Retention Management: Mitarbeitende langfristig binden

Nur wenige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter identifizieren sich in Deutschland mit den Werten des Unternehmens, in dem sie arbeiten. Dabei gilt Retention Management als wichtigstes Instrument für Personalverantwortliche, um Fachkräfte an Unternehmen zu binden und neue Talente für die eigene Organisation zu gewinnen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine erfolgreiche Retention-Strategie entwickeln.

Was ist Retention Management?

Retention Management ist eine Strategie, die alle Maßnahmen umfasst, die eine Firma für die Bindung der eigenen Mitarbeitenden plant und umsetzt. Dabei können sich Firmen mit ihren Aktivitäten auf das gesamte Personal oder einzelne Mitarbeitergruppen konzentrieren. Idealerweise bleiben Fachkräfte möglichst lange in einem Unternehmen, was das übergeordnete Ziel darstellt.

Retention: Definition des Begriffs

Retention kommt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich so viel wie Zurückbehaltung oder Beibehaltung. Retention Management widmet sich demnach der Mitarbeiterbindung. Im Retention Marketing werden beispielsweise die Kundenbeziehungen mit dem Ziel, eine starke emotionale Beziehung zum Unternehmen aufzubauen, um Kundschaft zu halten, gepflegt.

Demnach ist der gesamte Bereich auch eng mit dem Employer Branding verbunden, also jenem Zweig, der es sich zur Aufgabe gesetzt hat, ein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber darzustellen.

Zuletzt gibt es noch die Retention Rate, mit der der Prozentsatz an Kundinnen und Kunden bestimmt wird, die sich innerhalb eines festgelegten Zeitraums besonders loyal gegenüber einer Organisation gezeigt haben.

Das Ergebnis ist eine starke Arbeitgebermarke, die fast automatisch die Bindung zwischen Personal und Unternehmen beeinflusst.

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Retention Management: Seine Bedeutung für Firmen

Der War for Talents tobt: Talente sind am Arbeitsmarkt begehrt. Der Wettbewerb um dieses Fachpersonal ist mittlerweile fester Bestandteil des Alltags vieler Personalabteilungen – 43 Prozent aller Firmen in Deutschland kämpfen laut ifo Institut mit dem Fachkräftemangel.

Unternehmen, die über keine Strategien oder Maßnahmen für Retention Management verfügen, verlieren möglicherweise vielversprechende Fachkräfte – manchmal auch als High Potentials bezeichnet.

Gerade im Mittelstand gibt es viele Betriebe, die kein Retention Management etabliert haben. Was uns hier besonders überrascht hat: Rund die Hälfte der in der Studie „Retention Management im Mittelstand“ befragten KMU kennt den Begriff nicht einmal.

Dabei ist dieser Bereich keine Raketenwissenschaft. Denn es geht im Retention Management nicht immer nur darum, Angestellte mit hohem Gehalt zu halten. Denn: Viele Mitarbeitenden wünschen sich nicht nur eine angemessene Vergütung, sondern wollen auch einen tieferen Sinn in ihrer Arbeit und ihrer Position sehen.

Diese Erwartungen müssen Personalabteilungen aus unserer Sicht in ihrem Retention Management für High Potentials zwingend berücksichtigen und in einer entsprechenden Strategie festhalten.

Retention Management: Diese Ziele gilt es zu verfolgen

Innerhalb des Retention Managements sollten die verwendbaren Instrumente so eingesetzt werden, dass ein Arbeitsumfeld geschaffen wird, in dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerne und langfristig arbeiten. Im Idealfall kommt das Personal gar nicht erst auf die Idee, zu kündigen, weil die emotionale Bindung zur Firma so stark ist.

Wenn Sie dieses Ziel verfolgen und dabei auf eine authentische sowie ehrliche Verbindung zu den Angestellten achten, verschaffen Sie Ihrer Organisation einige Vorteile:

• Sie können die Fluktuation von Fachkräften senken.
• Talente innerhalb des Personals lassen sich im Unternehmen leichter identifizieren.
• Stellen und Positionen, die für den Unternehmenserfolg entscheidend sind, können schneller besetzt werden.
• Langfristig können Sie die Kosten der Personalabteilung für Rekrutierung und Einarbeitung senken.

Retention Management: Sechs Phasen

Die Bindung Ihrer Mitarbeitenden ist keine Aufgabe, die Sie innerhalb kurzer Zeit abschließen können – betrachten Sie es vielmehr als Langzeitprojekt für Ihre Personalabteilung. Um erfolgreich zu sein, sollten Sie einen Prozess entwickeln, den Sie individuell an Ihr Unternehmen angepasst planen, durchführen und ständig optimieren können.

Nur dann nutzen Sie die wirklich richtigen Retention-Management-Instrumente für Ihre Organisation. Wir empfehlen Ihnen die folgenden Schritte für einen erfolgreichen Retention-Management-Prozess.

1. Führen Sie eine Ist-Analyse durch

Die Analyse des Status quo besteht aus zwei Teilen: Mit der Situationsanalyse ermitteln Sie die Stärken und Schwächen eines Unternehmens. Wie hoch ist das Risiko, dass qualifiziertes Personal die Firma verlässt oder es generell fehlt?

Mit der Kontextanalyse beschäftigen Sie sich mit dem Unternehmensumfeld. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung und Ihr Retention Management: Sie betrachten die aktuelle Arbeitsmarktsituation, werfen einen Blick auf Ihre Konkurrenz und sonstige Faktoren, die einen Einfluss auf das Unternehmensumfeld haben.

Führen Sie auch regelmäßig Mitarbeiterbefragungen zur Ermittlung der Mitarbeiterzufriedenheit durch. So finden Sie heraus, was Ihre Angestellten erwarten.

2. Formulieren Sie Ihre Ziele

Diese sollten mit der Absicht des SMART-Prinzips formuliert werden, also:

• spezifisch,
• messbar
• attraktiv
• realistisch und
• terminiert

Achten Sie bei der Formulierung der Zielsetzung darauf, dass Sie die Kennzahlen, die Sie für die Erfolgsmessung benötigen, individuell auf Ihr Unternehmen zuschneiden.

Eine gute Formulierung für ein Ziel ist beispielsweise folgendes: „Die Fluktuation des Personals soll innerhalb der nächsten drei Jahre um zehn Prozent reduziert werden“.

3. Arbeiten Sie Ihre Strategie aus

Eine erfolgreiche Retention-Strategie beinhaltet Aktivitäten und Maßnahmen, die aufeinander aufbauen und als Ziel die langfristige Bindung von Angestellten haben. Wählen Sie nur Retention-Management-Maßnahmen, die nachhaltig, also über einen langen Zeitraum wirken. Außerdem sollten sie wirtschaftlich sein, da die Aktivitätskosten im Verhältnis zur Effektivität stehen.

4. Verankern Sie Ihre Retention-Strategie im Unternehmen

Beziehen Sie die Führungskräfte der Firma möglichst früh in Ihre Retention-Management-Maßnahmen ein. So stellen Sie sicher, dass Ihre Retention-Strategie Akzeptanz findet und von der Führungsebene mitgetragen wird.

Unser Tipp: Dafür müssen Sie auch das Retention Management mit der Unternehmensstrategie verbinden – denken Sie ganzheitlich.

5. Setzen Sie Ihre Strategie um

Hier kommt es vor allem darauf an, dass Ihre geplanten Maßnahmen zur jeweiligen Personalgruppe passen und wie geplant durchgeführt werden. Ein Team oder eine Abteilung kann sich um die Umsetzung der Retention-Strategie kümmern und die Erfolgsmessung verantworten.

6. Überprüfen Sie Ihre Aktivitäten

Führen Sie eine regelmäßige Evaluierung Ihres Retention Managements durch, um sicherzustellen, dass Ihre Maßnahmen wie von Ihnen geplant erfolgreich verlaufen. Die Arbeitsmarktsituation verändert sich? Berücksichtigen Sie auch solche Veränderungen und passen Sie Ihre Aktivitäten entsprechend an.

Retention Management: Maßnahmen und Beispiele

Betriebliche Altersvorsorge, Firmenwagen, Sabbaticals, Mitarbeiterbindungsprogramme, Urlaubs- oder Weihnachtsgeld. Es sind interessante Mittel, die mit Sicherheit ihre Wirkung haben, doch es gibt noch deutlich mehr Möglichkeiten für Benefits am Arbeitsplatz.

Wir empfehlen Ihnen, sich mit folgenden Instrumenten und Maßnahmen des Retention Managements im Personalmanagement zu beschäftigen, die für eine nachhaltige Mitarbeiterbindung an Ihr Unternehmen sorgen können:

• Betriebliche Altersvorsorge: Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden mit einer zusätzlichen Altersvorsorge. Gerade in Zeiten, in denen die Rente unsicherer denn je scheint, ist das eines der meist geschätzten Benefits in verschiedenen Umfragen, unter anderem von YouGov.
• Bonuszahlungen: Belohnen Sie besondere Leistungen und Erfolge mit finanziellen Anreizen. Das steigert die Motivation, bestimmte Ziele zu erreichen. Auch das bereits erwähnte, vor allem regelmäßig ausgezahlte, Urlaubs- und Weihnachtsgeld zählt dazu.
• Mobilität: Stellen Sie Firmenwagen, Tickets für den ÖPNV, Fahrräder und andere Mobilitätszuschüsse und -optionen zur Verfügung, damit Ihre Mitarbeitenden leichter von A nach B kommen und ihre Anreise zum Arbeitsort so angenehm wie möglich gestaltet wird.
• Flexible Arbeitszeitmodelle: Spätestens seit der Corona-Pandemie ist dieses Retention-Management-Instrument sehr beliebt. Ermöglichen Sie flexible Arbeitszeiten und -modelle wie Homeoffice und Gleitzeit, um die Work-Life-Balance zu verbessern, sodass auch Familie und Beruf miteinander verbunden werden können.
• Weiterbildungsmöglichkeiten: Investieren Sie unbedingt in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden. Die Personalentwicklung ist eine aus unserer Sicht unterschätzte Maßnahme im Retention Management. Entwicklungsmöglichkeiten geben bei vielen Angestellten den Ausschlag, zu bleiben. Sie erhalten so qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und diese lernen stetig dazu, sodass das Wissen intern weitergegeben wird – eine Win-win-Situation.
• Gesundheitsprogramme: Implementieren Sie Gesundheitsprogramme – etwa Fitnessangebote und Gesundheitschecks. Auch ergonomische Arbeitsplätze zählen dazu. Davon profitieren am Ende immer beide Seiten.
• Führung auf Augenhöhe: Starre Hierarchien und eine Sie-Kultur sorgen in vielen Firmen dafür, dass sich Mitarbeitende nicht unbedingt frei entfalten können. Wer auf Augenhöhe kommuniziert, sorgt für ein offenes Arbeitsumfeld und ein positives Klima, das Teamgeist und ein Gefühl der Zugehörigkeit zur Folge hat.
• Feedback-Kultur: Es müssen keine Lobeshymnen ausgesprochen werden, doch ein regelmäßiges Anerkennen der Arbeit hilft vielen Mitarbeitenden dabei, sich besser einzuschätzen und in die eigenen Leistungen zu vertrauen. Strukturierte Feedbackgespräche, die sich beispielsweise an vorgefertigten Fragen orientieren, können eine große Wirkung erzielen, da sich Angestellte gehört fühlen.

Natürlich sind das längst nicht alle Möglichkeiten, sondern nur einige Beispiele für Retention Management in der Praxis.

Ein Tipp: Aktuelle Forschungsergebnisse und Erfolgsgeschichten anderer Organisationen bieten Ihnen zusätzliche Inspiration für weitere Mitarbeiterbindungsmaßnahmen. Eine Erhebung in der DACH-Region zeigt etwa, dass vor allem ein gutes Betriebsklima (66 Prozent Nennung), marktgerechte Entlohnung (55 Prozent) und flexible Arbeitszeiten (48 Prozent) geeignete Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung sind.

Diese Ergebnisse verdeutlichen aus unserer Sicht: Es darf dabei nicht bei rein monetären Anreizen bleiben – setzen Sie besonders auf eine positive Unternehmenskultur und gute Arbeitsatmosphäre, echte Weiterentwicklungsmöglichkeiten und flexible Arbeitsmodelle. Retention Management funktioniert nur dann wirklich gut, wenn es auf die Mitarbeitenden zugeschnitten ist.

Fazit: Mit strategischem Retention Management langfristig erfolgreich werden

Im Kampf um wertvolle Fachkräfte bestehen Sie und Ihr Unternehmen nur, wenn Sie eine durchdachte Strategie für Ihre Mitarbeiterbindung im Bereich Human Resources erarbeitet haben, diese aktiv umsetzen und ständig optimieren. Tun Sie das nicht, riskieren Sie unmotivierte Mitarbeitende, die gedanklich bereits gekündigt haben – in Deutschland sind das laut Gallup rund 45 Prozent aller Arbeitnehmenden.

Retention Management ist allerdings ein Marathon und kein Sprint. Zeigen Sie also Geduld und beziehen Sie, wenn möglich, auch Ihre Angestellten mit ein, um die besten Angebote bereitstellen zu können.

Die positiven Begleiterscheinungen, wie etwa zufriedene und motivierte High Potentials, gutes Arbeitsklima und bessere Ergebnisse, lassen nicht lange auf sich warten. Voraussetzung ist, dass Sie sich beim Employer Branding an Ihre eigene Retention-Strategie halten und klug auf Veränderungen bei den Anforderungen der Arbeitnehmenden reagieren.

Titelbild: HubSpot