7 CRM-Probleme, die mit HubSpot der Vergangenheit angehören

Performance, Schnittstellen und Integrationen, die laufenden Kosten, Anwenderakzeptanz und fehlendes Know-how der Anwenderinnen und Anwender: Das sind laut einer Trovarit-Studie die fünf größten CRM-Probleme bei laufenden Systemen. Obwohl 73 Prozent aller Unternehmen die Wichtigkeit eines CRM-Systems erkannt haben und auch eines nutzen, hadern viele mit den damit einhergehenden Herausforderungen.

Die Ursachen für die entstehenden CRM-Probleme liegen unserer Erfahrung nach oft nicht nur an den Anwenderinnen und Anwendern, sondern primär an unzureichender Konzeption im Vorfeld und den Systemen selbst. Wir zeigen Ihnen die sieben größten CRM-Probleme und wie Sie diese mit HubSpot als Unified CRM lösen – oder gar nicht erst entstehen lassen.

Warum ist ein CRM so wichtig?

Ein CRM ist so wichtig, weil es die singuläre Quelle für Ihre Unternehmens- und Kundendaten ist. Von dort aus steuern Sie die gesamte Kommunikation und verwalten vor allem Ihre Kundenbeziehungen: Das CRM wird vom Sales in der Akquise genutzt, vom Marketing für den Markenaufbau und vom Serviceteam für den Kundensupport.

Ohne ein funktionierendes CRM arbeiten vor allem diese drei Teams – also Marketing, Vertrieb und Kundenservice – zwangsläufig in Silos und aneinander vorbei. Immerhin: Unternehmen haben erkannt, dass CRM-Anwendungen ihr Unternehmensrückgrat bilden. In einer adito-Studie sagen 81 Prozent, dass sie das Tool vor allem als zentrales Steuerelement nutzen.

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Warum scheitern selbst gute CRM-Systeme im Alltag?

Gute CRM-Systeme wie Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics & Co. scheitern im Unternehmensalltag meist nicht an ihren Funktionen, auch wenn sie neben vielen Stärken einige Schwächen aufweisen. Die Gründe liegen eher in einer schlechten Datenbasis, komplexen Integrationen, hohen Kosten, dem überschaubaren Know-how auf Anwenderseite und – das ist aus unserer Sicht die Hauptursache – der ausbleibenden Nutzerakzeptanz, die oft aus einer fehlenden CRM-Strategie resultiert.

Das Resultat: Rund 55 Prozent aller CRM-Projekte scheitern. Diese Zahl in Kombination mit den vielen eingesetzten CRMs zeigt: Unternehmen wollen das Richtige tun, begehen aber immer die gleichen Fehler.

7 typische CRM-Probleme

• Fehlende klare CRM-Strategie
• Schlechte Datenbasis und -qualität
• Komplexe Integrationen, zu viele Teilsysteme
• Hohe und ausufernde Kosten
• Isolierte KI-Funktionen
• Komplexe Usability, dadurch zu hohe IT-Abhängigkeit
• Fehlende Nutzerakzeptanz

So lösen Sie die 7 größten CRM-Probleme

1. Fehlende klare CRM-Strategie

Viele Unternehmen kaufen ein CRM in der Hoffnung, dass die Software von allein „schon irgendwie läuft". Ohne klare Ziele und eine durchdachte Strategie wird aus Ihrem CRM jedoch schnell ein Frustrationstool und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter akzeptieren es nicht mehr – siehe CRM-Problem 7.

Quelle: Screenshot von https://academy.hubspot.de

So löst HubSpot dieses CRM-Problem: Bei HubSpot haben wir die Geschäftsprobleme unserer Kundinnen und Kunden schon immer mit klarer Methodik gelöst. Das gilt für ein heute so wichtiges Unified CRM ebenfalls: Wir übergeben Ihnen nicht einfach eine Software, sondern liefern die strategische Blaupause direkt mit. In der kostenlosen HubSpot Academy lernen Sie alles für Ihre CRM-Strategie, die zahlreichen Case Studies geben einen Einblick, was mit dem System alles möglich ist.

2. Schlechte Datenbasis und -qualität

Schon 2012 war für 36 Prozent der Unternehmen schlechte Datenqualität das Hauptproblem während des CRM-Betriebs. Laut MIT verlieren Firmen jährlich 15 bis 25 Prozent durch unzureichende Qualität in ihren Daten. In einem CRM ist das Problem weit gestreut:

• doppelte Kontakte
• veraltete E-Mail-Adressen
• fehlerhafte Workflows
• unvollständige Profile
• verfälschte Reportings
• ungenaue Prognosen

So löst HubSpot dieses CRM-Problem: Mit dem Data Hub erledigen Sie die Qualitätssicherung Ihrer Daten inhouse und automatisiert. Das Tool überwacht den Zustand Ihrer Datenbank proaktiv. KI-gestützte Automatisierungen erkennen und bereinigen Duplikate oder fehlerhafte Formatierungen im Hintergrund, sodass sich Ihr Team zu 100 Prozent auf die Richtigkeit der Daten verlassen kann.

3. Komplexe Integrationen, zu viele Teilsysteme

Viele traditionelle CRM-Anbieter haben fehlende Funktionen über Jahre hinweg einfach durch Firmenzukäufe ausgeglichen. Das CRM-Problem dabei: Marketing, Sales und Service greifen im Frontend vielleicht auf das gleiche System zu, im Hintergrund laufen aber unterschiedliche Codebasen zusammen.

So löst HubSpot dieses CRM-Problem: HubSpot bietet ein Unified CRM – von Grund auf selbst entwickelt. Alle modular buchbaren Hubs greifen nativ auf dieselbe Datenbank zu. Es gibt keine Synchronisationsfehler und keine künstlichen Schnittstellen. Externe Tools binden Sie über den App Marketplace mit wenigen Klicks an.

4. Hohe und ausufernde Kosten

Ein scheinbar günstiger Einstiegspreis entpuppt sich schnell als Kostenfalle, wenn für grundlegende Dashboards, API-Zugriffe oder den nötigen IT-Support teure Upgrades fällig werden. Oft gibt es auch gar nicht erst die Option, nur das zu wählen, was Sie wirklich brauchen.

HubSpot bietet Ihnen eine klare Kostenstruktur mit niedrigem Einstieg:

• ab 9 € pro Monat pro Lizenz (Starter-Plattform)
• ab 1.283 € pro Monat (Professional-Plattform)
• kostenlose Tools und Pläne verfügbar

HubSpot ist schnell implementiert: Eine lange Einrichtungsphase verschlingt ebenfalls viel Kapital. Das Beispiel des IT-Unternehmens TIMOCOM etwa zeigt, wie schnell die Implementierung gehen kann: In nur 100 Tagen war der Marketing Hub inklusive einer Million Kontakte, 300 Deals und 27 Sprachen aufgesetzt.

5. Isolierte KI-Funktionen

Künstliche Intelligenz wird oft als Add-on verkauft oder die CRM-KI-Features sind noch sehr unausgereift. Dabei ist genau das entscheidend für die künftige Wettbewerbsfähigkeit, wie Kate Leggett (CRM-Expertin und VP bei Forrester) erklärt: „Ein KI-gestütztes CRM steigert die Produktivität im Kundenkontakt, sorgt für ein hervorragendes Kundenerlebnis und treibt Innovationen voran."

So löst HubSpot dieses CRM-Problem: Mit HubSpot Breeze ist die KI tief in Ihren CRM-Arbeitsalltag integriert – ohne kompliziertes Setup. Egal, ob die KI für Sie einen langen E-Mail-Verlauf für den Vertrieb zusammenfasst, der Social Media Agent im Marketing Posts generiert oder die Sales Automation unterstützt wird: KI hilft genau da, wo sie gebraucht wird.

6. Komplexe Usability, dadurch zu hohe IT-Abhängigkeit

Wenn Marketing oder Vertrieb für jede neue Workflow-Regel oder jedes zusätzliche Datenfeld ein IT-Ticket schreiben müssen, verliert das Unternehmen seine Agilität. Dieses CRM-Problem sorgt häufig dafür, dass Anwenderinnen und Anwender frustriert sind.

So löst HubSpot dieses CRM-Problem: HubSpot ist sehr intuitiv in der Bedienung. Gleichzeitig können Sie eigene, unternehmensspezifische Datenstrukturen über Custom Objects einfach anlegen, Workflows bauen Sie per Drag-and-Drop. Kurzum: Sie haben die Kontrolle über Ihr CRM.

7. Fehlende Nutzerakzeptanz

Die Summe der zuvor genannten Herausforderungen resultiert oft im größten CRM-Problem: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter akzeptieren es schlicht nicht. Hier ist wichtig:

• Nehmen Sie alle Angestellten von Anfang an im CRM-Prozess mit.
• Bieten Sie ausreichend und detaillierte Schulungen an.
• Stellen Sie sicher, dass die Datenbasis von Tag 1 an möglichst perfekt ist.
• Wählen Sie ein Unified CRM wie HubSpot als Single Source of Truth.

Fazit: Mit dem richtigen CRM gehören Ihre Herausforderungen der Vergangenheit an

Viele CRM-Projekte scheitern nicht an mangelnder Motivation, sondern eher an der fehlenden Planung und teils auch an zerstückelten Systemlandschaften. Ein echtes Unified CRM wie HubSpot bietet modular aufgebaut eine zentrale Datenbasis, intuitive Bedienbarkeit und native KI-Unterstützung. Die Technologie orientiert sich dabei an den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Ihrer Kundinnen und Kunden.

Das Spannende dabei: Richtig eingesetzt beheben Sie so nicht nur Ihre CRM-Probleme, sondern steigern Ihren Unternehmenserfolg. Daten von Freshworks zeigen, dass Betriebe mit erfolgreich integrierter CRM-Software etwa ihre Vertriebsziele mit einer 86 Prozent höheren Wahrscheinlichkeit erreichen. Es lohnt sich also, die anfänglichen Herausforderungen mit der richtigen Plattform konsequent aus dem Weg zu räumen und mehr aus Ihrem CRM zu holen.

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FAQ: Meistgestellte Fragen zu CRM-Problemen