Produktiver arbeiten: Ein Leitfaden

Im Büro wirklich produktiv zu sein, erfreut nicht nur den Arbeitgeber: Das gesamte Aufgabenpensum erledigt zu haben und dennoch pünktlich nach Hause gehen zu können, gibt auch den meisten Arbeitnehmern ein gutes Gefühl. Dennoch ist Produktivität am Arbeitsplatz nicht selbstverständlich: 35 Prozent der Arbeitnehmer geben an, zeitweise oder gar nicht produktiv zu sein. Das verwundert nicht, wenn wir dieser Microsoft-Studie Glauben schenken können. Demnach haben Menschen im digitalen Zeitalter eine geringere Konzentrationsspanne als ein Goldfisch.

Trotzdem sind wir nicht zu fehlender Konzentration und Produktivität verdammt. Verschiedenste Methoden und kleine Tricks helfen, ganz bei der Sache zu bleiben und Aufgaben problemlos zu bewältigen. Die wichtigsten Tipps haben wir im Folgenden für Sie gesammelt.

Wann sind Sie wirklich produktiv?

Eine wirklich einheitliche Definition für die Produktivität eines Menschen gibt es nicht. Die meisten beziehen sich auf die Effizienz einer Produktionsstätte, also auf Produktivität im betriebswirtschaftlichen Sinne. Eine solche mechanistische Definition wird Menschen aber nicht gerecht.

Grob heruntergebrochen geht es beim Thema Produktivität um das Verhältnis von Input und Output: Wie viel Zeit, Energie oder sonstige Ressourcen investieren Sie in eine Tätigkeit und welches Ergebnis folgt daraus? Im Idealfall führt der Einsatz möglichst weniger Ressourcen zu einem möglichst guten Ergebnis: Denn dann sind Sie sowohl effektiv als auch effizient.

Ob Sie im Büro produktiv sind oder nicht, ist dabei keine Schicksalsentscheidung. Denn es gibt die unterschiedlichsten Methoden und Techniken, mit denen sich die eigene Produktivität verbessern lässt, zum Beispiel durch eine Steigerung der Selbstmotivation. Deswegen kann Produktivität wie folgt begriffen werden: Durch geschickte Planung und Organisation mit vertretbarem Aufwand die gewünschten Ergebnisse erreichen.

Die fünf Pfeiler der Produktivität

Wer einmal nach Tipps für mehr Produktivität googelt, wird schnell feststellen, dass es zu diesem Thema haufenweise Tricks und Techniken gibt. Allerdings lassen sich die meisten auf wenige Grundelemente herunterbrechen. Berater Frank Hamm identifiziert daher fünf grundlegende Pfeiler der Produktivität.

Fokus

Der erste wichtige Pfeiler ist das Fokussiert-Bleiben auf die aktuelle Tätigkeit. Bemühen Sie sich, Ihre gesamte Aufmerksamkeit nur einer Aufgabe zu widmen und vermeiden Sie Multitasking. Dazu gehört auch, klare Prioritäten zu setzen. Die Aufgaben, denen die höchste Wichtigkeit zukommt, werden zuerst erledigt, erst danach widmen Sie sich weniger wichtigen.

Damit Sie konzentriert bei einer Sache bleiben können, ist es außerdem essenziell, dass Sie (so gut es geht) Ablenkungen von außen vermeiden. Legen Sie Ihr Handy weg beziehungsweise schalten Sie es aus oder schalten Sie zumindest Push-Nachrichten ab. Denn eine Studie der Universität von Virginia zeigt, dass das ständige Ertönen von Benachrichtigungen auf dem Handy zu Unaufmerksamkeit und Hyperaktivität führt.

Zusätzlich sollten Sie auch gegenüber Ihren Kollegen kommunizieren, dass Sie zu bestimmten Zeiten nicht gestört werden möchten. Dabei hilft entweder ein vorsorglicher Hinweis im persönlichen Gespräch oder ein entsprechender Zettel an Bürotür oder Desktop.

Um Sie beim disziplinierten Arbeiten zu unterstützen, stehen auch allerlei Softwaretools zur Verfügung. Selfcontrol (für Mac) oder FocalFilter (Windows) sind kostenlose Programme, die von Ihnen festgelegte Seiten konsequent für eine gewisse Zeit blockieren. Für ablenkungsfreies Schreiben sorgt die Software Cold Turkey Writer. Sie blockiert von Mails über Chats bis hin zum Browser alles, was Nutzer ablenken könnte. Zusätzlich registriert sie, wie viele Wörter Sie in einem bestimmten Zeitraum geschrieben haben und lässt Sie so selbstgesteckte Produktivitätsziele überprüfen.

Rituale

Routinen und Gewohnheiten unterstützen und entlasten unsere Konzentration. Denn Rituale, die wir regelmäßig durchführen, erledigen sich wie von selbst, ohne dass wir großartig darüber nachdenken müssen. Wer müsste sich beispielsweise schon per Notiz an das Zähneputzen erinnern?

Diesen Effekt können Sie sich zunutze machen, indem Sie solche Routinen bestmöglich auch in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Nehmen Sie sich beispielsweise jeden Tag als Erstes eine Stunde Zeit, um E-Mails zu beantworten, machen Sie sich danach eine Tasse Kaffee und erstellen Sie dann eine To-Do-Liste, um die Aufgaben zu priorisieren, die am jeweiligen Tag erledigt werden sollen.

Feste Abläufe dieser Art beugen dem Vergessen vor. Oder gewöhnen Sie sich eine grundsätzliche Herangehensweise an typische Aufgaben an. Dazu kann auch gehören, grundsätzlich kurz vor Feierabend den nächsten Tag vorzubereiten. So können Sie am folgenden Tag ohne große Mühe mit der bereits vorstrukturierten Arbeit beginnen.

Insbesondere im Homeoffice kann es schwer fallen, solche Rituale zu etablieren, da die Trennung zwischen Arbeits- und Freizeitbereich verschwimmt. Hier können Sie mit kleinen Tricks nachhelfen: Ziehen Sie sich beispielsweise grundsätzlich bürotauglich an, auch wenn Sie niemand zu Gesicht bekommt. Mit diesem Ritual signalisieren Sie sich selbst, dass nun der „Arbeitsmodus” beginnt.

Bis die neue Routine sitzt, bedarf es allerdings etwas Durchhaltevermögen: Im Schnitt dauert es 66 Tage, bis ein neues Verhaltensmuster zur Routine wird.

Timeboxing

Der Begriff „Timeboxing” stammt aus dem Projektmanagement und zielt darauf ab, jedem Projekt beziehungsweise jeder Aufgabe einen festen Zeitrahmen für die Bearbeitung zuzuweisen. Auf diese Weise verhindern Sie, dass Sie sich zu sehr auf unwichtige Details konzentrieren und die entsprechende Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben verlieren. Gleichzeitig hilft es, sich insbesondere für unliebsame Aufgaben aufzuraffen, wenn Sie bereits im Vorhinein wissen, wie lange Sie durchhalten müssen.

Betrachten Sie also Ihre Aufgaben, schätzen Sie den Zeitaufwand realistisch ein und unterteilen Sie Ihren Arbeitstag in entsprechende Zeitblöcke. Wichtig: Planen Sie unbedingt auch Pausen ein sowie einen Puffer-Zeitblock für unerwartete Zwischenfälle.

Zur sinnvollen Zeiteinteilung gehört es auch, ähnliche Aufgaben bestmöglich zu bündeln, um sie gemeinsam abzuarbeiten und sich im Rahmen der Zeitblöcke Tagesziele zu setzen. Tätigkeiten, die so kurz sind, dass sich kein eigener Zeitblock lohnt (beispielsweise ein kurzes Telefonat, den Schreibtisch abwischen usw.) können ebenfalls in einem gemeinsamen Block für „Sonstiges“ zusammengefasst werden.

Einige Aufgabenblöcke können Sie sich allerdings nicht frei einteilen, wie zum Beispiel Meetings mit Ihrem Team. Damit Sie solche Termine möglichst frühzeitig in Ihrer Planung berücksichtigen können und die Koordination schnell vonstatten geht, bieten sich gemeinsam genutzte Meeting-Planer an.

Ausgewogenheit

Bei aller Produktivität und Effizienz: Menschen sind keine Maschinen und ständige, totale Produktivität ist ein Mythos. Wir können nicht über Stunden perfekt durcharbeiten, ohne dabei zwischendurch auch mal durchzuatmen und Pausen einzulegen. Hier geht es zum einen um die vielbeschworene Work-Life-Balance, zum anderen aber auch um die kleinen Ruhe-Oasen zwischendurch. Der durchschnittliche Verlauf unseres Leistungsniveaus innerhalb eines Tages ist nämlich keine gerade Linie, sondern sieht eher so aus:

Um die Phasen mit geringerer Konzentration abzufedern bietet es sich zum Beispiel an, während der Arbeit Musik zur Entspannung zu hören, wenn das nicht zu sehr ablenkt. Achten Sie unbedingt darauf, Ihre Pausenzeiten einzuhalten und erliegen Sie nicht der Versuchung, durchzuarbeiten, um eine bestimmte Aufgabe doch noch fertig zu bekommen. Viel sinnvoller ist es, bewusst eine Pause zu machen und dabei zum Beispiel an die frische Luft zu gehen, um sich dann mit frischem Geist wieder an die Arbeit zu begeben. Auch ein 20-minütiges „Power Nap“ kann die Energiereserven wieder auffüllen.

Nach 70-80 Minuten fokussierter Arbeit schaltet der Körper für ca. 20 Minuten automatisch in einen Erholungsmodus, in dem wir weniger konzentriert und aufnahmefähig sind. Spätestens jetzt ist eine Pause unabdingbar. Im Idealfall reizen Sie diesen Zeitraum aber gar nicht erst aus, sondern legen in kürzeren Zeitabständen kleine Pausen ein.

Eine gute Methode, um diesen Arbeitsrhythmus zu verinnerlichen, ist die Pomodoro-Technik, benannt nach einer tomatenförmigen Küchenuhr. Hierbei stellen Sie einen Wecker auf 25 Minuten, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Sobald dieser klingelt, legen Sie eine fünfminütige Pause ein. Nach vier Arbeitseinheiten à 25 Minuten machen Sie dann eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten. Auf diese Weise teilen Sie Ihre Arbeit nicht nur strikt nach Zeitblöcken ein, sondern gehen auch sicher, dass Sie genug Erholung bekommen.

Selbstbedienung

Bei allen noch so hilfreichen Tipps: Vergessen Sie nicht, dass jeder Mensch anders tickt. Die einen sind beispielsweise Morgenmenschen, die in der Früh am produktivsten sind. Die anderen sind von ihrem Biorhythmus her eher Nachteulen, die erst richtig fokussiert arbeiten können, wenn die meisten schon schlafen. Manche Menschen verfahren nach dem „Eat the frog”-Prinzip und arbeiten die unangenehmsten Aufgaben zuerst ab, andere brauchen die angenehme Arbeit zu Beginn des Arbeitstages, um in die richtige Arbeitshaltung hineinzukommen.

Deshalb ist die goldene Regel bei allen Methoden und Hilfen in Sachen Produktivität: Hören Sie auf Ihr eigenes Gefühl. Denken Sie nicht, dass Sie eine Methode zwangsläufig beibehalten müssen, nur weil sie als besonders effizient angepriesen wird. Probieren Sie ruhig unterschiedliche Vorgehensweisen aus und behalten Sie nur diejenigen bei, die sich für Sie wirklich gut und richtig anfühlen. Scheuen Sie sich auch nicht, Techniken so abzuwandeln, dass sie zu Ihrer Arbeitsweise passen.

Geben Sie aber dennoch nicht zu schnell auf! Veränderungsprozesse, zu denen auch die Entwicklung neuer Arbeitsweisen gehört, verlaufen nie linear, wie diese Grafik zeigt:

Bild: Jomec.de

Nachdem die Einsicht zur Veränderung gekommen und der erste Widerstand überwunden ist, stellen sich oft zunächst Misserfolge ein. Denn solange Ihnen eine Methode noch nicht richtig „von der Hand geht”, brauchen Sie anfangs häufig mehr Zeit und kognitive Ressourcen als vorher. Schaffen Sie es aber, diesen Tiefpunkt zu überstehen, werden sich immer deutlicher Methoden herauskristallisieren, die für Sie funktionieren und die schon bald zur Routine werden können.

Methoden, die Ihre Produktivität steigern

Es gibt verschiedene Methoden, mit denen sich die geschilderten Produktivitätsgrundsätze strukturiert umsetzen lassen. Neben der Pomodoro-Technik gibt es noch weitere prominente Techniken, die Ihre Produktivität beflügeln können.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die „80/20“-Regel, besagt, dass sich unabhängig von der jeweiligen Aufgabenstellung 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Aufwands erzielen lassen, und ist auf die unterschiedlichsten Kontexte anwendbar. So zum Beispiel, wenn 20 Prozent der Kunden eines Unternehmens für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich sind.

In Bezug auf die eigene Produktivität bedeutet das Pareto-Prinzip, dass häufig 80 Prozent der Ergebnisse in nur 20 Prozent der investierten Zeit erzielt werden, während die restlichen 20 Prozent der Aufgaben 80 Prozent der Zeit beanspruchen.

Die Konsequenz hieraus ist eine durchdachte Prioritätensetzung. Identifizieren Sie die 80 Prozent der Aufgaben, die Sie schnell erledigen können und verlieren Sie sich nicht in Details, nur weil Sie sonst vermeintlich zu wenig Zeit in eine Aufgabe investiert haben könnten. Fragen Sie sich gleichzeitig, welche 20 Prozent der Aufgaben einen so großen Anteil Ihrer Zeit beanspruchen, warum dies so ist, und beantworten Sie ehrlich, ob das Ergebnis diesen Aufwand wert ist.

Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode geht auf den gleichnamigen US-Präsidenten zurück, der sie angeblich zum Zeitmanagement genutzt und an seine Mitarbeiter vermittelt haben soll. Im Wesentlichen geht es hierbei um die Kategorisierung von Aufgaben, um sie dann priorisieren und entsprechend abarbeiten zu können.

Die Basis ist eine Matrix aus Dringlichkeit und Wichtigkeit. Aus der Kombination ergeben sich die folgenden vier Kategorien:

Bild: HubSpot

• A-Aufgaben, die sehr wichtig und sehr dringend sind, sollten Sie unverzüglich selbst erledigen.
• Für B-Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind, sollten Sie einen Termin in naher Zukunft finden, an dem Sie diese erledigen.
• C-Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, können Sie an Mitarbeiter delegieren. So werden sie zeitnah erledigt, Sie haben aber dennoch Kapazitäten für A-Aufgaben.
• D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig und können deshalb schlicht und einfach ignoriert werden.

„Getting Things Done^®“-Workflow

Getting Things Done® ist eine Produktivitäts-Methodologie des Bestseller-Autors David Allen, der fünf obligatorische Schritte in der Aufgabenerledigung entwickelt hat:

1. Sammeln: Das System basiert darauf, dass wirklich alle zu erledigenden Aufgaben, Ideen und Gedanken zentral an möglichst wenigen Orten, den metaphorischen Eingangskörben, gesammelt werden.
2. Verarbeiten: Regelmäßig werden alle gesammelten Impulse betrachtet und bewertet: Was davon soll und muss wirklich bearbeitet werden? Es gilt dabei die Zwei-Minuten-Regel: Alles, was in maximal zwei Minuten erledigt werden kann, wird sofort in Angriff genommen und nicht aufgeschoben.
3. Organisieren: In diesem Schritt geht es darum, dass alle als bearbeitungswürdig bewerteten Aufgaben ihren Platz in einem klaren Workflow finden. So können zum Beispiel alle Aufgaben gebündelt werden, die am Computer zu erledigen sind.
4. Durchsehen: Hierbei geht es darum, das eigene Vorgehen regelmäßig zu prüfen. Im Tagesverlauf oder spätestens im Wochenrückblick sollte sichergestellt werden, dass die „Eingangskörbe” leer sind und der Workflow auf dem neuesten Stand ist.
5. Erledigen: Erst jetzt wird gehandelt. Dabei entscheidet vor allem der Kontext, welche Aufgaben als Erstes erledigt werden. Sitzen Sie beispielsweise gerade am PC, bietet es sich an, die computerbasierten Aufgaben anzugehen. Auch die verfügbare Zeit sowie die persönlichen Energieressourcen werden bei der Reihenfolge der Aufgabenbearbeitung beachtet

Zusätzlich sind vier Listen für den GTD^®-Workflow entscheidend:

1. Aktionslisten: Hier werden die nächsten Handlungsschritte ausformuliert aufgeführt, sodass sie sofort ohne weiteres Nachdenken erledigt werden können (also „Belege zu XY sammeln” statt „Buchführung”). Die Aufgabenlisten können je nach Umfang dann zusätzlich auf Kontextlisten wie „Telefon”, „Computer” etc. aufgeteilt werden.
2. Projektliste: An dieser Stelle werden Projekte gesammelt. Dabei ist wichtig zu wissen, dass für David Allen alle Aufgaben Projekte darstellen, die mehr als einen Handlungsschritt umfassen.
3. Kalender: Der Kalender soll nur solche Aufgaben beinhalten, die zeitspezifisch sind. Dazu gehören konkrete Termin und Aufgaben, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen.
4. Warten-auf-Liste: Sämtliche delegierten Aufgaben werden in dieser Liste erfasst, sodass sie ebenfalls nicht aus dem Blick geraten und nachverfolgt werden können.
   
   

ALPEN-Methode

A.L.P.E.N. ist ein Akronym und steht für:

• Aufgaben, Termine und Aktivitäten festhalten
• Länge einschätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Das bedeutet für den konkreten Arbeitsablauf: Zunächst sammeln Sie jegliche zu erledigenden Aufgaben. Danach schätzen Sie realistisch ein, wie viel Zeit Sie für das Abarbeiten der jeweiligen Aufgabe benötigen werden beziehungsweise wie lange ein Termin voraussichtlich dauern wird. Im Folgenden addieren Sie unbedingt Pufferzeiten dazu, um unvorhergesehen Zwischenfälle (Krankheit, unerwartete dringende Aufgaben etc.) abzufedern.

Jetzt müssen Sie entscheiden, welche Aufgaben die höchste Priorität haben und zuerst bearbeitet werden sollten. Dabei können Sie auch die gemachten Einschätzungen hinterfragen. Haben Sie für einen Tagesordnungspunkt eventuell zu viel oder zu wenig Zeit veranschlagt? Am Ende des Tages überprüfen Sie dann Ihre Einschätzungen. War die Prioritätensetzung sinnvoll? Das Zeitmanagement realistisch? Auf diese Weise lernen Sie für die Planung zukünftiger Aufgaben hinzu.

Allgemeine Tipps für mehr Produktivität

Sitzhaltung und Bewegung

Schlaffes Auf-dem-Bürostuhl-Hängen macht nicht nur müde und unkonzentriert, sondern führt auch schnell zu Rücken- und Nackenschmerzen, die sicherlich nicht zu mehr Produktivität beitragen. Bemühen Sie sich stattdessen um eine gesunde Sitzhaltung oder arbeiten Sie noch besser im Stehen. Das schont den Rücken und bringt den Kreislauf in Schwung, Sie fühlen sich wacher und konzentrierter.

Genauso sinnvoll ist es, Bewegung in den Arbeitsalltag zu integrieren. Machen Sie während eines Telefonats einfach mal ein paar Schritte im Büro und nutzen Sie die Mittagspause für einen Spaziergang. Auch regelmäßige kurze Dehnübungen bieten nicht nur eine kurze Verschnaufpause, sondern beugen unangenehmen Verspannungen vor.

Aufräumen

„A clear space makes a clear mind.” An einem völlig chaotischen Arbeitsplatz ist es schwierig, produktiv zu sein. Zum einen suchen Sie unnötig lange einzelne Notizen und Utensilien, zum anderen verlieren Sie schnell den Überblick und sind tendenziell schneller abgelenkt. Das zeigen auch Studien. Während eine chaotische Arbeitsumgebung in einem gewissen Umfang zwar kreative Ideen fördert, unterstützt eine ordentliche Umgebung gewissenhaftes Verhalten.

Nehmen Sie sich also ganz bewusst Zeit, um Ihren Platz sauber und ordentlich zu halten. Beim Aufräumen können Sie gleichzeitig ein neues, effektiveres Ordnungssystem etablieren, das es Ihnen besonders leicht macht, schnell auf wichtige Unterlagen zurückzugreifen und To-do-Listen im Blick zu haben.

Produktivitätstools nutzen

Einige Tools, mit denen Sie sich vor unerwünschter Ablenkung schützen können, haben wir Ihnen bereits vorgestellt. Allerdings gibt es noch eine Vielzahl anderer Softwarelösungen, die Ihrer Produktivität einen Schub verleihen können.

Noisli beispielsweise kreiert angenehme, dezente Hintergrundgeräusche für diejenigen, die im Homeoffice die wuselige Büroatmosphäre vermissen. Wunderlist hilft bei der Erstellung, Bearbeitung und Verknüpfung verschiedener To-do-Listen. Evernote bietet Ihnen ein digitales Notizbuch, in dem Sie spontane Ideen in Form von Text- oder Sprachnotizen festhalten und später organisieren können.

Es lohnt sich also, sich beim Streben nach mehr Produktivität auch nach kleinen digitalen Helfern umzusehen.

Beleuchtung: Wie stark kann Tageslicht unsere Konzentrationsfähigkeit und Produktivität verbessern?

Licht hat entscheidenden Einfluss auf unseren Biorhythmus. Speziell Tageslicht signalisiert unserem Gehirn, dass es mitten am Tag ist und regt den „Wach“-Modus an. Dunkelheit oder schummriges Licht dagegen assoziiert der Körper mit Nacht, er schaltet auf Ruhe und wir werden müde und unkonzentriert.

Entsprechend wichtig ist es, während der Arbeit für eine gute Beleuchtung, im Idealfall mit Tageslicht, zu sorgen. Platzieren Sie im Homeoffice also Ihren Arbeitsplatz möglichst nah am Fenster und regen Sie im Büro unter Umständen die Installation von Tageslichtlampen an.

Die richtige Ernährung und ausreichend trinken

Ausreichend und möglichst ausgewogen zu essen, kann ebenfalls die Produktivität fördern. So benötigt unser Körper Kalorien, um das Gehirn mit Energie zu versorgen – auf Sparflamme funktioniert die Konzentration nicht optimal. Ein deftiges Mittagessen allerdings führt zu dem berüchtigten „Suppenkoma” und hemmt Ihre Produktivität. Leichte, nährstoffreiche Alternativen sind hier vorzuziehen.

Genauso sollten Sie darauf achten, ausreichend zu trinken. Denn wie Versuche zeigen, sorgt Dehydration dafür, dass unser Gehirn für die gleiche Leistung mehr Energie aufwenden muss.

Pflanzen

Forscher der Cardiff University konnten zeigen, dass die Produktivität in Büros um rund 15 Prozent steigt, wenn es dort Pflanzen gibt. Das hat unterschiedliche Gründe. Zum einen machen Pflanzen einen Raum einfach wohnlicher, sodass sich Arbeitnehmer eher wohlfühlen. Zum anderen verbessern Pflanzen die Luftqualität und sorgen dank Photosynthese für mehr Sauerstoff. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Konzentrationsfähigkeit aus.

To-do-Listen führen und kritisch prüfen

Die bereits aufgeführten Methoden und Techniken machen zwei Dinge übereinstimmend klar: To-do-Listen zu führen, vereinfacht das Arbeiten, da das Gedächtnis entlastet wird, Sie definitiv nichts vergessen und Aufgaben auf dem Papier besser organisieren und priorisieren können.

Allerdings sollten To-do-Listen und die eigene Art, sie zu führen, immer wieder kritisch hinterfragt werden. Denn oft genug neigen wir dazu, einfach alles aufzuschreiben und intuitiv als wichtig einzustufen. Gehen Sie langfristige To-do-Listen also regelmäßig kritisch durch und fragen Sie sich ehrlich, ob jeder Punkt seinen Platz auf der Liste auch wirklich verdient hat. Woran liegt es, dass eine Aufgabe seit Wochen nicht erledigt wurde? Ist sie einfach nur unangenehm und Sie sollten sie endlich angehen? Oder ist Sie Ihnen einfach nur nicht wichtig genug und kann guten Gewissens gestrichen werden?

Deadlines setzen und einhalten

Ebenfalls sollte deutlich geworden sein, dass Aufgaben klar terminiert werden müssen. Häufig sind Abgabefristen von außen vorgegeben, manchmal müssen wir sie uns aber auch selbst schaffen, um konsequent an einer Aufgabe zu arbeiten. Allerdings ist es im zweiten Fall häufig nicht so leicht, die eigene Deadline auch wirklich einzuhalten. Hier kann es helfen, Kollegen von der geplanten Fertigstellung zu erzählen – das schafft den nötigen Anreiz, die Deadline nicht einfach unter den Tisch fallen zu lassen.

Unbedingt sollten außerdem Puffer eingeplant werden, um unvorhergesehenen Ereignissen entspannt begegnen zu können. Aber: Seien Sie hier realistisch und nicht zu großzügig. Das verstärkt nur die Tendenz, eine selbst gewählte Deadline nicht ernst zu nehmen.

Delegieren und kooperieren

Versteifen Sie sich nicht auf die Vorstellung, Aufgaben unbedingt im Alleingang bewältigen zu müssen. Denken Sie stattdessen im Team. Welche Aufgaben können Sie guten Gewissens abgeben, um Zeit für die wirklich wichtigen zu haben? Und an welcher Stelle können Sie sich Hilfe von Kollegen holen oder die Arbeit aufteilen? Entsteht hier ein ausgeglichenes Geben und Nehmen, steigt die Produktivität des ganzen Teams.

Einfach anfangen

Und zuletzt: So wichtig eine durchdachte Planung und gute Organisation auch sind – manchmal müssen wir auch einfach anfangen. Denn häufig versuchen wir so verbissen, alles bis ins kleinste Detail durchzuplanen und unsere Organisation zu optimieren, dass die eigentliche Aufgabe nie wirklich realisiert wird. Deshalb sollten Sie sich trauen, irgendwann auch einen Schlussstrich unter die Vorbereitungsphase zu ziehen und ein Projekt in die Tat umzusetzen.