Die Geschäftsführung jedes Unternehmens braucht fundierte, aktuelle und relevante Informationen, um wichtige Entscheidungen zu treffen und Strategien zu entwickeln. Dafür ist das Management Reporting da: Es sichtet, bewertet und bereitet Informationen entsprechend auf. Mit diesen Berichten profitieren auch Sie im Vertrieb von wichtigen Fakten, um Ihr Geschäft voranzutreiben und einen Wettbewerbsvorteil zu generieren.
Was ist das Management Reporting?
Das Management Reporting an sich ist ein formales Dokument, das in erster Linie die Gewinn- und Verlustrechnungen eines Unternehmens aufzeigt. Das geschieht in den bekannten Zeiträumen zwischen einem und vier Monaten. Die Geschäftsführung und wichtige Entscheidungsträger nutzen dieses interne Berichtswesen, um einen Überblick über ihr Unternehmen zu erhalten.
So trägt Management Reporting zum Erfolg bei
Durch die im Bericht aufgezeigten Gewinne und Verluste können die Verantwortlichen weitere einschneidende Schritte machen – ob Einsparungen beschließen, Investitionen tätigen, neue Themenfelder erkunden oder eingefahrene Prozesse ändern. Kurzum: Das Management Reporting ist ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Zudem nutzt es auch Gliederungen nach Kategorien, z. B. die Erstellung nach Abteilungen, Geschäftsregionen, Produkten und Kundenschichten. Die Daten für das Management Reporting werden primär aus Business Intelligence Systemen und Big Data Anwendungen generiert, aber auch aus anderen Quellen wie der Kundenkommunikation oder den sozialen Medien. Mit diesem Rundum-Datenpaket können Sie Ihr Unternehmen weiter optimieren und gewinnbringend aufstellen.
Die Management Reporting Grundlagen
Oft wird das Management Reporting mit dem Financial Reporting für das Controlling verwechselt. Das Financial Reporting orientiert sich jedoch strenger an der Compliance und wird im externen Bereich verwendet. Es umfasst für das Controlling verpflichtende Standardberichte auf monatlicher Basis wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen oder Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Ein häufiger Einsatz dafür ist das Gewähren von Darlehen und Krediten.
Im Gegensatz zu diesen streng finanziell ausgerichteten Berichten bietet Ihnen das Management Reporting eher einen Überblick, wohin die Reise in Ihrem Unternehmen geht. Damit können Sie tiefer in die Finanzsituation Ihrer Firma blicken, also auch in die Zahlen einer Abteilung, eines Berufsfeldes oder in die Auslastungsrate. Das Management Reporting ist eher firmenintern orientiert und muss nicht verpflichtend nach den GAAP-Richtlinien geführt werden.
Ziel und Zweck des Management Reportings
Die Management Reports sammeln und stellen Daten aus den verschiedensten Unternehmensbereichen dar um die wichtigsten Key Performance Indikatoren (KPIs) zusammenzufassen. Dabei stammen die Zahlen sowohl aus betrieblichen Prozessen als auch aus dem Finanzbereich.
Modernste Dashboard-Software illustriert diese Zahlen dann aussagekräftig und übersichtlich. Auch die dokumentierten relevanten Zahlen aus der Vergangenheit werden berücksichtigt. Für Sie bedeutet das auch, dass Sie durch diese wichtigen Kennzahlen menschliche Fehlentscheidungen und negative geschäftliche Entwicklungen deutlich reduzieren können.
Klassifizierung des Berichtswesens für fundierte Entscheidungen
Ein weiterer wesentlicher Faktor des Management Reportings ist die Konzentration auf einzelne Unterkategorien eines Unternehmens anstatt auf eine universelle Gesamtbewertung. Damit erhalten Sie eher Details aus der Tiefe eines Geschäftsprozesses und können mit speziellen und vollständigen Daten entsprechende Schritte einleiten.
Ein Beispiel: Eine Abteilung investiert große Summen in das Marketing, was sich aber wenig auf den Umsatz auswirkt. Eine andere Abteilung dagegen erzielt mit kleineren Investitionen dabei größere Gewinne. Sie erhalten im Report diese genauen Werte frühzeitig genug, um Vergleiche ziehen und Korrekturen vornehmen zu können.
Management Reporting in der Zukunft: Digitale Lösungen statt Kommunikation der Vergangenheit
Die Digitalisierung ist heute in fast keinem Bereich des Business mehr wegzudenken – das betrifft auch das Management Reporting. Durch moderne IT-Systeme können Unternehmen im Zeitalter von Big Data deutlich größere Datenmengen in weitaus kürzerer Zeit bearbeiten und analysieren.
Allein schon ein zeitnahes Reporting bzw. ein Bericht mit den aktuellsten Informationen Ihres Unternehmens wäre ohne die Unterstützung der IT nicht mehr vorstellbar. Dazu kommt, dass die Vielzahl an relevanten Quellen inzwischen deutlich gewachsen und engmaschiger miteinander vernetzt ist. Für Ihr Unternehmen bedeutet das, dass Sie letztendlich auf weitaus mehr und detaillierte Daten für jeden Zweck zugreifen können.
Eine große Herausforderung im modernen Management Reporting liegt im Übergang von sogenannten „Legacy-Systemen“ (veraltete technische Systeme) auf moderne digitale Lösungen. Das ist ein Prozess, die gerade in Deutschland praktisch in allen Geschäftsbereichen stattfindet – und darüber hinaus. Leider nimmt hier die altbekannte Zettelwirtschaft mit zahlreichen Formularen und viel Papierverkehr einen immer noch zu hohen Stellenwert ein.
Management Reporting: Ein Beispiel
Schauen wir uns die Corona-Pandemie als Beispiel an: Ein wichtiger Faktor in der Eindämmung der Pandemie ist das Sammeln von möglichst vielen relevanten und aktuellen Gesundheitsdaten und die kompakte Analyse für schnelle und weitreichende politische Entscheidungen. Leider hat Deutschland seit vielen Jahren die Digitalisierung verschlafen und muss noch auf veraltete Technologien zurückgreifen.
Während im Ausland schon frühzeitig Gesundheitsdaten digital erfasst und übermittelt wurden, hat Deutschland in 2020/21 dafür noch Telefaxgeräte, alte Computersysteme und die Briefpost für die Berichtsempfänger eingesetzt. Das Ergebnis ist ein langer und zäher Übermittlungsprozess, und nach den Wochenenden und Feiertagen liegen aktuelle Meldezahlen oft erst viele Tage später komplett vor.
Moderne Reporting Software im Taschenformat
Mit genau dieser Sachlage hat auch das Business und das Management Reporting zu kämpfen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen, Familienbetriebe und Geschäfte aus eher traditionellen Bereichen wie Handwerk und Fertigung haben noch einen großen digitalen Nachholbedarf, setzen sie doch häufig noch auf die Papierform. Dagegen liegen inzwischen sogar Reporting-Snippets im Kleinformat für Smartphones, Tablet-PCs und Business-Apps vor, um den Anforderungen des mobilen Zeitalters gerecht zu werden.
Hier ist es an der Zeit für jedes Unternehmen zu hinterfragen, ob es noch über ein modernes und effizientes Management Reporting und entsprechende Reporting Tools verfügt. Nur so kann das Business der Gegenwart den Herausforderungen der Zukunft trotzen, wenn es über die wirklich relevanten Informationen dann verfügt, wenn es sie braucht.
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