Die Ablauforganisation: Aufbau, Funktion und Ziele

Weiß die eine Hand im Unternehmen, was die andere tut? Müssen Kunden ständig vertröstet werden? Entstehen an den Schnittstellen zwischen den einzelnen Abteilungen Informationsverluste? Fallen die Stückkosten in der Produktion höher aus als bei den Wettbewerbern?

Stellen Sie sich diese Fragen, könnte es dafür einen gemeinsamen Grund geben: Sie haben keine klare Ablauforganisation in Ihrem Unternehmen. So ändern Sie das.

Was ist eine Ablauforganisation?

Die Ablauforganisation sichert geordnete Abläufe in einer Organisation. Sie dient dem reibungslosen Zusammenspiel verschiedener Prozesse und Tätigkeiten. Das Ziel einer Ablauforganisation ist es, effiziente Strukturen in einem Unternehmen zu erschaffen.

Die Aufgaben einer Ablauforganisation

Mit einer Ablauforganisation stimmen Sie einzelne, nacheinander oder parallel verlaufende Arbeitsabläufe aufeinander ab. Dabei gibt es folgende Dimensionen zu beachten:

Inhaltlich: Hierbei ordnen Sie Arbeitsschritte nach dem Arbeitsobjekt oder dem Schritt der Verrichtung.

Zeitlich: Auf Basis von Deadlines (den Terminen zur Fertigstellung) und der Dauer der jeweiligen Aufgaben erfolgt eine zeitliche Abfolge der einzelnen Arbeitsschritte.

Räumlich: Sie stimmen die Arbeitsschritte räumlich aufeinander ab.

Zugeordnet: Das ist die komplexeste Dimensionierung: Sie fassen die einzelnen Arbeitsschritte in Gruppen oder Stellen zusammen.

Diese Dimensionierungen führen zu drei grundsätzlichen Arten der Ablauforganisation.

Die drei Arten der Ablauforganisation

Bauen Sie eine Ablauforganisation in Ihrem Unternehmen auf, müssen Sie die passende Art für Ihr Produktionsverfahren finden. Sie haben drei Möglichkeiten:

• funktionsorientiert
• zeitorientiert
• raumorientiert

Die funktionsorientierte Ablauforganisation

Sie unterteilen den Arbeitsablauf in einzelne Arbeitsschritte. Danach definieren Sie die Reihenfolge für die einzelnen Arbeitsschritte.

Die zeitliche Ablauforganisation

Im Fokus stehen der Beginn und das Ende des Produktionsprozesses sowie die Dauer der Arbeitsschritte. Im Rahmen der technischen, personellen und maschinellen Bedingungen organisieren Sie den zeitlich optimalen Ablauf.

Die räumliche Ablauforganisation

Der Name sagt es: In dieser Form definiert der Raum die Organisation Ihrer Abläufe. Im Fokus steht der kürzeste Weg zwischen den einzelnen Produktionsschritten. Durch kurze Wege sollen die Durchlaufzeiten niedrig gehalten werden.

Die Ziele einer Ablauforganisation

Beim Aufbau einer Ablauforganisation steht eine Sache im Fokus: die Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen.

Eine bessere Effizienz können Sie auf verschiedenen Ebenen erreichen. Setzen Sie sich bei Ihrer Ablauforganisation beispielsweise folgende Ziele:

Termintreue

Viele Aufträge sind an Lieferfristen gebunden. Beachten Sie den Beginn, das Ende und die Dauer der einzelnen Teilaufgaben, damit Sie die Fristen einhalten können. Die Verfügbarkeit und der Verkauf Ihrer Produkte sowie die Zufriedenheit Ihrer Kunden hängen hiervon maßgeblich ab – und damit auch eine Ausschöpfung Ihres Marktpotenzials.

Minimierte Produktionszeiten

Kürzere Produktionszeiten tragen zur Effizienzsteigerung Ihres Unternehmens bei. Ihre Produkte sind durch eine Beschleunigung der Prozesse schneller am Markt verfügbar, was den Cashflow erhöht und die Kapitalbindung reduziert.

Optimierte Auslastung

Planen Sie Ihre Abläufe so, dass Sachmittel, Ressourcen, Personal und Maschinen optimal ausgelastet sind.

Prozessverbesserungen

Optimieren Sie im Zuge der Ablauforganisation Ihre Prozesse. Damit erhalten Sie eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Produktionsprozesse.

Prozesse standardisieren

Standardisierte Prozesse und Teilaufgaben helfen Ihnen, Fehler zu vermeiden und Ihre Kapazitäten besser planbar zu machen.

Kostenreduktion

Ideal genutzte Ressourcen tragen dazu bei, die Kosten zu reduzieren. Niedrigere Kosten führen zu einer Steigerung des Gewinns. Ein Ziel, das für Stakeholder und Shareholder gleichermaßen relevant ist.

Aufbau- versus Ablauforganisation

Eine Aufbauorganisation und eine Ablauforganisation innerhalb eines Unternehmens sind eng miteinander verknüpft.

Die Aufbauorganisation beschreibt die grundsätzliche Struktur eines Unternehmens, welche Sie zum Beispiel in einem Organigramm darstellen. So gliedern Sie die Aufgaben in Ihrem Unternehmen in einzelne Abteilungen und Stellen. Und Sie definieren Hierarchien.

Mit der Ablauforganisation strukturieren Sie ganz die Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen. Es wird somit unter anderem für die Mitarbeiter nachvollziehbar, welche Einheit an welche übergeordnete Stelle berichten muss.

Entwicklung: statisch versus dynamisch

In einem Start-up erfolgt der Aufbau einer Organisation meist zufällig. Oft besetzt eine einzelne Person mehrere Verantwortungsbereiche. Dann ist beispielsweise die Geschäftsführung zugleich die kaufmännische Leitung, die Vertriebsleitung und die Entwicklungsleitung.

Wächst das junge Unternehmen und damit das Team, sollte es eine klare Aufbauorganisation schaffen. Dann gilt: Jeder Aufgabenbereich wird von mindestens einer Person besetzt. Das schafft eine recht statische Struktur.

Die Ablauforganisation ist im Vergleich zur Aufbauorganisation dynamisch. Sie bringt die einzelnen Arbeits-, Prozess- und Verrichtungsschritte in einen Zusammenhang. In der Ablauforganisation ordnet man die in der Aufbauorganisation definierten Stellen an. Diese Anordnung erfolgt auf Basis der gesteckten Ziele, die durch die Ablauforganisation erreicht werden sollen – zum Beispiel die Minimierung der Produktionszeiten.

Beispiel für eine Aufbauorganisation

Eine klassische Organisationsstruktur ist ein typisches Beispiel für eine Aufbauorganisation. An der Spitze des Unternehmens steht die Geschäftsführung. Auf der Ebene darunter gibt es die Fachabteilungen mit ihren Leitungen, etwa die kaufmännische Leitung, die Produktionsleitung oder die Vertriebsleitung.

In größeren Unternehmen mit mehreren Produktsparten oder Standorten sind zudem die Verantwortlichen für die einzelne Produktsparte oder für den einzelnen Standort zu definieren. Ob diese Stellen oberhalb oder unterhalb der Fachabteilungsleitungen angesiedelt werden, variiert von Unternehmen zu Unternehmen.

Unterhalb der Produktionsleitung befinden sich in produzierenden Unternehmen zum Beispiel das Lager, die Entwicklung, die Fertigung und die Montage.

Beispiel für eine Ablauforganisation

Eine Ablauforganisation können Sie als ein Flussdiagramm darstellen. Es beginnt mit dem ersten Arbeitsschritt zur Herstellung eines Produktes und es endet mit der Auslieferung des Produktes an den Kunden. In der Zwischenzeit erfolgen einzelne Produktionsschritte, die Montage, die Qualitätsüberprüfung, die Verpackung und der Versand des Produktes.

Innerhalb dieser einzelnen Aufgaben fallen wieder bestimmte Unteraufgaben an. Jeder einzelne Arbeitsschritt wird in der Ablauforganisation terminiert. Es ist transparent dargestellt, in welcher Reihenfolge Aufgaben erbracht werden müssen und welche Aufgaben parallel laufen. Die jeweiligen Schritte bei der Herstellung des Produktes leisten Mitarbeiter, die in den Stellen und Verantwortlichkeiten der Aufbauorganisation definiert sind.

Das zeigt: Zwischen der Aufbauorganisation und der Ablauforganisation besteht eine enge Verzahnung.

Einführung einer Ablauforganisation

Wenn Sie eine Ablauforganisation in Ihrem Unternehmen einführen, dann sollten Sie auf unterschiedliche Einflussfaktoren Rücksicht nehmen. Manche haben Sie selbst in der Hand, manch andere können Sie nicht beeinflussen.

Interne Einflüsse

• die Organisation Ihrer Produktion
• das System für Ihre Planung und Entscheidung
• die Unternehmenskultur und Verhaltensregeln (Code of Conduct)
• die Hierarchie im Unternehmen
• das Informationsmanagement
• die Schnittstellen zwischen einzelnen Abteilungen und Bereichen
• die Qualifikation Ihrer Mitarbeiter
• die zur Verfügung stehenden Sachmittel
• die Struktur Ihrer Belegschaft

Externe Einflüsse

• rechtliche, soziale und wirtschaftliche Rahmenbedingungen
• Umweltfaktoren
• technologische Veränderungen und Trends
• bestehende Lieferketten außerhalb Ihres Unternehmens
• konjunkturelle Rahmenbedingungen
• Verhalten der Kunden und Wettbewerber

Die vielen Faktoren erschaffen eine komplexe Situation. Deshalb sollten Sie sich – besonders anfangs – auf die internen Einflüsse konzentrieren. Fokussieren Sie sich auf die Ausgestaltung der Produktion, des Marketings, des Vertriebs und der Kundennachbetreuung. Legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest und bauen Sie eine funktionierende interne Kommunikation auf.

Konzepte der Ablauforganisation: Arbeitsabläufe beschreiben

Überzeugen Sie die Vorteile einer Ablauforganisation, sollten Sie sich vor der Einführung ein paar Gedanken machen. Bei der Ablauforganisation werden folgende drei Konzepte unterschieden:

Organisation der Arbeit

In diesem Konzept differenzieren Sie den Aufbau und den Ablauf der Arbeit in Ihrem Unternehmen. Eine Hauptaufgabe unterteilen Sie in einzelne Unteraufgaben. Das ist die Grundlage für die Arbeitsteilung in einzelnen Stellen und Abteilungen Ihres Unternehmens.

Das Ergebnis dieser Unterteilung sind Arbeitsstufen. Sie sind die kleinste Einheit innerhalb der Organisation. Arbeitsstufen mit identischem Zweck bündeln Sie zu Arbeitsreihen und diese wiederum zu größeren Arbeitszyklen. Die daraus resultierenden Aufgaben verteilen Sie an die Stellen im Unternehmen.

Neben dieser organisatorischen Aufgabe sollte Ihr Augenmerk auch auf den notwendigen Abstimmungsbedürfnissen liegen.

Ablaufplan

Ein Ablaufplan ist eine Weiterentwicklung der Organisation der Arbeit. Im Fokus eines Ablaufplans stehen folgende Punkte:

• die Verteilung der Arbeit: bestmögliche Übereinstimmung der zu verrichtenden Tätigkeit und der Qualifikation der Mitarbeiter, die sie erledigen sollen
• die Gruppierung der Arbeit: die optimale zeitliche und räumliche Organisation der Arbeit
• die Reihenfolge einzelner Arbeitsprozesse und innerhalb dieser Prozesse
• die Leistungsabstimmung zur Organisation einzelner Arbeitsschritte und Arbeitsträger
• die Bedingungen für den Anfang der Arbeit als gegebener Rahmen
• die Bedingungen für den Ablauf der Arbeit, ebenfalls als äußerlicher Rahmen
• die Bedingungen für den Transport zwischen den einzelnen Arbeitsschritten

Organisation des Prozesses

Verknüpfen Sie Ihre Arbeitsschritte stellenübergreifend, so organisieren Sie Ihre Abläufe als Arbeitsprozess. Damit Ihnen das gelingt, unterteilen Sie den Prozess in drei Phasen:

1. Analyse des Prozesses zur Bestimmung der bestehenden Situation
2. Organisation der Teile des Arbeitsprozesses auf die unterschiedlichen Stellen
3. teamübergreifende Koordination von Teilprozessen zwischen den einzelnen Stellen

Damit die Organisation des Prozesses ein Erfolg wird, müssen Sie ihn als Ganzes sehen.

Die Vor- und Nachteile der Ablauforganisation

Beim Aufbau einer Ablauforganisation können Zielkonflikte auftreten. Verfolgen Sie beispielsweise das Ziel einer hohen Auslastung, so geraten Sie in einen Konflikt mit dem Ziel der niedrigen Durchlaufzeiten. Die Kapazitätsauslastung tritt somit in einen Wettbewerb zu diesem Ziel. In der Fachliteratur wird dieser Konflikt als das „Dilemma der Ablauforganisation“ bezeichnet.

Die Einführung einer Ablauforganisation bringt somit nicht zwangsläufig eine oder mehrere Effizienzsteigerungen mit sich. Bevor Sie sich für eine bestimmte Art der Organisation entscheiden, sollten Sie vorher eine sorgfältige Planung durchführen. Das gelingt Ihnen zum Beispiel mit Software-Simulationen, mit denen Sie verschiedene Möglichkeiten durchspielen und ihre Auswirkungen sehen.

Die Ablauforganisation steigert die Effizienz

Ablauforganisationen sind keine modernen Konzepte. Denken Sie an produzierende Unternehmen und hierbei an tayloristisch organisierte Prozesse. Zum Beispiel trägt die Fließbandfertigung seit über 100 Jahren zu einer deutlichen Effizienz vieler Industrien bei.

Der Aufbau und die Optimierung einer Ablauforganisation besitzen heute noch in vielen Unternehmen eine hohe Relevanz – besonders in Branchen der Old Economy. Doch die Zeiten verändern sich.

In der sogenannten New Economy mit ihrem New-Work-Credo stößt die klassische Ablauforganisation mitunter an ihre Grenzen. Neu definierte Arbeitsinhalte, Matrix-Organisationen, selbstbestimmte Organisationen und agile Prozesse machen die Planungen zu einer großen Herausforderung.

Nichtsdestotrotz ist es für jedes Unternehmen sinnvoll, mit seinem Wachstum stets seine Strukturen und den Arbeitsablauf beziehungsweise die Arbeitsabläufe auf den Prüfstand zu stellen und durch einzelne oder mehrere Aspekte der Ablauforganisation zu optimieren. Somit vermeiden Sie, dass Sie Ihre Kunden ständig vertrösten müssen, die Stückkosten aus dem Ruder laufen oder dass es unnötige Informationsverluste gibt.

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