Business Process Reengineering in der Betriebsführung

In der Regel sind es Krisensituationen, die Unternehmern vor Augen führen, dass sich etwas in der Organisation ändern muss. Business Process Reengineering (BPR) bietet die Möglichkeit, alle bestehenden Geschäftsprozesse und -aktivitäten neu zu bewerten. Das Ziel dieser Maßnahme ist es, die Prozesse im Unternehmen zu optimieren, um so den Weg aus der Krise zu finden.

Was ist Business Process Reengineering?

Was ist Business Process Reengineering?

Die Verbesserung von Prozessen durch den Ansatz BPR ist ein zentrales Werkzeug der modernen Betriebsführung. Business Process Reengineering zählt zu den radikalen Methoden, da der Ansatz nur das Kerngeschäft im Unternehmen belässt. Alle anderen Unternehmensprozesse und Bereiche werden auf den Prüfstand gestellt, optimiert und im Extremfall sogar aufgegeben oder ausgelagert.

Sanftere Methoden sind zum Beispiel Lean Production und Lean Management, Total Quality Management (TQM) oder die datenbasierte Methode Six Sigma.

Wann ist Business Process Reengineering sinnvoll?

Mitunter zwingt eine Notlage Unternehmen zu umfangreichen Veränderungen, um etwa eine drohende Insolvenz abzuwenden. BPR gilt hierfür als harte, aber zielführende Methode. Sie nimmt alle Prozesse im Unternehmen in den Blick und bewertet sie aus unterschiedlichen Perspektiven. Auf der Basis der so erkannten Ist-Situation gestalten Unternehmen Prozesse neu und entwickeln einen überarbeiteten Arbeitsablauf.

Was stellt BPR in den Fokus?

Heute ist es durch Informationstechnologie und Softwareunterstützung einfacher, die kritischen Geschäftsprozesse zu identifizieren und zu optimieren, als das früher noch der Fall war.

Damit Sie Ihr Unternehmen kontinuierlich verbessern können, stellen Sie die Steigerung der Kundenzufriedenheit sowie die Prozessqualität in den Fokus Ihrer Bemühungen. Ergänzend dazu ist die Senkung von Prozesskosten ein zentraler Bestandteil von BPR. Ein Verbesserungsgrad von 30 Prozent definiert klassischerweise den Anspruch von Business Process Reengineering.

Business Process Reengineering: Beispiele im Vertrieb

Die Einsatzmöglichkeiten für das Konzept BPR sind vielfältig. Setzen Sie sich eindeutige Vorgaben, die durch diese Methode erreicht werden sollen. Im Vertrieb können Sie zum Beispiel folgende Ziele definieren und erreichen:

• die Kundenorientierung in den Fokus stellen

• neue Kommunikations- und Informationstechniken nutzen

• den Vertriebsprozess effizienter gestalten – von der Kundenanfrage bis zur Lieferung Ihrer Leistung

• Schnittstellenprobleme reduzieren

• Innovationsmanagement forcieren: Wie entstehen aus Kundenanfragen neue Innovationen?

• die Zusammenarbeit zwischen Außendienst und Vertriebsinnendienst verbessern

• Renewing (Erneuerung)

• Revitalizing (Revitalisierung)

• Reframing (Änderung der Einstellungen)

• Restructuring (Neustrukturierung)

Business Process Reengineering: Die Phasen

Die Management-Vordenker Michael Hammer und James Champy gelten als Erfinder des BPR. Gemäß ihrer Theorie verläuft der Ansatz in vier Schritten, angelehnt an das 3-Phasen-Modell von Lewin. Werden die englischsprachigen Begriffe der Business-Process-Reengineering-Phasen eingesetzt, so kann man von den „4 R“ sprechen:

Erneuerung

Die erste Phase dient dazu, die Grundlagen für das Projekt und den Prozess des BPR zu legen. Hierbei sind die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, beziehungsweise das Team der Abteilung, einzubinden. Ihr Team wird dabei geschult, sich auf den Entwicklungs- und Change-Management-Prozess einzulassen.

Revitalisierung

Der Ist-Zustand Ihrer Prozesse steht im Zentrum der zweiten Phase des BPR. Auf dieser Basis erkennen Sie die möglichen Potenziale hin zu einem Soll-Zustand. Darüber hinaus können Sie die Schlüsselprozesse identifizieren und durch Business Process Reengineering optimieren.

Änderung der Einstellungen

In der dritten Phase führen Sie neue Methoden und Einstellungen in Ihrem Unternehmen ein. Hierzu lernen Ihre Mitarbeiter beziehungsweise das betroffene Team, neue Denkmuster zu nutzen und dadurch den Change mitzugestalten.

Neustrukturierung

In der abschließenden vierten Phase setzen Sie die Neustrukturierung um. Ihr Team arbeitet auf der Grundlage der neu gestalteten Geschäftsprozesse. Behalten Sie die Zielsetzung im Auge, um mögliche Anpassungen vorzunehmen. Denn: BPR erfüllt keinen Selbstzweck. Sie investieren dadurch in eine Optimierung Ihrer Prozesse und in ein effizienteres Erreichen Ihrer Ziele.

Vor- und Nachteile von Business Process Reengineering

Im Rahmen des BPR-Projektes befähigen Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die notwendigen Maßnahmen umzusetzen. Dennoch ist die Methode kein demokratisches Werkzeug der Unternehmensführung. Sie erfolgt Top-down: Die Mitarbeiter müssen die vom Management entwickelten Maßnahmen mittragen und umsetzen. Das führt häufig zu Frust im Team, da der Erfolg dieser oft drastischen Reorganisation nicht sofort erkennbar sein wird.

Auf der anderen Seite hat es große Vorteile, die eigenen Mitarbeiter als Botschafter der kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen auszubilden. Viele Unternehmen nutzen die Expertise von Beratern, um das BPR im Unternehmen durchzuführen. Sie können aus dem neutralen Betrachtungswinkel heraus Lösungen entwickeln, die durch Betriebsblindheit im eigenen Unternehmen nicht zutage kämen.

Wollen Sie in Ihrem Unternehmen „nur“ die Effizienz steigern, so bieten sich durchaus sanftere Methoden an. Diese wirken mittel- bis langfristig und sind auf eine hohe Kontinuität ausgerichtet. Etablieren Sie in Ihrem Unternehmen zum Beispiel ein Total Quality Management (TQM) oder ein Lean Management, wenn Sie Ihre Prozesse dauerhaft und permanent optimieren möchten.

BPR: Angemessen für Unternehmen in Schieflage

BPR wurde vor fast 30 Jahren bekannt. Das dazu wegweisende Buch von Hammer und Champy bringt es in seinem deutschen Titel auf den Punkt: „Business Reengineering: Die Radikalkur für das Unternehmen“.

Dieses radikale Handeln ist angebracht, wenn Ihr Unternehmen in einer tiefen Krise steckt. Die Neugestaltung von Geschäftsprozessen bietet dann die Chance, das Unternehmen dort herauszuführen.

Um es zusammenzufassen: Um Ihr gesundes Unternehmen und Ihre Prozesse zu optimieren, nutzen Sie am besten sanftere Methoden. Droht Ihr Unternehmen jedoch, in eine Schieflage zu geraten, dann gilt Business Process Reengineering als das angemessene Konzept.

Titelbild: ktasimarr / iStock / Getty Images Plus