Business Process Management: Das müssen Sie wissen

Geschäft. Prozess. Management. Dieser Dreiklang entscheidet darüber, wie effizient Sie Ihr Unternehmen beherrschen und wie gut seine (zukünftigen) Erfolgsaussichten sind. Das Business Process Management veranschaulicht Ihnen die Funktionsweise Ihres Geschäfts und die Mechanismen Ihrer Betriebsprozesse. Ausgehend davon können Sie sinnvolle Managementmethoden wählen, um am Markt zu bestehen.

Das Ziel ist ein verbessertes Prozessmanagement zur Automatisierung und Überwachung von Aktivitäten, Aufgaben und der gesamten Organisation. Häufig setzen Unternehmen hierfür eine Business Management Software ein.

Relevanz und Zweck des Prozessmanagements

Geschäftsprozesse bestehen üblicherweise aus einer Vielzahl von Arbeitsschritten und Aktivitäten. Ein Betrieb setzt sich wiederum aus vielen einzelnen Prozessen zusammen. Nur wenn Sie hierbei stets die Kontrolle behalten und die Prozesse in Ihrem Sinne managen, wird Ihr Unternehmen dauerhaft erfolgreich sein.

Mit dem Business Process Management haben Sie ein Werkzeug an der Hand, mit dem Sie jederzeit kontrollieren können, ob sich Ihre Firma in die von Ihnen gewünschte Richtung entwickelt. Falls nicht, lassen sich mit wenig Aufwand Anpassungen an den Aufgaben und Prozessen vornehmen und ein effizientes Change Management erreichen.

Des Weiteren sorgt das BPM für Ordnung im Unternehmen und macht ein Ad-hoc-Workflow-Management überflüssig. Die einzelnen Abteilungen der Organisation arbeiten effizient und wissen bei Störungen der Abläufe genau, was zu tun ist. Die Bereitstellung von Endprodukten und Dienstleistungen gelingt so effizient und Sie realisieren übergeordnete Unternehmensziele leichter und schneller.

Elementare BPM-Aktivitäten

Das Business Process Management arbeitet mit verschiedenen BPM-Aktivitäten. Die gängigsten fünf davon lernen Sie im Folgenden kennen:

1. Prozessanalyse

Zunächst erfolgt eine Analyse bestehender Prozesse, bei der Sie deren Stärken und Schwächen konkret benennen. Bei der Kundenakquise prüfen Sie beispielsweise, ob Sie bereits alle verfügbaren Kanäle nutzen und wie effizient die Kundenansprache gelingt. Entscheidend ist, dass Sie möglichst alle Verknüpfungen zu anderen Prozessen erkennen und aufzeigen.

2. Modellierung von Prozessen

Bei dieser Aktivität suchen Sie nach Möglichkeiten, bestehende Prozesse zu optimieren. Diese führen Sie dann in einem Modell zusammen und prüfen, unter welchen Voraussetzungen Ihre Unternehmensprozesse welche Erfolge erzielen. Im Vertrieb könnte eine Optimierung in der Nutzung weiterer Vertriebskanäle oder in einer zielgruppengerechteren Ansprache beim E-Mail Marketing bestehen.

3. Implementierung und Umsetzung von Prozessen

Nach der erfolgreichen Modellierung nehmen Sie die Implementierung der neuen Geschäftsprozesse vor. Halten Sie für eine eventuelle Fehleranalyse unbedingt alle Veränderungen fest, die Sie vornehmen.

4. Die Prozessüberwachung

Bei der Überwachung der Prozesse und Aufgaben stellen Sie fest, ob und in welchem Rahmen die Veränderungen Früchte tragen. Diese zeigen sich beispielsweise an einer Effizienzsteigerung oder einer Kostensenkung. Im Rahmen des Vertriebs wäre eine erfolgreiche Optimierung erreicht, wenn die Zahl der Neukunden und Neukundinnen steigt.

5. Prozesse optimieren und automatisieren

Das Business Process Management kommt niemals zum Ende, sondern ist ein dynamischer Prozess. Überwachen Sie daher unbedingt auch die bereits verbesserten Geschäftsprozesse weiterhin und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen und Optimierungen vor. Wenn sich die Zielgruppe oder deren Ansprüche verändern, müssen Sie beispielsweise die Kundenakquise anpassen. Wenn sich ein Prozess etabliert hat, erreichen Sie durch eine Automatisierung eine zusätzliche Effizienzsteigerung.

Wie erfolgt die Umsetzung des Geschäftsprozessmanagements?

Das BPM müssen Sie auf Ihr individuelles Unternehmen anpassen und konkret im Betrieb umsetzen. Hierfür ist es entscheidend, die Belegschaft zu integrieren und auf die Veränderungskurve zu reagieren. Für die verschiedenen Prozesse sollten konkrete Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verantwortlich sein, die sich um die Analyse, Überwachung und Optimierung kümmern. Durch eine konkrete Verteilung von Zuständigkeiten vermeiden Sie Chaos und sorgen für eine größtmögliche Effizienz.

Außerdem ist es sinnvoll, mit einer Business Process Management Software zu arbeiten. Diese ist für die Optimierung von Geschäftsprozessen konzipiert und hilft dem Management dabei, sinnvolle Geschäftsentscheidungen zu treffen. Abhängig von den jeweiligen Prozessen in einem Unternehmen wird eine andere Business Process Management Software mit spezifischen Eigenschaften benötigt.

Nicht zuletzt sollten Sie konkrete Methoden und Ziele vorgeben, anhand derer Sie die Erfolge einer Maßnahme und die Effizienz eines Prozesses objektiv bewerten können. So stellen Sie fest, ob und inwieweit die von Ihnen getroffenen Maßnahmen sinnvoll sind. Gleichzeitig erkennen Sie, wie wirkungsvoll das BPM selbst ist und ob die Optimierungsmaßnahmen selbst gegebenenfalls verbesserungswürdig sind.

Chancen und Grenzen des Business Process Managements

Das Business Process Management ist eine erprobte und erfolgreiche Methode, mit der Sie Verbesserungen an Ihren Geschäftsprozessen und eine bestmögliche Performance erreichen. Hierdurch sparen Sie Zeit und Geld und vermeiden teure Fehler.

Durch Automatisierungen und Optimierungen von Aufgaben und Zielen sorgen Sie für eine agile Arbeitsumgebung und haben die Möglichkeit, neue Tools und Entwicklungen schnell zu Ihrem Vorteil einzusetzen. Nicht zuletzt passen Sie Ihre Geschäftsprozesse durch ein kontinuierliches BPM immer wieder auf sich verändernde Rahmenbedingungen am Markt an, wodurch ihre Unternehmensstrategie gegen den Wettbewerb besteht.

Das BPM hat gewisse Grenzen. So fallen für die Implementierung neuer Prozesse, die Nutzung einer Business Process Management Software oder die Zusammenarbeit mit einer Organisationsberatung Investitionskosten an. Hinzu kommt, dass Maschinen durch ihre Programmierung begrenzt sind und nicht das kreative Potenzial eines Menschen haben.

Automatisierungsprozesse sorgen dafür, dass diese menschlichen Stärken verlorengehen. Nicht zuletzt macht eine starke Digitalisierung und Automatisierung Unternehmen anfälliger für Cyberkriminalität. Im Namen der Sicherheit müssen Sie das Business Process Management daher zwingend professionell durchführen.

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