Cloud-Telefonanlage: Funktionsweise und Vorteile

Mit der Einstellung von ISDN-Anschlüssen in Deutschland haben analoge Telefonanlagen so gut wie ausgedient. Stattdessen setzen Unternehmen auf eine virtuelle Lösung: eine Cloud-Telefonanlage. Sie spielen ebenfalls mit dem Gedanken? Dann lesen Sie unbedingt weiter, denn hier erfahren Sie, welche Vorteile Cloud-Telefonie hat und wie sie funktioniert.

Wie funktioniert eine Cloud-Telefonanlage?

Cloud-Telefonanlagen liegen in externen Rechenzentren, welche die notwendigen Funktionen, Updates und Wartungen zur Verfügung stellen. Sie müssen sich also weder um die physische Installation noch um die Instandhaltung kümmern.

Wichtig ist nur, dass ein DSL-Anschluss mit ausreichend Bandbreite vorhanden ist, da die Cloud-Telefonie über das Internet funktioniert. Dabei werden die Sprachsignale des Anrufers digital umgewandelt und als Datenpakete an den Empfänger oder die Empfängerin übermittelt (VoIP-Technik). Die Grundlage dafür bildet das Netzwerkprotokoll Session Initiation Protocol (SIP), das die Verbindung zwischen den Endgeräten und der Cloud-Telefonanlage herstellt.

Heißt das nun, dass Cloud-Telefonie rein auf VoIP-Telefongeräte beschränkt ist? Keineswegs. Sie können jedes internetfähige Endgerät wie Computer oder Smartphones verwenden, sofern die entsprechende Software installiert ist.

Tipp: Wählen Sie Cloud-Telefonie-Anbietende, die die Anlage am Standort Deutschland hosten. Auf diese Weise unterliegen Sie automatisch den deutschen Datenschutzgesetzen.

Welche technischen Voraussetzungen gelten für die Cloud-Telefonie?

Wie schon erwähnt, setzt die Cloud-Telefonie lediglich eine stabile Internetverbindung voraus. Diese sollte jedoch über eine angemessene Bandbreite verfügen, um eine schlechte Sprachqualität zu vermeiden. Wie viel Bandbreite Sie benötigen, hängt von der Größe des Unternehmens und dem Nutzungsverhalten der Mitarbeitenden ab.

Rechnen Sie für ein VoIP-Gespräch mit etwa 150 kBit/s im Down- und Upstream und multiplizieren Sie diese Zahl mit der Anzahl Ihrer telefonierenden Angestellten. Falls Sie einen ADSL-Abschluss verwenden, achten Sie darauf, dass die Down- und Upstream-Geschwindigkeiten asymmetrisch sind. Orientieren Sie sich in diesem Fall am Upstream, da dieser in der Regel geringer ausfällt. Hinzu kommen alle weiteren internetbasierten Aktivitäten wie Recherchen oder E-Mail, da auch diese Ihre Bandbreite beanspruchen.

Vorteile und Nachteile einer Cloud-Telefonanlage

Im Zeitalter der Digitalisierung bietet Cloud-Telefonie entscheidende Vorteile, kann aber auch Nachteile gegenüber analogen Telefonanlagen haben. Hier die Details:

Vorteile einer Cloud-Telefonanlage

• Flexibilität: Cloud-Telefonanlagen lassen sich sehr einfach an die Infrastruktur eines Unternehmens anpassen. Von Callcenter-Konfigurationen bis zur CRM-Anbindung für den Verkauf bieten sich verschiedene Möglichkeiten, um die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abzudecken.
• Einfaches Management: Im Kundenkonto der Cloud-Telefonanlage erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Rufnummern und Konfigurationen sowie über getätigte Anrufe, Kosten und viele weitere Details.
• Gute Skalierbarkeit: Aktivieren oder deaktivieren Sie einzelne Rufnummern je nach Bedarf und Zahl der Mitarbeiter. Wird mehr Bandbreite benötigt, kann dies jederzeit hinzugebucht werden.
• Standortunabhängigkeit: Cloud-Telefonie kann von überall aus genutzt werden, was vor allem im Homeoffice und auf Geschäftsreisen von Vorteil ist. Die Telefonnummer auf dem Display bleibt immer dieselbe, egal wo sich der oder die Anrufende befindet.
• Hohe Cloud-Telefonie-Sicherheit: Cloud-Telefonanlagen sind genauso sicher wie das frühere ISDN. Dadurch, dass die Telefonanlagen in Hochsicherheitsrechenzentren gehostet werden, profitieren Sie automatisch von Sicherheitsupdates, Backups und Echtzeitüberwachung seitens der Cloud-Telefonie-Anbieter.
• Erhebliche Kosteneinsparungen: Eine Cloud-Telefonanlage ist deutlich günstiger in der Einrichtung und im Betrieb als bei herkömmlichen Telefonzentralen, insbesondere bei Auslandsverbindungen. Kosten für den Kauf von Hardware und für spezialisierte Techniker entfallen, da es zum Telefonieren nicht mehr als Software („Softphone“) oder ein einfaches Headset braucht.

Nachteile einer Cloud-Telefonanlage

• Abhängigkeit vom Internet: Ohne Internet läuft in der Cloud-Telefonie leider absolut gar nichts. Eine instabile Internetverbindung oder zu wenig Bandbreite verschlechtern die Qualität der Telefongespräche immens. Achten Sie deshalb darauf, dass speziell die Upstream-Kapazität an das Traffic-Aufkommen des Unternehmensnetzwerks angepasst ist.
• Keine Verfügbarkeit bei Stromausfall: Auch bei Stromausfällen kommt die Cloud-Telefonie zum Erliegen, da die Verbindung zum Webserver unterbrochen wird. Als Fallback-Lösung käme zum Beispiel die Mobilfunkverbindung von Smartphones infrage.
• Eigenständige Einrichtung: Viele Cloud-Anbieterinnen verlangen von ihrer Kundschaft eine eigenständige Konfiguration der Telefonanlagen ohne direkten Support der Fachleute. Das benötigt Sachkenntnis und eigenverantwortliches Handeln.

Was kostet eine Cloud-Telefonanlage?

Je nach Anbieter oder Anbieterin ergeben sich verschiedene Tarife und Flatrates. Ohne Flatrate wird normalerweise ein Preis pro Verbindungsminute berechnet. Handelt es sich um eine größere Cloud-Telefonanlage, kann eine Servicegebühr hinzukommen. Denken Sie auch an weitere Kosten wie zusätzliches Datenvolumen.

Der richtige Cloud-Telefonie-Anbieter: Darauf sollten Sie achten

Die folgende Checkliste hilft Ihnen bei der Wahl der besten Cloud-Telefonie-Anbieter und -Anbieterinnen und erklärt, auf welche Punkte und Merkmale Sie besonders achten sollten:

• Serverstandort: Liegt das Rechenzentrum des Providers in Deutschland? Denn damit unterliegt die Cloud-Telefonanlage automatisch den recht strengen deutschen Datenschutzgesetzen.
• Funktionen: Werden alle gewünschten Funktionen angeboten? Können bestimmte Features hinzugebucht werden oder zahlen Sie womöglich für Funktionen, die Sie gar nicht benötigen?
• Sicherheit: Hat der Anbieter nur ein einziges Rechenzentrum oder wird die Cloud-Telefonanlage in verteilten Zentren gehostet? Letzteres erhöht die Datensicherheit.
• Standortunabhängigkeit: Ist es möglich, mehrere Unternehmensstandorte einzubinden? Wie sieht es mit dem Zugriff aus dem Ausland aus?
• IT-Integration: Lässt sich die Telefonanlage mit Ihrer Branchensoftware (CRM, ERP etc.) verknüpfen?
• Endgeräte: Wie einfach ist die Einbindung von Endgeräten? Ist es möglich, mobile Geräte wie Tablets oder Smartphones anzuschließen?
• Skalierbarkeit: Besteht die Möglichkeit, weitere Rufnummern oder Benutzer hinzuzubuchen oder abzubestellen?
• Servicequalität: Bietet der Anbieter ein Helpdesk an? Steht Fachpersonal zur Verfügung, wenn es Fragen oder Probleme gibt? Wird ein Service-Level Agreement (SLA) angeboten?
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Wie hoch sind die Einrichtungsgebühren und Verbindungskosten der unterschiedlichen Anbieter? Wie lang sind die Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen? Prüfen Sie auch, dass Sie bei Tarifen nur für Rufnummern zahlen, die auch aktiv sind.

Besonders die Anbieter sipgate, satellite, CLINQ und Aircall sind für Cloud-Telefonie beliebt.

Fazit: Cloud-Telefonanlagen sind der neue Standard – und einfach unkompliziert

Eine Cloud-Telefonanlage ist eine leistungsstarke und flexible Lösung für Unternehmen, die ihre Telefonsysteme modernisieren möchten. VoIP-Telefonie ermöglicht es, enorme Kosten einzusparen und gleichzeitig die Produktivität der Teams sowie die Qualität im Customer Service zu steigern. Vor allem aber können Sie die Telefonanlagen jederzeit und von überall aus verwalten und skalieren, um den wachsenden Anforderungen Ihres Geschäfts gerecht zu werden.

Titelbild: hazardos / Unsplash