Im Verlauf eines Projekts kann es immer mal zu kleineren Abweichungen kommen. Problematisch wird es erst, wenn diese nicht frühzeitig erkannt werden und für größere Verzögerungen sorgen. Möchten Sie Chaos im Projektverlauf vorbeugen, ist Projektcontrolling die Antwort.

Welche Aufgaben hier genau anfallen und welche KPIs Sie dabei stets im Blick behalten sollten, erfahren Sie im Folgenden.

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Projektcontrolling: Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Projektcontrolling kann sowohl operativ als auch strategisch durchgeführt werden. Im operativen Bereich koordiniert in der Regel der Projektleiter das Team und überwacht die Rahmenbedingungen.

Operatives Projektcontrolling

Im operativen Projektcontrolling besteht die Hauptaufgabe darin, den Ist-Zustand zu überwachen. Dabei liegt der Fokus auf folgenden Bereichen und Fragen:

  • Ressourcen: Hierbei geht um personelle und finanzielle Aspekte und Planungen. Wie viele Arbeitsstunden dürfen anfallen? Welche Mitarbeiter braucht es? Wird bestimmtes Arbeitsmaterial benötigt? Stimmt die Kostenplanung?

  • Termine: Wie ist der Zeitrahmen? Welche Termine müssen eingehalten werden? Können die festgelegten Teilergebnisse erreicht werden? Muss die Zeitplanung geändert werden, um das Projektziel zum vereinbarten Termin einzuhalten?

  • Kosten: Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten, die im Projektverlauf anfallen? Wird das Budget eingehalten? Gibt es geeignete Maßnahmen für den Fall, dass Abweichungen auftreten?

Strategisches Projektcontrolling

Das strategische Projektcontrolling ist meist die Aufgabe des Managements. Hierbei wird das gesamte Projekt samt seiner Ressourcenverteilung bewertet und kontrolliert. Dafür informieren Projektleiter regelmäßig das Management über den Projektverlauf und besprechen Zeit- oder Kostenüberschreitungen.

Es geht insbesondere um eine langfristige Planung und darum, sicherzustellen, dass die Projekte wirtschaftlich sind. Dazu wird das Unternehmen selbst und auch dessen Umfeld betrachtet, um die Rahmenbedingungen im Projektverlauf möglichst flexibel anpassen zu können.

Im operativen und strategischen Projektcontrolling gibt es verschiedene Verfahren, die Ihnen dabei helfen können, abgewogene Entscheidungen zu treffen. Welche Instrumente es an dieser Stelle genau gibt, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Projektcontrolling-Instrumente, die zum Erfolg führen

Bei Projektcontrolling-Instrumenten handelt es sich um standardisierte, methodische Verfahren, die helfen, ein fundiertes Controlling durchzuführen. Betrachtet werden dabei stets Daten und Informationen zum Projektverlauf. Diese können auf unterschiedliche Weise erfasst und ausgewertet werden.

Das Ziel ist dabei immer, die bestehenden Prozesse und Vorgehensweisen zu hinterfragen, Schwächen zu identifizieren und gegebenenfalls den Prozess oder einzelne Schritte zu optimieren. Die Controlling-Instrumente werden dabei sowohl im strategischen als auch im operativen Projektcontrolling angewendet.

Zu den wichtigsten Instrumenten im operativen Projektcontrolling zählen:

Soll-Ist-Vergleich

Der kontinuierliche Soll-Ist-Vergleich des Budgets zeigt schnell, ob Abweichungen vorliegen. Dafür werden die Ist-Werte den Gesamt-Plan-Werten gegenübergestellt. So wird sofort deutlich, ob das Projekt noch im Kostenrahmen liegt und wie viel Budget noch verfügbar ist. Dafür können beispielsweise monatlich die tatsächlich anfallenden Kosten mit den budgetierten Kosten für den jeweiligen Monat verglichen werden.

Meilensteintrendanalyse

Hier wird genau geprüft, ob einzelne, vorab festgelegte Termine eingehalten werden können. Bei Terminverschiebungen wird so ersichtlich, wie sich die Abweichung auf Folgetermine und den geplanten Projektabschluss auswirken könnten.

Ampelcontrolling

Mit Ampelcontrolling ist die farbliche Hervorhebung von bestimmten Projektkennzahlen im Stil von Ampelfarben gemeint. Grün steht für „Alles verläuft nach Plan“, Gelb bedeutet, dass gravierende Projektabweichungen auftreten können. Rot gibt den Hinweis, dass das Erreichen des Projektziels nicht mehr möglich erscheint.

Im strategischen Controlling können folgende Instrumente helfen, ein Projekt erfolgreich langfristig zu steuern:

Portfolioanalyse

Die Portfolioanalyse dient als Entscheidungshilfe. Sie zeigt, welche Produkte für ein Unternehmen besonders wirtschaftlich sind. Eine der bekanntesten Portfolioanalysen ist die Marktanteils- und Marktwachstumsanalyse, entwickelt von der Boston Consulting Group (BCG-Matrix). Hierfür wird eine Vierfeldermatrix erstellt und die Produkte in „Poor Dogs, „Cash Cows, „Stars und „Question Marks eingeteilt. Die Produkte werden gemäß ihres Marktwachstums und relativen Marktanteils den einzelnen Kategorien zugeordnet.

SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse untersucht die Potenziale und Schwächen des Unternehmens. Welche Chancen und Risiken bestehen am Markt für das Unternehmen? Welche Stärken kann das Unternehmen einsetzen, um die Chancen gewinnbringend zu nutzen? Wie wirken sich die Unternehmensschwächen darauf aus?

Stärken-Schwächen-Analyse

Bei der Stärken-Schwächen-Analyse werden die Stärken und verfügbaren Ressourcen des Unternehmens bewertet. Hierbei stehen außerdem auch die Schwächen des Unternehmens im Fokus. Welche Erfolgsfaktoren bringt das Unternehmen mit? Wie schneidet es im Vergleich zur Konkurrenz ab?

Zusätzlich gibt es im Projektcontrolling Kennzahlen, um Abläufe zu kontrollieren und Abweichungen schnell erkennen zu können. Dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt mehr.

Projektcontrolling: Auf diese Kennzahlen kommt es an

Kennzahlen sind bei der Projektsteuerung und im Controlling hilfreich, da sie einen schnellen Einblick in den Projektverlauf geben und ihn transparent machen. Folgende Kennzahlen sollten Sie erheben und im Blick behalten:

  • Terminenge (dafür teilen Sie die Anzahl zeitkritischer Vorgänge durch die Gesamtzahl der Vorgänge)

  • Kostenindex (Kosteneffizienzfaktor)

  • Zeitanteil pro Projektphase (Aufwand einer Phase/Gesamtaufwand)

  • Mitarbeiterzufriedenheitsindex, Kundenzufriedenheitsindex. (Hierfür können zum Beispiel die Daten aus bereits geführten Umfragen verwendet werden.)

Mithilfe von Projektcontrolling können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt sich so entwickelt, wie Sie es geplant haben. Durch ein genaues Überwachen und Analysieren des Projektfortschritts behalten Sie dabei in allen Projektphasen den Überblick.

Mit unterschiedlichen Instrumenten lassen sich einzelne Projektbausteine genauer unter die Lupe nehmen. Die verschiedenen Methoden helfen vor allem dabei, zeitkritische Entscheidungen auf einer fundierten Basis treffen zu können.

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Titelbild: Zinkevych / Getty Images

Ursprünglich veröffentlicht am 8. Dezember 2020, aktualisiert am Dezember 08 2020

Themen:

Projekt-Management