Einnahmenüberschuss-rechnung: So erstellen Sie eine EÜR

Wieviel Gewinn erhalten Sie aus dem Überschuss von Betriebseinnahmen und -ausgaben? Besonders als freiberuflicher Unternehmer bzw. freiberufliche Unternehmerin sollten Sie für Ihre Steuererklärung eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen. Wir erklären Ihnen, worum es sich dabei handelt und wie Sie davon profitieren.

Was gehört in die EÜR?

In eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) gehören sämtliche Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben eines Wirtschaftsjahres. Die Betriebseinnahmen umfassen alle Einnahmen, die durch die unternehmerische Tätigkeit erzielt werden, wie zum Beispiel Umsatzerlöse, Zinserträge oder Mieteinnahmen.

Die Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen, darunter fallen beispielsweise Personalkosten, Mieten, Abschreibungen und Zinsaufwendungen.

Die EÜR wird in der Regel in tabellarischer Form dargestellt, wobei die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt werden. Das Ergebnis der EÜR ist der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben oder umgekehrt der Fehlbetrag, falls die Ausgaben die Einnahmen übersteigen. Dieses Ergebnis ist gleichzeitig der Gewinn oder Verlust des Unternehmens und ist in der Steuererklärung anzugeben.

Einnahmenüberschussrechnung Aufbau: Das Einnahmenüberschussrechnung-Formular im Überblick

Die Einnahmenüberschussrechnung finden Sie in den Formularen zu Ihrer Steuererklärung als offizielles Einnahmenüberschussrechnungs-Formular. Dieses wird vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben und immer wieder überarbeitet.

Für die Erstellung existiert eine Ausfüllhilfe für den Vordruck, die Ihnen jedes Feld erläutert und beim Ausfüllen der allgemeinen Angaben hilft. Alternativ können Sie auch eine Einnahmenüberschussrechnung Excel-Vorlage nutzen, um Ihre Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zu organisieren. Das offizielle EÜR-Formular setzt sich aus drei Abschnitten zusammen:

• Abschnitt 1: Bei der Gewinnermittlung müssen Sie Ihre Betriebseinnahmen (inklusive der Umsatzsteuer) und -ausgaben eintragen. Unter die Betriebsausgaben fallen zum Beispiel Wareneinkäufe, Raumkosten, Kfz- und Fahrtkosten wie private Kfz-Nutzung und Ausgaben für Arbeitsmaterialien oder Geschäftsreisen. Aus diesen Angaben ermitteln Sie den steuerpflichtigen Gewinn, der in der Einnahmenüberschussrechnung-Steuererklärung relevant ist. Bewirtungskosten sind übrigens nur zu 70 % abzugsfähig.
• Abschnitt 2: Dieser sowie der folgende Abschnitt haben lediglich einen ergänzenden Charakter. Nr. 2, „Ergänzende Angaben“, umfasst Rücklagen, Ersparnisse und stille Reserven.
• Abschnitt 3: Der letzte Abschnitt beschreibt unter „Zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen“ weitere Entnahmen und Einlagen.

Die Anlage EÜR können Sie entweder in Papierform beim Finanzamt einreichen oder online über das Steuerverwaltungsprogramm Elster, also die Einnahmenüberschussrechnung Elster-Option, abgeben.

Übrigens: Gut zu wissen ist auch, dass die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer und dessen Einrichtung nicht in der EÜR absetzbar sind. Nur, falls Ihnen kein anderes Büro- oder Arbeitszimmer zur Verfügung steht, können Sie die Kosten bis zu einem Betrag von 1.250 Euro abziehen lassen.

Einnahmenüberschussrechnung Vorgehen

In einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln Sie zuerst Ihre gesamten Einnahmen. Die Nettoeinnahmen und die Umsatzsteuer werden dabei gesondert ausgewiesen. Danach errechnen Sie Ihre gesamten Ausgaben wie Raummieten, Fahrt- und Betriebskosten. Auch hier teilen Sie die Beträge in Nettoausgaben und Vorsteuer auf. Die Vorsteuer ist die in Ihren Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer.

In die Gewinnermittlung aus Einnahmen und Ausgaben fließen ebenfalls etwaige Abschreibungen ein, zum Beispiel ein geleastes Fahrzeug. Um Ihren Gewinn zu ermitteln, nehmen Sie Ihre Gesamteinnahmen und ziehen davon die Gesamtausgaben und die Abschreibungen ab.

Sie müssen außerdem zusammen mit der EÜR ein Verzeichnis über Ihre Anlagegüter abgeben. Dafür ist der amtliche Vordruck Anlage AV EÜR (Anlageverzeichnis EÜR) gedacht.

Gewinnermittlung per EÜR

Ihr finanzieller Überschuss aus Einnahmen und Ausgaben ist ein weiterer Wert. Hier addieren Sie zu Ihrem Gewinn noch Abschreibungen, Finanzierungen und/oder Privateinlagen hinzu. Von dieser Gesamtsumme ziehen Sie Investitionen, Tilgungen und Privatentnahmen ab. Die finale Summe ergibt dann Ihren finanziellen Überschuss bzw. die Liquidität.

Bei der Erstellung Ihrer Einnahmenüberschussrechnung müssen Sie das Zuflussprinzip bzw. Abflussprinzip beachten. Wenn Sie zum Beispiel eine Rechnung im Dezember 2020 erstellt haben und den Betrag im Januar 2021 auf Ihrem Geschäftskonto verbucht bekommen, wird dieser Betrag dem neuen Geschäftsjahr 2021 zugeordnet. Nicht das Rechnungsdatum ist dafür entscheidend, sondern das Buchungsdatum.

Dasselbe gilt auch für Ihre Betriebsausgaben. Bezahlen Sie also eine Rechnung vom Dezember erst im Januar, wird auch diese automatisch dem neuen Geschäftsjahr zugerechnet.

Wer muss eine Einnahmenüberschussrechnung machen?

In der Regel müssen alle Unternehmer und Unternehmerinnen ihre Gewinne über die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ermitteln. Bestimmte Unternehmergruppen sind jedoch von der Pflicht der doppelten Buchführung befreit. Bei ihnen reicht die einfache Einnahmenüberschussrechnung Kleinunternehmer oder Einnahmenüberschussrechnung Kleingewerbe (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EstG:

• Dies gilt für Freiberufler und Feiberuflerinnen sowie Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaften. Die Eigenschaften gehen von einem Jahresumsatz von weniger als 600.000 Euro und von einem Jahresgewinn von weniger als 60.000 Euro aus (§ 141 Abgabenordnung).
• Weiterhin gilt diese Regelung für Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen mit einem Jahresumsatz von bis zu 22.000 Euro sowie für land- und forstwirtschaftliche Betriebe (oft als Einzelunternehmen oder GbR) und Kleingewerbe, die ebenfalls die Einnahmenüberschussrechnung nutzen müssen.

Die Berechtigung für die EÜR gilt nicht für Kapitalgesellschaftsformen wie UG (haftungsbeschränkt), GmbH oder AG. Diese Unternehmensformen müssen bilanzieren und die doppelte Buchführung einreichen.

Wann muss man eine Einnahmenüberschussrechnung machen?

Bei einer Einnahmenüberschussrechnung ist es wichtig, dass Sie die Jahresfristen einhalten. Die EÜR ist ein Teil Ihrer Einkommensteuererklärung, die Sie bis zum 31. Juli an Ihre zuständigen Finanzbehörden übermitteln müssen.

Falls Sie bereits im Vorfeld wissen, dass Sie diesen Stichtag nicht einhalten können, können Sie einen Aufschub bis zum 31. Dezember beantragen. Die Gewährung ist aber reine Ermessenssache der zuständigen Abteilung. Wenn Sie Ihre Steuererklärungen von vornherein über einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin abwickeln, kann dieser bzw. diese eine Fristverschiebung bis zum 28. Februar des Folgejahres beantragen.

Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanz? Wann macht man was?

Die Wahl zwischen EÜR und Bilanz richtet sich nach der Unternehmensform, dem Jahresumsatz und dem Jahresgewinn. Freiberufler und Freiberuflerinnen sowie Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaften, die einen Jahresumsatz von weniger als 600.000 Euro und einen Jahresgewinn von weniger als 60.000 Euro haben, können die EÜR wählen. Kleinunternehmende mit einem Jahresumsatz von bis zu 22.000 Euro sind ebenfalls zur EÜR berechtigt. Kapitalgesellschaften wie UG, GmbH oder AG müssen hingegen bilanzieren und doppelte Buchführung durchführen.

Wann kann man auf die Bilanz verzichten und stattdessen auf Einnahmenüberschussrechnung setzen?

Man kann auf die Bilanz verzichten und stattdessen die EÜR nutzen, wenn man nicht buchführungspflichtig ist (z. B. Freiberufler oder Freiberuflerinnen, Kleinunternehmende, Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaften unter den genannten Umsatz- und Gewinngrenzen). Die EÜR ist einfacher und weniger zeitaufwendig als die doppelte Buchführung und Bilanzierung, was sie für kleinere Unternehmen attraktiv macht.

Einnahmenüberschussrechnung Grundprinzipien

Bei der Erstellung der EÜR sollten Sie einige Grundprinzipien beachten. Dazu gehören:

• Das Zufluss- und Abflussprinzip
• Die Form der Gewinnermittlung
• Die Aufzeichnungspflicht und die Pflicht zur Aufbewahrung

Das Zufluss- und Abflussprinzip

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip ist eine einfache Methode zur Erfassung von Einnahmen und Ausgaben und stellt das Grundprinzip der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) dar. Es ist in § 11 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt.

Es besagt, dass Einnahmen und Ausgaben in dem Kalenderjahr erfasst werden, in dem sie tatsächlich zu- bzw. abfließen. Einnahmen gelten als zugeflossen, sobald der Betrag auf dem Konto des Empfängers bzw. der Empfängerin gutgeschrieben oder in bar entgegengenommen wurde.

Ausgaben werden als abgeflossen betrachtet, sobald der Betrag vom Konto des oder der Zahlenden abgebucht oder in bar bezahlt wurde. Im Gegensatz zur Bilanzierung werden bei diesem Prinzip Forderungen und Verbindlichkeiten nicht berücksichtigt; es zählt allein der Zeitpunkt der tatsächlichen Zahlung.

Die Form der Gewinnermittlung

Die Gewinnermittlung in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist durch ihre Einfachheit und Übersichtlichkeit gekennzeichnet. Im Kern besteht sie darin, die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüberzustellen.

Dafür wenden Sie eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung an:

Der Gewinn oder Verlust des Unternehmens ergibt sich aus der Differenz zwischen den Betriebseinnahmen und den Betriebsausgaben. Diese Form der Gewinnermittlung ist besonders für Kleinunternehmer bzw. Kleinunternehmerinnen und Freiberufler und Freiberuflerinnen geeignet, da sie weniger aufwendig ist als die doppelte Buchführung und Bilanzierung.

Die Aufzeichnungspflicht und Pflicht zur Aufbewahrung

Ein wesentlicher Aspekt der EÜR sind die Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungspflichten. Jeder Unternehmer und jede Unternehmerin, der oder die EÜR nutzt, muss sicherstellen, dass alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß dokumentiert und für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden.

Software für die EÜR: Bekannte Programme

Die Vorteile liegen auf der Hand – mit einem Steuererklärungsprogramm erfassen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben direkt und regelmäßig. Damit vermeiden Sie Lücken und senken die Fehleranfälligkeit. Dazu werden durch Vorlagen zahlreiche Arbeitsschritte automatisiert, was Ihnen teure Arbeitszeit spart.

Bei der Erstellung Ihrer Einnahmenüberschussrechnung sollten Sie also eine Steuer-Software benutzen. Neben dem erwähnten Elster-Programm gibt es einige weitere empfehlenswerte Buchhaltungssoftware, die wir Ihnen vorstellen wollen:

SevDesk

Mit der Steuersoftware von Sevdesk können Sie Ihre Angebote, Rechnungen und Steuererklärungen einfach erstellen. Pflichtangaben sind automatisch hinterlegt, um Dokumente rechtssicher zu gestalten. Belege für die EÜR wie Kassenquittungen können Sie über eine App fotografieren und digital hinterlegen. Selbst Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung reichen Sie mit wenigen Klicks direkt beim Finanzamt ein, da Elster schon integriert ist.

Kosten: SevDesk ist in drei Versionen ab 7,90 Euro monatlich im Abo erhältlich. Die Nutzung ist für das erste halbe Jahr kostenlos.

Debitoor

Debitoor ist ein einfaches Rechnungsprogramm speziell für Freelancer, Gründer und Gründerinnen sowie Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen. Damit können Sie professionelle Rechnungen schreiben, die Buchhaltung verwalten und die EÜR erstellen. Die Rechnungserstellung erfolgt in einer Minute durch feste Vorlagen. Mit einer mobilen App können Sie Rechnungen unterwegs erstellen und verwalten.

Kosten: Debitoor ist in vier Versionen ab 4,00 Euro monatlich im Abo erhältlich.

WISO

WISO Steuer ist ein seit vielen Jahren populäres Steuerprogramm. Eine intelligente Steuer-Automatik füllt den Großteil der Erklärungen wie die EÜR automatisch aus. Alle Belege und Rechnungen werden digital erfasst und übersichtlich verwaltet und können direkt beim Finanzamt eingereicht werden. Laut dem Verlag Buhl erfolgen jährlich über vier Millionen Steuererklärungen mit WISO.

Kosten: WISO Steuer ist in zwei Versionen ab 29,95 Euro erhältlich, eine Testversion lässt sich kostenlos nutzen.

Ihre EÜR mit einer Buchhaltungssoftware professionell erstellen

Für die Einnahmenüberschussrechnung lohnt es sich, eines der aufgeführten Software-Programme verwenden, um den Überblick über Ihre geschäftlichen Transaktionen zu behalten. Alternativ ist ein professioneller Steuerberater oder eine Steuerberaterin eine etwas teurere, aber dennoch sicherere Alternative für Ihre Steuererklärung – gerade was ständige Änderungen im Finanzwesen, die rechtliche Sicherheit und die Wahrung von Fristen anbelangt.

Fazit: Mit EÜR Gewinn einfach ermitteln

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) stellt eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung dar, die insbesondere für Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen, Freiberufler und Freiberuflerinnen und Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaften attraktiv ist.

Sie basiert auf dem Zufluss-Abfluss-Prinzip und erfordert im Vergleich zur doppelten Buchführung einen geringeren Verwaltungsaufwand. In der Überschussrechnung werden die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt, wobei der Zeitraum, für den diese Gegenüberstellung erfolgt, in der Regel das Wirtschaftsjahr ist. Das Ergebnis, also der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben oder umgekehrt der Fehlbetrag, stellt den Gewinn oder Verlust des Unternehmens dar.

Die EÜR ist nicht nur eine zeitsparende und ressourcenschonende Alternative zur Bilanzierung, sondern ermöglicht auch eine transparente und nachvollziehbare Darstellung der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens.

 

Titelbild: tdub303 / iStock / Getty Images Plus