Sales-Automation: Ein Leitfaden

Bei Vorträgen über die Zukunft der Arbeitswelt steht ein Begriff häufig im Mittelpunkt: Automatisierung. Vor allem die Weiterentwicklung der Robotik und künstlichen Intelligenz eröffnen neue Möglichkeiten, Aufgaben von Maschinen erledigen zu lassen. Und das gilt nicht nur für hochstrukturierte Arbeitsabläufe. Auch Jobs mit stark sozialem Charakter können einen Nutzen aus der Automatisierung von Prozessen ziehen. Daher spielt dieser Aspekt auch im Vertrieb eine immer größer werdende Rolle. Dieser Ansatz wird als „Sales-Automation“ bezeichnet.

Sales-Automation beinhaltet die Nutzung komplexer Hardware oder Software, die etwa auf künstlicher Intelligenz basiert. Ziel ist es, die eigenen Aktivitäten (und die von anderen Mitarbeitern im Vertriebsteam) zu managen und eine Optimierung des Gesamtprozesses anzustreben.

Beispielsweise kommen im Alltag vieler Mitarbeiter oft zahlreiche kleine Aufgaben vor (etwa das händische Kopieren von Namen und Adressen), welche nicht nur auf Dauer langweilig und frustrierend sein können, sondern durch eine geeignete Software auch zuverlässiger vorgenommen werden können. Solche Prozesse so schnell wie möglich zu automatisieren, liegt also im Interesse aller Beteiligten. 

CRM-Systeme als Automation-Software

Wie kann ein Unternehmen also von der Automatisierung im Vertrieb profitieren? Ein wichtiges Werkzeug für die Automatisierung sind ERP- und CRM-Systeme. Customer-Relationship-Management-Software (CRM-Software) unterstützt Unternehmen bei allen kundenbezogenen Prozessen. Sie spielt daher bei Automatisierungsprozessen im Vertrieb eine zentrale Rolle.

Neben Sales-Automation-Software gibt es zudem Marketing- Automation-Software, beide überschneiden sich in vielerlei Hinsicht. Der Fokus liegt bei der Marketing-Automation auf Lead-Generierung, also der Identifikation von potenziellen Kunden. Sales-Automation-Software konzentriert sich eher auf die Kommunikation mit den Kunden.

HubSpot bietet selbst sogar eine kostenlose CRM-Software an. Sie unterstützt Unternehmen bei der Organisation, Datenverwaltung und Gewinnung von qualifizierten Kunden. So gibt es zum Beispiel eine Funktion, die die Aktivitäten von neuen Leads speichert, sodass Verkäufer später darauf Bezug nehmen können.  

Wie unterstützt Automation-Software das Vertriebsteam?

Es gibt viele Situationen, in denen Vertriebler von Automatisierungssoftware profitieren können:

1) Mehr Informationen über Kunden

Software kann automatisch wichtige Informationen über bestimmte Kunden sammeln. Dazu gehören die Größe und Branchenzugehörigkeit eines Kunden sowie Vertriebswege und Aktivitäten auf Social-Media-Plattformen.

Dies macht es für den Vertrieb einfacher, die Bedürfnisse von Kunden einzuschätzen und auf Grundlage dieser Informationen maßgeschneiderte Angebote zu erstellen.

2) Hinzufügen und Zuordnung von Kontakten

Vertriebler müssen Kontaktdaten und zusätzliche Informationen potenzieller Kunden und Interessenten keineswegs von Hand auf den Computer übertragen.

Besuchen Interessenten beispielsweise auf der Website eines Unternehmens eine Seite zu einem bestimmten Artikel, kann eine CRM-Software die Profildaten speichern und den jeweiligen Besuchern daraufhin gezielt speziell zugeschnittene Werbeangebote zusenden. 

3) E-Mail-Vorlagen

Oft schreiben Mitarbeiter im Vertrieb standardisierte E-Mails (etwa zur Bestätigung von Terminen, zum Follow-up oder Informationen zu Produkteigenschaften), die sich nicht stark voneinander unterscheiden.

Eine Befragung von HubSpot führte zu dem Ergebnis, dass solche Benachrichtigungen teilweise personalisierte Informationen enthalten sollten (etwa 30 bis 50 % der Nachricht). Darüber hinaus scheint eine weitere Personalisierung der E-Mails jedoch wieder zu negativen Effekten beim Verkaufserfolg führen.

CRM-Software erlaubt das Speichern von E-Mail-Vorlagen, die Mitarbeiter dann mit einigen kundenbezogenen Informationen füllen können. Dies gewährleistet eine schnelle Erstellung der E-Mails und erhöht die Antwortrate der Kunden.

Von Sales-Automatisierung können Vertriebsabteilungen außerdem noch auf folgende Art und Weise profitieren:

• Planung von Meetings und Verkaufsgesprächen
• Verkaufsanrufe tracken und analysieren
• Einordnung von Kundenkontakten nach Relevanz

Sales-Automation in Ihrem Unternehmen einführen

Sollten Sie Sales- oder Marketing-Automation-Software in Ihrem Unternehmen einführen wollen, haben wir einige Tipps für Sie:

Zunächst sollten Sie Ihre Mitarbeiter für die Benutzung der Software ausreichend schulen, ansonsten können sie diese nicht im vollen Umfang nutzen.

Wie stark sich die Software auf die Kundengewinnung auswirkt, können Sie anhand verschiedener Scores, die innerhalb der Programme definiert sind, überprüfen. Achten Sie auch darauf, dass sowohl Marketing als auch Vertrieb alle Daten untereinander austauschen.

Bei allen Vorteilen von Automatisierung muss diese jedoch immer in einem sinnvollen Rahmen stattfinden. Vor allem beim Vertrieb, der stark vom Aufbau persönlicher Kontakte und von Überzeugungsarbeit auf psychologischer Ebene profitiert, kann dies zu Problemen führen. Kunden können eine „überautomatisierte“ Verkaufsstruktur schnell als steril und abschreckend empfinden. Menschliche Qualitäten bleiben deshalb für Unternehmen weiterhin unersetzlich. 

Sales-Automation ist, richtig umgesetzt, ein Segen für den Vertrieb

Vertriebsorientierte Unternehmen, insbesondere im B2B-Bereich, können stark von der Nutzung von CRM-Systemen und Sales-Automation profitieren. Solche Softwarepakete haben sich bereits fest am Markt etabliert und gehören zum Standardinventar vieler Firmen.

CRM-Software spart Kosten vor allem dadurch, dass alltägliche Mikroprozesse (händisches Eintragen von Daten, Kopieren von Texten) und die Sammlung von Daten aus Onlineaktivitäten vom Computer übernommen werden. Das spart viel Zeit für die Mitarbeiter und sorgt für zusätzliche Informationen. Ein zu hoher Grad an Automatisierung kann aber auch schädlich sein. Deshalb unser Rat: Automatisieren Sie Ihre Prozesse, aber lassen Sie Raum für ein gesundes Maß an Menschlichkeit.

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