Selbstorganisation: Methoden für mehr Struktur im Arbeitsalltag

Haben Sie ständig Stress und Termindruck? Sind Sie mehr am Reagieren statt am Agieren? Ihre verfahrene Situation könnte daran liegen, dass Sie zu wenig Selbstorganisation betreiben. Mit unseren Ratschlägen können Sie das ändern!

Was ist Selbstorganisation?

Im geschäftlichen Umfeld bedeutet Selbstorganisation die Fähigkeit von Menschen, ihre Ziele, Aufgaben und wichtigen Bestandteile ihres Arbeitsalltags weitestgehend selbst zu strukturieren. Das führt dazu, dass sie effektiver und effizienter arbeiten.

Was hat selbstorganisiertes Arbeiten mit Holokratie zu tun?

Der Begriff „Holokratie“ leitet sich aus dem Griechischen ab: „holos“ bedeutet im Deutschen „ganz“ und „kratia“ übersetzt „Herrschaft“.

Übertragen auf ein Unternehmen ist damit gemeint, dass es in der deutlichsten Ausprägung kaum Führung und Vorgaben von oben gibt, sondern die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei vielen Aspekten mitbestimmen dürfen. Die Organisation als Holokratie kennen Sie sicherlich aus Stellenanzeigen: Hier bezeichnet man sie als „flache Hierarchien“.

Um hierarchische Strukturen abbauen zu können, müssen alle Angestellten an ihrer Selbstorganisation arbeiten.

Selbstorganisation: Diese Methoden gibt es

Damit es gelingt, Ihre persönliche Selbstorganisation fortwährend zu verbessern, können Sie eine oder mehrere Methoden anwenden. Zudem gibt es Frameworks, um das selbstorganisierte Arbeiten in Unternehmen zu fördern. Hier ein paar Beispiele:

• Eisenhower Matrix: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und vernachlässigen Sie ganz bewusst manche Aufgaben.
• ALPEN-Methode: Planen Sie Ihren Tagesablauf und denken Sie an genügend Pufferzeit.
• ABC-Analyse: Beschäftigen Sie sich nur mit Kunden und Kundinnen, die sich für Ihre Unternehmensziele lohnen.
• Poka Yoke: Entwickeln Sie „idiotensichere Lösungen“, um Zeit zu sparen.

So können Sie Selbstorganisation lernen

„Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung“, heißt es. Das bedeutet für Sie: Erkennen Sie, dass Sie an Ihrer Selbstorganisation arbeiten müssen, um am Ende besser zu werden. Beschäftigen Sie sich mit den verschiedenen Methoden und Ansätzen, probieren Sie die eine oder andere aus. Manche Menschen setzen auf die ALPEN-Methode, andere schwören auf die Pomodoro-Technik. Finden Sie Ihre Favoriten.

Zuerst müssen Sie aber erkennen, dass etwas schiefläuft. Das gilt auch für die Abläufe in Ihrem Unternehmen, von denen Sie abhängig sind. Eine Prozessanalyse kann Ihnen beispielsweise zeigen, wo es Schwachstellen gibt.

Bessere Selbstorganisation im Home Office

Die bessere Organisation des eigenen Arbeitsplatzes stellt einen wichtigen Baustein zur Selbstorganisation dar. Das gilt besonders, wenn Sie im Home Office arbeiten, wo vieles anders als im Büro ausfällt.

Achten Sie darauf, dass Sie auch zu Hause Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz halten und Ihre Aufgaben durchplanen und strukturieren. Setzen Sie sich das Ziel, weiterhin Ihre Entscheidungen schnell und kompetent zu treffen – selbst wenn der direkte, persönliche Austausch mit den Kollegen und Kolleginnen fehlt.

Seien Sie Ihre eigene Führung und dementsprechend streng mit sich selbst. Ermahnen Sie sich, Ihre Tätigkeiten gewissenhaft auszuführen und sich regelmäßig Pausen zu gönnen. Und lassen Sie sich nicht ablenken.

Diese Vorteile bietet Ihnen eine gute Selbstorganisation

Wenn Sie als Mitarbeiter beziehungsweise Mitarbeiterin selbstorganisiert tätig sein möchten, profitieren Sie unter anderem von diesen Ergebnissen:

• Sie sparen Zeit, da Sie Aufgaben besser planen und Entscheidungen schneller treffen.
• Sie erreichen zielstrebiger Ihre Ziele, da Sie effizientere Wege und Prozesse nutzen.
• Sie werden mit sich selbst zufriedener, Stress und Druck perlen eher an Ihnen ab.
• Sie werten Ihr Image bei Ihren Kollegen und Kolleginnen sowie Führungskräften auf.
• Sie beschleunigen Ihre Karriere, da Sie durch Leistung und Erfolg glänzen können.

Selbstorganisation am Arbeitsplatz: Was bringt das für Unternehmen?

Wenn Unternehmen ihre bisherige Organisation überdenken, indem sie Hierarchien abbauen und selbstorganisierte Strukturen einführen, profitieren sie von diesen Vorteilen:

• Die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen steigen.
• Jeder beziehungsweise jede Angestellte bekommt mehr Verantwortung und Entscheidungsmacht, wodurch neue Potenziale entstehen.
• Prozesse beschleunigen sich, da das Unternehmen weniger Führung und Planung benötigt.
• Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erledigen die Arbeiten flexibler und agiler und erreichen die Ziele schneller.

Beispiele für erfolgreiche Selbstorganisation

Selbstorganisiertes Arbeiten ist für viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eher unbekannt, da in zahlreichen Unternehmen noch klassische Strukturen bestehen. Wenn Sie jedoch die Möglichkeit erhalten, eigenständig Ihre Ziele zu verfolgen und mit verschiedenen Methoden zur Erfüllung zu experimentieren, werden Sie sukzessive besser bei Ihren Tätigkeiten.

Dieses Vorgehen nennt sich im Japanischen Kaizen, im Deutschen ist es als KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bekannt. Nutzen Sie das, um beispielsweise persönliche Ziele wie das Streben nach mehr Gehalt oder einer bestimmten Position zu erreichen.

Flache Hierarchien finden sich meist in Startups, da sie das Wissen und Können ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen frei entfalten lassen möchten. Doch auch große Unternehmen haben verstanden, dass sie nicht alle Aufgaben und Arbeiten delegieren müssen. Zum Beispiel beschleunigte Swarovski Gemstones seine internen Prozesse, indem das Unternehmen selbstorganisierte Strukturen entwickelte. Dadurch entstand ein Wandel zu einer flexibleren und effizienteren Organisation.

Selbstorganisation muss jeder für sich erlernen

Flache Hierarchien – das klingt klasse. Doch Selbstorganisation kann in Unternehmen nur funktionieren, wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dafür bereit und befähigt sind.

Wenn Sie jahrelang in starren Hierarchien gearbeitet haben, mag es für Sie ungewohnt sein, selbstorganisiert zu handeln und zu arbeiten. Sie müssen verstehen und schrittweise lernen, wie Selbstorganisation funktioniert und wie Sie sie umsetzen können. Beschäftigen Sie sich damit – es lohnt sich. Wenn Sie Ihre Aufgaben stressfreier meistern, Ziele mit weniger Umwegen erreichen und klügere Entscheidungen treffen, steigert das zudem Ihr Selbstwertgefühl und Ihre Motivation.

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