Weniger aufschieben, mehr schaffen: 9 Tipps gegen das Prokrastinieren

Sind wir ehrlich: Wenn Sie diese Zeilen lesen, ertappen auch Sie sich zumindest gelegentlich dabei, dass Sie Dinge auf später verschieben. Kluge Tipps gegen diese Angewohnheit gibt es wie Sand am Meer. Warum also dieser Blog-Beitrag?

Hinter chronischem Aufschieben stehen oft Probleme, die von oberflächlichen Tipps ignoriert werden. Wenn Sie die Probleme lösen können, prokrastinieren Sie weniger. Lesen Sie hier mehr über die Hintergründe – und mögliche Lösungen.

Problem Nr. 1: Sie lassen sich ablenken

Wer könnte es Ihnen verübeln: Unser Alltag ist voll von Ablenkungen. Identifizieren Sie die Ablenkungen und entfernen Sie diese. Die meisten finden Sie an Ihrem Arbeitsplatz.

• Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf. Am einfachsten ist es, wenn vor Ihnen nur das liegt, was Ihre aktuelle Aufgabe betrifft. Alles andere verstauen Sie am besten in Schubfächern oder außerhalb Ihres Sichtfelds.
• Halten Sie Ihren Browser sauber. Tabs sind wie E-Mails: Sie sollten danach streben, möglichst wenige zu haben. Schließen Sie nach einem Arbeitsschritt alles, was Sie nicht mehr benötigen. Am Ende des Tages sollte kein Tab mehr geöffnet sein – setzen Sie Lesezeichen, wenn die Seite wichtig bleibt.
• Identifizieren Sie weitere Ablenkungen und legen Sie eine „To-Don't-Liste“ an. Sie schauen sich YouTube-Videos an? Sie lesen Spiegel Online? Sie checken Ihr Instagram? Erstellen Sie eine „To-Don't-Liste“, eine Liste von Dingen, die Sie nicht tun wollen, die Sie ständig vor sich haben. So lassen sich solche Ablenkungen leichter vermeiden.
• Blockieren Sie zur Not in Ihrem Browser bestimmte Seiten. Mit Tools wie StayFocusd ist es möglich, Ihrem Browser Internetseiten, mit denen Sie sich ablenken, zu verbieten. Entweder erlauben Sie sich nur eine bestimmte Verweildauer auf diesen Seiten oder Sie blockieren sie komplett.

Problem Nr. 2: Sie planen nicht

Sie lassen sich leichter ablenken, wenn Sie keinen klaren Plan vor Augen haben. Wie sollen Sie sich auf etwas Konkretes konzentrieren können, wenn Sie nicht festlegen, was es ist?

• Planen Sie Ihre Woche im Voraus. In der Regel wissen Sie, welche Projekte und wie viele Stunden auf Sie zukommen. Blockieren Sie in Ihrem Kalender genau diese Arbeitszeit. Vergessen Sie nicht, auch Zeit für spontane Meetings oder Unerwartetes einzuplanen.
• Definieren Sie die wichtigste Aufgabe jedes Tages. Im englischsprachigen Raum heißt diese Regel „MIT“, „most important task“. Wenn Sie sich täglich eines Zieles bewusst sind, wird es Ihnen leichter fallen, darauf hinzuarbeiten.

Problem Nr. 3: Sie sehen eine Aufgabe, aber nehmen sich eine andere vor

E-Mails und To-Do-Listen verleiten dazu, sich eine Aufgabe vor Augen zu führen und sich gedanklich damit zu beschäftigen. Oft stellen wir jedoch fest, dass wir keine Lust auf diese Aufgabe haben und gehen zur nächsten über. Die Zeit, in der wir das Problem durchdacht haben – verschenkt. Hier gibt es zwei Ansätze:

• Halten Sie sich an die Zwei-Minuten-Regel. Jede Aufgabe, von der Sie abschätzen, dass Sie nur zwei Minuten dauert, erledigen Sie sofort – ohne Kompromisse. So gehen Sie sicher, dass Sie Kleinstaufgaben nicht durch den Tag schleppen.
• Beißen Sie in den sauren Apfel. Im englischsprachigen Raum heißt diese Regel „Touch it once“ (sinngemäß: sich nur einmal mit etwas befassen). Sie ist strenger als die Zwei-Minuten-Regel: Beenden Sie jede Aufgabe, die Sie beginnen. Denken Sie daran, dass Aufgaben unterschiedliche Prioritäten haben, und priorisieren Sie gegebenenfalls zunächst.

Problem Nr. 4: Sie arbeiten gegen Ihren Körper

Beim Arbeiten hören wir viel zu selten in unseren Körper hinein. Nicht immer schieben wir auf, weil wir unmotiviert sind. Manchmal kann unser Körper einfach nicht mehr.

• Optimieren Sie Ihren Tagesablauf. Unser Körper liebt Routine. Dabei ist es egal, ob Sie ein Morgenmensch oder ein Abendmensch sind. Stehen Sie im Idealfall immer zur gleichen Zeit auf und gehen Sie zur selben Zeit ins Bett. Identifizieren Sie die Tageszeit, zu der Sie am produktivsten sind und nutzen Sie sie, um die kompliziertesten Aufgaben zu erledigen.
• Arbeiten Sie mit einem Pomodoro-Timer. Der Pomodoro-Technik legt die Annahme zugrunde, dass wir mehr Pausen benötigen. Mit einem Timer arbeiten Sie 25 Minuten und gönnen sich dann 5 Minuten Freizeit – eine kurze Belohnung, etwas Zeit zum Aufatmen, Dehnen und um den Kopf frei zu bekommen.

Jetzt liegt es an Ihnen: Verinnerlichen Sie die Regeln aus diesem Artikel!

Eine Ergänzung...

Übrigens: Insbesondere kleine Aufgaben, die wir oft wiederholen müssen, schieben wir gern auf. Zelle für Zelle in einer Excel-Tabelle händisch überprüfen, ein Bild nach dem anderen nach bestimmten Kriterien prüfen … für Aufgaben wie diese können Sie auf die Plattformen Fiverr und Amazon Mechanical Turk zurückgreifen. Bei Fiverr erhalten Sie viele der angebotenen Dienstleistungen für 5 US-Dollar, bei Amazon Mechanical Turk zahlen Sie pro Einheit meist Cent-Preise. Sie müssen schließlich nicht jede lästige Aufgabe selbst übernehmen.