Berichtswesen – das Tagebuch für Unternehmen

Wie können Unternehmen den Überblick über wichtige Zahlen und Geschehnisse behalten? Eine hilfreiche Lösung für mehr Transparenz ist hierfür das Berichtswesen: Dabei wird sowohl regelmäßig als auch auf Anfrage in Berichten der aktuelle Status zahlreicher Bereiche in einem Unternehmen dokumentiert – ähnlich wie in einem Tagebuch. So erhalten Sie detaillierte und übersichtliche Informationen und können auf deren Basis relevante Entscheidungen treffen.

Was ist Berichtswesen?

In Unternehmen aller Größenordnungen fällt häufig der Begriff des Berichtswesens, auch Reporting genannt. Dabei geht es um das regelmäßige, systematische Erstellen von Berichten, die wichtige geschäftliche Entscheidungen aller Art ermöglichen. Führungskräfte, Projektverantwortliche und Gesellschaftende können damit besser Projekte steuern und das Unternehmen leiten.

Transparenz und Liquidität auf Grundlage des Berichtswesens

Eine zentrale Aufgabe des Berichtswesens ist die Sammlung, Auswertung und Interpretation unterschiedlichster Daten. Je aktueller und aussagekräftiger ein Reporting ausfällt, desto besser können die Entscheidungstragenden dieses für ihre Zwecke einsetzen. Die Berichte sorgen für Transparenz und geben zum Beispiel in den folgenden Bereichen einen aktuellen Status:

• Finanzen und Liquidität

• Gewinne, Verluste und Kostensituationen

• Organisationsstruktur

• Personalsituation

• Logistik und Infrastruktur

Für ein effizientes Berichtswesen spielt der Adressatenkreis eine wesentliche Rolle. An welche Person(en) im Unternehmen richten sich die Berichte? Welchen Zweck sollen sie erfüllen und welcher Informationsbedarf soll gedeckt werden? Oftmals müssen die Berichte dabei technische, rechtliche und steuerbezogene Daten gut verständlich und übersichtlich zusammenfassen sowie erklären. 

Verschiedene Berichtsarten

Bericht ist nicht gleich Bericht – die verschiedenen Arten dienen unterschiedlichen Zwecken. Dazu gehören die folgenden Beispiele:

1. Standardbericht: Der Standardbericht zeichnet sich durch standardisierte Elemente wie Inhalt, Form und Erscheinungsdatum aus. Hierbei kann es sich zum Beispiel um einen Quartalsbericht handeln.

2. Bedarfsbericht: Ein Bedarfsbericht ist dann nötig, wenn mehr Informationen als in einem Standardbericht gefordert sind. Das kann zum Beispiel ein Ad-hoc-Bericht sein.

3. Abweichungsbericht: Der Abweichungsbericht wird nur dann erstellt, wenn ein Unternehmen bestimmte Grenzwerte von Kennzahlen unter- oder überschreitet. Oftmals geschieht dies automatisch. Die Key Performance Indicators (KPIs) sind Kennzahlen, mit denen die Leistungen in einem Unternehmen ausgewertet werden können, z. B. Umsatz oder Wachstumsziele, Akquisitionskosten oder Renditen.

Regelmäßig erstellte Berichte, zum Beispiel die bekannten Monats-, Quartals- oder Jahresberichte, listen oft aktuelle Daten und Zustände auf und vergleichen diese mit den vorherigen Zeiträumen und Berichten. Die wichtigsten Berichte in einer Firma sind

• Bilanzberichte,

• die Gewinn- und Verlustrechnung,

• Kostenanalysen (Rechnungswesen),

• Kundenbewertungen sowie 

• Analysen zum Geschäftsausbau für das Berichtswesen.

Eine Ansammlung von Berichten wird häufig als Reporting bezeichnet. Größere Unternehmen besitzen dafür oft eine spezielle Controlling-Abteilung. Die Controllerinnen und Controller erstellen die gewünschten Berichte individuell oder im regelmäßigen Turnus nach den Vorgaben der Unternehmensführung.

Was ist der Unterschied zwischen internem und externem Berichtswesen?

Das übliche Reporting ist mehrdimensional ausgerichtet. Neben den zeitlichen Säulen (Zahlen aus der Vergangenheit, der Gegenwart und Schätzungen für die Zukunft) sind Soll- und Istwerte sowie Analysen und Kommentare darin enthalten.

Grundsätzlich wird zwischen internem und externem Berichtswesen unterschieden:

Internes Reporting

Das interne Reporting nutzen firmeninterne Zielgruppen, wie zum Beispiel CEOs, das Management oder die Projektleitung. Es umfasst unter anderem Berichte über Kosten, Personal oder organisatorische Themen.

Externes Reporting

Das externe Reporting hingegen ist für Außenstehende gedacht. Das können Investierende oder Partnerunternehmen sein, aber auch Behörden, Finanzämter oder die Presse. Zu diesen Veröffentlichungen zählen Bilanz-, Investoren- und Steuerberichte, die häufig gesetzlichen Meldefristen unterliegen.

Automatisiertes Reporting für schnelle und übersichtliche Ergebnisse

Das Controlling setzt für die Berichte spezielle Reportingsysteme ein, mit denen sich externe oder interne Berichte anhand von Vorlagen schnell elektronisch erstellen lassen. Mit Softwarelösungen oder Tools können Controlling-Teams die Berichte ansprechend als Präsentation vorbereiten. Dazu verwenden sie für die Übersichtlichkeit Datenvisualisierungen mit Tabellen, Aufzählungen, Diagrammen und Grafiken.

Das Berichtswesen wird nicht nur von der Unternehmensleitung beauftragt und eingesehen, sondern spielt auch für andere Abteilungen wie Human Resources (Personalwesen), Werbung, Vertrieb, Marketing und den Kundenservice eine gewichtige Rolle.

Methoden im Berichtswesen

Die grundsätzlichen Methoden im Berichtswesen sind die Folgenden:

• Soll-Ist-Vergleich = Überblick über angestrebte Ziele vs. Realzustand geben

• Transparenz = Klarheit über verwirrende Aspekte schaffen

• Entscheidungshilfen = komplexe Zusammenhänge vereinfacht darstellen

• Datenauswertungen = schlüssige Datensätze zusammenfassen

Neben den gängigen Auswertungen von Zahlen und Daten finden sich im Berichtswesen weitere gesonderte Analyseformen, darunter Portfolio-, ABC- und Konkurrenzanalysen. 

Unterschiedliche Ergebnistypen in den Berichten

Bei den Portfolioanalysen liegt der Fokus darauf, die Struktur zwischen den Geschäftseinheiten zu betrachten und diese als risikoarme oder risikoreiche Einheiten zu klassifizieren. ABC-Analysen vergleichen primär Mengen und Werte, zum Beispiel von Ausgaben und Erträgen, und teilen diese in feste A-, B- und C-Raster ein, um ihre Relevanz festzulegen. Die Konkurrenzanalyse widmet sich schließlich der Analyse von Mitbewerbern, ihren Produkten und Strategien und etwaigen Vorteilen auf dem Markt. Auch bei den Ergebnissen im Berichtswesen wird zwischen mehreren Resultaten unterschieden:

Betriebsergebnis

Das Betriebsergebnis fasst sämtliche Prozesse zusammen, die mit den Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens zu tun haben. Am Ende eines Gewinn- oder Verlustwertes stehen der Status und die Wettbewerbsfähigkeit der Firma.

Finanzergebnis

Beim Finanzergebnis hingegen steht am Ende meistens ein Saldo, der sich aus den Erträgen und Aufwendungen ergibt.

Außerordentliches Ergebnis

Außerordentliche Ergebnisse dagegen sind einmalige bzw. Sonderergebnisse, wenn zum Beispiel stille Reserven wie Anlagen, Gebäude oder Grundstücke berechnet werden. Erträge aus der herkömmlichen Geschäftstätigkeit zählen nicht dazu.

Das Berichtswesen auf den Punkt gebracht

Der Begriff des Berichtswesens bzw. Reportings kann sich sowohl auf einen ganzen Betrieb als auch auf eine Abteilung oder separate Geschäftseinheit beziehen. Die Quintessenz eines Berichts sind jede Menge Daten- und Zahlenmaterial, um alle geschäftlichen Entscheidungen fundiert und nachvollziehbar zu begründen.

Die wesentlichen Merkmale eines Berichts sind also:

1. eine übersichtliche Präsentation

2. eine einheitliche Datenbasis

3. eine klare Kommunikationsgrundlage

4. eine hohe Prüfungssicherheit

5. die Erfüllung juristischer und medialer Pflichten

Titelbild: Monty Rakusen / Cultura / Getty Images Plus