Budgetplanung: Darauf kommt es an (inkl. Vorlage)

„Das Aufstellen eines Budgets ist die Kunst, Enttäuschungen gleichmäßig zu verteilen“, sagte einst Maurice Stans. Auch wenn der ehemalige US-Handelsminister damit sicher eher auf unzufriedene Politikressorts anspielte, trifft es ebenso auf Unternehmen zu: Ressourcen sind immer begrenzt. Betriebe müssen sich daher ganz genau überlegen, in welche Bereiche und Projekte sie wie viel investieren und welche enttäuscht leer ausgehen. Worauf es bei der Budgetplanung genau ankommt und wie Sie Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Budgetantrag erhöhen können, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Deshalb ist eine Budgetplanung wichtig

Je kleiner die Firma ist, desto weniger steht in der Regel eine angemessene Budgetplanung im Fokus. Die Gründe hierfür liegen oft in fehlender Zeit oder darin, dass das Unternehmen sich nicht bewusst ist, wie es eine Budgetierung richtig angehen kann. Doch obwohl Betriebe steuerrechtlich nicht verpflichtet sind, eine Budgetplanung durchzuführen, ist sie für ihren Erfolg von äußerster Bedeutung.

Mit einer Budgetplanung werden nicht nur Geld, sondern auch Ressourcen anderer Art auf Abteilungen oder diverse Projekte verteilt. Eine Budgetierung lässt sich so mit einer kurzfristigen Unternehmensplanung gleichsetzen.

In aller Regel wird sie für das jeweils kommende Geschäftsjahr aufgestellt. Firmeninhaber oder Führungsverantwortliche beschäftigen sich so nachhaltig mit Ihrem Unternehmen und wissen, welche finanziellen Mittel sie in naher Zukunft – also im nächsten Geschäftsjahr – wofür ausgeben und wodurch einnehmen möchten.

Darüber hinaus ist ein gut durchdachter und aufbereiteter Budgetplan Voraussetzung, um Geldgeber von den eigenen Projekten zu überzeugen. Schließlich wächst auch bei ihnen das Geld nicht auf Bäumen, sodass sich die Geldgeber vor Entscheidungen möglichst genau und umfassend informieren wollen.

Bestandteile von Budgetplan und Budgetantrag

Eine Budgetplanung setzt sich immer aus verschiedenen Faktoren zusammen. Es ist empfehlenswert, sich für die Erstellung bereits frühzeitig zeitliche Kapazitäten freizuhalten. Im Rahmen der Budgetierung sollten Sie sich Gedanken – und zwar in schriftlicher Form – darüber machen, welche Investitionen Sie tätigen möchten (in Form eines Investitionsplans). Zudem sollten Sie einen Absatzplan aufstellen. Natürlich können in eine Budgetplanung auch einfließen, wie hoch die Betriebskosten sind, was Sie umsetzen müssen, um erfolgreich tätig zu sein sowie Produktions-, Material- oder Vertriebspläne.

Die Budgetierung kann sich auf zwei verschiedene Zeitrahmen beziehen:

• Das operative Budget erstreckt sich auf das kommende Geschäftsjahr. Ressourcen aller Art werden dabei konkret verteilt und zugewiesen. Außerdem werden Ziele formuliert, die erreicht werden sollen. Die operative Planung ist reich an Details und beinhaltet neben den Fakten auch Aspekte wie die Motivation von Mitarbeitern.

• Die strategische Budgetplanung beziffert einen langfristigeren Bereich von bis zu fünf Jahren. Bei diesem Plan geht es um strategische Ziele, die den Erfolg des Unternehmens sichern sollen.

Den fertigen Budgetplan sollten Sie mit sämtlichen Angaben in Ihren Budgetantrag übernehmen. Zusätzlich beschreiben Sie dort das geplante Projekt in allen Details:

• Was genau soll erreicht werden?

• Von wann bis wann ist das Projekt angesetzt?

• Wer ist an der Umsetzung beteiligt?

• Wie soll die Umsetzung konkret ablaufen?

• Wer profitiert auf welche Weise von dem Projekt?

• Warum sollte sich der angesprochene Geldgeber beteiligen?

Budgetplanung mit Excel erstellen: So geht's

Die Budget-Kalkulierung sollte ein Unternehmen mit großer Sorgfalt behandeln – schließlich hängt davon ab, ob Projekte gestartet werden können und wie gut diese gelingen. Zeitlich eignet sich für eine Budgetplanung in der Regel der Monat November, da dieser eher in einer ruhigeren Zeit des Geschäftsjahres liegt. Zudem ist es möglich, einen Blick auf das vergangene und einen Ausblick auf das kommende Geschäftsjahr zu werfen. Kurz vor dem Jahreswechsel stehen dann die Überprüfung und Anpassung in Form einer zweiten Version der Budgetplanung an.

Am einfachsten lässt sich eine Budgetierung in einer Tabelle festhalten. Ohne große Mühe können Sie Spalten für die wichtigsten Elemente Ihrer Budgetplanung in Excel anlegen. Erfassen Sie zunächst die Basisdaten des Projektes: Was genau ist geplant? Halten Sie anschließend fest, wann das Projekt starten und wann es beendet werden soll. Wenn es aus mehreren Phasen besteht, können Sie auch das im Budgetplan erwähnen.

Erst jetzt kommen Sie zum wichtigsten Teil: den Kosten. Schlüsseln Sie auf, wofür genau Kosten anfallen werden und in welcher Höhe. Sollten Sie ein komplexes Projekt planen, das zahlreiche Kostenpunkte aufweist, kann es sich lohnen, für diesen Teil ein eigenes Tabellenblatt anzulegen. Das macht die Darstellung übersichtlicher.

Ein Budgetplan ist immer ein Prozess und Vorzeichen können sich schnell verändern. Seien Sie deshalb flexibel und realistisch. Das gilt auch für Ihren Budgetantrag! Geldgeber schätzen es meist, wenn Sie beispielsweise zeitliche Puffer einplanen. Zeigen Sie, dass Sie nicht nur die Vorzüge des Projektes durchdacht haben, sondern auch auf mögliche Probleme und Hindernisse vorbereitet sind.

Methoden der Budgetierung: Team einbinden oder nicht?

Im Bereich der Budgetplanung existieren verschiedene Methoden, die sich vor allem nach den betrachteten Zeiträumen und der Frage richten, wer an der Budgetierung beteiligt ist. Insbesondere, wenn Sie im Anschluss an die Planung einen Budgetantrag stellen wollen, ist es wichtig, sich schon vorab über diese Punkte Gedanken zu machen.

Wenn beispielsweise angedacht ist, das Team während eines Projektes eng an allen Entscheidungen zu beteiligen, kann es sinnvoll sein, es auch bei der Budgetierung einzubeziehen. Zudem kennen Mitarbeiter die genauen Arbeitsabläufe häufig besser und können somit wertvolle, realitätsnahe Impulse für den späteren Budgetantrag liefern.

Die bekanntesten Budgetierungsarten sind:

• Top-down-Budgetierung

• Bottom-up-Budgetierung

• Gegenstromverfahren

• Rollierende Planung

• Zero-Base-Budgeting

Die Top-down-Budgetierung wird in Unternehmen aus höheren Ebenen vorgegeben. Das bedeutet, dass übergeordnete Abteilungen die Planungen zum Budget machen und die finanziellen Mittel sowie anderweitigen Ressourcen, die erforderlich sind, festlegen.

Dem entgegengesetzt ist die Bottom-up-Budgetierung. Hier planen im Zuge des Budgetierungsprozesses erst verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen, welcher Bedarf existiert und geben diese Planungen dann an die nächsthöhere Stelle im Unternehmen weiter. So entsteht nach und nach ein Gesamtbudgetplan. Die Mitarbeiter werden direkt einbezogen.

Das Gegenstromverfahren stellt einen Mix aus Top-down-Budgetierung und Bottom-up-Budgetierung dar: Hierbei formuliert die höhere Abteilung erst eine Budgetplanung, die die betroffenen Bereiche anschließend diskutieren und wiederum an die zuständig höhere Stelle melden.

Die rollierende Planung meint eine sehr kurzfristige und detaillierte Planung des kommenden Monats und eine grobe Planung der darauffolgenden Monate. Der Zeitabschnitt verschiebt sich mit fortlaufendem Jahr dann immer weiter, also rollierend, nach hinten. Vorteil ist die hohe Flexibilität, der Nachteil ist, dass keine langfristigen Planungen möglich sind. Für größere Budgetanträge ist diese Methode deshalb meist nicht geeignet.

Beim Zero-Base-Budgeting findet keine Übernahme der Budgetplanung aus den Vorjahren statt. Der Budgetplan wird Jahr für Jahr neu erstellt. Das verhindert beispielsweise, dass einzelne Abteilungen am Jahresende noch schnell Budget verbrauchen, damit im Folgejahr wieder eine gleiche Summe zur Verfügung gestellt wird. Schwierigkeiten verursachen kann diese Methode, wenn ein geplantes Projekt zeitlich über die Jahresgrenze hinausgeht.

Ohne gute Budgetplanung kein erfolgreiches Projekt

Egal, was Sie in den kommenden Monaten und Jahren in Ihrem Unternehmen planen: Sie werden dafür Geld und Ressourcen benötigen. Ein Budgetplan hilft Ihnen, zu jeder Zeit den Überblick über Ihre Finanzen zu bewahren und ist zudem Voraussetzung dafür, dass Sie Investoren von sich überzeugen können. Starten Sie deshalb so früh wie möglich mit der Budgetierung, nehmen Sie sich ausreichend Zeit und achten Sie darauf, Ihre Pläne stets flexibel und aktuell zu halten.

Titelbild: AntonioFrancois / Getty Images