Wer im Beruf schon einmal für die Anschaffung neuer Materialien oder Geräte zuständig war, kennt das Problem: Das Budget wird knapp und reicht oft nicht aus. Die festgesetzten Mittel der Unternehmensführung scheinen nie genug zu sein und zwingen den Mitarbeitern dadurch Kompromisse auf. Sie müssen zum Beispiel auf günstigere Angebote zurückgreifen oder weniger Material bestellen. Jedoch ist die restriktive Budgetierung von bestimmten Bereichen enorm wichtig für das Unternehmen – denn nur so stellt es sicher, dass es wertvolles Kapital in die richtigen Bahnen lenkt.

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Budgetierung im Controlling: Wichtige Merkmale

Das Budget ist die für einen bestimmten Bereich oder ein Projekt für einen Zeitraum (meist für ein Jahr) zugewiesene Menge an Geld. Ein Beispiel für die Budgetierung: Die Vertriebsabteilung könnte so von der Geschäftsleitung ein Gesamtbudget von 1,2 Millionen Euro im Jahr zugewiesen bekommen. Dies sollte alle Ausgaben abdecken, die für diese Abteilung anfallen: Mitarbeitergehälter, Büromaterialien, Werbegeschenke für Kunden, etc.

Die Budgetierung ist somit ein klassisches Instrument des Controllings im Betrieb, da sie der Finanzplanung, Steuerung und Kontrolle der Unternehmensbereiche dient. Die unterschiedlichen Abteilungen eines Betriebs können anhand ihres zugewiesenen Budgets erkennen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und welcher finanzielle Spielraum für bestimmte Anschaffungen bleibt und erhalten dadurch Planungssicherheit. Die primären Ziele der Budgetierung sind daher das Vermeiden von unnötigen Kosten und von Fehlinvestitionen.

Budgetierung: Bestandteile der Budgetplanung

Die Budgetierung besteht typischerweise aus verschiedenen sogenannten Teilplänen. Dazu gehören zum Beispiel der Investitionsplan, der Materialplan und der Absatzplan.

  • Der Investitionsplan regelt dabei, zu welchem Zeitpunkt eine Investition nach Plan erfolgen sollte. So könnte etwa im Investitionsplan stehen, dass am 30. März des nächsten Jahres neue Firmenwagen für 200.000 Euro anzuschaffen sind.

  • Der Materialplan hingegen legt fest, zu welchem Zeitpunkt neue Produktionsgüter anzuschaffen sind. Das ist vor allem wichtig für die Planung von benötigter Lagerfläche und Produktionskapazitäten.

  • Etwas anders sieht es beim Absatzplan aus. Hier sind die Verkäufe und daraus resultierenden Einnahmen geplant, die die Ausgaben in anderen Bereichen rechtfertigen. Der Absatzplan ist sozusagen die Haben-Seite der Budgetierungsbilanz. Da die Budgetierung auf der genauen Voraussage von Einnahmen und Ausgaben basiert, ist sie zudem eng mit dem Cash-Flow-Forecasting verknüpft.

Budget erstellen: Darauf sollten Sie achten

Es gibt verschiedene Ansätze dafür, wie Unternehmer den Prozess der Budgetierung durchführen. Beispiele für diese Methoden sind die Top-down-Budgetierung, die Bottom-up-Budgetierung oder das Gegenstromverfahren. Diese Budgetierungsformen unterscheiden sich in einigen Aspekten und bieten unterschiedliche Vorteile. So kann ein Unternehmen individuell entscheiden, welche Methode am besten passt.

Strategische vs. Operative Budgetierung

Zudem unterscheidet sich die strategische von der operativen Budgetierung. Das operative Budgeting beschränkt sich auf einen Zeitraum unter einem Jahr, während die strategische Budgetierung weit darüber hinaus geht und für die Planung größerer Investitionsprojekte in den nächsten Jahren gedacht ist. Sie beeinflusst die mittel- bis langfristige Ausrichtung eines Unternehmens.

Wie oft sollte ein Unternehmen budgetieren?

Wie oft eine neue Budgetierung erfolgt (oder erfolgen sollte), hängt vom Rahmen der Managementphilosophie und der Branche ab, in der sich ein Unternehmen befindet. Wie bereits erwähnt, sind Budgetierungen meist für ein Jahr angesetzt. In besonders dynamischen Umgebungen mit hohem Konkurrenzdruck und bei launischen Großkunden kann es aber auch sinnvoller sein, Budgetierungen nur für Organisationseinheiten von 3- oder 6-Monatszeiträumen auszulegen.

Ein sicheres Anzeichen für ein zu langfristiges Budgetieren ist, wenn Sie feststellen, dass nach der Hälfte des Zeitraums bereits hohe Unterschiede zwischen der letzten Budgetierung und dem eigentlichen Ist-Zustand bestehen. Es ist in solchen Fällen aber auch möglich, das in der letzten Budgetierung zugewiesene Kapital nachträglich anzupassen – die Budgetierung ist schließlich kein rechtlich bindendes Dokument.

Tipps für eine erfolgreiche Budgetierung

Die Erstellung eines umfangreichen Budgets, das alle Unternehmensressourcen vollständig abdeckt, kann sehr arbeitsaufwendig sein.

  • Tipp 1: Definieren Sie vor der Budgetierung die wichtigsten Ziele des Unternehmens (zum Beispiel ein bestimmtes Umsatzziel oder eine Kombination verschiedener KPIs) und passen Sie das Budget im Folgenden so an, dass es die Ziele möglichst genau widerspiegelt.

  • Tipp 2: Auch der Einbezug der Zahlen des Vorjahres ist durchaus erlaubt, vor allem in dem Fall, dass sich die Ziele für das aktuelle Jahr nicht groß vom letzten Jahr unterscheiden. Falls dem so ist, können das Budget des Vorjahres und dabei möglicherweise aufgetretene Abweichungen besonders hilfreich bei der Festlegung der neuen Budgetierung sein.

  • Tipp 3: Nutzen Sie eine Vorlage zur Budgetierung. HubSpot bietet eine Vorlage zur Unterstützung von schnellen und erfolgreichen Budgetplanungen an, die sich besonders gut für die Budgetierung beim Start von neuen Projekten eignet. Dort sind alle Punkte, die im Prozess der Budgetierung vorkommen sollten, aufgelistet und weitere hilfreiche Hinweise beschrieben.

Budgetierung bleibt auch zukünftig ein wichtiges Thema

Die Budgetierung ist eine feste Säule der Unternehmensplanung und hat sich in den letzten Jahrzehnten wenig verändert. Eine solide Finanzierung ist heute noch so wichtig wie vor 100 Jahren, denn wer sich verkalkuliert, rutscht schnell in die roten Zahlen. Achten Sie bei der Erstellung eines Budgets auf eine möglichst genaue Voraussage von Einnahmen sowie fixen Ausgaben und passen Sie danach Ihr Investitionsvolumen daran an. Vergessen Sie dabei nicht, auch etwas Flexibilität im Budget einzuplanen.

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Titelbild: Chalirmpoj Pimpisarn / Getty Images

Ursprünglich veröffentlicht am 2. Oktober 2020, aktualisiert am Oktober 02 2020

Themen:

Vertriebscontrolling