Projektcontrolling: Grundlagen und Kennzahlen im Überblick

Im Verlauf eines Projekts kann es immer mal zu kleineren Abweichungen kommen. Problematisch wird es erst, wenn diese nicht frühzeitig erkannt werden und für größere Verzögerungen sorgen. Möchten Sie Chaos im Projektverlauf vorbeugen, empfiehlt sich das Projektcontrolling. Welche Aufgaben hier genau anfallen und welche KPIs (Key Performance Indicators) Sie dabei stets im Blick behalten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Worum geht es im Projektcontrolling-Regelkreis?

Die Projektsteuerung und -überwachung ist keine einmalige oder punktuelle Aufgabe in einem Projekt, sondern erfolgt in einem Kreislauf aus Regeln, der sich immer wiederholt:

Zu Beginn eines jeden Projekts steht die Zielsetzung und damit verbunden die Planung von Meilensteinen, Arbeitspaketen und Ressourcen. Im Projektcontrolling geht es anschließend darum, regelmäßig Daten zu erheben, um den aktuellen Istzustand des Projekts und seiner Teilbereiche mit dem Plan zu vergleichen.

Ergeben sich Abweichungen, sind die Ursachen dafür zu analysieren und Korrekturmaßnahmen zur Erreichung der Ziele einzuleiten. Diese wiederum müssen regelmäßig auf ihre Wirksamkeit geprüft werden und die (Teil-) Ziele des Projekts gegebenenfalls angepasst werden. Anschließend beginnt der Regelkreis von vorne.

Was macht gutes Projektcontrolling aus?

Gutes Projektcontrolling begleitet ein Projekt einerseits fortwährend in Bezug auf Leistungen, Kosten und Termine. Hauptaufgabe dieses operativen Projektcontrollings ist es, den Istzustand zu überwachen, stets im Hinblick auf die Projektziele. Die zweite Komponente guten Projektcontrollings ist strategischer Natur: Hierbei wird das Projekt mit Fokus auf Ressourcenbindung und seine Attraktivität für die gesamtunternehmerischen Ziele bewertet.

Die wichtigsten Aufgaben für erfolgreiches Projektcontrolling

Je nach Bereich, also operativ oder strategisch, fallen für erfolgreiches Projektcontrolling unterschiedliche Aufgaben an:

Operatives Projektcontrolling

Im operativen Projektcontrolling liegt der Fokus auf dem Vergleich des Istzustands mit dem Planwert. Dies betrifft insbesondere folgende Bereiche und Fragen:

• Ressourcen: Hierbei geht es um personelle und finanzielle Aspekte und Planungen. Wie viele Arbeitsstunden dürfen anfallen? Welche Mitarbeiter braucht es? Wird bestimmtes Arbeitsmaterial benötigt? Stimmt die Kostenplanung?
• Termine: Wie ist der Zeitrahmen? Welche Termine müssen eingehalten werden? Können die festgelegten Teilergebnisse durch die Mitarbeitenden erreicht werden? Muss die Zeitplanung geändert werden, um das Projektziel zum vereinbarten Termin und den kritischen Pfad einzuhalten?
• Kosten: Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten, die im Projektverlauf anfallen? Wird das Budget eingehalten? Gibt es geeignete Maßnahmen für den Fall, dass Abweichungen auftreten?

Strategisches Projektcontrolling

Das strategische Projektcontrolling beschäftigt sich vorwiegend mit dem Gesamtprojekt und dessen Bedeutung für die gesamten unternehmerischen Aktivitäten – auch im Vergleich zu anderen Projekten. Es wird daher auch als Multiprojektcontrolling oder Portfolio Controlling bezeichnet.

Es geht insbesondere um einen langfristigen Projektplan und darum, sicherzustellen, dass die Projekte wirtschaftlich sind. Dazu wird das Unternehmen selbst und auch dessen Umfeld betrachtet, um die Rahmenbedingungen im Projektverlauf möglichst flexibel anpassen zu können.

Im operativen und im strategischen Projektcontrolling gibt es verschiedene Verfahren, die Ihnen dabei helfen können, abgestimmte Entscheidungen zu treffen. Welche Instrumente es gibt und wer die Verantwortung für das Projektcontrolling trägt, erfahren Sie in den nächsten beiden Abschnitten.

Wer macht Projektcontrolling?

Eine eindeutige Antwort auf die Frage, wer für die Projektkontrolle und Projektsteuerung verantwortlich ist, gibt es nicht. Dies ist abhängig von der Organisation des Unternehmens, der Projektgröße und -struktur.

Im operativen Bereich eines Projekts fällt die Rolle des Projektcontrollers in aller Regel der Projektleitung zu. Diese ist am besten mit dem Projektablauf vertraut und hat so auch den größten Einfluss auf den Projekterfolg. Alternativ kann die Projektleiterin oder der Projektleiter die Aufgaben des Projektcontrollings auch einem (spezialisierten) Teammitglied übertragen, insbesondere in größeren Projekten.

Das strategische Projektcontrolling ist meist die Aufgabe des Managements.

Projektcontrolling: Instrumente und Methoden, die zum Erfolg führen

Bei Instrumenten für Projektcontrolling handelt es sich um standardisierte methodische Verfahren, die helfen, fundierte Kontrollen, Analysen und Steuerungsmaßnahmen durchzuführen. Betrachtet werden dabei stets Daten und Informationen zum Projektverlauf. Diese können auf unterschiedliche Weise erfasst und ausgewertet werden.

Das Ziel ist dabei immer, die bestehenden Prozesse und Vorgehensweisen zu hinterfragen, Schwächen zu identifizieren und gegebenenfalls den Prozess oder einzelne Schritte zu optimieren. Die Controlling-Instrumente werden dabei sowohl im strategischen als auch im operativen Projektcontrolling angewendet.

Zu den wichtigsten Instrumenten im operativen Projektcontrolling zählen:

Soll-Ist-Vergleich

Der kontinuierliche Soll-Ist-Vergleich des Budgets zeigt schnell, ob Abweichungen vorliegen. Dafür werden die Istwerte den Gesamt-Planwerten gegenübergestellt. So wird sofort deutlich, ob das Projekt noch im Kostenrahmen liegt und wie viel Budget noch verfügbar ist. Dafür können beispielsweise monatlich die tatsächlich anfallenden Kosten mit den budgetierten Kosten für den jeweiligen Monat verglichen werden.

Meilensteintrendanalyse

Bei der Meilensteintrendanalyse wird genau geprüft, ob einzelne, vorab festgelegte Termine eingehalten werden können. Bei Terminverschiebungen wird so ersichtlich, wie sich die Abweichung auf Folgetermine und den geplanten Projektabschluss auswirken könnte.

Ampelcontrolling

Mit Ampelcontrolling ist die farbliche Kennzeichnung von bestimmten Projektkennzahlen, Aufgaben oder Arbeitspaketen im Stil von Ampelfarben gemeint. Grün steht für „Alles verläuft nach Plan“, Gelb bedeutet, dass gravierende Projektabweichungen auftreten können. Rot gibt den Hinweis, dass das Erreichen des Projektziels nicht mehr möglich erscheint. Insbesondere bei Projekten mit vielen Deadlines, die ständig überprüft werden müssen, gelingt mithilfe des Ampelcontrollings eine schnelle Übersicht, wo kritische Punkte vorliegen.

Earned Value Analyse

Die Earned Value Analyse (auch Leistungswertanalyse) bezieht neben Aufwand und Zeit auch den Fertigstellungswert in die Analyse mit ein. Sie betrachten dabei, wie viele Arbeitsergebnisse bereits erzielt wurden, und setzen dies ins Verhältnis zu Kosten und Zeit. So kann etwa bei einer Überschreitung der geplanten Kosten zum Zeitpunkt X analysiert werden, ob dies wirklich negativ zu bewerten ist oder ob schlichtweg schneller gearbeitet wurde als geplant. So lässt sich die Effizienz eines Projekts berechnen.

Im strategischen Controlling können folgende Instrumente helfen, ein Projekt erfolgreich langfristig zu steuern:

Portfolioanalyse

Die Portfolioanalyse dient als Entscheidungshilfe: Sie zeigt, welche Produkte für ein Unternehmen besonders wirtschaftlich sind. Eine der bekanntesten Portfolioanalysen ist die Marktanteils- und Marktwachstumsanalyse, entwickelt von der Boston Consulting Group (BCG-Matrix). Hierfür wird eine Vierfeldermatrix erstellt und die Produkte in „Poor Dogs“, „Cash Cows“, „Stars“ und „Question Marks“ eingeteilt. Die Produkte werden gemäß ihrem Marktwachstum und dem relativen Marktanteil den einzelnen Kategorien zugeordnet.

SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse untersucht die Potenziale und Schwächen des Unternehmens. Welche Chancen und Risiken bestehen am Markt für das Unternehmen? Welche Stärken kann das Unternehmen einsetzen, um die Chancen gewinnbringend zu nutzen? Wie wirken sich die Unternehmensschwächen darauf aus?

Stärken-Schwächen-Analyse

Bei der Stärken-Schwächen-Analyse werden die Stärken und verfügbaren Ressourcen des Unternehmens bewertet. Hierbei stehen außerdem auch die Schwächen des Unternehmens im Fokus. Welche Erfolgsfaktoren bringt das Unternehmen mit? Wie schneidet es im Vergleich zur Konkurrenz ab?

Nutzwertanalyse

Die Nutzwertanalyse kommt zum Einsatz, wenn beurteilt werden soll, ob ein bestimmtes Projekt angegangen oder fortgesetzt werden soll. Dabei kommen insbesondere qualitative Kriterien zum Einsatz, anhand derer der Nutzen eines Projekts für das Unternehmen bewertet wird.

Projektcontrolling: Auf diese Kennzahlen kommt es an

Kennzahlen sind bei der Projektsteuerung und im Controlling hilfreich, da sie einen schnellen Einblick in den Projektverlauf geben und ihn transparent machen. Es gibt eine Vielzahl an KPIs (Key Performance Indicators), die in unterschiedlichem Maße abhängig von der Projektstruktur relevant sind. Entscheidend ist, zum Projektstart die wichtigsten KPIs zu definieren und diese dann im Blick zu behalten. Dies können sein:

• Terminenge (dafür teilen Sie die Anzahl zeitkritischer Vorgänge durch die Gesamtzahl der Vorgänge)
• Kostenindex (Kosteneffizienzfaktor)
• Zeitanteil pro Projektphase (Aufwand einer Phase/Gesamtaufwand) im Gantt-Diagramm
• Mitarbeiterzufriedenheitsindex, Kundenzufriedenheitsindex (hierfür können zum Beispiel die Daten aus bereits geführten Umfragen verwendet werden)
• Anzahl abgeschlossener und Anzahl offener Aufgabenpakete (zeigt den Projektfortschritt und Fertigstellungsgrad an)
• Anzahl vorgenommener Änderungen (zu viele Änderungen am Projektplan sind ein Indikator für einen Mangel an Kommunikation und Koordination)
• Risikoanalyse und Risikobewertung (zur Steuerung der einzugehenden Risiken)

Software für Projektcontrolling kann besseren Überblick verschaffen

Projektplanung und -controlling in Tabellenkalkulationen wie Excel, Numbers & Co.? Insbesondere bei größeren Projekten mit vielen Meilensteinen, Teilbereichen und Teammitgliedern reicht dies nicht aus und es kann für den Projektmanagerinnen und -controller herausfordernd sein, den Überblick zu behalten.

Abhilfe schafft dann spezielle Software fürs Projektcontrolling. Darin können die Soll-Daten ebenso hinterlegt werden wie die Ist-Daten eines laufenden Projekts. Mit Analysefunktionen und entsprechenden Visualisierungsmöglichkeiten gelingt es leichter, Status und Fortschritt zu überblicken, Trendanalysen anzustellen und Projektkosten zu steuern.

Der Markt bietet eine Fülle an Projektcontrolling-Tools für die unterschiedlichsten Anforderungen. Funktionen zum Projektcontrolling sind auch wesentlicher Bestandteil der meisten Projektmanagement-Software-Lösungen.

Fazit: Projektcontrolling sichert Projekterfolg

Mithilfe von Projektcontrolling können Sie und Ihre Mitarbeitenden sicherstellen, dass Ihr Projekt sich so entwickelt, wie Sie es geplant haben. Durch ein genaues Überwachen und Analysieren des Projektfortschritts behalten Sie dabei in allen Projektmanagement-Phasen den Überblick.

Mit unterschiedlichen Instrumenten lassen sich einzelne Projektbausteine genauer unter die Lupe nehmen. Die verschiedenen Methoden helfen vor allem dabei, zeitkritische Entscheidungen auf einer fundierten Basis treffen zu können.

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