ALPEN-Methode: Definition und Anwendung

Sie arbeiten unermüdlich, doch am Ende des Tages ist trotzdem nichts geschafft. Wie frustrierend dieses Gefühl ist, verstehen sicherlich viele. Doch was, wenn Sie einen neuen Ansatz zum Zeitmanagement ausprobieren?

Mithilfe der Alpen-Methode erstellen Sie in nur wenigen Schritten einen effizienten und strukturierten Tagesplan. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das Konzept anzuwenden ist.

Wie heißen die 5 Elemente der Alpen-Methode?

Obwohl der Erfinder der Methode ein Deutscher ist, hat der Begriff nichts mit dem europäischen Gebirge zu tun. Stattdessen sind die fünf Buchstaben ein Akronym, das für Folgendes steht:

• A wie Aufgaben definieren
• L wie Länge abschätzen
• P wie Pufferzeit einplanen
• E wie Entscheidung treffen
• N wie Nachkontrolle

Richtige Anwendung der ALPEN-Methode

Mit dieser Zeitmanagement-Technik können Sie folgende Ziele erreichen:

• Sie erhalten einen Überblick über Ihre anstehenden Aufgaben.
• Sie wissen, wie lange jede Aufgabe dauert bzw. dauern sollte.
• Sie bekommen einen strukturierten Tagesplan.
• Sie können genau messen, wie erfolgreich Sie Ihre To-dos erledigt haben.
• Sie schaffen eine Grundlage, um Ihr Zeit- und Aufgabenmanagement zu verbessern.

Das alles gelingt, indem Sie die fünf Schritte der ALPEN-Methode nacheinander abarbeiten. Und das Gute daran ist: Für die Planung benötigen Sie nur wenige Minuten pro Tag.

Schritt 1: Aufgaben definieren

Zuerst schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie an einem Tag erledigen möchten. Am besten erstellen Sie diese Liste zum Ende eines Arbeitstages, damit Sie am nächsten Tag gleich loslegen können.

Wichtig: Darunter sind alle Aufgaben zu verstehen, die Sie abarbeiten möchten oder müssen. Es sind kurze wie auch lange Aktivitäten, zum Beispiel:

• alle E-Mails lesen und beantworten
• Erstellung von Präsentationen
• Kundenbesuche und -telefonate
• geschäftliche Gespräche mit Kollegen und Kolleginnen
• Fortbildungen und Webinare

Hinweis: Sie können Ihre Aufgaben analog mit Stift und Papier notieren oder eine To-do-App wie Trello oder Todoist verwenden.

Schritt 2: Länge abschätzen

Mit Länge ist die voraussichtliche Dauer jeder Aufgabe gemeint. Notieren Sie diese hinter jedem Eintrag.

Wichtig: Seien Sie realistisch bei Ihren Schätzungen. Und überlegen Sie nicht nur, wie lange eine Aufgabe dauern könnte, sondern wie lange sie dauern soll. So bestimmen Sie vorab, wie viel Platz – und damit Wert – jede Aufgabe bei Ihrer Tagesplanung bekommt.

Steht zum Beispiel ein Vertriebsmeeting an, in dem eine Entscheidung getroffen werden soll, so planen Sie dafür eine Stunde ein. Gibt es nach rund 50 Minuten noch keine Entscheidung, dürfen Sie der Aufgabe keine Verlängerung in Form einer Meeting-Überziehung gönnen. Stattdessen gilt es, rasch eine Entscheidung zu treffen.

Schritt 3: Pufferzeit einplanen

Es gibt immer ungeplante Ereignisse, die den Tag durcheinander bringen können. Daher sieht die ALPEN-Methode eine Pufferzeit vor. Diese macht 40 % Ihrer geplanten Arbeitszeit aus, was bedeutet: Von einem 10-Stunden-Arbeitstag sollten Sie nur 6 Stunden (60 %) verplanen und 4 Stunden (40 %) als Puffer lassen.

Wichtig: Ihre Mittagspause gehört weder in die Arbeits- noch in die Pufferzeit. Es ist eine Pause, die nicht verplant werden darf.

Tipp: Viele Ratgeber empfehlen, die 40 % aufzuteilen: 20 % für soziale Aktivitäten wie dem Plausch in der Kaffeeküche, 20 % als „echten“ Puffer für unvorhersehbare Unterbrechungen Ihrer Tagesplanung.

Schritt 4: Entscheidung treffen

Wenn Sie Ihre Aufgabenliste inklusive Zeitplanung anlegen, werden Sie schnell merken, dass Ihr Arbeitstag eigentlich aus 20 Stunden bestehen sollte. Das heißt: Sie haben zu viele Aufgaben für zu wenig Zeit.

Die Lösung ist simpel: Versehen Sie Ihre Aufgaben mit Prioritäten, zum Beispiel nach dem Eisenhower-Prinzip. Legen Sie fest,

• welche To-dos Sie unbedingt erledigen müssen,
• was in den kommenden Tagen getan werden kann,
• welche Aufgaben Sie an Kollegen und Kolleginnen delegieren können und
• welche Aktivitäten Sie aufgrund ihrer Unwichtigkeit komplett streichen sollten.

Schritt 5: Nachkontrolle

Kontrollieren Sie am Ende des Arbeitstages, wie gut Ihre Planung war. Wie viele Aufgaben haben Sie erledigt, was blieb liegen? Was waren die Gründe dafür? Haben Sie genug oder sogar zu viel Zeit für die jeweiligen Aufgaben eingeplant?

Lernen Sie daraus, die ALPEN-Methode beim nächsten Mal besser anzuwenden und damit Ihr gesamtes Zeitmanagement zu verbessern.

ALPEN-Methode: Ein Beispiel

Als Vertriebsleiter oder Vertriebsleiterin möchten Sie an einem Freitag den kommenden Montag planen.

Schritt 1: Aufgaben definieren

• E-Mails durchgehen
• E-Mail-Anfragen beantworten
• Vertriebsmeeting durchführen
• Kundenpräsentation erstellen
• Monatsreporting vorbereiten

Schritt 2: Länge abschätzen

• E-Mails durchgehen (30 Minuten)
• E-Mail-Anfragen beantworten (30 Minuten)
• Vertriebsmeeting durchführen (1 Stunde)
• Kundenpräsentation erstellen (4 Stunden, Deadline: Dienstag)
• Monatsreporting vorbereiten (2 Stunden, Deadline: Mittwoch)

Zusammengerechnet kommen Sie auf 8 Stunden Arbeitszeit an einem Tag. Hierzu kommen noch Ihre Mittagspause von 1 Stunde und die Pufferzeit.

Schritt 3: Pufferzeit einplanen

Empfohlene Pufferzeit beträgt 40 % Ihrer Arbeitszeit. Bei einem 8-Stunden-Arbeitstag sollten Sie somit auf 3 Stunden und 20 Minuten kommen. Da der Arbeitstag bereits voll ist, rechnen Sie mit etwa 2,5 Stunden Puffer.

• E-Mails durchgehen (30 Minuten)
• E-Mail-Anfragen beantworten (30 Minuten)
• Vertriebsmeeting durchführen (1 Stunde um 9:30 Uhr)
• Puffer (30 Minuten)
• Kundenpräsentation erstellen (4 Stunden, Deadline: Dienstag)
• Puffer (1 Stunde)
• Mittagspause (1 Stunde um 13:00 Uhr)
• Monatsreporting vorbereiten (2 Stunden, Deadline: Mittwoch)
• Puffer (1 Stunde)

Schritt 4: Entscheidung treffen

8 Stunden Arbeit plus 2,5 Stunden Puffer und 1 Stunde Mittagspause ergeben 11,5 Stunden. Um alles zu erledigen, müssten Sie Überstunden leisten.

Entscheiden Sie nun, welche Aufgaben unbedingt erledigt, verschoben oder delegiert werden können. Behalten Sie dabei die Deadlines und die Dringlichkeit der Aufgaben im Blick.

Das Ergebnis:

• E-Mails durchgehen (30 Minuten)
• E-Mail-Anfragen beantworten (30 Minuten)
• Vertriebsmeeting durchführen (1 Stunde um 9:30 Uhr)
• Puffer (30 Minuten)
• Kundenpräsentation erstellen (4 Stunden, Deadline: Dienstag)
• Puffer (1 Stunden)
• Mittagspause (1 Stunde um 13:00 Uhr)
• Puffer (1 Stunde)
• Auf Dienstag verschieben: Monatsreporting vorbereiten (2 Stunden, Deadline: Mittwoch)

Schritt 5: Nachkontrolle am Montag

Wie erfolgreich war Ihre Planung? Analysieren Sie den Tag und wenden Sie dieses Wissen bei der Gestaltung des nächsten Tages an.

Die Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Die Vorteile der ALPEN-Methode

• Visualisierung der Aufgaben und des Arbeitstages,
• Zeitpuffer für unvorhersehbare Ereignisse,
• Realistische Einschätzung der Zeit und häufigere Erfolgserlebnisse,
• Entscheidungen werden innerhalb einer vorgegebenen Zeit getroffen.

Die Nachteile der ALPEN-Methode

• Es erfordert Selbstdisziplin, um sich an die Zeiteinteilung zu halten.
• Abhängigkeit von anderen Menschen kann die Planung durcheinanderbringen.
• Die Planung kann anfangs recht zeitaufwendig sein.

Fazit: Für wen ist die ALPEN-Methode geeignet?

Die ALPEN-Methode ist für alle Menschen geeignet, die ihren Arbeitstag besser planen und strukturieren möchten. Ihr Bestreben ist es, die anstehenden Aufgaben innerhalb der zeitlichen Vorgaben zu erledigen. Zudem dient die ALPEN-Technik dazu, wichtige und unwichtige Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren. Selbstdisziplin und -organisation sind hierfür entscheidend.

Wer bei dieser Methode an seine Grenzen stößt, kann sicherlich von einer der anderen Techniken, wie etwa Pomodoro oder Pareto-Prinzip, profitieren.

Titelbild: Maryna Terletska / iStock / Getty Images Plus