„Das Aufstellen eines Budgets ist die Kunst, Enttäuschungen gleichmäßig zu verteilen“, sagte einst Maurice Stans. Was der ehemalige US-Handelsminister damit sicherlich hervorheben wollte, ist die Tatsache, wie entscheidend die Budgetplanung für kleine und große Unternehmen ist. Im wirtschaftlichen Kontext und gerade im Hinblick auf den Wettbewerb sind die vorhandenen Ressourcen nur begrenzt verfügbar. Dies kann zwangsläufig zu Enttäuschungen führen. Gemäß Stans Zitat ist es daher wichtig, dass Unternehmen ihr Budget planen, damit auftretende Enttäuschungen nicht demotivieren. Mit einer angemessenen und gut durchdachten Budgetplanung lassen sich die gegebenen Mittel an richtiger Stelle positionieren und können zum Erfolg eines Unternehmens beitragen.

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Deshalb ist eine Budgetplanung wichtig

Je kleiner die Firma in der Regel ist, desto weniger steht eine angemessene Budgetplanung im Fokus. Die Gründe hierfür liegen oft in der entsprechenden Zeit, die dafür fehlt, oder daran, dass man sich nicht bewusst ist, wie man eine solche richtig angehen kann. Dabei ist die Budgetplanung äußerst wichtig – obwohl dazu steuerrechtlich keine Verpflichtung besteht.

Mit einer Budgetplanung werden aber nicht nur Geld, sondern auch Ressourcen anderer Art auf Abteilungen oder diverse Projekte verteilt. Eine Budgetierung lässt sich so mit einer kurzfristigen Unternehmensplanung gleichsetzen und wird in aller Regel für das jeweils kommende Geschäftsjahr aufgestellt. 

Hier kommt wieder die entscheidende Rolle einer Budgeterstellung ins Spiel: Wenn Firmeninhaber oder Führungsverantwortliche wissen, welche finanziellen Mittel sie in naher Zukunft – also im nächsten Geschäftsjahr – wofür ausgeben und wodurch einnehmen möchten, beschäftigen sie sich so nachhaltig mit ihrem Unternehmen. Voraussetzung ist natürlich, dass jene Planungen auf Erfahrungen und realistischen Erwartungen basieren. Aus diesen Planungen und der richtigen Verteilung von Budgets sollten dann Wirtschaftlichkeit und Erfolg resultieren.

Bestandteile des Budgetplans 

Eine Budgetplanung setzt sich immer aus verschiedenen Faktoren zusammen. Es ist empfehlenswert, sich für die Erstellung bereits frühzeitig zeitliche Kapazitäten freizuhalten. Im Rahmen der Budgetierung sollten Sie sich Gedanken – und zwar in schriftlicher Form – darüber machen, welche Investitionen Sie tätigen möchten (Investitionsplan). Zudem sollten Sie einen Absatzplan aufstellen. Natürlich können in eine Budgetplanung auch einfließen, wie hoch die Betriebskosten sind, was Sie umsetzen müssen, um erfolgreich tätig zu sein sowie Produktions-, Material- oder Vertriebspläne.

Operatives und strategisches Budget

Die Budgetierung unterscheidet sich in zwei Bereiche:

  • Das operative Budget erstreckt sich auf das kommende Geschäftsjahr. Ressourcen aller Art werden dabei konkret verteilt und zugewiesen sowie Ziele formuliert, die so erreicht werden sollen. Die operative Planung ist reich an Details und beinhaltet neben den Fakten auch Aspekte wie die Motivation von Mitarbeitern.
  • Die strategische Budgetplanung beziffert einen langfristigeren Bereich, der ein Jahr überschreitet und bis zu fünf Jahre abdecken kann. Bei diesem Plan geht es um strategische Ziele, die den Erfolg des Unternehmens sichern sollen.

Methoden der Budgetplanung 

Im Bereich der Budgetplanung existieren verschiedene Arten und Methoden, wie zum Beispiel: 

  • Top-down-Budgetierung
  • Bottom-up-Budgetierung
  • Gegenstromverfahren
  • Rollierende Planung
  • Zero-Base-Budgeting

Die Top-down-Budgetierung wird in Unternehmen aus höheren Ebenen vorgegeben. Das bedeutet, dass übergeordnete Abteilungen die Planungen zum Budget machen und die finanziellen Mittel sowie anderweitigen Ressourcen, die erforderlich sind, festlegen. 

Dem entgegengesetzt ist die Bottom-up-Budgetierung. Hier planen im Zuge des Budgetierungsprozesses erst verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen, welcher Bedarf da ist und geben diese Planungen dann an die nächsthöhere Stelle im Unternehmen weiter. So entsteht nach und nach ein Gesamtbudgetplan. Vorteil hier gegenüber der ersten Methode: Die Mitarbeiter werden direkter einbezogen.

Das Gegenstromverfahren stellt einen Mix aus Top-down-Budgetierung und Bottom-up-Budgetierung dar. Hierbei formuliert die höhere Abteilung erst eine Budgetplanung, die die entsprechende Abteilung anschließend diskutiert und wiederum an die zuständig höhere Stelle meldet. Positiv ist dabei die Einbeziehung der Mitarbeiter, aber der erhöhte Aufwand spricht manchmal dagegen. 

Die rollierende Planung meint eine sehr kurzfristige und detaillierte Planung des kommenden Monats und eine grobe Planung der darauffolgenden Monate. Der Zeitabschnitt verschiebt sich mit fortlaufendem Jahr dann immer weiter, also rollierend, nach hinten. Der Vorteil hier ist, dass das Unternehmen kurzfristig reagieren kann. Dem gegenüber steht allerdings, dass es keine langfristigen Planungen gibt. Diese Methode eignet sich eher für kleine Betriebe oder Freiberufler denn für große Unternehmen. 

Im Trend liegt derzeit das Zero-Base-Budgeting, das sich für alle Unternehmensgrößen anbietet. Hierbei findet keine Übernahme der Budgetplanung aus den Vorjahren statt. Der Budgetplan wird dagegen Jahr für Jahr neu erstellt. Das verhindert beispielsweise, dass einzelne Abteilungen am Jahresende noch schnell Budget verbrauchen, damit im Folgejahr wieder eine gleiche Summe zur Verfügung gestellt wird.

Budget und Budgetplan erstellen: So geht's 

Die Erstellung eines Budgetplans und die Kalkulierung von Budget sollte ein Unternehmen mit großer Sorgfalt behandeln – schließlich lässt sich so der Erfolg maximieren. Zeitlich eignet sich dafür in der Regel der Monat November, da dieser eher in einer ruhigeren Zeit des Geschäftsjahres liegt. Zudem ist es möglich, einen Blick auf das vergangene und einen Ausblick auf das kommende Geschäftsjahr zu werfen. Kurz vor dem Jahreswechsel stehen dann die Überprüfung und Anpassung in Form einer zweiten Version an.

Lassen Sie dabei Erfahrungen einfließen, beziffern Sie angedachte Investitionen, errechnen Sie Ihren angestrebten Umsatz und blicken Sie so auf das, was Sie sich auf Grundlage dieser kalkulierten Daten erhoffen. Ein Budgetplan ist immer ein Prozess und Vorzeichen können sich schnell verändern. Seien Sie deshalb flexibel und realistisch und behalten Sie Ihren Budgetplan im Blick – beispielsweise immer am Monatsende. So können Sie auf Entwicklungen reagieren und Optimierungen vornehmen. 

Erfolgversprechend und flexibel: Eine Budgetplanung lohnt sich

Die Planung von Budget ist wichtig – und zwar für alle Unternehmen. Sie betrifft dabei die komplette Firma, da sie im Idealfall alle Abteilungen sowie viele Mitarbeiter einbezieht. Hier ist ein elementares Stichwort die Mitarbeitermotivation: Beteiligen Sie Ihre Angestellten an detaillierten Planungen. Diese fühlen sich so wertgeschätzt und eingebunden, leisten mehr und sorgen für einen erhöhten wirtschaftlichen Erfolg. Zudem öffnen sie Ihnen vielleicht ganz neue Perspektiven auf die Budgetplanung, die dementsprechend immer flexibel sein sollte.

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Headerbild: pcess609 / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 25. September 2019, aktualisiert am September 24 2019