Sechs Tipps für einen erfolgreichen Tagesplan

Wir alle starten ungefähr mit den gleichen Voraussetzungen in den Tag: 24 Stunden Zeit, ein Kopf, zwei Hände. Was sich unterscheidet, ist das Zeitmanagement. Während einige Menschen ihre Aufgaben mit Leichtigkeit in der gegebenen Zeit erledigen, schuften andere den ganzen Tag, sind permanent gestresst und werden trotzdem nicht mit allem fertig. Gehören Sie eher zur zweiten Kategorie?

Dann könnte ein Tagesplan die Lösung sein. In ihm können Sie Ihre Aufgaben strukturieren, behalten den Überblick über alles Wichtige und steigern Ihre Produktivität. Wir zeigen Ihnen, wie Sie erfolgreich mit einem Tagesplan arbeiten.

Wie erstelle ich einen Tagesplan?

1. Definieren Sie, welche Ziele Sie erreichen wollen.
2. Bestimmen Sie die Aufgaben, die Sie erledigen müssen: sowohl die, die Sie Ihrem Ziel näher bringen als auch solche, die zum Tagesgeschäft gehören.
3. Priorisieren Sie die Aufgaben.
4. Schätzen Sie Umfang und Zeitaufwand der einzelnen Aufgaben ab.
5. Legen Sie für jede Aufgabe Pufferzeiten fest.
6. Tragen Sie feststehende Termine (zum Beispiel Telefonate, Kongresse oder Kundengespräche) in Ihren Tagesplan ein.
7. Tragen Sie die Aufgaben ein, die nicht von einem bestimmten Termin abhängig sind.
8. Überprüfen Sie am Ende des Tages, ob Sie alle Aufgaben geschafft haben.
9. Nehmen Sie, falls nötig, Anpassungen am nächsten Tagesplan vor.

Aufgaben für den Tagesplaner richtig priorisieren

Der wahrscheinlich schwierigste Aspekt beim Anlegen eines Tagesplaners ist die Priorisierung der Aufgaben. Allzu schnell gehen To-dos, die langfristig wichtig für Ihr Unternehmen sind, im Alltagsgeschäft unter – besonders dann, wenn sie nicht mit einer festen Deadline einhergehen.

Dadurch laufen Sie Gefahr, zwar die ganze Zeit beschäftigt zu sein, aber dennoch nicht voranzukommen. Sie landen im sprichwörtlichen Hamsterrad und eilen nur noch von einer zeitkritischen Aufgabe zur nächsten.

Es gibt verschiedene Strategien, um ein solches Szenario zu vermeiden und eine gesunde Mischung aus tagesaktuellen und strategisch wichtigen Aufgaben zu erreichen:

Feste Tage für feste Aufgaben

Eine Möglichkeit ist, bestimmten Tagen bestimmte Aufgaben zuzuordnen. Montag wäre dann zum Beispiel für Kundenprojekte reserviert, Dienstag für das Erstellen von Content für Ihren Blog oder die sozialen Medien und Mittwoch für Aufgaben der Unternehmensentwicklung: die Überarbeitung der Website, die Planung eines neuen Marketing-Funnels etc.

Vorteil dieses Vorgehens ist, dass verschiedene Arten von Aufgaben Beachtung finden und nicht nur die des Tagesgeschäfts. Zudem arbeiten Sie automatisch in thematisch zusammenhängenden Blöcken, was Ihre Produktivität steigern kann.

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix teilt Aufgaben in vier Kategorien ein:

• eilig und wichtig

• eilig, aber unwichtig

• nicht eilig, aber wichtig

• nicht eilig und unwichtig

Gehen Sie Ihre To-do-Liste durch und entscheiden Sie, in welche Rubrik die einzelnen Aufgaben gehören. Hinterher wird es Ihnen leichter fallen, Prioritäten zu setzen und Ihren Tagesplan sinnvoll auszufüllen.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip – auch bekannt als 80:20-Regel – besagt, dass Sie mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent des Ergebnisses erreichen können. Behalten Sie das bei der Priorisierung im Hinterkopf: Welche Aufgaben sind vergleichsweise schnell erledigt, bringen Sie aber trotzdem einen großen Schritt voran? Diese sollten Sie möglichst bald erledigen.

Tagesplan erstellen: Sechs Tipps

Nachdem Sie Ihre Aufgaben nun definiert und priorisiert haben, geht es an die Erstellung des eigentlichen Tagesplans. Mit diesen sechs Tipps ist das schnell und effizient erledigt:

1. Tagesplan schriftlich führen

Erstellen Sie Ihren Tagesplan in jedem Fall schriftlich. Ob Sie das digital oder analog erledigen möchten, bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist nur, dass Sie im Laufe des Tages immer wieder auf Ihre Planung schauen und sich orientieren können. So vergessen Sie nichts Wichtiges und wissen nach einer abgeschlossenen Aufgabe sofort, was als Nächstes zu tun ist.

2. Tagesplan schon am Vortag erstellen

Zu keiner Zeit sind Sie so ausgeruht und leistungsfähig, wie wenn Sie morgens an Ihren Schreibtisch kommen. Diese kostbare Zeit sollten Sie daher nicht mit der Erstellung des Tagesplans vergeuden, sondern lieber direkt durchstarten. Das setzt jedoch voraus, dass Sie Ihren Plan schon am Abend zuvor erstellen und alles am Arbeitsplatz zurechtlegen, was Sie voraussichtlich benötigen werden.

3. Nicht zu viele Aufgaben einplanen

Das Leben verläuft in den seltensten Fällen nach Plan. Vermeiden Sie deshalb, Ihren Tagesplan bis zur letzten Minute mit Aufgaben zu füllen. Halten Sie einen Teil Ihrer Zeit offen, um flexibel auf Unterbrechungen und möglicherweise auftretende Probleme reagieren zu können.

4. Ähnliche Aufgaben zusammenfassen

Es ist wenig produktiv, zwischen mehreren Aufgaben hin und her zu springen. Wenn Sie zum Beispiel an einem Projekt arbeiten, zwischendurch eine E-Mail schreiben und sich danach wieder dem Projekt widmen, müssen Sie sich neu „hinein-denken“. Das kostet unnötig Zeit und Energie. Besser ist es, zusammenhängende Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben einzuplanen: beispielsweise eine fest definierte Stunde für E-Mails, eine für Telefonate und zwei für das Projekt.

5. Mit der schwierigsten Aufgabe beginnen

Starten Sie Ihren Tag mit der schwierigsten, unangenehmsten Aufgabe. Ausgeruht und mit frischer Energie können Sie diese einfacher und schneller bewältigen. Danach haben Sie mitten am Tag das erste Erfolgserlebnis und können sich im Anschluss ganz entspannt und zufrieden den nächsten Aufgaben zuwenden.

6. Private Aufgaben einplanen

Denken Sie bei Ihrer Tagesplanung nicht nur an berufliche Aufgaben, sondern auch an private. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie eigenverantwortlich arbeiten und niemand kontrolliert, was Sie wann und an welchem Ort tun. Die Arbeit ist wichtig – aber der Rest Ihres Lebens ist es auch.

Tagesplan-Vorlage zum Ausdrucken

Leider gibt es nicht den einzig wahren, perfekten Tagesplan. So unterschiedlich Menschen sind, so verschieden sind auch die Planungspräferenzen.

Möchten Sie Ihre Aufgaben in einen digitalen Kalender eintragen? Oder eine Liste in Excel erstellen? Vielleicht schreiben Sie auch am liebsten auf Papier? Sind Sie eher der nüchtern-pragmatische Typ oder mögen Sie es farbenfroh mit vielen Markierungen, Pfeilen und zusätzlichen Notizen? Testen Sie es aus!

Eine Tagesplan-Vorlage zum Ausdrucken finden Sie hier bei uns.

Diese Vorlage können Sie natürlich frei Ihren Bedürfnissen anpassen.

Fazit: Produktiver und entspannter dank Tagesplan

Ein Tagesplan hilft Ihnen, alle wichtigen Aufgaben zur rechten Zeit gezielt und fokussiert zu bearbeiten. Sie steigern Ihre Produktivität und senken gleichzeitig Ihren Stresspegel. Schließlich wissen Sie am Morgen ohne großes Überlegen, was zu tun ist und starten mit dem guten Gefühl in den Feierabend, alles geschafft und erreicht zu haben, was Sie sich für heute vorgenommen hatten.

Doch so angenehm und entspannend ein guter Plan auch ist: Übertreiben Sie es nicht. Lassen Sie etwa die Hälfte der verfügbaren Zeit frei von Aufgaben, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren und Verzögerungen ausgleichen zu können. Dann sind Sie für jeden Arbeitstag bestens gewappnet.

Titelbild: ijeab / getty images