So können Sie ChatGPT im Kundenservice einsetzen (inkl. Prompts)

ChatGPT entwickelt sich stetig weiter und macht vor kaum einem Unternehmensbereich Halt. Insbesondere im Kundenservice eröffnet die innovative KI-Technologie neue Horizonte. Von der Automatisierung häufiger Anfragen bis hin zur Personalisierung von Interaktionen – die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Doch in welchen Szenarien lässt sich ChatGPT ganz konkret im Kundenservice einbinden? Entdecken Sie mit mir die spannenden Potenziale des KI-Chatbots.

Anwendungsbereiche von ChatGPT im Kundenservice

Sie haben sicher schon davon gehört, dass Studierende ihre Abschlussarbeiten mit ChatGPT schreiben und Marketing-Abteilungen dank des Textgenerators Content-Formate upcyclen. Doch welche Anwendungsbereiche ChatGPT im Kundenservice bereithalten soll, ist Ihnen nach wie vor ein Rätsel? Lassen Sie mich für Sie Licht ins Dunkel bringen.

Aus meiner Erfahrung kann Ihnen der Chatbot in folgenden Szenarien als effektives Tool dienen:

• ChatGPT unterstützt Sie dabei, Ihre Nachrichten klarer und ansprechender zu formulieren, um eine effektivere Kommunikation mit Ihrer Kundschaft zu ermöglichen.
• Durch die Implementierung automatisierter Chat-Dialoge können Sie schnell und effizient auf Kundenanfragen reagieren, selbst wenn alle Servicemitarbeitenden beschäftigt sind.
• Dank der Fähigkeit von ChatGPT, häufig gestellte Fragen (FAQs) präzise und schnell zu beantworten, werden Ihre Servicemitarbeitenden entlastet und die Kundenzufriedenheit verbessert.
• Sie möchten Nachrichten übersetzen und mehrsprachigen Support anbieten? Die Übersetzungsarbeit wird dank ChatGPT ebenfalls erleichtert.
• Sie können außerdem präzise Anleitungen erstellen, um Ihren Kundinnen und Kunden eine klare und verständliche Anleitung zur Nutzung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen bereitzustellen.
• Sie möchten Kundenmails automatisch analysieren und zusammenfassen, anstatt sich mühselig durch hunderte von E-Mails zu boxen? ChatGPT erstellt Ihnen im Handumdrehen eine Zusammenfassung des Inhaltes.
• Gleiches gilt für die Bestimmung des Kundensentiments: ChatGPT kann große Mengen an Kundenfeedback analysieren und Ihnen wichtige Einblicke in die Zufriedenheit und die Bedürfnisse Ihrer Kundschaft liefern.

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Vorteile von ChatGPT im Customer Service

ChatGPT im Kundenservice anzuwenden, bringt einigen Nutzen mit sich. Das KI-basierte Textgenerationstool entlastet zum einen Ihre Servicemitarbeitenden bei Routineaufgaben und kann zum anderen dazu beitragen, das Kundenerlebnis zu verbessern.

Ganz konkret bietet der Einsatz von ChatGPT im Kundenservice die folgenden Vorteile:

• Schnellere Reaktionszeit: KI ist viel schneller als das menschliche Gehirn, wenn es darum geht, Textnachrichten zu verstehen und darauf zu antworten. Sie stellen gleichzeitig sicher, dass kein Aspekt vergessen wird und der Kunde bzw. die Kundin alle relevanten Informationen erhält.
• Rund um die Uhr verfügbar: Einen 24/7-Kundensupport anzubieten, ist nicht für jedes Unternehmen realistisch. Durch den zusätzlichen Einsatz von ChatGPT lassen sich die Leerlaufzeiten jedoch überbrücken. Das Tool kann auf herkömmliche Fragen ebenso gut antworten wie Servicemitarbeitende. Für Sonderfälle kann der Chatbot auf Servicemitarbeiterinnen und Servicemitarbeiter umleiten, bietet jedoch eine erste Kontaktstelle für die Kundschaft.
• Skalierbarkeit: Wie bereits gesagt, ist KI schneller und auch leistungsfähiger als das menschliche Gehirn, wenn es darum geht, Daten in kurzer Zeit zu verarbeiten. Anstatt sich mühsam durch jede Kundenbewertung durchzukämpfen, kann Ihnen ChatGPT beispielsweise den Grundtenor in wenigen Sekunden zusammenfassen.
• Personelle Ressourcen einsparen: ChatGPT nimmt Ihren Servicemitarbeitenden Arbeit ab und hilft somit auch Kosten zu reduzieren. Wenn Sie das Tool an den richtigen Stellen einsetzen, wird es Ihnen zu effizienteren Prozessen verhelfen.

8 ChatGPT-Prompt-Beispiele für Servicemitarbeitende

Im Folgenden zeige ich Ihnen anhand acht konkreter ChatGPT-Prompt-Beispiele, wie Sie Ihre Kundenbetreuung durch KI verbessern können.

1. Individuelles Willkommens-E-Mail-Template erstellen

Gestalten Sie eine Willkommens-E-Mail-Vorlage, die auf die spezifischen Interessen und Bedürfnisse Ihrer Kundinnen und Kunden zugeschnitten ist. Zum Beispiel könnten Sie nach einem Willkommens-E-Mail-Template für neue Abonnenten fragen, das deren Interessen oder Branchenbezug berücksichtigt.

Quelle: Screenshots ChatGPT

2. Tone-of-Voice einer Nachricht anpassen

Passen Sie den Ton einer Nachricht an den individuellen Kommunikationsstil jedes Kunden bzw. jeder Kundin an. Haben Sie beispielsweise eine sehr professionelle Entschuldigung für Lieferverzögerungen und möchten diese lockerer formulieren, um sie an eine jüngere Zielgruppe zu adressieren, können Sie folgenden Prompt nutzen:

„Formuliere den Tone-of-Voice der folgenden E-Mail um. Schreibe etwas lockerer, aber dennoch professionell. Richte die E-Mail auf eine Zielgruppe zwischen 18 bis 25 Jahre aus.: [Ihre E-Mail, die angepasst werden soll, einfügen.]“

Quelle: Screenshot ChatGPT

3. Feedback von Kunden und Kundinnen einholen

Erstellen Sie maßgeschneiderte Umfragen, um das Feedback Ihrer Kundschaft zu neuen Produkten oder Dienstleistungen zu sammeln und wertvolle Einblicke zu erhalten. Daraus können Sie dann Verbesserungen für Ihr Angebotsportfolio ableiten. Hier müssen Sie etwas ins Detail gehen.

Mein Beispiel-Prompt für Sie lautet:

„Entwickle eine Kundenservice-Umfragemail, um Feedback zu unserem neuen Haarparfum einzuholen. Bitte integriere dabei unbedingt die folgenden Aspekte:

• Duftkomposition
• Flakon
• Haltbarkeit des Duftes
• Ist der Duft unisex

Biete den Kundinnen und Kunden einen 10-Prozent-Gutschein für die Teilnahme an.“

Quellen: Screenshots ChatGPT

4. Rechtschreibung in Nachrichten korrigieren

Korrigieren Sie Rechtschreibfehler und stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten professionell und fehlerfrei sind. So wirken Sie professionell und vertrauenswürdiger in den Augen Ihrer Kundschaft.

Zum Beispiel so: „Überprüfe die Rechtschreibung und Grammatik in unserer Antwort auf Kundenanfragen bezüglich unseres Produktangebots: [Ihre E-Mail, die überprüft werden soll, einfügen.]“

Quelle: Screenshot ChatGPT

Was mir sehr gut gefällt, dass ChatGPT nicht einfach nur die Änderungen vornimmt, sondern mir auch direkt auflistet, was geändert wurde. Somit kann ich die Anpassungen besser überprüfen und nachvollziehen.

5. Leitfaden zur Konfliktkommunikation entwickeln

Erstellen Sie mit ChatGPT einen Leitfaden für die Kommunikation bei Konfliktsituationen für Ihre Servicemitarbeitenden.

Beispiel-Prompt: „Entwickle eine Liste von Deeskalationsstrategien für unsere Servicemitarbeitenden, um Kundenbeschwerden über verspätete Lieferungen anzugehen.“

Quelle: Screenshot ChatGPT

6. Antworten für unzufriedene Kunden und Kundinnen formulieren

Formulieren Sie einfühlsame und angemessene Antworten für unzufriedene Kundschaft mit diesem Beispiel-Prompt:

„Verfasse drei empathische Beispiel-Antworten für unsere Kundenservice-Mitarbeitenden an Kundinnen und Kunden, die eine Beschwerde über die Produktqualität eingereicht haben.“

Quelle: Screenshot ChatGPT

7. E-Mail mit häufig gestellten Fragen bereitstellen

Erstellen Sie automatisierte E-Mails mit häufig gestellten Fragen und Antworten, um Kundenanfragen effizient und schneller zu beantworten. Hierfür müssen Sie ChatGPT natürlich konkrete Antworten zu Ihrem Unternehmen liefern. Stichpunkte reichen jedoch aus.

Beispiel-Prompt: „Erstelle eine E-Mail mit einer Zusammenstellung von FAQs und Antworten für unsere Kundschaft. Folgende Punkte sind wichtig:

• Lieferzeit: 4 bis 7 Tage,
• Kundenservice Erreichbarkeit: 7 bis 18 Uhr, montags bis samstags
• Retouren: 120 Tage Rückgaberecht.“

Quelle: Screenshot ChatGPT

8. Liste mit Entschuldigungen für verspätete Reaktionszeit

Erstellen Sie eine Liste von Entschuldigungen und Erklärungen für verspätete Reaktionen auf Kundenanfragen, die Ihre Servicemitarbeitenden im Fall der Fälle nutzen können.

Beispiel-Prompt: „Entwickle eine Liste von höflichen Entschuldigungen und Erklärungen für verspätete Reaktionen auf Anfragen zur Produktverfügbarkeit.“

Quelle: Screenshot ChatGPT

Herausforderungen beim Einsatz von ChatGPT im Kundenservice

Obwohl der Einsatz von ChatGPT im Kundenservice vielfältige Möglichkeiten bietet, muss ich Ihnen leider den Zahn ziehen und Ihnen mitteilen, dass auch KI nicht allwissend ist. Manchmal versteht das Tool den Kontext nicht richtig oder die Kundenanfragen sind unklar formuliert. Dann kommt es zu Missverständnissen. Es kann auch schwierig sein, komplexe oder spezifische Anfragen angemessen zu beantworten.

Noch ein besonders wichtiger Tipp von mir: Hinsichtlich des Datenschutzes ist der Gebrauch von ChatGPT mit Vorsicht zu genießen. Geben Sie keine personenbezogenen Daten Ihrer Kundschaft in das Tool ein, da Sie ansonsten gegen die DSGVO verstoßen könnten.

Fazit: ChatGPT im Kundensupport verschafft Effizienz

Durch passende ChatGPT-Prompts können Servicemitarbeitende individuelle Anfragen bearbeiten, Feedback einholen, Anleitungen und Leitfäden für die Kundenkommunikation erstellen. Trotz dieser Vorteile gibt es auch Herausforderungen, vor allem im Bezug auf den Datenschutz.

Mit entsprechender Vorsicht und Training empfehle ich Ihnen jedoch ChatGPT als effektives Werkzeug im Kundenservice einzusetzen, da es sowohl die Kundenzufriedenheit als auch die Effizienz des Teams steigern kann.

Titelbild: HubSpot