Arbeitsorganisation: So setzen Sie es erfolgreich um

Sie sind den ganzen Tag aktiv, bekommen aber nichts so richtig erledigt? Dann ist Ihre Arbeitsorganisation vermutlich ineffizient. Doch keine Sorge: Hilfe ist in Sicht. Denn durch eine gezielte Arbeitsteilung erreichen Sie mehr Effizienz während der Arbeitszeit. So bringen Sie sich selbst und Ihren Betrieb als Ganzes voran.

Durch einige Strategien und virtuelle Tools können Sie Ihre persönliche Arbeitsorganisation und die Performance Ihres Unternehmens nachhaltig verbessern. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Warum ist Arbeitsorganisation wichtig?

Die Arbeitsorganisation hilft dabei, sich einen Überblick über die Arbeitsgestaltung und die Arbeitsaufgaben zu verschaffen. Die Arbeitenden bzw. die Vorgesetzten nehmen dabei ihren Arbeitsplatz, die Arbeitsobjekte und die Betriebsmittel in den Blick. Ziel ist es, die Gestaltung eines Arbeitsablaufs zu verstehen und zu prüfen, welche von mehreren möglichen Arbeitsabläufen die effizientesten sind. Hierbei wird zwischen unterschiedlichen Arbeitsinhalten und Belastungen unterschieden.

Ein wichtiges Werkzeug bei dieser Aufgabe ist die tayloristische Arbeitsorganisation nach Frederic Winston Taylor (1856 - 1915). Die Arbeitsorganisation nach Taylor umfasst Maßnahmen zur Bewertung der Arbeitsabläufe in einer Organisation. Dabei steht eine starke Arbeitsteilung im Fokus, bei der sich die einzelnen Aufgaben stark voneinander unterscheiden.

Das Ziel des Ansatzes ist es, für eine erhöhte Produktivität und Effizienz bei den Arbeitsaufgaben, Arbeitsabläufen und der Arbeitsgestaltung zu sorgen. So sparen Sie Betriebsmittel ein, optimieren Arbeitsinhalte und reduzieren die Belastung der Mitarbeitenden.

Was gehört alles zur Arbeitsorganisation?

Es gibt ganz unterschiedliche Formen der Arbeitsorganisation. Grundsätzlich können Sie zwischen der Arbeitsorganisation im Unternehmen und individueller Arbeitsorganisation unterscheiden. Beide Formen der Arbeitsorganisation tragen langfristig zu mehr Produktivität und Effizienz bei und sorgen dafür, dass die Arbeitszeit sinnvoll eingeteilt wird.

Arbeitsorganisation im Unternehmen

Um die Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen „anzupacken”, sollten Sie sich die Funktionsmechanismen eines Prozesses genauer betrachten. Erfassen Sie dazu z. B. alle Aufgaben, die mit einem Arbeitsprozess einhergehen. Im Anschluss können Sie festlegen, welche Schritte zur Erledigung der Aufgabe notwendig sind.

Sobald Sie diese festgelegt haben, können Sie sich überlegen, zu welchen Stellenausschreibungen im Unternehmen die Arbeitsschritte am besten passen. Welche Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen sind für die Erledigung der einzelnen Aufgaben am besten geeignet? Um diesen Schritt erfolgreich durchzuführen, bietet sich ein Organigramm an, auf dem jede Position beschrieben wird.

Viele Aufgaben werden jedoch nicht nur von einem einzelnen Menschen erledigt. Hier müssen passende Zusammenarbeiten gefunden werden, die effizient und langfristig funktionieren. Eine Möglichkeit ist das sogenannte Job Enrichment. Das bedeutet, dass bestimmten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Rahmen der Personalentwicklung zusätzliche Kompetenzen und Aufgaben zugewiesen werden.

Von Job Enlargement spricht man hingegen, wenn zusätzliche Aufgaben auf demselben Aufgabenniveau übernommen werden. Beim Jobsharing teilen sich zwei Personen eine Arbeitsstelle, wohingegen die Job Rotation die Arbeitsplatzgestaltung mittels Rotationsprinzip beschreibt.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die Kommunikationskanäle im Unternehmen zu optimieren, die Belegschaft zu motivieren, die Leistung der Mitarbeitenden zu kontrollieren und Tipps für die Gestaltung von Arbeits- und Pausenzeiten zu geben.

Es gibt eine Vielzahl von Werkzeugen und Hilfsmitteln, die bei diesen Aufgaben und der Verbesserung der Arbeitsorganisation helfen. Hierzu gehören unter anderem Muster, Listen, Vorlagen, transparente Zielsetzungen, Checklisten, To-Do-Listen und Priorisierungen.

Individuelle Arbeitsorganisation

Die individuelle Arbeitsorganisation gelingt am besten mit einem konkreten Arbeitsplan. In diesem sollten Sie den einzelnen Aufgaben verschiedene Prioritäten zuordnen. Des Weiteren ist es wichtig, dass Sie für Ordnung auf dem Schreibtisch sorgen.

Auch die Kommunikation mit Ihren Kollegen und Kolleginnen beeinflusst Ihre Arbeitsorganisation erheblich: So lohnt es sich, bei Unklarheiten Rückfragen zu stellen. Dadurch sorgen Sie dafür, dass keine Aufgabe doppelt oder falsch gemacht wird.

Ebenso relevant ist es, Aufgaben pünktlich zu erledigen und sinnvoll einzuteilen. Bei der individuellen Arbeitsorganisation können wiederholende Muster und übersichtliche Checklisten Ihnen weiterhelfen. Auch eine systematische Bearbeitung von E-Mails das sofortige Klären von Fragen in persönlichen Gesprächen und Telefonaten hilft Ihnen, Ihre Aufgaben schnell und gut abzuarbeiten.

Digitale Hilfe: 5 Tools für virtuelle Arbeitsorganisation

Es gibt zahlreiche digitale Werkzeuge, die Ihnen bei einer optimalen Arbeitsorganisation helfen. Die fünf populärsten Arbeitsorganisation-Tools finden Sie im Folgenden:

1. Asana/Trello

Asana und Trello sind Tools zur Optimierung der Arbeitsorganisation. Während sich Trello auf Kanban fokussiert, bietet Asana ganz unterschiedliche Tools für die Koordination von Aufgaben. Trello ist in kleinen, überschaubaren Teams ideal, Asana erlaubt hingegen auch die Organisation großer Projekte und Aufgaben.

2. Slack

Slack ist ein Kommunikationstool, das den Austausch der Mitarbeitenden untereinander unterstützt. Individuelle Gespräche einzelner Teammitglieder sind hierbei ebenso möglich, wie große Teambesprechungen.

3. Sessionlab

Digitale Kommunikationskanäle gewinnen angesichts einer zunehmenden Digitalisierung der Arbeitswelt immer mehr an Relevanz. SessionLab ermöglicht einfache, zuverlässige, effiziente und sichere virtuelle Teammeetings.

4. Spotify für Musik

Spotify für Musik bietet eine Vielzahl von ruhigen und instrumentalen Stücken. Diese wirken beruhigend und unterstützen ein konzentriertes und effizientes Arbeiten im Homeoffice und im Büro.

5. Headspace

Headspace ist eine App, die mehr Achtsamkeit im Alltag erzielen möchte. Mit diesem Tool ist es möglich, zu meditieren, zur Ruhe zu kommen, Stress abzubauen und den eigenen Schlaf zu verbessern. Das sind wichtige Voraussetzungen für ein effizientes und produktives Arbeiten.

Fazit: Mit der richtigen Arbeitsorganisation zu mehr Produktivität

Eine gute Organisation am Arbeitsplatz spielt sowohl für Unternehmen als Ganzes als auch für die einzelnen Mitarbeitenden eine wichtige Rolle. Durch gezielte Strategien ist es möglich, mehr Produktivität und Effizienz zu erreichen. Das wirkt sich nicht nur auf das Unternehmen, sondern auch auf die Arbeitnehmenden positiv aus: Aufgaben können innerhalb der Deadline abgearbeitet werden und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gehen entspannter durch den Arbeitstag.

Entscheidend für eine gute Arbeitsorganisation sind klare Vorgaben durch die Vorgesetzten. Gleichzeitig sollten sich alle Mitarbeitenden Gedanken um individuelle Strategien machen, um ihre ganz persönliche Effizienz und Produktivität zu erhöhen.

Titelbild: MirageC / iStock / Getty Images Plus