Verkaufs- und Vertriebsmitarbeiter eines Unternehmens sollten vor allem eines: Verkaufen. In der Realität verbringen sie aber einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit organisatorischen und administrativen Tätigkeiten. Wie Sie den Zeitaufwand für unproduktive Aufgaben reduzieren und mit Automatisierungsmaßnahmen die Effizienz Ihrer Verkaufsabteilung(en) steigern können, erfahren Sie im Folgenden.

Download: Vorlage für Ihre Vertriebsstrategie

Entsprechende Features lassen sich meist in CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management) integrieren und unterstützen insbesondere das Opportunity-Management.

Die Definition von Effizienz im Verkauf

Einer aktuellen Studie zufolge verbringen Angestellte rund 60 Prozent ihres Arbeitstages mit Routineaufgaben – E-Mails schreiben, Daten erfassen, Angebote nachfassen, interne Besprechungen oder doppelt ausgeführte Arbeiten entpuppen sich als wahre Zeitdiebe und reduzieren – gemeinsam mit strategischen Planungen – die produktive Arbeitszeit auf weniger als ein Drittel.

Gerade im Verkauf bleibt dadurch bares Geld auf der Strecke, wenn Ihre Mitarbeiter zu wenig Zeit für ihr eigentliches Business haben.

Um die Effizienz Ihrer Verkaufsabteilung zu optimieren, gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

  • Die Aufgabenverteilung innerhalb Ihrer Teams verändern
  • Den Zeitaufwand für unproduktive Arbeiten reduzieren

Während eine Änderung der Aufgabenverteilung, bedingt durch das Management und die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens, oft nicht so einfach zu bewerkstelligen ist, können Sie die Zeitkapazitäten mit Sales-Force-Automation durchaus effizienter gestalten.

Automatisierte Prozesse erhöhen den Nutzen des CRM

Ein Customer-Relationship-Management-System bildet das Herzstück Ihres Vertriebs, denn darin sind alle wesentlichen Daten über Ihre Kunden und Leads erfasst. Es werden darin nicht nur allgemeine Stammdaten verwaltet, sondern vor allem auch sämtliche Aktivitäten und Interaktionen während des gesamten Kundenlebenszyklus.

Kombiniert mit einer entsprechenden Software zur Sales-Force-Automation können Sie die Effizienz Ihres Vertriebes in dreierlei Hinsicht steigern:

  • Zeitersparnis
    Die Software übernimmt administrative Aufgaben, zum Beispiel Datenerfassung oder Terminplanung, sodass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für verkaufsorientierte Tätigkeiten gewinnen.
  • Vertriebsoptimierung
    Durch die Konfigurationsmöglichkeiten der einzelnen Features, wie etwa Erinnerungsfunktionen für Folgetermine oder Aktualisierungen des Kundenstatus, wird eine effektive Verkaufsstrategie gewährleistet.
  • Berichterstattung und Analysen
    Laufende Auswertungen und Berichte informieren Mitarbeiter und Management, sowohl in Echtzeit über aktuelle Verkaufszahlen als auch über Umsatzprognosen und Entwicklungen.

Sales-Force-Automation ist eine gute Methode, um Ihre Verkaufsmitarbeiter mit bestimmten Features während des gesamten Vertriebsprozesses zu unterstützen. Durch eine Integration der Software in das CRM können diverse Aufgaben und Prozesse konfiguriert und automatisiert und dadurch mehr Potenzial ausgeschöpft werden.

Opportunity-Management – Beispiele für erfolgreiche Automatisierung

Es gibt verschiedene Software-Systeme mit den unterschiedlichsten Features für Sales-Force-Automation. In erster Linie konzentrieren sich diese auf Werkzeuge im Opportunity-Management – also auf das Identifizieren und Optimieren von möglichen Absatzgelegenheiten – wie beispielsweise:

1) Automatisiertes Berichtswesen

Aufwändige Excel-Tabellen und komplexe Google Sheets, die dann als E-Mail-Anhänge verschickt oder von allen Vertriebsmitarbeitern gesondert abgerufen und analysiert werden müssen, sind in Unternehmen keine Seltenheit.

Mit entsprechender Automatisierungssoftware können Sie hier wertvolle Zeit und Ressourcen sparen. Automatisch generierte und versendete Berichte und Dokumentation liefern einen umfassenden Überblick über alle relevanten Daten, die Ihr Vertrieb braucht – vom aktuellen Geschäftsstatus über wesentliche Kennzahlen der Verkaufsergebnisse bis hin zur Produktivität einzelner Mitarbeiter.

2) Automatisierte Zuteilung von Leads

Bis ein Lead in der Datenbank erfasst, vom verantwortlichen Verkaufsleiter überprüft und einem Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung zugeteilt wird, kann viel Zeit vergehen. Zeit, die im Grunde bereits für die Vorbereitung von Geschäftsabschlüssen genutzt werden könnte.

Im Rahmen der Sales-Force-Automation können Sie einen Prozess definieren, der einen Lead nach bestimmten voreingestellten Kriterien, zum Beispiel nach Branche, Region, Unternehmensgröße etc., automatisch einem geeigneten Vertriebsmitarbeiter oder Team zuteilt.

3) Automatisierte Lead-Priorisierung

Lead ist nicht gleich Lead – nicht alle Interessenten, die sich in der Pipeline befinden, werden letztendlich auch zu Kunden. Damit sich Ihre Vertriebsmitarbeiter bevorzugt den aussichtsreichsten Kontakten widmen können, sind automatisierte Prozesse zur Priorisierung (Stichwort: Lead-Scoring) enorm hilfreich.

Dabei werden die Daten anhand definierter Kriterien analysiert und nach einem Punktesystem bewertet oder die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses ermittelt.

Dabei sollten Sie unbedingt darauf achten, dass CRM- und Marketing-Datenbank miteinander verknüpft sind, um eine nahtlose Übertragung der Daten sicherzustellen. Das Ergebnis ist eine aussagekräftige Rangliste aussichtsreicher Leads, die Ihren Mitarbeitern als Grundlage für weitere verkaufsorientierte Maßnahmen dient.

4) Automatisierte Arbeitsabläufe

Datenerfassung, Protokolle schreiben, Terminlisten erstellen und Aufgaben überprüfen – der Rattenschwanz an administrativen Tätigkeiten im Zuge eines Verkaufsprozesses ist lang. Und damit verbunden auch der beträchtliche zeitliche Aufwand.

Vor allem dann, wenn Aufgaben wegen mangelnder Koordination doppelt durchgeführt werden müssen, was laut Umfragen in Deutschland mit rund fünf Arbeitsstunden pro Woche zu Buche schlägt.

Mit standardisierten Arbeitsabläufen können Sie die Verwaltungsarbeit optimieren und somit mehr Zeit für den aktiven Verkauf schaffen. So können Sie mit der entsprechenden Software beispielsweise automatisierte Angebote erstellen, wenn ein Interessent ein Formular im Web ausfüllt oder eine Benachrichtigung für nachfassende Maßnahmen voreinstellen, wenn ein Interessent Informationen über Produkte oder Leistungen angefordert hat. Ein Überblick über Verantwortlichkeiten und bereits erledigte Aufgaben minimiert den Zeitaufwand obendrein.

5) Automatisierte Verwaltung von Inhalten

Das Auffinden und Erstellen von Inhalten und Unterlagen, die als Informationen an potenzielle Kunden versendet werden können, kostet viele Verkaufsmitarbeitern unnötig viel Zeit.

Der Grund dafür liegt oft in der unstrukturierten Verwaltung. Unterschiedliche Speicherorte sowie fehlende Zugriffs- und Nutzungsrechte erschweren den Zugang. Ein automatisiertes Verwaltungssystem für Vertriebsunterlagen und Inhalte an einem zentralen und leicht zugänglichen Ort spart Zeit bei jeder Interaktion mit Kunden.

Zu Beginn kann eine firmeninterne Wiki-Seite oder ein freigegebener Google-Drive-Ordner bereits ausreichen. Allerdings sollte dabei die Möglichkeit bestehen, Ideen und Ergänzungen hinzuzufügen.

Wenn der Umfang der Inhalte steigt, sollten Sie eine solide Lösung mit entsprechender Analyse-Möglichkeit denken. Dadurch wird die Interaktion Ihrer Kunden mit Ihren Inhalten transparenter und Sie können daraus wertvolle Rückschlüsse für weitere Maßnahmen oder Optimierungen ziehen.

6) Automatisierte Terminplanung für Besprechungen

Meetings sind laut angeführter Studie eindeutig Zeitfresser – laut Einschätzung der Befragten sind zwei Drittel davon sogar unnötig. Aber nicht nur die Teilnahme an der Besprechung selbst hält Ihre Mitarbeiter von ihren eigentlichen Kernaufgaben ab, sondern auch die Terminplanung und deren Koordinierung kostet wertvolle Zeit.

Mit Tools, wie zum Beispiel HubSpot Meetings, lassen sich benutzerdefinierte Buchungs-Links für jeden Mitarbeiter erstellen und als E-Mail-Vorlage abspeichern. Viele Anbieter bieten auch Freeware oder kostenlose Testversionen an, die den Einstieg in eine automatisierte Terminplanung vereinfachen.

Mit Automatisierung Zeit sparen

In vielen Vertriebsabteilungen müssen Mitarbeiter enorm viel Zeit in administrative und koordinierende Tätigkeiten investieren. Sales-Force-Automation kann dabei helfen, Vertriebsprozesse zu optimieren und wertvolle zeitliche und personelle Ressourcen freizugeben.  

New call-to-action

Headerbild: Martin Poole / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 2. April 2020, aktualisiert am April 02 2020

Themen:

CRM