Anfang des zwanzigsten Jahrhunderts machte der italienische Ökonom Vilfredo Pareto eine interessante Entdeckung, die noch heute in der Wirtschaft und anderen Lebensbereichen Anwendung findet.

Pareto fand heraus, dass in Italien 20 % der Bevölkerung die Grundeigentümer von 80 % des Landes waren. Und dann erkannte er eine ähnliche Verteilung in seinem Garten: 80 % der Erbsen stammten von nur 20 % der Erbsenpflanzen.

Er folgerte daraus, dass 80 % der Ergebnisse, egal ob im Geschäftsleben, in der Wirtschaft oder im Garten, aus 20 % des Aufwands stammen.

Das Pareto-Prinzip, auch „80-zu-20-Regel“ genannt, kann auch überall im Marketing beobachtet werden.

Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie in Ihren Marketing-Kampagnen 80 % der Ergebnisse mit 20 % Ihrer Werbebotschaften erzielen.

Wenn Sie ein großes Marketing-Projekt leiten, werden Sie vermutlich bemerken, dass 20 % Ihrer ursprünglichen Arbeit am Ende für 80 % des Ergebnisses verantwortlich sind.

Und wenn Sie Controller bei einem Marketing-Unternehmen sind, wird es Sie vielleicht verwundern, dass 80 % des Gewinns in Ihrem Unternehmen von nur 20 % der Kunden stammt.

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Wenn die 80-zu-20-Regel zwangläufig überall gültig ist, sollten Sie dann nicht versuchen, sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen?

In diesem Beitrag untersuchen wir genauer, wie wir das Pareto-Prinzip nutzen können, um unsere Produktivität zu steigern und erfolgreicher zu werden. Gleichzeitig können wir den Zeit- und Arbeitsaufwand, den wir investieren, drastisch reduzieren. Wenn der Großteil Ihres Erfolgs aus 20 % Ihrer Arbeit stammt, wäre es dann nicht an der Zeit, damit aufzuhören, die anderen 80 % zu verschwenden?

Beispiele für das Pareto-Prinzip

Sehen wir uns zu Beginn ein paar Beispiele für das Pareto-Prinzip an, um sicherzustellen, dass Sie das Konzept gut verinnerlicht haben.

Im Kundenservice stammen 80 % der Beschwerden von 20 % der Kunden.

In der Kriminologie hat man festgestellt, dass 80 % der Verbrechen von 20 % der Bevölkerung verübt werden.

In der Software-Entwicklung sind 80 % der Funktionalität eines Programms auf 20 % der Arbeit des Entwicklers zurückzuführen.

In der Umwelt stammen 80 % der weltweiten Verschmutzung von 20 % der Fabriken.

Im Wesentlich lässt sich diese Theorie auf alles anwenden – zum Beispiel auf ein Smartphone: Die meisten Menschen haben dutzende Apps installiert, nutzen aber normalerweise nutze nur 20 % davon.

Wir sehen also, dass die 80-zu-20-Regel universell anwendbar ist. Lassen Sie uns nun herausfinden, wie wir das Pareto-Prinzip nutzen können, um unsere Produktivität zu optimieren.

So nutzen Sie die 80-zu-20-Regel zu Ihrem Vorteil

Die 80-zu-20-Regel besagt zwar, dass Sie mit 20 % des Aufwands 80 % der Ergebnisse erreichen.

Das bedeutet aber nicht, dass Sie einfach nur einen Tag pro Woche zur Arbeit gehen, locker Ihre 20 % erledigen und dann wieder nach Hause gehen können.

Das Pareto-Prinzip besagt nicht, dass Sie weniger arbeiten sollten. Es hat nichts mit Zeit zu tun. Es bedeutet vielmehr, dass Sie Ihre Anstrengungen fokussieren müssen und sich verstärkt mit den Bereichen, die am wichtigsten sind, beschäftigen sollten. Gleichzeitig ist es manchmal durchaus in Ordnung, unwichtige Dinge unter den Tisch fallen zu lassen.

So können Sie das Pareto-Prinzip als Freiberufler anwenden

Wenn Sie beispielsweise als freiberuflicher Texter arbeiten, stammen nach dem Pareto-Prinzip 80 % Ihres Gewinns von 20 % Ihrer Kunden.

Wenn dem so ist, sollten Sie Ihre Zeit und Ihre Bemühungen genau auf diese Kunden konzentrieren und starke Beziehungen zu ihnen aufbauen. Kontaktieren Sie sie immer zuerst. Wenn Sie eine lange To-do-Liste haben, markieren Sie die profitabelsten 20 % und schreiben Sie diese Beiträge, bevor Sie sich den anderen Aufgaben zuwenden.

Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie sich unprofessionell verhalten oder Ihre anderen Kunden missachten sollten. Aber wenn Sie unter großem Zeitdruck stehen, ist es manchmal einfach unumgänglich, Prioritäten zu setzen und sich auf das zu konzentrieren, was Ihnen am meisten Gewinn einbringt.

Lektion 1: Erweitern Sie Ihre Kontaktliste nicht einfach nur, um ein umfangreiches Netzwerk zu haben. Finden Sie heraus, von wem Sie am meisten profitieren und konzentrieren Sie sich darauf, genau diese Beziehungen zu vertiefen und zu pflegen.

Apropos To-do-Liste – nehmen wir mal an, Sie haben eine Liste mit zehn Aufgaben.

Die 80-zu-20-Regel besagt, dass nur zwei davon für den Großteil Ihrer Ergebnisse sorgen werden, auch wenn Sie gleich viel Zeit in jede dieser Aufgaben investieren.

Erstellen Sie also keine To-do-Liste, auf der alle Aufgaben gleich aussehen, sondern setzen Sie die wichtigsten an den Anfang der Liste. Finden Sie heraus, welche Aufgaben mit der größten Wahrscheinlichkeit die besten Ergebnisse liefern und fangen Sie mit diesen an.

Wenn Sie ein bisschen so sind wie ich, würden Sie das normalerweise nicht so handhaben. Ich würde auf meine To-do-Liste schauen und mit den Aufgaben beginnen, die am einfachsten oder am schnellsten zu erledigen sind.

Leider kann das dazu führen, dass ich für die Aufgaben, die mir am meisten Gewinn einbringen würden, nicht mehr genug Zeit oder Energie habe.

Lektion 2: Packen Sie zuerst die zwei oder drei wichtigsten Projekte, Aufgaben oder Verpflichtungen auf Ihrer To-do-Liste an. Behandeln Sie sie als oberste Priorität und verwenden Sie darauf Ihre Zeit und Energie. Führen Sie sich vor Augen, dass diese Vorgehensweise sinnvoll ist, weil diese zwei oder drei Aufgaben höchstwahrscheinlich für 80 % Ihres Ergebnisses sorgen werden.

Man kann aber auch noch einen Schritt weiter gehen.

Das Pareto-Prinzip besagt, dass Sie, wenn Sie längere Zeit an einer Aufgabe arbeiten, beispielsweise einem Artikel, wahrscheinlich bereits nach 20 % der Zeit den Großteil Ihres Ziels erreicht haben.

Das bedeutet nicht, dass Sie nur 20 Minuten schreiben und dann Feierabend machen sollen.

Ich würde es so aufschlüsseln. Nehmen wir an, Sie konzentrieren sich auf die folgenden fünf Schritte, wenn Sie einen Artikel schreiben:

  • Ersten Entwurf schreiben
  • Überarbeiten und Links hinzufügen
  • Ein gutes Bild für den Artikel finden
  • Sicherstellen, dass der Artikel auf der Webseite richtig dargestellt wird
  • Veröffentlichungsdatum und -uhrzeit festlegen

Die 80-zu-20-Regel besagt, dass der Großteil Ihres Ergebnisses durch 20 % des Aufwands entsteht. Raten Sie mal, was diese 20 % sind?

Höchstwahrscheinlich trägt das Schreiben des Entwurfs am meisten zur Zielerreichung bei.

Die weniger wichtigen Details sind nur für 20 % des Ergebnisses verantwortlich. Obwohl Sie wichtig sind, muss man sie nicht hervorheben oder Zeit damit verschwenden.

In der Wirtschaftswissenschaft wird das auch als abnehmender Grenznutzen bezeichnet. Das bedeutet: je länger Sie schon an etwas gearbeitet haben, desto geringer wird der Beitrag für das Endergebnis. Qualität vor Quantität – das heißt, wenn Sie drei Stunden an etwas arbeiten, haben Sie die wichtigsten Fortschritte bereits in der ersten Stunde gemacht.

Lektion 3: Erstellen Sie eine Liste mit allen kleinen Aufgaben, die zum Erreichen eines Ziels nötig sind. Markieren Sie die Aufgaben, die für 80 % des Ergebnisses verantwortlich sein werden, und verwenden Sie den Großteil der Zeit und des Aufwands darauf. Alle anderen sind nicht so wichtig, denn Sie sind nicht der Grund für 80 % Ihrer Ergebnisse.

Ich habe für diesen Artikel die Arbeit eines freiberuflichen Texters als Beispiel gewählt, doch ich hoffe, Sie können diese Ratschläge auch für Ihre tägliche Arbeit anwenden, wenn Sie in einem anderen Bereich arbeiten.

So können Sie das Pareto-Prinzip als Manager anwenden

Wir haben bereits gesehen, dass die 80-zu-20-Regel sinnvoll ist, wenn es um Ihre eigenen Aufgaben, Abgabetermine und Ergebnisse geht.

Wie sieht es jedoch aus, wenn Sie für ein Team verantwortlich sind?

Nehmen wir beispielsweise an, Sie sind Leiter eines Marketing-Teams und Ihr Team steht vor einem wichtigen Projekt.

Sie wissen ja bereits, dass 20 % des Aufwands, den Ihr Team investiert, für 80 % der angestrebten Ergebnisse verantwortlich sein wird.

Wir identifizieren also das angestrebte Ergebnis und arbeiten davon ausgehend rückwärts. Wenn Ihr Projekt beispielsweise demonstrieren soll, wie gut Ihre SEO-Strategie auf Social Media funktioniert hat, müssen Sie zuerst Informationen sammeln.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und erstellen Sie eine Liste mit allen Aufgaben, die erledigt werden müssen.

Brainstormen Sie und identifizieren Sie die 80 %-Aufgaben. Erstellen Sie eine Liste mit allem, was Sie für das „perfekte“ Projekt brauchen:

  • Informationen sammeln
  • Informationen als Diagramm aufbereiten
  • Diagramm in PowerPoint darstellen
  • Folien ansprechend gestalten
  • Referentin auswählen
  • Referentin beauftragen, die wichtigsten Punkte für die Präsentation zu notieren

Nehmen wir nun an, dass man Ihnen plötzlich mitteilt, dass Sie statt der ursprünglich geplanten drei Wochen nur noch 24 Stunden haben, um das Projekt fertigzustellen. Was würde das an Ihrer Strategie ändern?

Sie würden wahrscheinlich mit dem größten Brocken anfangen und alles andere unter der Rubrik „hoffentlich kommen wir dazu auch noch“ einordnen.

Genau das sollten Sie tun. Arbeiten Sie zuerst an den entscheidenden Aufgaben (in diesem Fall dem Sammeln und Aufbereiten der Informationen) und wenden Sie sich erst später den unwesentlicheren Dingen zu.

Lektion 1: Brainstormen Sie mit Ihrem Team, um die Aufgaben zu identifizieren, die am meisten zur Zielerreichung beitragen. Versuchen Sie sich vorzustellen, dass die Zeit knapp ist: Was würden Sie zuerst tun und was könnten Sie unter den Tisch fallen lassen? Beginnen Sie mit der wichtigsten Aufgabe und arbeiten Sie erst danach die anderen, weniger gewichtigen Punkte ab.

Lassen Sie uns die 80-zu-20-Regel nun noch in einem anderen Szenario anwenden: 80 % der Arbeit wird von 20 % Ihrer Mitarbeiter erledigt.

Das mag auf den ersten Blick völlig inakzeptabel erscheinen („Wieso haben wir die überhaupt eingestellt?“), doch das ist es nicht. So funktioniert das Pareto-Prinzip nun einmal, aber es ist nicht in Stein gemeißelt.

Höchstwahrscheinlich haben viele Ihrer Mitarbeiter gar nicht das Bedürfnis, zu den 20 % zu gehören, denn Sie haben ja stärkere und energischere Kollegen im Team. Letztere haben bereits die Verantwortung für die wichtigsten Aufgaben übernommen. Das bedeutet aber nicht, dass die anderen Kollegen nicht mitarbeiten wollen.

Sie können diese Problematik angehen, indem Sie 80 %-Aufgaben fair verteilen oder jedem kleinen Team eine dieser Aufgaben zuteilen.

Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter zu verstärkter Zusammenarbeit oder weisen Sie unterschiedlichen Mitarbeitern verschiedene Aufgaben zu und stellen Sie dabei sicher, dass sich jeder einzelne in gleichem Maße für seinen Teil des Projekts verantwortlich fühlt.

Noch besser wäre es, den Kreis der Teammitglieder zu erweitern, die zu den entscheidenden 20 % beitragen. Wenn immer nur die gleichen Mitarbeiter dafür zuständig sind, Informationen zu sammeln und die Daten als Diagramm aufzubereiten, sollten Sie vielleicht versuchen diese Aufgaben auch an andere Kollegen zu verteilen. Haben Sie noch andere Teammitglieder, die Informationen als Diagramm aufbereiten können, und haben Sie sie schon gefragt, ob Sie diese Aufgabe gerne übernehmen würden?

Ihre Mitarbeiter werden motivierter sein, wenn Sie wissen, dass Sie zum entscheidenden Teil des Projekts beitragen und nicht nur zu den unwichtigen Details.

Lektion 2: Lassen Sie nicht zu, dass 20 % der Mitarbeiter die Last des ganzen Teams schultern. Delegieren Sie Aufgaben, stellen Sie kleine Gruppen zusammen und weisen Sie jedem dieser Teams eine der 80 %-Aufgaben zu. Noch besser wäre es, sicherzustellen, dass sich jeder Mitarbeiter im gleichen Maße für die Zielerreichung des Teams verantwortlich fühlt, oder den Kreis der Teammitglieder, die zu den entscheidenden 20 % beitragen, bei jedem Projekt zu erweitern.

Vergessen Sie dabei nicht, dass 20 % und 80 % nur ungefähre Angaben und keine exakten Werte sind. Die Zahlen sind nicht der wesentliche Punkt. Es geht vielmehr darum, dass nicht alles im Leben gleich geschaffen ist und dass manche Dinge einfach wesentlich mehr einbringen als andere.

Versuchen Sie diese Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren und Sie werden bessere Ergebnisse erzielen und gleichzeitig weniger Zeit verschwenden.

Produktivität steigern

Ursprünglich veröffentlicht am 22. Januar 2019, aktualisiert am Januar 22 2019

Themen:

Produktivität