Sich selbstständig machen und seine eigenen Ziele verfolgen, davon träumen viele frustrierte Arbeitnehmer. Doch nicht viele wagen tatsächlich den Sprung ins kalte Wasser der Selbstständigkeit. Papierkram wie steuerliche Pflichten schrecken sie ab. Dabei gibt es doch für Neueinsteiger die sogenannte Kleinunternehmerregelung.

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Kleingewerbe gleich Kleinunternehmen?

Auch wenn er im allgemeinen Sprachgebrauch oft benutzt wird, so gibt es den Begriff „Kleingewerbe“ offiziell nicht. Er umschreibt das, was das Steuerrecht als Kleingründungen ansieht. Das sind Nebenerwerbs- oder Kleinstgründungen, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen – mit dem Unterschied zu einem Selbstständigen oder Freiberufler, dass ein Gewerbe beim Gewerbeamt anzumelden ist.

Der größte Vorteil als Kleinunternehmer: Weniger bürokratischer Aufwand

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer (USt., 7 % oder 19 %, je nach Tätigkeit und Ware) auf ihren Rechnungen aus. Das bedeutet, dass der Bruttobetrag der gleiche wie der Nettobetrag ist.

Dementsprechend führen die Unternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Und Kleinunternehmer müssen auch keine Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen. Die Umsatzsteuer, umgangssprachlich „Mehrwertsteuer“ (MwSt.), ist ansonsten anfangs monatlich und später vierteljährlich zu entrichten.

Kleinunternehmer dürfen zudem eine einfache Buchführung betreiben, sofern sie nicht als Kaufleute gelten und auch keinen Eintrag im Handelsregister haben.

Der Wegfall der Umsatzsteuervoranmeldung sorgt somit für eine bürokratische Entlastung des Unternehmers und spart Kosten, wenn ein Steuerberater die steuerlichen Angelegenheiten übernimmt. Zudem muss der Kleinunternehmer keine Gewerbesteuer bezahlen, da seine Erlöse unter der Umsatzgrenze liegen.

Der größte Nachteil: Umsatzsteuer ausweisen nicht möglich

Allerdings besitzt diese formelle Entlastung auch eine bedeutende Schattenseite: Da der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführt, kann er somit bei den Betriebsausgaben keine Vorsteuer geltend machen.

Was das bedeutet, erklären wir anhand eines Beispiels:

Ein selbstständiger Grafiker nutzt nicht die Kleinunternehmerregelung. Er stellt einem Kunden für einen Auftrag 1.000 Euro netto in Rechnung. Auf diese Summe schlägt er noch 19 % Umsatzsteuer (= 190 Euro) drauf. Diese 190 Euro müsste er bei der nächsten Steuererklärung an das Finanzamt abführen.

Kauft sich der Grafiker für seine selbstständige Tätigkeit eine neue Festplatte für 595 Euro, sind in diesem Preis ebenfalls 19 % Umsatzsteuer enthalten. Die entsprechenden 95 Euro kann er von den vorher genannten 190 Euro Vorsteuer abziehen. Das heißt, er muss nur 95 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt weiterreichen.

Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, können diese Aufrechnung der angefallenen Umsatzsteuerausgaben nicht vornehmen.

Sonderfall: Kleinunternehmer können die Umsatzsteuer ausweisen. Allerdings dürfen sie die Vorsteuer auf eingegangene Rechnungen trotzdem nicht abziehen. Ansonsten wäre die Kleinunternehmerregelung obsolet.

Das müssen Kleinunternehmen bei der Rechnungsstellung beachten

Nutzt ein Unternehmer die Kleinunternehmerregelung, so muss er auf seinen Rechnungen deutlich und formal korrekt darauf hinweisen. Das kann zum Beispiel mit dem folgenden Satz sein: „Nach §19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer für den Rechnungsbetrag ausgewiesen.“

Fehlt diese Pflichtangabe, ist die Rechnung ungültig. Denn der Empfänger muss genau wissen, ob und in welcher Höhe er wiederum Umsatzsteuer abzuführen hat. Die Korrektur einer Rechnung kostet den Unternehmer Zeit und kann zu einem Zahlungsverzug durch seinen Geschäftspartner führen.

So ist mit der Kleinunternehmerregelung umzugehen

Möchte ein Unternehmer die Kleinunternehmerregelung nutzen, so muss er diese aktiv beim Finanzamt beantragen, zum Beispiel beim Start der Selbstständigkeit, wenn der Fragebogen der Ersterfassung auszufüllen ist. Der Absatz über die Kleinunternehmerregelung befindet sich in Zeile 7.3.

Wichtig: Der Verzicht auf die Steuervereinfachung gilt für fünf Jahre. In dieser Zeit muss der Unternehmer eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, auch wenn er nur geringe Umsätze erwirtschaftet.

Beansprucht er die Kleinunternehmerregelung, gilt diese so lange, bis er sie beendet oder die Umsatzgrenze überschreitet. Das bedeutet: Wer die Steuervereinfachung nutzt, muss stets seinen Umsatz im Auge behalten. Fällt der auf ein Kalenderjahr hochgerechnet höher als die vorgegebene Umsatzgrenze aus, muss der Kleinunternehmer das dem Finanzamt mitteilen.

Sobald ein Unternehmer mehr als 22.000 Euro im Gründungsjahr bzw. mehr als 50.000 Euro Umsatz (brutto) in den folgenden Jahren erwirtschaftet, fällt er in die Regelbesteuerung. Das bedeutet, er muss ganz regulär Umsatzsteuer ausweisen und abführen.

Hinweis: In den letzten Jahren wurden bei der Kleinunternehmerregelung die Grenzwerte für den gesamten Umsatz immer wieder erhöht. Viele Jahre lang lag der Schwellenwert für das erste Geschäftsjahr bei 17.500 Euro, seit 2019/2020 liegt er bei 22.000 Euro Umsatz.

Für wen eignet sich die Kleinunternehmerregelung?

Weniger bürokratischer Aufwand, weniger Zeit und Kosten für den Papierkram: Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht den Einstieg in die Selbstständigkeit – allerdings nur, wenn der Unternehmer anfangs wirklich unter den vorgegebenen Umsatzgrenzen bleibt.

Überschreiten seine Umsätze diese bereits im ersten oder zweiten Jahr, gilt für ihn: schnell handeln und mit dem Finanzamt austauschen. Versäumt der Kleinunternehmer das, muss er eventuell viele seiner Rechnungen rückwirkend abändern und Steuern nachzahlen.

Zudem ist die Kleinunternehmerregelung für Unternehmer unattraktiv, die viele Waren einkaufen oder Investitionen tätigen. In diesem Fall können sie die Umsatzsteuer der Ausgaben nicht als Vorsteuer geltend machen.

Wenn Sie sich daher selbstständig machen und eventuell die Steuervereinfachung für Kleinunternehmer nutzen möchten, sollten Sie einen Steuerberater aufsuchen. Er kann Sie bei der korrekten Buchführung unterstützen und vor eventuellem Ärger mit dem Finanzamt bewahren.

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Titelbild: Youngoldman / getty images

Die bereitgestellten Informationen in diesem Beitrag sind nicht als bindende Rechtsauskunft zu betrachten. Wenn Sie sich an Ihre Rechtsabteilung, wenn Sie professionellen Rechtsbeistand benötigen.

Ursprünglich veröffentlicht am 5. Juni 2020, aktualisiert am Juni 05 2020

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