Keine Macht den Produktivitätskillern – 7 Tipps, mit denen Sie die Produktivität steigern

Die Deadline für das neuste Projekt rückt immer näher und Sie fragen sich, wo die Zeit geblieben ist? Darauf gibt es eine Reihe von Antworten, die Ihnen wahrscheinlich nicht passen werden. Wir zeigen Ihnen, was Ihnen die Produktivität raubt und mit welchen Tipps Sie die Produktivitätskiller besiegen.

Tipp 1: Ordnung ist das halbe Leben

Laut Einstein beherrscht zwar das Genie das Chaos, doch, wenn man es ehrlich betrachtet, ist Einsteins Behauptung eher relativ zu sehen. Im normalen Arbeitsalltag erleichtert Ordnung nachweislich die Produktivität. Eine Studie des Frauenhofer Instituts kommt zu dem Ergebnis, dass Angestellte 10% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach fehlendem Arbeitsmaterial verbringen. Diese Zeit lässt sich sinnvoller Nutzen, zumal eine hektische Suche auch noch Stress produziert. Es lohnt sich also, auf einen ordentlichen Schreibtisch zu achten.

Tipp 2: Musik Nonstop

„Es wird immer weitergehen, Musik als Träger von Ideen" singen Kraftwerk, die als Pioniere elektronischer Popmusik weltweit zwischen 1974 und 1986 ihre größten Erfolge gefeiert haben. Ein Satz, den Sie ruhig zur Steigerung der Produktivität ernst nehmen können. Im Dezember 2012 veröffentlichte das Journal of Consumer Research eine Studie, die belegt, dass bei einem moderaten Geräuschpegel die Produktivität höher ist als bei Stille oder Lärm.

Es gibt weitere Studien, die eine positive Auswirkung von Musik auf die Produktivität belegen. Allerdings nur, wenn die Kollegen davon ungestört bleiben (Geschmäcker sind schließlich verschieden). Es spricht daher vieles dafür, dass Sie über Kopfhörer eine für Sie angenehme akustische Atmosphäre erzeugen. Kaufhäuser lassen übrigens genau aus diesem Grund oft zur Zielgruppe passende Hintergrundmusik laufen.

Tipp 3: Der Teilnehmer ist zurzeit nicht zu erreichen

Mobiltelefone sind eine nützliche und gleichzeitig problematische Erfindung. Anrufe, Nachrichten oder Mitteilungen erreichen Sie jederzeit. Der Ulmer Professor für Psychologie Christian Montag, schätzt, dass wir drei Stunden pro Tag am Mobiltelefon verbringen. Dafür wird gerne mal die Arbeit unterbrochen, ohne dass diese kurze Pause eine Erholung wäre. Durch den ständigen Blick auf das Mobiltelefon wird nur die Fokussierung auf das aktuelle Projekt immer wieder unterbrochen und das Handy wird zum Produktivitätskiller. Die Lösung dagegen ist sehr einfach: Jedes Telefon besitzt eine „Nicht-stören"-Funktion oder einen Ausschalter.

Tipp 4: Bleiben Sie Hobbysurfer

Die Erkenntnisse, die für Mobiltelefone gelten, lassen sich ebenso gut auf das Surfverhalten am Arbeitsplatz übertragen. Die berufliche Kommunikation hängt sehr stark vom Internet ab, sollte aber strikt von der privaten getrennt bleiben. Sie werden sonst ebenso abgelenkt, wie bei der Handy-Nutzung. Privates Surfen im Internet betrachten Sie besser als ein Hobby, für das Sie sich nach der Arbeit entspannt Zeit nehmen.

Tipp 5: Bewusst beschränken

E-Mails sind eine sehr praktische Erfindung. Sie können schnell und ohne Papierverbrauch verschickt werden. Doch viele Menschen neigen dazu, eingehende Mails sofort zu lesen und unterbrechen dafür die aktuelle Aufgabe. So wird aus einem nützlichem Tool ein Produktivitätskiller. Mit den schon bekannten Folgen. Erhöhen Sie die Produktivität bei der Arbeit, indem Sie in Ihrem Mail-Programm Filter schalten. Für das Projekt wichtige Mails sammeln Sie in einem Ordner für Nachrichten, die Sie sofort lesen. Vereinbaren Sie dafür mit allen Projektbeteiligten einen eindeutigen Betreff, den jede Mail als Erkennungsmerkmal haben muss. Alle weiteren Mails gehen in einen zweiten Ordner, den Sie nur zu bestimmten Zeiten (beispielsweise morgens oder nach einer Pause) durchsehen.

Tipp 6: Konzentration auf das Wesentliche

Eine der größten Leistungen der Computerbranche war, dass Betriebssysteme multitaskingfähig geworden sind. Selbst Smartphones erledigen inzwischen mehrere Aufgaben gleichzeitig. Der Mensch hingegen ist ein Lebewesen und als solches darauf spezialisiert, sich für den Moment auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Daher ist es sinnvoll, sich regelmäßig die Zeit zu nehmen, um die anstehenden Arbeitstage zu strukturieren. Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und erledigen Sie die wichtigsten zuerst. Damit Sie nur wenig auf morgen verschieben müssen, prüfen Sie, ob alle Termine und Aufgaben, die anstehen, wirklich wichtig sind.

Beispielsweise das nächste Meeting: Lohnt es sich, dorthin zugehen, weil wichtige Themen besprochen werden oder geht es um Mitteilungen, die anschließend mit einer Rundmail jeden erreichen? Hilfreich ist es außerdem, die Ablage entsprechend zu sortieren. Oben das Wichtigste und das Unwichtige ganz unten. So fokussieren Sie sich optisch auf Ihre Prioritäten und arbeiten effizienter. 

Tipp 7: Bleiben Sie zeitlich flexibel

So unterschiedlich wie Menschen sind, so verschieden sind die Biorhythmen. Eine starre zeitliche Strukturierung des Tages ermöglicht es kaum, unterschiedlichen Tagesformen entgegenzukommen, und reduziert damit die Produktivität. Das Frauenhofer Institut kommt in der Studie „Office 21“ zu dem Ergebnis, dass eine zeitliche Flexibilität dazu führt, dass Sie effektiver arbeiten. Lösen Sie sich daher von starren zeitlichen Vorgaben und ersetzen Sie diese durch klare Zielvorgaben. 

Es ist eigentlich sehr einfach, Produktivitätskiller zu besiegen. Eine strukturiertere Nutzung elektronischer Medien hilft dabei. Gleichzeitig lohnt es sich, wenn Sie entsprechend Ihrer Tagesform zeitlich flexibler werden und sich durch angenehme Musik akustisch etwas Gutes tun. Ein paar simple Maßnahmen, die Sie schnell umsetzten können, um effizienter zu arbeiten.