Social-Media-Guidelines: Klare Regeln für Mitarbeitende

Alles twittert, postet oder teilt die eigene Meinung in Social-Media-Gruppen: Für Unternehmen kann es gefährlich werden, wenn sich Angestellte zu ihrer Marke oder Produkt äußern – sowohl positiv als auch negativ. Denn für Unternehmen gelten in den sozialen Medien nun mal andere Richtlinien als für Privatpersonen.

Deshalb zeigen wir Ihnen hier, wie Sie sich mit Social-Media-Guidelines vor unangebrachten Posts durch Mitarbeitende schützen und welche Punkte definitiv in die Richtlinien gehören.

Was sind Social-Media-Guidelines?

Social-Media-Guidelines sind Vorgaben, die den Umgang von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit Social Media definieren und regeln. Sobald Angestellte in den sozialen Netzwerken im Namen des Unternehmens posten, werden praktikable Richtlinien notwendig.

Unternehmen setzen Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram, LinkedIn, Xing, YouTube oder TikTok sowohl im Marketing als auch im Employer Branding ein. Doch damit die eigenen Mitarbeitenden wissen, wie sie sich auf den Plattformen verhalten sollten, müssen Social-Media-Richtlinien erstellt werden.

Warum Social-Media-Guidelines festlegen?

Indem Unternehmen eindeutige Richtlinien für den Umgang ihrer Mitarbeitenden in den sozialen Netzwerken definieren, schützen sie sich vor Kommunikationskrisen. Social-Media-Richtlinien bieten jedoch nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Schutz vor falschen Äußerungen, Fauxpas oder Sicherheitslücken.

Angestellte zu Markenbotschaftern und Markenbotschafterinnen zu machen, bietet Unternehmen enormes Potenzial. Gleichzeitig sind sich Privatpersonen jedoch nicht immer über die Auswirkungen ihrer öffentlichen Posts bewusst. Die Richtlinien erfüllen daher die folgenden Aufgaben:

• Definition einer gemeinsamen Strategie
• Informationsquelle für Mitarbeitende
• Minimierung von Risiko
• Schutz davor, Fehler zu begehen
• Wahrung von Sicherheit und Datenschutz
• Regelwerk und Leitfaden für Angestellte
• Motivation zum Employer Branding

5 Tipps: So machen Sie Social-Media-Guidelines für Mitarbeiter zugänglich

Wie Social-Media-Guidelines aufgebaut sind und welche Informationen sie enthalten, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Die Richtlinien sind immer auch abhängig von der eigenen Unternehmenskultur, den Werten und der Ausrichtung. Während ein B2B-Unternehmen besonders auf Professionalität pocht, versucht ein Lifestyle-Unternehmen Mitarbeitende sehr wahrscheinlich zu motivieren, selbst online aktiv zu werden.

Damit Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen stets über Ihre aktuellen Social-Media-Richtlinien informiert sind, können Sie Folgendes tun:

1. Formulieren Sie die Guidelines so einfach wie möglich und erklären Sie Fachbegriffe in Fußnoten.
2. Halten Sie sich kurz und knapp – Social-Media-Richtlinien sind kein Roman.
3. Bieten Sie die Guidelines sowohl in Papierform als auch in einem digitalen Format an.
4. Veranstalten Sie regelmäßige Kommunikationstrainings, um Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit Social Media zu schulen.
5. Legen Sie einen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin fest, die ratsuchenden Angestellten zur Seite stehen.

Social-Media-Guidelines: Best Practices für jedes Unternehmen

Obwohl jedes Unternehmen unterschiedliche Punkte in seine Social-Media-Guidelines aufnimmt, gibt es einige Best Practices, die sich bewährt haben. Ein besonders gelungenes Social-Media-Guidelines-Beispiel im DACH-Bereich liefert das Unternehmen DATEV.

Neben einer klaren Struktur und einem einfachen Aufbau überzeugen die Richtlinien vor allem durch ihren Inhalt. Die Firmen SIX und Fresenius haben die Guidelines sogar in snackable YouTube-Videos übersetzt.

Damit auch Ihre Mitarbeitenden von den Social-Media-Guidelines Ihrer Firma profitieren, sollten Sie unbedingt die folgenden Formulierungen und Appelle mit aufnehmen:

1. Stellen Sie Ihre Persönlichkeit klar

Sobald Sie auf Online-Plattformen publizieren, sollten Sie Ihren Namen und unter Umständen auch Ihre Berufsbezeichnung erkenntlich machen. Verbreiten Sie keine anonymen Kommentare oder Äußerungen zum Unternehmen – selbst dann nicht, wenn es sich um positive Äußerungen handelt. Damit schaden Sie nicht nur der Marke, sondern unter Umständen auch sich selbst.

2. Übernehmen Sie Verantwortung

Das Internet ist kein rechtsfreier Raum. Seien Sie sich dessen bewusst und übernehmen Sie für Ihre Postings Verantwortung. Machen Sie kenntlich, dass es sich bei Ihren Äußerungen um Ihre eigene Meinung handelt. Nutzen Sie dazu immer die Ich-Form.

Verwenden Sie außerdem den folgenden Hinweis in Ihrem Profil, wenn Sie Äußerungen über das Unternehmen oder die Branche teilen: „Die Meinungen, die in diesem Profil geäußert werden, sind meine eigenen und spiegeln nicht die meines Arbeitgebers XYZ wider.“

3. Bleiben Sie transparent und ehrlich

Die Trennung von Privat- und Berufsleben ist in sozialen Netzwerken nicht immer leicht. Dennoch bitten wir Sie, keine Falschinformationen zu verbreiten oder Ihre persönliche Meinung als Fakten darzustellen. Für die Verwendung vom unternehmensinternen Content wie Logos, Bildern oder Ähnlichem sind nur autorisierte Mitarbeitende befugt. Wenden Sie sich an das Social-Media-Team, um Fragen zu klären.

4. Beachten Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen

Vertrauliche Informationen, Betriebsgeheimnisse sowie Kennzahlen der Firma sind zu keinem Zeitpunkt mit der Öffentlichkeit zu teilen. Weitere Ausführungen zur Verschwiegenheit und dem Datengeheimnis finden Sie in Ihrem Arbeitsvertrag.

Beachten Sie außerdem das Urheberrecht. Teilen Sie Inhalte von anderen ohne einen solchen Verweis, dann verstoßen Sie gegen das Urheberrecht. Holen Sie sich deshalb immer die Erlaubnis ein und verlinken Sie auf die Originalquelle. Verstoßen Sie gegen diese Richtlinien und schaden damit dem Unternehmen, müssen rechtliche Konsequenzen in Erwägung gezogen werden.

5. Verhalten Sie sich höflich und diskret

Bitte beachten Sie auch unseren Verhaltenskodex. In dem Regelwerk befindet sich neben unseren Werten auch ein Leitfaden dazu, wie Sie auf den sozialen Plattformen kommunizieren.

Diese Netiquette dient dem Schutz aller Beteiligten und wahrt neben den Verhaltensweisen im Unternehmen auch die der jeweiligen Plattformen. Diskutieren Sie stets höflich und diskret. Beleidigungen, Anschuldigungen oder andere Ausbrüche sind tunlichst zu vermeiden.

6. Posten Sie Inhalte mit Mehrwert

Aufreger-Content hat zwar meist eine hohe Engagement Rate, doch nicht unbedingt echten Mehrwert. Bevor Sie einen Beitrag posten, fragen Sie sich immer, welchen Mehrwert er für Ihre Community bietet. Social Media ist ein Ort, an dem sich Informationen schnell aus einer Leichtfertigkeit heraus veröffentlichen lassen. Äußern Sie sich daher nur auf Gebieten, auf denen Sie sich wirklich auskennen, oder halten Sie gegebenenfalls Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten.

7. Achten Sie den Datenschutz

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie persönliche Informationen teilen. Hacker und Cyber-Kriminelle können sich diese für illegale Vorhaben zunutze machen. Teilen Sie außerdem keine personenbezogenen Daten Dritter, wenn Sie keine ausdrückliche Zustimmung dazu haben. Wenden Sie sich bei Fragen an die Datenschutzbeauftragten.

8. Antworten Sie zeitnah

Soziale Medien leben vom gemeinsamen Austausch und der Kommunikation in Echtzeit. Sobald Sie auf den Plattformen aktiv werden, haben Sie deshalb auch die Verantwortung, auf Fragen und Anregungen aus der Community zu antworten. Halten Sie Inhalte stets aktuell, um veraltete Informationen zu korrigieren.

9. Beachten Sie Sicherheitshinweise

Jegliche Art von Sicherheitshinweisen sind Folge zu leisten. Klicken Sie niemals auf „Ja“, sobald sich ein ungeahntes Pop-up öffnet, denn dahinter verbergen sich nicht selten Sicherheitslücken, die die Privatsphäre von Ihnen und dem Unternehmen schaden. Prüfen Sie stets die Quelle von derartigen Anzeigen und suchen Sie im Notfall Rat bei Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten.

10. Vergessen Sie Ihren Aufgabenbereich nicht

Die Nutzung von sozialen Plattformen während der Arbeit ist nur in den geregelten Pausenzeiten gestattet. Wir wissen, dass es nicht immer leicht ist, dem Angebot der sozialen Netzwerke zu widerstehen; vernachlässigen Sie durch die Nutzung jedoch Ihren eigentlichen Aufgabenbereich, müssen wir die Verwendung einschränken. Überlassen Sie während der Arbeitszeit bitte dem Social-Media-Team die Unterhaltung das Community Management.

Fazit: Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden mit konkreten Social-Media-Richtlinien

Social-Media-Richtlinien sollten nicht unbedingt als ein striktes Regelwerk für die Kommunikation auf Instagram, Facebook, TikTok und Co. verstanden werden. Sie bieten vielmehr eine Absicherung für Unternehmen und Angestellte. Denn mal ehrlich: Selten passieren Fauxpas aus Böswilligkeit, sondern eher aus Unwissen. Mit Social-Media-Guidelines klären Sie Ihre Mitarbeitenden auf und vermeiden so Kommunikationsfehler auf allen Seiten.

Titelbild: kate_sept2004 / iStock / Getty Images Plus