einer Kandidatin.
6. Kosten pro Einstellung: Gesamtkosten, die für die Rekrutierung eines oder einer neuen Angestellten entstehen.
7. Qualität der Einstellungen: Wird anhand der Leistung und der Verweildauer der neuen Mitarbeitenden im Unternehmen bewertet.
8. Bewerberzufriedenheit: Misst die Zufriedenheit der Bewerbenden mit dem Rekrutierungsprozess.
Personalverhalten
Die Personalkennzahlen zum Personalverhalten zeigen, wie die Mitarbeitenden im Unternehmen aktiv sind:
9. Fluktuation: Zeigt den Prozentsatz der Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen – einer der wichtigsten HR-KPIs.
10. Durchschnittliche Verweildauer der Mitarbeitenden: Zeigt, wie lange Mitarbeitende im Durchschnitt im Unternehmen bleiben. Meist gilt: Je höher die Dauer, desto besser.
11. Mehrarbeitsquote: Zeigt den Anteil der Überstunden im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit. Eine hohe Quote weist auf eine zu hohe Arbeitsbelastung hin.
12. Krankenquote und Fehlzeitenquote: Geben Einblicke in die Gesundheit und das Wohlbefinden der Belegschaft. Steigt diese Kennzahl, besteht Handlungsbedarf.
Produktivität und Umsatz
Zu den „härteren“ und stark quantitativen Personalkennzahlen mit klaren Formeln zählen die, die sich rund um Produktivität und Umsätze drehen:
13. Umsatz pro Mitarbeiter / Mitarbeiterin: Misst die Effizienz der Mitarbeitenden durch das Verhältnis des Gesamtumsatzes zur Mitarbeiteranzahl.
14. Durchschnittliches Gehalt: Gibt Einblicke in die Gehaltsstrukturen und kann für Vergleiche innerhalb der Branche genutzt werden.
15. Fortbildungskosten: Die Kosten, die für die Weiterbildung der Mitarbeitenden aufgewendet werden – oft ein Indikator für Investitionen in die Mitarbeiterentwicklung.
16. Trainingseffizienz: Bewertet die Effektivität von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen anhand von Faktoren wie der Leistungsverbesserung der Angestellten nach der Teilnahme an Schulungen.
Personalstruktur und -führung
Die Personalstruktur fasst alle Daten und Merkmale der Angestellten zusammen. Hier gibt es dutzende verschiedene Kennzahlen, die Sie ermitteln können. Einige im Überblick:
17. Durchschnittsalter
18. Geschlechterverteilung
19. Anteil Festanstellungen / Teilzeitanstellungen
20. Auszubildendenquote
21. Frauenanteil in Führungspositionen
22. Mitarbeiterverteilung nach Abteilungen
Beispiel für den Einsatz von Personalkennzahlen in der Praxis
In der Praxis kommen nicht alle der genannten HR-KPIs regelmäßig zum Einsatz. Oft hängt das auch von der Größe des Unternehmens ab und in erster Linie davon, welche Personalkennzahlen für die Organisation relevant sind.
Die meisten Unternehmen nutzen jedoch zumindest einige Kennzahlen, um Einblicke in die Leistung und Zufriedenheit ihrer Belegschaft zu erhalten. Eine der Schlüsselkennzahlen ist dabei die Mitarbeiterfluktuation, die aufzeigt, wie viele Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und damit gleichzeitig auch Hinweise auf die Bindung und Zufriedenheit der Angestellten liefert.
Die durchschnittliche Verweildauer wird meistens ebenfalls überwacht, um die Langfristigkeit der Mitarbeiterbindung und die Personalentwicklung zu untersuchen.
Eine weitere wichtige, quantitative Metrik: der Umsatz pro Mitarbeiter und Mitarbeiterin. Er zeigt die Produktivität und Effizienz der Belegschaft und ist vor allem im zeitlichen Verlauf entscheidend.
Die letzte Komponente, die überall zum Einsatz kommt oder zumindest kommen sollte, ist die Kranken- und Fehlzeitenquote. Steigt diese in unnatürlichem Umfang, ist etwas im Busch – und Maßnahmen sind gefordert. Oft liegt eine Steigerung auch an eher unzufriedenen Mitarbeitenden. Um auch diesen Punkt im Blick zu behalten, eignen sich Umfragen zur Arbeitszufriedenheit.
Fazit: Wichtige Personalkennzahlen helfen im Controlling
Auch die Beispiele aus dem vorherigen Abschnitt zeigen, wie wichtig es für Personalverantwortliche ist, im Zahlendschungel den Durchblick zu behalten. Dem ein oder der anderen fällt es möglicherweise schwer, im Personalcontrolling die richtigen KPIs auszuwählen und laufend zu untersuchen.
Sowohl für strategische Entscheidungen als auch zur Früherkennung von Trends bieten Personalkennzahlen aber einen unverzichtbaren Kompass. Die Auswahl und regelmäßige Analyse der richtigen HR-KPIs sind daher nicht nur ein Zeichen modernen Personalmanagements, sondern auch der Weg zu einer zufriedenen, engagierten Belegschaft und einem erfolgreichen Unternehmen.
Titelbild: courtneyk / iStock /Getty Images Plus
