Einkaufscontrolling: Eine Anleitung

Vertrauen ist gut, Controlling ist besser. Wenn Sie wissen wollen, ob Ihr Einkaufskonzept funktioniert und ob Ihre Belegschaft es zielführend anwendet, ist das Einkaufscontrolling eine nützliche Strategie. Hierbei bestimmen Sie anhand konkreter Einkaufscontrolling-Kennzahlen, ob die Ist-Werte den Soll-Werten entsprechen. Helfen können Ihnen dabei sowohl Instrumente des Beschaffungscontrollings sowie eine Einkaufscontrolling-Software und ein Kennzahlensystem.

Gemeinsamkeiten und Unterschiede von Einkaufscontrolling und Beschaffungscontrolling

Die Begriffe „Beschaffungscontrolling“ und „Einkaufscontrolling“ werden oft synonym verwendet, obwohl dies nicht ganz korrekt ist. Der Einkauf ist im betriebswirtschaftlichen Bereich eine Unterkategorie der Beschaffung. Letztere kümmert sich darum, dass alle Materialien und Komponenten, die für die eigenen Unternehmensprozesse unerlässlich sind, aber nicht selbst produziert werden, zur Verfügung stehen. Der Einkauf ist eine von mehreren Strategien, um dieses Ziel zu erreichen. 

Beispiel: Deutlich wird der Unterschied im Hinblick auf Ihre Finanzmittel und Ihr Personal. Diese sind für Ihren Betrieb unverzichtbar und müssen beschafft werden, sie werden allerdings nicht im eigentlichen Sinne eingekauft.

Trennen Sie diese beiden Formen von Controlling daher klar. Beschaffungscontrolling meint sämtliche Beschaffungsprozesse, die in Ihrem Unternehmen ablaufen. Neben dem Einkauf sind dies etwa die Disposition, die Rechnungsprüfung und die Kreditorenbuchhaltung.

Hierbei kommen spezielle Beschaffungscontrolling-Tools zum Einsatz, die auf die einzelnen Abteilungen und Aufgaben zugeschnitten sind. Das Einkaufscontrolling hat eine deutlich begrenztere Aufgabe und fokussiert sich auf einen Teilaspekt der Beschaffung. Für die Bewertung Ihres Einkaufscontrollings bieten sich, wie bereits erwähnt, Kennzahlen und eine Software beziehungsweise ein Kennzahlensystem an.

Diese Ziele erreichen Sie durch ein optimiertes Einkaufscontrolling

Das Einkaufscontrolling funktioniert nicht für sich allein, sondern unterstützt Sie bei der Erreichung konkreter Vertriebsziele sowie der Planung und Steuerung Ihrer Betriebsprozesse. Unter anderem hilft das Controlling Ihren Einkäufern dabei, die selbst gesteckten Ziele beim Einkaufen bis hin zum Lieferanten zu bewerten und dadurch einzuschätzen, ob Ihre Ist-Werte den Soll-Werten entsprechen.

Auf diese Weise erkennen Ihre Einkäuferinnen und Einkäufer vorhandene Optimierungspotenziale und können Defizite ausmachen, die einen optimalen Einkauf erschweren oder unmöglich machen. 

Des Weiteren erhalten Sie durch die Kennzahlen eine bestmögliche Kontrolle über sämtliche Betriebsprozesse. Sie legen konkrete Ziele fest und die Einkäufer und Einkäuferinnen können sich um entsprechende Lösungen kümmern. Das Einkaufscontrolling setzt sich hierbei aus mehreren Schritten zusammen:

1. Zunächst erfolgt die Planung für Ihre Beschaffung anhand eines Kennzahlensystems.

2. Sobald die Prozesse einige Zeit laufen, werden Messdaten zur Kontrolle ihrer Effizienz erhoben und mittels einer passgenauen Methodik miteinander in Verbindung gesetzt sowie analysiert.

3. Ausgehend von den Ergebnissen bestimmen Sie dann ein neues Ziel für Ihr Management und die Einkaufserfolge – oder aber Sie stellen fest, dass die bestehenden Prozesse bereits effizient laufen.

4. In beiden Fällen ist der Einkaufscontroller in der Lage, Kosten zu senken und die Produktivität zu erhöhen.

Sie sehen: Durch das Einkaufscontrolling können Sie Ihre Preise im Einkauf senken, die Einkaufsprozesse weiter verbessern und letztendlich auch die Zustellungen von Lieferanten optimieren.

Relevante Kennzahlen für das Einkaufscontrolling

Kennzahlen sind für die Analyse und Bewertung bestehender Prozesse in Ihrem Einkaufscontrolling unverzichtbar. Sie als Unternehmer oder Unternehmerin benötigen für jeden Prozess eine eigene Kennzahl, um einschätzen zu können, ob der Ist-Zustand mit den gesetzten Zielsetzungen deckungsgleich ist oder ob Defizite bestehen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie methodisch vorgehen und nicht alle Kennzahlen und Prozesse auf einmal in den Blick nehmen. 

Hinweis: Eine systematische Analyse dauert zwar etwas länger, ist langfristig aber erfolgreicher.

Wählen Sie für jeden Prozess im Einkauf die KPIs (Key Performance Indicators) aus, die für die jeweilige Abteilung und das Management interessant sind. Zu solchen Kennzahlen gehören beispielsweise der Lieferservicegrad, das Einkaufsvolumen pro Artikel und die Materialabweichungen.

Letztere helfen Ihnen dabei, die Verwendung von Ressourcen zu optimieren und Verschwendungen entgegenzuwirken. Ebenfalls wichtige Vertriebskennzahlen sind die Fixkosten, die Bestellzahlen sowie die Anzahl von Einkäufern im Unternehmen.

Weitere wichtige Kennzahlen in der Übersicht:

• ROI (Return on Investment) 

• Auftragsreichweite 

• Abschlussquote/Stornoquote

• Produktivität im Vertrieb 

• Kosten für Lieferanten

• Marktanteil

• Schlagzahl 

Die praktische Anwendung des Einkaufscontrollings

Damit das Einkaufscontrolling Ihr Unternehmen voranbringt, muss es aktiv und zielführend angewendet werden. Dies gelingt nur, wenn Sie eine klare Unterscheidung in strategische und operative Ziele und Prozesse vornehmen und ein strategisches Controlling durchführen.

Die strategischen Ziele bestimmen, wohin Sie Ihre Unternehmung langfristig führen möchten und welche nachhaltigen Ergebnisse Sie mit einzelnen Prozessen erzielen wollen. Die operativen Prozesse sorgen dann dafür, dass Sie die strategischen Ziele in der Praxis erreichen.

Tipp: Formulieren Sie Ihre Controlling-Ziele nach der SMART-Formel (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert). Verknüpfen Sie hierfür Ihre Ziele mit einer Kennzahl. Aus einem „Ich erledige das Controlling bis zum...“ wird ein „Bis zum … habe ich ein Kontrollsystem etabliert, das folgende Ergebnisse liefert:...“ Hierdurch sind die Ziele konkret und messbar.

Nur wenn jedem Ziel eine Kennzahl zugeordnet ist, können Sie im Nachhinein prüfen, ob Sie Ihre Unternehmensziele erreichen. Sobald Sie mittels Einkaufscontrolling konkrete Werte ermittelt haben, sollten Sie diese den relevanten Abteilungen zugänglich machen.

Nur dann ergeben sich aus einer theoretischen Analyse praktische Anwendungen, die zu einer kontinuierlichen Verbesserung aller Betriebsprozesse führen. Hierfür müssen Sie funktionale Kommunikationswege etablieren und Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen motivieren, diese zu nutzen.

Diese Vorteile bringt eine Einkaufscontrolling-Software

Beim Einkaufscontrolling kommt es vor allem auf Effizienz an. Deswegen entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, eine Software für ihr Controlling zu nutzen. Diese vereinfacht die Erhebung und Auswertung Ihrer Kennzahlen und Betriebsdaten. Digitale Technologien wie eine Cloud helfen Ihnen zudem dabei, die gewonnenen Daten allen zuständigen Mitarbeitenden zugänglich zu machen. 

Nur wenn die zuständigen Entscheidungsträger in den einzelnen Abteilungen mit dem Management erfolgreich kooperieren, ist dieses willens und in der Lage, die gewonnenen Erkenntnisse des Einkaufscontrollings praktisch anzuwenden und die optimierungsbedürftigen Prozesse zu verändern.

Eine passende Software kann diesen Austausch vereinfachen, zu einer erfolgreichen Einhaltung Ihrer festgelegten Unternehmensziele führen und Ihren Einkauf optimieren.

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