Pareto Prinzip: So funktioniert die 80-20-Regel

In nahezu allen Lebensbereichen stammen 80 % der Erträge von 20 % der dafür aufgewendeten Arbeit. Für Sie bedeutet das: Fokussieren Sie sich auf die 20 % und reduzieren Sie Ihre betrieblichen Aufwände damit erheblich.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was es mit der 80-20-Regel, dem sogenannten Pareto-Prinzip, auf sich hat, und wie Sie es für sich und den Erfolg Ihres Unternehmens nutzen.

Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % Ihrer Ergebnisse aus lediglich 20 % Ihrer Arbeit stammen. Es dient vorrangig dazu, Prioritäten im Unternehmen richtig zu setzen und das Zeitmanagement zu optimieren. Das Prinzip lässt sich auf nahezu alle Unternehmensbereiche anwenden.

Das Pareto-Prinzip, auch „80-20-Regel“ genannt, kann überall im Marketing beobachtet werden.

• Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie in Ihren Marketing-Kampagnen 80 % der Ergebnisse mit 20 % Ihrer Werbebotschaften erzielen.
• Wenn Sie ein großes Marketing-Projekt leiten, werden Sie vermutlich bemerken, dass 20 % Ihrer ursprünglichen Arbeit am Ende für 80 % des Ergebnisses verantwortlich sind.
• Und wenn Sie Controller bzw. Controllerin bei einem Marketing-Unternehmen sind, wird es Sie vielleicht verwundern, dass 80 % des Gewinns in Ihrem Unternehmen von nur 20 % der Kundschaft stammt.

Wenn die 80-20-Regel zwangsläufig überall gültig ist, sollten Sie dann nicht versuchen, sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen?

Ursprung des Pareto-Prinzips

Das Pareto-Prinzip ist benannt nach dem Ökonom Vilfredo Pareto, der im frühen zwanzigsten Jahrhundert feststellte, dass in Italien 20 % der Bevölkerung 80 % des landesweiten Grundeigentums besaßen.

Auf die Wirtschaft angewandt besagt das Prinzip, dass 80 % des Gewinns aus 20 % der Verkäufe stammen. Und dann erkannte er eine ähnliche Verteilung in seinem Garten: 80 % der Erbsen stammten von nur 20 % der Erbsenpflanzen. Er folgerte daraus, dass 80 % der Ergebnisse, egal ob im Geschäftsleben, in der Wirtschaft oder im Garten, aus 20 % des Aufwands stammen.

Die Untersuchung hat bis heute Gültigkeit. Die Werte treffen nicht immer zu 100 % zu, die zugrundeliegende Gesetzmäßigkeit hingegen schon.

Das Pareto-Prinzip: Beispiele

Sehen wir uns zu Beginn ein paar Beispiele für die Pareto-Regel an, um sicherzustellen, dass Sie das Konzept gut verinnerlicht haben.

1. Im Kundenservice stammen 80 % der Beschwerden von 20 % der Kundschaft.
2. In der Kriminologie hat man festgestellt, dass 80 % der Verbrechen von 20 % der Bevölkerung verübt werden.
3. In der Software-Entwicklung sind 80 % der Funktionalität eines Programms auf 20 % der Arbeit des Entwicklers bzw. der Entwicklerin zurückzuführen.
4. In der Umwelt stammen 80 % der weltweiten Verschmutzung von 20 % der Fabriken.
5. Bei Betriebsprozessen stammen 80% des Ausschusses von 20 % der Prozesse.
6. Die meisten Menschen haben dutzende Apps auf ihrem Smartphone installiert, nutzen aber normalerweise nur 20 % davon.

Wie funktioniert das Pareto-Prinzip?

Die Pareto-Methode besagt, dass sich mit 20 % der Arbeit 80 % des Ertrags erzielen lassen. Das bedeutet, dass Sie sich bei Projekten und Aufgaben auf die 20 % Aufwand fokussieren sollten, um den bestmöglichen Ertrag zu erreichen. Das Pareto-Prinzip fungiert in diesem Zusammenhang als Zeitmanagement-Methode, mit der Sie die richtigen Prioritäten setzen.

Es ist nicht zielführend, kostbare Ressourcen in Aufgaben zu investieren, die kaum Erträge abwerfen. Dennoch müssen solche Aufgaben gelegentlich ebenfalls erledigt werden. Das ist zum Beispiel bei der Durchsicht der E-Mails und der Buchführung für die Steuererklärung der Fall. Diese Aufgaben werfen keine Umsätze ab, bedürfen aber dennoch Ihrer Aufmerksamkeit.

In der Regel geben sich Unternehmen aber nicht mit 80 % Ertrag zufrieden, weil das ihre Wettbewerbsfähigkeit einschränken würde. Für 100 % Ertrag sind aber auch 100 % Leistung erforderlich. Hierbei kommt es jedoch darauf an, dass sie ihre Aufgaben richtig priorisieren. Außerdem sagt das Verhältnis von Aufwand und Ertrag noch nichts über die Qualität aus. So sollten Sie beim Aufwand (unabhängig von der Menge) immer mit voller Konzentration und professionell arbeiten.

So können Sie das Pareto-Prinzip anwenden

Nach dem Pareto-Prinzip stammen 80 % Ihres Gewinns von 20 % Ihrer Kundschaft.

Wenn dem so ist, sollten Sie Ihre Zeit und Ihre Bemühungen genau auf diese Kunden und Kundinnen konzentrieren und starke Beziehungen zu ihnen aufbauen. Kontaktieren Sie sie immer zuerst. Wenn Sie eine lange To-do-Liste haben, markieren Sie die profitabelsten 20 % und widmen sie sich diesen To-dos, bevor Sie sich den anderen Aufgaben zuwenden.

Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie sich unprofessionell verhalten oder Ihre anderen Kunden und Kundinnen missachten sollten. Aber wenn Sie nur wenig Zeit haben, ist es manchmal einfach unumgänglich, Prioritäten zu setzen und sich auf das zu konzentrieren, was Ihnen am meisten Gewinn einbringt.

Verfolgen Sie diese Schritte, um das Pareto-Prinzip erfolgreich anzuwenden

Vielleicht mag die praktische Umsetzung der Pareto-Methode für Sie am Anfang noch etwas kompliziert erscheinen, doch wie bei allen Projekten ist es ratsam, sich kleine Ziele zu setzen. Die folgenden Punkte sollen Sie bei der Strukturierung Ihres Vorhabens unterstützen:

1. Strukturieren Sie Ihre To-Do-Liste

Die 80-20-Regel besagt, dass nur zwei davon für den Großteil Ihrer Ergebnisse sorgen werden, auch wenn Sie gleich viel Zeit in jede dieser Aufgaben investieren. Erstellen Sie also keine To-do-Liste, auf der alle Aufgaben gleich aussehen, sondern setzen Sie die wichtigsten an den Anfang der Liste.

2. Setzen Sie die gut lösbaren Aufgaben an den Anfang

Finden Sie heraus, welche Aufgaben mit der größten Wahrscheinlichkeit die besten Ergebnisse liefern und fangen Sie mit diesen an. Viele Unternehmer und Unternehmerinnen erledigen allerdings zuerst die Aufgaben, die ihnen besonders leichtfallen oder in kurzer Zeit zu erledigen sind.

Wenn das aber nicht die lukrativsten Aufgaben sind, führt das im schlimmsten Fall dazu, dass für diese Aufgaben dann keine oder nur noch wenig Kreativität und Konzentration zur Verfügung stehen.

3. Legen Sie Wert auf Qualität

Das Pareto-Prinzip besagt zudem, dass Sie, wenn Sie längere Zeit an einer Aufgabe arbeiten, wahrscheinlich bereits nach 20 % der Zeit den Großteil Ihres Ziels erreicht haben. In der Wirtschaftswissenschaft wird das auch als abnehmender Grenznutzen bezeichnet.

Das bedeutet: Je länger Sie schon an etwas gearbeitet haben, desto geringer wird der Beitrag für das Endergebnis. Qualität vor Quantität – das heißt, wenn Sie drei Stunden an etwas arbeiten, haben Sie die wichtigsten Fortschritte bereits in der ersten Stunde gemacht.

4. Verteilen Sie Aufgaben sinnvoll

Lassen Sie uns die 80-20-Regel nun noch in einem anderen Szenario anwenden: 80 % des Gesamtaufwands wird von 20 % Ihrer Mitarbeitenden erledigt. Das mag auf den ersten Blick völlig inakzeptabel erscheinen („Wieso haben wir die überhaupt eingestellt?“), doch das ist es nicht. Sie können diese Problematik angehen, indem Sie 80 %-Aufgaben fair verteilen oder jedem kleinen Team eine dieser Aufgaben zuteilen.

5. Seien Sie eine kompetente Führungskraft

Ermuntern Sie Ihre Mitarbeitenden zu verstärkter Zusammenarbeit oder weisen Sie unterschiedlichen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen verschiedene Aufgaben zu. Stellen Sie dabei sicher, dass alle durch gutes Selbstmanagement die Verantwortung für seinen oder ihren Teil des Projekts übernimmt. Noch besser wäre es, den Kreis der Teammitglieder zu erweitern, die zu den entscheidenden 20 % beitragen.

Wenn immer nur die gleichen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dafür zuständig sind, Informationen zu sammeln und die Daten als Diagramm aufzubereiten, sollten Sie vielleicht versuchen, diese Aufgaben auch an andere Kollegen und Kolleginnen zu verteilen. Haben Sie noch andere Teammitglieder, die Informationen als Diagramm aufbereiten können, und haben Sie sie schon gefragt, ob sie diese Aufgabe gerne übernehmen würden?

Ihre Mitarbeitenden werden motivierter sein, wenn sie wissen, dass sie zum entscheidenden Teil des Projekts beitragen und nicht nur zu den unwichtigen Details.

Für wen ist das Pareto-Prinzip geeignet?

Das Pareto-Prinzip eignet sich für ganz unterschiedliche Zielgruppen. Sowohl Freiberufliche und Führungskräfte als auch Berufseinsteigende profitieren von den Vorteilen des Pareto-Prinzips.

Berufseinsteiger und Berufseinsteigerinnen

Auf der einen Seite profitieren Berufseinsteiger und Berufseinsteigerinnen davon. Sie lernen über das Prinzip ihre Ressourcen zielführend einzusetzen und profitieren von einem optimalen Zeitmanagement. So sind sie für ihre Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen von größtem Nutzen und haben die besten Chancen, auf der Karriereleiter aufzusteigen.

Führungskräfte

Des Weiteren ist das Pareto-Prinzip für Führungskräfte mit Personalverantwortung wichtig. Diese müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen möglichst gleichmäßig zum Unternehmenserfolg beitragen. Es sollte nicht so sein, dass 20 % der Belegschaft 80 % des Umsatzes erwirtschaften. Stattdessen ist es wichtig, die personellen Ressourcen so einzuteilen, dass deren Potenzial voll ausgeschöpft wird und alle an den für das Unternehmen wichtigen Aufgaben teilnehmen.

Freiberufliche

Für Freiberufler und Freiberuflerinnen bzw. Selbstständige ist das Pareto-Prinzip ebenfalls eine große Hilfe. Diese haben hierüber die Möglichkeit, ihre To-Do-Listen zu priorisieren und diejenigen Aufgaben zunächst zu erledigen, die ihnen die größten Umsätze bringen. Ebenso können sie das Pareto-Prinzip für ihr Zeitmanagement nutzen und haben hierdurch eventuell zusätzliche Ressourcen frei, um sich um weitere Kunden und Kundinnen zu bemühen.

Pareto-Prinzip: Vor- und Nachteile

Mit dem Pareto-Prinzip gehen verschiedene Vor- und Nachteile einher.

Die Vorteile des Pareto-Prinzips

1. Zu den Vorteilen gehört, dass mit einem möglichst niedrigen Arbeitsaufwand ein größtmöglicher Ertrag erzielt wird. Durch eine effiziente Priorisierung ist es möglich, die eigene Arbeit und die der Teams zu verbessern. Hierdurch steigt die Produktivität spürbar und der Unternehmenserfolg erhöht sich merklich.
2. Durch das Pareto-Prinzip wird die Arbeit zudem transparenter und übersichtlicher. Einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie ganze Teams gliedern die ihnen zugeteilten Aufgaben in einzelne Abschnitte auf. Diese erledigen sie dann nach Priorität, wodurch sie immer einen optimalen Überblick über alle Aufgaben haben. Hierdurch arbeitet das gesamte Unternehmen produktiv und zielorientiert.

Die Nachteile des Pareto-Prinzips

1. Zu den Nachteilen des Pareto-Prinzips gehört, dass es zu Missverständnissen einlädt. Einige gehen davon aus, dass sie lediglich an einem von fünf Werktagen intensiv arbeiten müssten, um 80 % des Ertrags zu erzielen, und sich an den anderen Tagen zurücklehnen könnten. Das ist nicht der Fall. Wer wirklich 100 % Erträge erzielen möchte, muss sich an allen Tagen intensiv engagieren. Zudem ist es während der 20 % Aufwand wichtig, 100 % zu geben, um die 80 % Ertrag zu erzielen.
2. Ein weiterer Nachteil des Pareto-Prinzips besteht darin, dass weniger wichtige Aufgaben aus dem Blick geraten könnten. Einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Teams konzentrieren sich nur auf die Aufgaben, die hohe Erträge erwirtschaften, aber auch andere Aufgaben sind häufig unverzichtbar und müssen erledigt werden. Wer beispielsweise niemals auf seine E-Mails antwortet, weil dieses To-do nicht zu den wichtigsten 20 % gehört, kann auf lange Sicht nicht erfolgreich sein.

Fazit: Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist eine hervorragende Möglichkeit, um das eigene Zeitmanagement zu perfektionieren. So fokussieren Sie auf die relevanten Aufgaben und erledigen diese mit vollem Einsatz.

Das bedeutet nicht, dass weniger wichtige Aufgaben komplett ignoriert werden, die Prioritäten in Sachen Kreativität und Einsatz sind aber richtig gesetzt. Außerdem hilft das Pareto-Prinzip dabei, bestimmte Aufgaben zu delegieren und sich auf die eigenen Kernkompetenzen zu fokussieren. Hiervon profitiert die eigene Arbeit ebenso wie die der Teams und des gesamten Unternehmens.

Stellen Sie fest, dass der Nutzen des Pareto-Prinzips für Sie nicht ausreichend ist, können Sie alternativ auch andere Methoden ausprobieren. Vielleicht eignet sich die ABC-Analyse, die Alpen-Methode oder das Eisenhower-Prinzip für Ihre Zwecke am besten.

Titelbild: austindistel / Unsplash