Moderne Unternehmen setzen in Sachen Ideenmanagement und Optimierung immer häufiger auf die Erfahrungen und den Input der eigenen Belegschaft. Wer könnte schließlich interne Prozesse besser stärken als die Menschen, die sie tagtäglich durchlaufen?

Eine Methode, um Ideen und Vorschläge der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzuholen und entsprechend zu berücksichtigten, ist das betriebliche Vorschlagswesen (BVW). Im Folgenden wird näher beschrieben, was für das betriebliche Vorschlagswesen spricht und wie Sie es in der Praxis umsetzen können.

Download: Vorlage für Ihren Budgetantrag oder Ihre Budgetplanung

Betriebliches Vorschlagswesen: Gesetze und rechtliche Vorgaben

Das betriebliche Vorschlagswesen wird durch kein Gesetz grundlegend geregelt. Allerdings gibt es rechtliche Bestimmungen im Hinblick auf die Beteiligung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an der Ideenfindung und der Entwicklung des Unternehmens.

Laut § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) zu den Mitbestimmungsrechten der Belegschaft legt der Betriebsrat die Grundsätze eines betrieblichen Vorschlagswesens im Unternehmen fest. Diese können in der Betriebsvereinbarung festgehalten werden.

Das Einbringen technischer Verbesserungsvorschläge wird durch das Gesetz über Arbeitnehmererfindungen (ArbnErfG) geregelt. Demnach steht Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Zusammenhang mit dem betrieblichen Vorschlagswesen eine Prämie für eingebrachte technische Ideen zu.

Ziele des betrieblichen Vorschlagswesens

Ein großer Vorteil dieses Innovations- und Optimierungsinstruments besteht darin, dass Sie mit dem betrieblichen Vorschlagswesen gleichzeitig Ziele unterschiedlicher Art verfolgen können. Dieser Umstand ist mitunter einer der maßgeblichen Gründe für betriebliches Vorschlagswesen in Betrieben.

In erster Linie geht es dabei oft um die Verbesserung der firmeninternen Prozesse sowie der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen. Etwaige Probleme oder Stolpersteine lassen sich effektiv aus dem Weg räumen.

Darüber hinaus trägt das BVW zur Schaffung einer sicheren Arbeitsumgebung bei. Davon profitieren insbesondere die Mitarbeitenden, da sich diese aktiv in die Gestaltung ihres Arbeitsplatzes einbringen können.

Der betriebsinterne Zusammenhalt und die Identifikation mit dem Unternehmen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werden ebenfalls gestärkt. Außerdem erhalten sie für ihre Ideen im Rahmen des betrieblichen Vorschlagswesens Prämien in Form von finanziellen Vergütungen, die sie zusätzlich motivieren.

Mit dem betrieblichen Vorschlagswesen verfolgen Sie also Ziele, die weit über den Hauptzweck der Ideengenerierung hinausgehen. Am sinnvollsten gestaltet sich das BVW dennoch, wenn bewusst zu einem konkreten Anlass Verbesserungsvorschläge von der Belegschaft eingeholt werden.

Ideen finden mit dem betrieblichen Vorschlagswesen: Vorteile und Nachteile

Ein zentraler Vorteil des betrieblichen Vorschlagswesens ist, dass es einen wesentlichen Beitrag zur Steigerung der Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leisten kann. Wenn die eingebrachten Verbesserungsvorschläge dann in der Praxis allerdings nicht umgesetzt werden, ist der gegenteilige Effekt zu erwarten.

Die Enttäuschung darüber, dass die eigene Idee keinen Anklang findet, kann sich auf manche Mitarbeitende demotivierend auswirken. Zudem geht das betriebliche Vorschlagswesen stets mit der Unsicherheit einher, ob die eingebrachten Vorschläge zur Verbesserung überhaupt umgesetzt werden können. Auch das kann zu Enttäuschungen führen und stellt demnach einen Nachteil des betrieblichen Vorschlagswesens dar.

Aus Sicht des Unternehmens hat das betriebliche Vorschlagswesen besonders finanzielle Vorteile: Anders als bei externen Unternehmensberatungen ohne Praxisnähe ist der finanzielle Aufwand hierbei relativ gering.

Da betriebliches Vorschlagswesen Prämien für eingebrachte Vorschläge vorsieht, besteht dennoch das Risiko einer falschen Erwartungshaltung der Mitarbeitenden bezüglich der Höhe der Entlohnung.

Zudem stellt besonders der hohe organisatorische Aufwand des betrieblichen Vorschlagswesens einen großen Nachteil dar. Oft nehmen die Methoden zeitliche und personelle Ressourcen in Anspruch, die womöglich an anderen Stellen dringend benötigt werden.

Vorteilhaft kann dieser Umstand jedoch zu Leerlaufzeiten eingesetzt werden – diese lassen sich hervorragend für Maßnahmen zur Ideenfindung und Verbesserung von Prozessen nutzen.

Untersuchungen haben überdies erwiesen, dass das BVW den Zusammenhalt innerhalb der Belegschaft eines Unternehmens verbessern kann. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tauschen sich untereinander aus und erhalten neben dem Betriebsrat noch eine weitere Möglichkeit, sich produktiv ins Ideenmanagement des Unternehmens einzubringen.

Ebenso kann sich das Wetteifern um die beste Idee positiv auf die Entwicklung von unternehmensinternen Prozessen und Produkten auswirken. Dies birgt jedoch auch die Gefahr, dass ein Konkurrenzkampf unter den teilnehmenden Mitarbeitenden ausbricht, was sich wiederum negativ auf das gesamte Arbeitsklima auswirken kann.

Betriebliches Vorschlagswesen: Ablaufplan und Methoden

Betriebliches Vorschlagswesen ist mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden. Meist wird eine feste Ansprechperson mit der Organisation und Koordination der Maßnahmen beauftragt. Vorab sollte ein Ablaufplan für das betriebliche Vorschlagswesen erstellt werden.

Allgemein gilt es, mögliche personelle Konstellationen ebenso wie die Höhe der Prämie für Verbesserungsvorschläge im Voraus festzulegen.

Was die konkrete Umsetzung in der Praxis anbelangt, nutzt betriebliches Vorschlagswesen Methoden, die unterschiedliche Arten der Teilhabe ermöglichen. Zu den bekanntesten und beliebtesten Umsetzungsmethoden zählen unter anderem folgende:

Ideenbriefkästen

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter notieren ihre Ideen schriftlich und werfen diese laufend in einen dafür vorgesehenen Briefkasten ein. Dieser wird in regelmäßigen Abständen geleert. Vorschläge können so auch anonym einbracht werden, wenn die Mitarbeitenden das wollen.

Virtuelle Plattformen

Das Unternehmen stellt seinen Arbeitnehmenden ein digitales Forum zur Verfügung. Auf diese Weise sind gemeinsame Weiterentwicklungen von Vorschlägen und die Diskussion von neuen Ideen möglich. Der Betriebsrat kann gezielt zur Auseinandersetzung mit bestimmten Themen anregen.

Zuvor gilt es, konkrete Regeln für die Plattform und den Umgang mit gesammelten Ergebnissen der Zusammenarbeit festzulegen.

Workshops

Gemeinsam erarbeiten interessierte Kolleginnen und Kollegen im Team Verbesserungsvorschläge zu bestimmten Problemstellungen oder Themenbereichen. Die zeitlichen und räumlichen Rahmen des Workshops werden dabei im Voraus festgelegt. Auch eine grobe Planung des thematischen Ablaufs kann sinnvoll sein.

Wettbewerbe

Die Mitarbeitenden erhalten eine konkrete Aufgabenstellung und reichen ihre Lösungen dazu ein. Am Ende wird unter allen Teilnehmenden nach möglichst transparenten Kriterien eine Siegerin beziehungsweise ein Sieger gekürt.

Fazit: Mit Rücksicht und Transparenz zu neuen Ideen

Ob im Change-Management, als Teil der Problemanalyse oder im Innovationsprozess – das betriebliche Vorschlagswesen ist eine kostengünstige Möglichkeit, Ideen und Lösungen für Ihr Unternehmen zu generieren.

Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich kreativ auch außerhalb ihrer festen Stellenbeschreibungen im Team einzubringen. Wichtig ist dabei vor allem, mit Fingerspitzengefühl und Transparenz an die Sache heranzugehen. So motivieren Sie die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nachhaltig und gehen den potenziellen Risiken des betrieblichen Vorschlagswesens aus dem Weg!

New call-to-action

Titelbild: SolStock / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 30. August 2022, aktualisiert am August 30 2022

Themen:

Change Management