„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“

Dieser Spruch des römischen Philosophen Lucius Annaeus Seneca (1–65 n. Chr.) ist zwar ziemlich alt, er hat aber immer noch Bestand. Sorgen Sie deshalb mit dem richtigen Zeitmanagement dafür, dass Sie Ihre Arbeitszeit produktiv einsetzen. Eine Methode hierfür nennt sich ALPEN. Wir erklären, was es damit auf sich hat und wie Sie diese Methode auf Ihre Aktivitäten anwenden.

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Für wen eignet sich die ALPEN-Methode?

Diese Zeitmanagement-Methode ist für alle Menschen gedacht, die ihren Arbeitstag planen und strukturieren möchten. Ihr Bestreben ist es, die anstehenden Aufgaben innerhalb der zeitlichen Vorgaben zu erledigen. Zudem dient die ALPEN-Technik dazu, wichtige und unwichtige Aufgaben zu identifizieren.

Eine Besonderheit der ALPEN-Methode ist der Faktor Zeit: Sie legen nicht nur eine Liste für die Aufgaben an, sondern füllen zusätzlich Ihren Tagesplan mit zeitlichen Vorgaben. Trotz alledem haben Sie Pufferzeiten für unvorhersehbare Ereignisse.

Was bedeutet „ALPEN“?

Obwohl der Erfinder der Methode ein Deutscher ist, hat der Begriff nichts mit dem europäischen Gebirge zu tun. Stattdessen sind die fünf Buchstaben ein Akronym, das für Folgendes steht:

  • A wie Aufgaben

  • L wie Länge

  • P wie Pufferzeit

  • E wie Entscheidung

  • N wie Nachkontrolle

Richtiges Anwenden der ALPEN-Methode

Nutzen Sie diese Zeitmanagement-Technik, erreichen Sie damit folgende Ziele:

  • Sie erhalten einen Überblick über Ihre anstehenden Aufgaben.

  • Sie wissen, wie lange jede Aufgabe dauert bzw. dauern sollte.

  • Sie bekommen einen strukturierten Tagesplan.

  • Sie können genau messen, wie erfolgreich Sie Ihre To-dos erledigt haben.

  • Sie schaffen eine Grundlage, um Ihr Zeit- und Taskmanagement zu verbessern.

Das alles gelingt, indem Sie die fünf Schritte der ALPEN-Methode nacheinander abarbeiten. Das Gute daran ist: Für die Planung benötigen Sie nur wenige Minuten pro Tag.

Schritt 1: A wie Aufgaben

Zuerst schreiben Sie alle Tasks auf, die Sie an einem Tag erledigen möchten. Am besten erstellen Sie diese Liste zum Ende eines Arbeitstages, damit Sie am kommenden Tag gleich loslegen können.

Wichtig: Unter Tasks sind alle Aufgaben zu verstehen, die Sie abarbeiten möchten oder müssen. Dazu gehören kurze wie auch lange Aktivitäten, zum Beispiel:

  • alle E-Mails checken und beantworten

  • Erstellung von Präsentationen 

  • Kundenbesuche und -telefonate

  • geschäftliche Gespräche mit Kollegen

  • Fortbildungen und Webinare

Hinweis: Bei der ALPEN-Methode ist es egal, ob Sie Ihre Aufgaben analog mit Stift und Papier in einer Vorlage notieren oder ob Sie dafür eine To-do-App wie Trello oder Todoist verwenden.

Schritt 2: L wie Länge

Mit Länge ist die voraussichtliche Dauer jeder Aufgabe gemeint. Notieren Sie diese hinter jeden Task.

Wichtig: Seien Sie realistisch bei Ihren Schätzungen. Und überlegen Sie nicht nur, wie lange eine Aufgabe dauern könnte, sondern wie lange sie dauern soll. So bestimmen Sie vorab, wie viel Platz – und damit Wert – jede Aufgabe bei Ihrer Tagesplanung bekommt. Steht zum Beispiel ein Vertriebsmeeting an, in dem eine Entscheidung getroffen werden soll, so planen Sie dafür eine Stunde ein. Gibt es nach rund 50 Minuten noch keine Entscheidung, dürfen Sie der Aufgabe keine Verlängerung in Form einer Meeting-Überziehung gönnen. Stattdessen gilt es, rasch eine Entscheidung zu finden.

Schritt 3: P wie Pufferzeit

Eigentlich ist ein Tag nicht genau planbar, denn es gibt immer ungeplante Ereignisse. Daher sieht die ALPEN-Methode eine Pufferzeit vor. Diese macht 40 % Ihrer geplanten Arbeitszeit aus, was bedeutet: Von einem 10-Stunden-Arbeitstag sollten Sie nur sechs Stunden (60 %) verplanen und vier Stunden (40 %) als Puffer lassen. 

Wichtig: Ihre Mittagspause gehört weder in die Arbeits- noch in die Pufferzeit. Sie ist eine Pause, die nicht verplant werden darf.

Tipp: Viele Ratgeber empfehlen, die 40 % aufzuteilen: 20 % für soziale Kontakte wie dem Plausch in der Kaffeeküche, 20 % als „echten“ Puffer für unvorhersehbare Unterbrechungen Ihrer Tagesplanung.

Schritt 4: E wie Entscheidung

Wenn Sie Ihre Aufgabenliste inklusive Zeitplanung anlegen, werden Sie schnell merken, dass Ihr Arbeitstag eigentlich aus 20 Stunden bestehen sollte. Das heißt: Sie haben zu viele Aufgaben für zu wenig Zeit.

Die Lösung ist simpel: Versehen Sie Ihre Aufgaben mit Prioritäten, zum Beispiel nach der Eisenhower-Methode. Legen Sie fest,

  • welche To-dos Sie unbedingt erledigen müssen,

  • was in den kommenden Tagen getan werden kann,

  • welche Aufgaben Sie an Kollegen delegieren können und

  • welche Aktivitäten Sie aufgrund ihrer Unwichtigkeit komplett streichen sollten.

Schritt 5: N wie Nachkontrolle

Kontrollieren Sie am Ende des Arbeitstages, wie gut Ihre Planung war. Wie viele der Aufgaben haben Sie erledigt, was blieb liegen? Was waren die Gründe für die Unter- oder Übererfüllung? Lernen Sie daraus, um die ALPEN-Methode besser anzuwenden und damit Ihr gesamtes Zeitmanagement zu verbessern.

ALPEN-Methode: Ein Beispiel zur Anwendung

Als Vertriebsleiter möchten Sie an einem Tag ein wichtiges Vertriebsmeeting abhalten, eine ebenso wichtige Kundenpräsentation erstellen und einen Neukundenbesuch durchführen. Werden Sie diese Vorhaben wirklich erledigen können? Wenn Sie Ihren Tag von A bis N planen, sehen Sie schnell, wo es hakt.

Die Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Pomodoro-Technik, Eisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip: Es gibt zahlreiche Tipps und Methoden für ein besseres Zeitmanagement. Doch nur wenige planen die Unwägbarkeiten eines Berufsalltags in Form einer Pufferzeit mit ein – das ist ein großer Vorteil der ALPEN-Methode. Zudem lernen Sie damit, sich Limits zu setzen, um Ihr Tagespensum erfüllen zu können.

Sie steigern so Ihre Entscheidungsfreudigkeit. Oder Sie zwingen Ihre Kollegen dazu, eine Entscheidung innerhalb einer vorgegebenen Zeit zu finden.

Ein Problem der ALPEN-Methode ist die Anwendbarkeit. Manche Jobs sind sehr stark von den Entscheidungen anderer Menschen (zum Beispiel Kunden oder Kollegen) abhängig. So etwas lässt sich schwer zeitlich einplanen und umsetzen. In diesem Fall sind Sie mehr ein Getriebener als der Herr über Ihre eigene Zeiteinteilung.

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Titelbild: HAKINMHAN / getty images

Ursprünglich veröffentlicht am 16. Juli 2020, aktualisiert am Juli 28 2020

Themen:

Produktivität