Checkliste erstellen: So gehen Sie am besten vor

Einkaufen, stressige Tage, komplexe Aufgaben, für den Urlaub packen, … Diese Dinge haben eines gemeinsam: Ohne Plan enden sie schnell im Chaos. Behalten Sie den Überblick über komplizierte oder umfangreiche To-dos, indem Sie eine Checkliste erstellen.

Welche Arten von Checklisten gibt es?

Checklisten können Sie in verschiedenen Bereichen einsetzen: privat oder geschäftlich, in der Produktentwicklung genauso wie im Vertrieb und Controlling. Wenn Sie eine Checkliste selbst erstellen, erfüllt diese meist eine von drei Aufgaben.

Die Liste kann Ihnen als Erinnerungsstütze dienen, zum Beispiel in Form einer Einkaufsliste. Sie kann beim Organisieren und Strukturieren von Aufgaben und Prozessen helfen, beispielsweise als Liste für die Inbetriebnahme industrieller Maschinen. Oder sie erleichtert Ihnen die Abwägung von komplexen Entscheidungen, zum Beispiel als Pro- und Contra-Liste.

Was gehört auf eine Checkliste?

Die konkreten Inhalte, mit denen Sie Ihre Checkliste füllen, sind natürlich vom Zweck der Liste abhängig. Dennoch gibt es ein paar formale Punkte, die Sie beim Erstellen jeder guten Checkliste nicht vergessen sollten:

• Ein Titel, der kurz und prägnant beschreibt, um was es geht
• Ein Datum, um zu sehen, wann die Liste erstellt wurde
• Eine Auflistung aller Punkte, die erledigt oder betrachtet werden sollen
• Felder beziehungsweise Kontrollkästchen, um die einzelnen Aufgaben oder Punkte abzuhaken
• Genügend Platz für nachträgliche Ergänzungen oder Anmerkungen
• Ggf. Einrückungen von Unterpunkten, um die Hierarchie zu verdeutlichen
• Ggf. ein zusätzliches Feld, in dem Sie Ihren Namen, Ihre Unterschrift, das Datum und evtl. den Ort eintragen

Jede Checkliste kann dennoch ein wenig anders ausfallen. Während eine Einkaufsliste beispielsweise eher simpel gestaltet ist und leicht auf manche der angegebenen Punkte verzichten kann, sollte eine Liste für die Überprüfung einer Maschine im industriellen Kontext aufwändiger umgesetzt werden.

So können Sie Checklisten selbst erstellen

Checklisten mögen simpel aussehen, doch zur Erstellung sollten Sie sich im Voraus einige Fragen stellen. Zum Beispiel: Wer soll die Liste anwenden, wer ist also die Zielgruppe? Wie sieht deren bestehender Wissensstand zum Inhalt der Liste aus? Geben Sie hierauf möglichst genaue Antworten, um eine passende Checkliste zu erstellen.

Tragen Sie danach alle Inhalte zusammen, die Sie für Ihre Liste benötigen. Diese Tätigkeit ist unter Umständen mit einer langen Recherche verbunden. Sortieren Sie die Informationen und arbeiten Sie im Anschluss die essenziellen Inhalte heraus. So bilden Sie die Punkte, die Sie mit Aufzählungszeichen oder Checkboxen darstellen.

Erstellen Sie eine erste Fassung der Checkliste und optimieren Sie diese Schritt für Schritt. Machen Sie sich dabei auch Gedanken zur Gestaltung, sodass die angepeilte Zielgruppe sich leicht orientieren und alle Aspekte verstehen kann. In manchen Fällen ist es sinnvoll, kostenlose Vorlagen aus dem Internet zu nutzen, oder mit Word und ähnlichen Programmen selbst eine zu erstellen.

Testen Sie dann, ob Ihre Checkliste funktioniert. Handelt es sich um komplizierte Aufgaben oder Abläufe, sollten Sie mehrere Personen aus Ihrer Zielgruppe auswählen und diese beim Abarbeiten beobachten. War der Testlauf erfolgreich, können Sie die Checkliste offiziell zur Nutzung freigeben.

Beispiel: Einfache Checklisten in Word erstellen

Wenn Sie eine Checkliste mit digitalen Tools wie Word oder To-Do-Listen-Apps realisieren, können Sie diese als Vorlage abspeichern und jederzeit erneut benutzen. Zudem lassen sich Anpassungen meist mit wenigen Klicks vornehmen. Das spart viel Zeit.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um eine Checkliste in Word zu erstellen. Entweder nutzen Sie die Registerkarte „Start“ oder die Registerkarte „Entwicklertools“.

Eine simple Liste mit Aufzählungszeichen gestalten Sie beispielsweise folgendermaßen:

• Tippen Sie einen Stern (*), einen Bindestrich (-) oder eine Zahl (1.) und dann die erste Zeile Ihrer Checkliste.
• Nach Betätigen der Enter-Taste wandelt Word das Symbol in ein Aufzählungszeichen um. Jede weitere Zeile, die Sie mithilfe der Enter-Taste unter der eingerückten Aufzählung hinzufügen, beginnt automatisch mit dem gewählten Aufzählungssymbol.
• Wollen Sie das Symbol ändern, markieren Sie danach mit der Maus alle Zeilen und klicken im Bereich „Absatz“ der Registerkarte „Start“ auf das Symbol Aufzählungszeichen. Hier können Sie dann verschiedene Stile auswählen – unter anderem Checkboxen-Symbole oder kleine Häkchen.
• Alternativ zum Eintippen von Sternen, Bindestrichen oder Zahlen können Sie Ihre Listenbestandteile auch regulär untereinanderschreiben, diese im Anschluss markieren und über den „Aufzählungszeichen“-Button im Startmenü formatieren.

Quelle: Screenshot Microsoft Word

Möchten Sie eine Checkliste, in der Sie direkt in Word die einzelnen Kontrollkästchen abhaken können? Dann erstellen Sie Ihre Liste mithilfe der Entwicklertools. Werden diese in Ihrem Menüband nicht dargestellt, erklärt Microsoft hier, wie Sie die Registerkarte „Entwicklertools“ einblenden können.

Über den Reiter „Steuerelemente“ lässt sich dann ein Kontrollkästchen als Feld zu jeder Zeile Ihrer Liste hinzufügen.

Quelle: Screenshot Microsoft Word

Welche Vorteile bietet eine Checkliste?

Wenn Sie Checklisten einsetzen, können Sie davon auf mehrere Arten profitieren. Die Listen helfen zum einen beim Festhalten von definierten oder bewährten Vorgängen. Sie müssen die vorgegebenen Dinge lediglich abarbeiten, anstatt vor jedem Schritt von neuem zu überlegen, was als Nächstes zu tun ist. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich außerdem effizient wiederholen, ohne dass Sie dabei Gefahr laufen, etwas zu vergessen.

Zum anderen können Sie komplizierte Dinge mithilfe von Checklisten auf einfache Art und Weise ordnen. So lässt sich der Inhalt schnell erfassen und auch komplizierte Sachverhalte oder Vorgänge werden durch die Darstellung in kleinteiligen Schritten leichter verständlich. Zudem ist es meist sehr einfach, Checklisten zu erstellen. Digital funktioniert das beispielsweise mit Microsoft Word, doch im Grunde reichen auch ein Stift und ein Blatt Papier aus.

Checklisten als Hilfestellung: Klare Struktur von Anfang bis Ende

Checklisten helfen Ihnen, Ihren Alltag zu organisieren und Ihre Produktivität zu steigern. Dabei sind zwei Dinge essenziell: Denken Sie stets an die Nutzer beziehungsweise die Nutzerinnen – und machen Sie es ihnen möglichst einfach. Denn egal, ob Sie Vorlagen nutzen, oder die Checkliste selbst in Word erstellen: Eine Tagesplan-Vorlage, in der zum Beispiel die Aufgaben Ihrer Auszubildenden festgehalten werden, erfüllt andere Zwecke als eine Checkliste für die Inbetriebnahme eines Space-Shuttles.

Titelbild: Westend61 / iStock / Getty Images Plus