Budgetierung einfach erklärt: Definition, Arten, Schritte

Wer schon einmal für die Anschaffung neuer Materialien oder Geräte zuständig war, kennt das Problem vielleicht: Die Budgetierung ist fehlerhaft und die finanziellen Mittel werden knapp. Damit das nicht passiert, ist es entscheidend, Budgets zielgerichtet und gewissenhaft zu planen. Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, welche Arten der Budgetierung es gibt und wie Sie einen guten Finanzplanungsprozess durchführen.

Gehen Firmen in der Budgetierung noch einen Schritt weiter, werden auch Aspekte wie Personalausgaben oder Produktionskapazitäten berechnet. Das sind jene Kosten, die sich auf die Gesamtzeit beziehen, die verfügbare Arbeitskräfte an Maschinen arbeiten, um ein Produkt herzustellen.

Was ist der Unterschied zwischen Planung und Budgetierung?

Der Unterschied zwischen Planung und Budgetierung innerhalb eines Unternehmens liegt im zeitlichen Rahmen. Eine gute Planung bietet das Grundgerüst für die finanziellen Ziele einer Firma und bezieht sich meistens auf die nächsten drei bis fünf Jahre. Die Budgetierung ist das Instrument, um diese Planung Monat für Monat umzusetzen und umfasst die bereits erwähnten Kriterien wie Einnahmen, Ausgaben oder zum Beispiel auch den Schuldenabbau.

Unterschiedliche Abteilungen eines Betriebs können anhand ihres zugewiesenen Budgets erkennen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und welcher finanzielle Spielraum für bestimmte Anschaffungen bleibt. Die primären Ziele der Budgetierung sind daher das Vermeiden von unnötigen Kosten und von Fehlinvestitionen.

Traditionelle Budgetierung im Controlling: Bestandteile

Um diese Ziele zu erreichen, gibt es viele Formen, die firmeninterne Budgetierung zu konzipieren (dazu später mehr). Als Ausgangslage wenden die meisten Controller und Controllerinnen allerdings das Konzept der traditionellen Budgetierung an, bei der in der Regel produkt- und marktbezogene Absatz- und Umsatzpläne berücksichtigt werden.

Im Idealfall besteht die Finanzplanung dann aus folgenden Teilplänen:

• Der Investitionsplan regelt, zu welchem Zeitpunkt eine Investition nach Plan erfolgen sollte. So könnte etwa im Investitionsplan stehen, dass am 30. März des nächsten Jahres neue Firmenwagen für 200.000 Euro anzuschaffen sind.
• Der Materialplan hingegen legt fest, zu welchem Zeitpunkt neue Produktionsgüter anzuschaffen sind. Das ist vor allem wichtig für die Planung von benötigter Lagerfläche und Produktionskapazitäten.
• Etwas anders sieht es beim Absatzplan aus. Hier sind die Verkäufe und daraus resultierende Einnahmen geplant, die die Ausgaben in anderen Bereichen rechtfertigen. Der Absatzplan ist sozusagen die Habenseite der Budgetierung. Da die Budgetierung auf der genauen Voraussage von Einnahmen und Ausgaben basiert, ist sie zudem eng mit dem Forecasting im Hinblick auf den Cash Flow verknüpft.

Methoden und Arten der Budgetierung im Überblick

Es gibt verschiedene Ansätze dafür, wie Unternehmerinnen und Unternehmer den Prozess der Budgetierung durchführen. Beispiele für diese Methoden sind unter anderem die Top-down-Budgetierung, die Bottom-up-Budgetierung oder das Gegenstromverfahren.

Diese Budgetierungsformen unterscheiden sich in einigen Aspekten und bieten unterschiedliche Vorteile. So kann ein Unternehmen individuell entscheiden, welche Methode am besten passt. Wir stellen Ihnen die acht gängigsten Arten der Budgetierung vor.

1. Retrograde Budgetierung (Top-down)

Bei der retrograden Budgetierung, auch Top-down-Ansatz, wird ein Gesamtbudget festgelegt und anschließend verschiedenen Abteilungen oder Bereichen des Unternehmens zugewiesen. So haben diese eine klare Vorgabe, die von „oben“ zugeteilt wird, da die Verantwortung in diesem Fall die Unternehmensführung innehat.

2. Progressive Budgetierung (Bottom-up)

Das Gegenstück dazu ist die progressive Bottom-up-Budgetierung, sie geht den umgekehrten Weg. Hier sammeln Finanzverantwortliche oder Mitarbeitende aus den jeweiligen Abteilungen die Budgetanforderungen aller Teams und geben die Kalkulation an die Geschäftsleitung.

3. Zero-Based-Budgetierung

Bei traditionellen Budgetierungen wie Top-down und Bottom-up wird oft das Vorjahr (oder eine andere zeitliche Planungsperiode) als Grundlage genutzt. Die Zero-Based-Budgetierung hingegen plant das Budget von Grund auf, ohne dabei vorherige Budgets zu berücksichtigen. Der erhoffte Vorteil ist, dass Teams nicht planlos das Budget ausnutzen – beispielsweise am Jahresende, um die gleichen finanziellen Mittel im Folgejahr wieder zu erhalten.

4. Gegenstromverfahren (Down-up)

Das Gegenstromverfahren kombiniert die Top-down- und Bottom-up-Budgetierung. Es beginnt mit einer vorläufigen Budgetierung von oben nach unten, die allerdings auf der unteren Ebene angepasst und wieder nach oben zurückgespielt wird. Erst dann erfolgt die endgültige Genehmigung der finanziellen Mittel.

5. Rollierende Budgetierung (Rolling Wave Planning)

Bei der rollierenden Budgetierung werden festgelegte Budgets für kurze Zeitintervalle regelmäßig überprüft und angepasst. Ein starres Jahresbudget gibt es für die Budgetvorgaben nicht, vielmehr werden die Pläne beispielsweise monatlich überprüft, wodurch Projekte flexibler kalkuliert werden können. Auch wenn die Konzeption häufiger stattfindet, folgt sie in den meisten Fällen dennoch den bereits genannten Budgetierungs-Arten.

6. Bereichsbezogene Budgetierung

Der bereichsbezogenen oder input-orientierten Budgetierung liegen die vorhandenen Ressourcen einzelner Bereiche oder Abteilungen innerhalb eines Unternehmens zugrunde. Hier gehen Unternehmen vor allem von vergangenen Erfahrungswerten aus.

7. Programmbezogene Budgetierung

Diese Art der Budgetierung fokussiert sich auf Ziele, die erreicht werden wollen und ist somit output-orientiert. Bei der programmbezogenen Budgetierung werden die Budgets basierend auf den spezifischen Zielen und Anforderungen einzelner Programme, Projekte oder Teams geplant.

8. Better / Beyond / Advanced Budgeting

Better, Beyond und Advanced Budgeting sind moderne Ansätze der Budgetierung. Ihr Ziel ist, die traditionellen Methoden durch den Einsatz von Technologie oder ineinander verschmelzenden Ansätzen miteinander zu kombinieren.

• Better Budgeting: Bei diesem Konzept orientieren sich Expertinnen und Experten am Markt und ziehen eine Vielzahl von Lösungskonzepten heran, um die traditionelle Budgetierung aufzubrechen und die Komplexität zu senken. Dabei soll nicht kleinteilig geplant werden, sondern es werden eher Hilfestellungen gegeben, die den traditionellen Prozess vereinfachen oder dynamischer gestalten.
• Beyond Budgeting: Diese Methode geht weit über die bislang beschriebenen Finanzierungsprozesse hinaus. Sie beschäftigt sich weniger mit den einzelnen Ansätzen, sondern knüpft an den Managementprozess des Unternehmens an.
• Advanced Budgeting: Dieser Ansatz basiert auf den beiden zuvor genannten Instrumenten und zielt darauf ab, traditionelle Probleme in der Budgetplanung sowie starre Prozesse oder lange Kalkulationszeiträume zu lösen. Die Ziele können bei dieser Methode jederzeit selbst justiert werden. Außerdem arbeiten Teams auch mit nicht-finanziellen Leistungskennzahlen, sodass eine outputorientierte Planung effektiv erreicht werden kann.

Der Budgetierungsprozess in sechs Schritten

Je nachdem, welche der vorgestellten Budgetierungsarten Sie wählen, variiert der Budgetierungsprozess im Detail. Übergeordnet gibt es allerdings sechs Schritte, die der Finanzplanung losgelöst von der Methode einen Rahmen geben:

1. Festlegung der Ziele: Budgets sollten immer so geplant werden, dass sie in Einklang mit den langfristigen Zielen des Unternehmens stehen. Haben Sie daher die entsprechenden Pläne im Blick und leiten Sie daraus auch finanzielle Ziele ab.
2. Vergangene Daten berücksichtigen: Ziehen Sie vorangegangene Budgetplanungen als Basis heran. Beim Zero-Based-Budgeting entfällt dieser Schritt.
3. Erstellung des Budgetentwurfs: Erstellen Sie einen ersten Entwurf, der alle geplanten Einnahmen und Ausgaben für das nächste Jahr umfasst.
4. Überprüfung und Anpassung: Geben Sie den Entwurf, je nach Methode, zur Prüfung und Überarbeitung an die Management- oder Teamebene und nehmen Sie anschließend entsprechende Anpassungen vor.
5. Genehmigung und Implementierung: Nach der finalen Anpassung wird der Budgetplan genehmigt und die Teams oder Projekte können mit den Geldern arbeiten.
6. Überwachung: Im letzten Schritt kontrollieren und überwachen Sie den Stand des Budgets. Spätestens nach „Ablauf“ des Budgetierung-Zeitrahmens folgt wieder der erste Schritt.

Wie oft sollte ein Unternehmen budgetieren?

Wie oft eine neue Budgetierung erfolgt (oder erfolgen sollte), hängt vom Rahmen der Managementphilosophie und der Branche ab, in der sich ein Unternehmen befindet. In der Regel sind Budgetierungen meist für ein Jahr angesetzt.

Allerdings wird dabei zwischen der strategischen und der operativen Budgetierung unterschieden:

• Operative Budgetierung: Sie beschränkt sich auf einen Zeitraum unter einem Jahr.
• Strategische Budgetierung: Dieser Ansatz geht weit darüber hinaus und dient der Planung größerer Investitionsprojekte in den kommenden Jahren. Sie beeinflusst die mittel- bis langfristige Ausrichtung eines Unternehmens.

In besonders dynamischen Umgebungen mit hohem Konkurrenzdruck und bei beratungsintensiven Großkunden kann es aber auch sinnvoller sein, dass Budgetierungen nur für Organisationseinheiten von Zeiträumen von drei oder sechs Monaten ausgelegt werden.

Ein sicheres Anzeichen für ein zu langfristiges Budgetieren ist, wenn Sie feststellen, dass nach der Hälfte des Zeitraums bereits hohe Unterschiede zwischen der letzten Budgetierung und dem eigentlichen Ist-Zustand bestehen. Es ist in solchen Fällen aber auch möglich, das in der letzten Budgetierung zugewiesene Kapital nachträglich anzupassen – die Budgetierung ist schließlich kein rechtlich bindendes Dokument.

Warum ist Budgetierung wichtig?

Die Budgetierung ist wichtig, weil sie bei einer effizienten Finanzplanung und -kontrolle hilft. Indem klare Ziele und Grenzen für Ausgaben und Einnahmen festgelegt werden, können so Liquiditätsengpässe vermieden und eine solide Grundlage geschaffen werden, an der sich die entsprechenden Abteilungen, Teams und Projekte orientieren können.

Budgetierung: Vorteile

Ein Blick auf die Vorteile der Budgetierung zeigt gleichzeitig auch die Ziele, die Unternehmen damit erreichen möchten:

• eine verbesserte Kontrolle über die finanziellen Mittel in der Liquiditätsplanung
• die effiziente Ressourcennutzung
• eine klare Ausrichtung auf die übergeordneten Unternehmensziele
• Förderung der Verantwortung innerhalb einzelner Teams, da sie (etwa bei der Bottom-up-Methode) das Gesamtbudget selbstständig planen und einsetzen müssen
• Sicherheit für Teams, da Budget feststeht
• Unternehmen bewegen sich in vorgegebenen Strukturen, was Klarheit liefert

Budgetierung: Nachteile

Demgegenüber stehen nur wenige Nachteile:

• retrograde oder progressive Budgetierungsmethoden lassen wenig bis gar keinen Spielraum für Unvorhergesehenes
• zu starke Kostenkontrolle kann in manchen Fällen die Innovation hemmen
• Planungen sind zeitaufwendig
• teilweise sind ganze Teams mit der Planung beschäftigt, was große Kosten mit sich bringt

Budgetierung: Regeln und Tipps für eine erfolgreiche Planung

Anhand der vorgestellten Schritte und Methoden haben Sie inzwischen erkannt, dass die Erstellung eines Budgets, das alle Unternehmensressourcen vollständig abdeckt, sehr arbeitsaufwendig sein kann. Wir haben daher folgende Tipps und Regeln für die Budgetierung zusammengestellt, die Ihnen helfen:

• Definieren Sie vor der Budgetierung die wichtigsten Ziele des Unternehmens (zum Beispiel ein bestimmtes Umsatzziel oder eine Kombination verschiedener KPIs, etwa Vertriebskennzahlen). Passen Sie den Plan und alle Teilbudgets im Folgenden so an, dass es die Ziele möglichst genau widerspiegelt.
• Auch der Einbezug der Zahlen des Vorjahres ist durchaus erlaubt, vor allem in dem Fall, dass sich die Ziele für das aktuelle Jahr nicht groß vom letzten Jahr unterscheiden. Falls dem so ist, können das Budget des Vorjahres und dabei möglicherweise aufgetretene Abweichungen besonders hilfreich bei der Festlegung der neuen Budgetierung sein.
• Nutzen Sie ein Template zur Budgetierung. Wir bieten Ihnen eine Vorlage zur Unterstützung von schnellen und erfolgreichen Budgetplanungen an, die sich besonders gut für die Budgetierung beim Start von neuen Projekten eignet. Dort sind alle Punkte, die im Prozess der Budgetierung vorkommen sollten, aufgelistet und weitere hilfreiche Hinweise beschrieben.
• Falls Ihnen die Vorlage nicht ausreicht, nutzen Sie eine Software zur Budgetierung. Diese hilft, nichts aus den Augen zu verlieren und auch laufend einen Überblick über die finanzielle Stabilität und den Stand des Budgets zu erhalten.

Budgetierung: Beispiel

Die Vertriebsabteilung bekommt von der Geschäftsleitung ein Gesamtbudget von 1,2 Millionen Euro im Jahr zugewiesen. Dies soll alle Ausgaben abdecken, die für diese Abteilung anfallen: Mitarbeitergehälter, Büromaterialien, Firmenwagen, Werbegeschenke für die Kundschaft und so weiter.

Damit das Budget erst einmal vergeben werden kann, analysiert das Management im Zuge der Top-down-Methode die Betriebskosten aus dem vorherigen Jahr und gleicht die Zahlen mit dem geplanten Budget ab.

Damit das Management genau weiß, welche finanziellen Mittel für Werbegeschenke, Firmenwagen oder Materialien notwendig sind, berichtet das jeweilige Team an das Management und begründet die Entscheidungen.

Fazit: Bedeutung der Budgetierung bleibt auch zukünftig hoch

Eine gute Budgetierung ist die feste Säule der Unternehmensplanung und hat sich in den vergangenen Jahrzehnten wenig verändert. Sie sollten Ihr Unternehmen und Teams genau kennen, um zu wissen, welche Methode der Budgetierung für Sie geeignet ist. So tun sich Firmen in einem dynamischen Umfeld gut daran, aufgabenbezogene Budgetpläne zu erstellen – sprich, zu welchen Kosten, ein definiertes Ziel erreicht werden soll.

Achten Sie außerdem auf eine möglichst genaue Voraussage von Einnahmen sowie fixen Ausgaben und passen Sie Ihr Investitionsvolumen daran an. Unser Tipp zum Abschluss: Vergessen Sie gerade bei den traditionellen Planungsmethoden nicht, auch etwas Flexibilität im Budget einzuplanen!

Titelbild: HubSpot