Ideen und Visionen können die Welt nicht verändern – Taten schon. So ist auch die beste Unternehmensvision zum Scheitern verurteilt, wenn sie im Alltagsgeschäft nicht gelebt wird. Das Planen und vor allem Umsetzen Ihrer Vision in Ihren unternehmerischen Handlungen und Prozessen ist von großer Bedeutung für ein erfolgreiches Betriebsgeschäft. Operatives Controlling fokussiert sich auf Ihr betriebliches Alltagsgeschäft und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen am Laufen bleibt.

In diesem Artikel erfahren Sie, was operatives Controlling ist und wie Sie es in Ihrem Unternehmen gezielt einsetzen können. Außerdem lernen Sie, welche Vorteile sich aus operativem Controlling für Ihr Unternehmen ergeben. 

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Welche Aufgaben hat das Controlling?

Um operatives Controlling zu verstehen, werfen wir zunächst einen Blick auf das allgemeine Controlling: Das Controlling ist für das operative Geschäft ebenso wichtig wie für die Erreichung großer Unternehmensziele. Die Geschäftsführung sammelt im Controlling konkrete Kennzahlen und Informationen, die Sie für gezielte Unternehmensentscheidungen einsetzen können.

Für die Planung kurzfristiger, mittelfristiger und langfristiger Ziele ist es wichtig, dass Sie die Kontrolle über alle Aufgaben und Prozesse haben und prüfen, inwieweit diese zur Erreichung der Ziele sinnvoll sind. Das Controlling bietet Ihnen hierzu eine Vielzahl von Controllinginstrumenten, die eine effiziente Steuerung einzelner Maßnahmen und eine langfristige Planung erlauben.

Die Hauptaufgabe im Controlling besteht in der Kontrolle und Analyse bestehender Arbeitsweisen und Prozesse. Diese betreffen je nach Schwerpunktsetzung: 

  • den Vertrieb 

  • die Preisstrategie

  • das Marketing

  • die Finanzen 

  • oder einen anderen Unternehmensbereich. 

Bei all diesen Unterpunkten sind strategische Kosten von großer Bedeutung. Diese zu minimieren und gleichzeitig eine größtmögliche Effizienz aufrechtzuerhalten gehört zu Ihren Kernaufgaben im Controlling.

Die Geschäftsleitung behält hierdurch die Kontrolle über das Tagesgeschäft und erkennt, ob dieses zur Erreichung der großen, langfristigen Unternehmensziele geeignet ist. Operatives Controlling und die sich daraus ableitenden Handlungen basieren immer auf konkreten Kennzahlen. Diese zu erheben, zu analysieren und auszuwerten ist ein wichtiger Bestandteil des operativen Controllings.

Strategisches vs. Operatives Controlling

Strategisches und operatives Controlling sind zwei Bausteine einer professionellen Unternehmensstrategie. Hier die Aufgaben des strategischen Controllings im Überblick: 

  • Kümmert sich um große Leitlinien Ihres Unternehmens und zugrunde liegender Unternehmensstrategien

  • Fokus auf mittel- und langfristige Unternehmensziele 

  • Entwicklung von Strategien wie beispielsweise Marketingstrategien

  • im Anschluss Umsetzung und Auswertung der Strategien

Beim operativen Controlling haben Sie hingegen die Vertriebseffizienz im Blick. Hier die Aufgaben des operativen Controllings für Sie zusammengefasst: 

  • Quantitative Aspekte und Leistungsanfragen von Bedeutung 
  • Routine- und Alltagsaufgaben im Fokus 
  • Sinnhaftigkeit und Effizienz konkreter Prozesse, Maßnahmen und Arbeitsweisen einzuschätzen, zu planen und diese bei Bedarf optimieren
  • Vor allem in Bezug auf Deckungsbeitrag, Budgetierung und Rechnungswesen spielt das operative Controlling wichtige Rolle

Operatives Controlling bringt diverse Vorteile mit sich

Im Operatives Controlling beschäftigen Sie sich vorrangig mit dem Sammeln von Informationen zu aktuellen Prozessen sowie zu kurz- und mittelfristigen Projekten. Das Ziel besteht darin, eine größtmögliche Effizienz zu erreichen, Fehler zu erkennen und zu eliminieren, sowie Ihre aktuellen Arbeitsweisen zu optimieren. Die so zusammengetragenen Daten werden analysiert und ausgewertet. Anschließend stellt das operative Controlling die ausgewerteten Daten allen Abteilungen zur Verfügung, sodass diese darauf zurückgreifen können.

Eine Besonderheit am operativen Controlling ist, dass es im Hintergrund permanent mitläuft und niemals zu einem Ende kommt. Selbst hervorragend eingespielte Prozesse sollten regelmäßig kontrolliert werden, um neue, ungenutzte Optimierungspotenziale zu erkennen. Die Geschäftsführung hat so immer aktuelle Daten zur Verfügung, durch die sie sinnvolle Betriebsentscheidungen ableiten kann. Außerdem gehören zum operativen Controlling eine Wirtschaftsplanung sowie die Kontrolle von Zielen und Ergebnissen dazu.

Hieraus ergibt sich der Controlling-Kreislauf aus Planung → Information und Durchführung → Kontrolle und Abweichungsanalyse → Steuerung → Planung. 

Diese operativen Kennzahlen sind relevant

Sie sollten operatives Controlling niemals aus dem Bauch heraus betreiben, sondern es immer auf solide, nachprüfbare Kennzahlen stützen. Je nach Zielsetzung bieten sich andere Kennzahlen und Kennzahlensysteme an.

Das EBIT beschreibt beispielsweise den operativen Gewinn, während sich der Deckungsbeitrag eher den Kosten widmet. Es gibt allgemeine Kennzahlen wie Betriebskennzahlen und Erfolgskennzahlen, die das Unternehmen als Ganzes betreffen. Zu den abteilungsbezogenen Kennzahlen gehören hingegen 

  • Vertriebskennzahlen 
  • Marketingkennzahlen oder 
  • Personalkennzahlen. 

Im operativen Controlling ist es Ihre Aufgabe, diese verschiedenen Werte zu sammeln, zu analysieren und daraus Rückschlüsse für die Zukunft zu ziehen. 

Nützliche Werkzeuge im operativen Controlling

Operatives Controlling arbeitet mit einer Vielzahl von Instrumenten, Maßnahmen und Techniken. Während eine Break-Even-Analyse den Deckungsumsatz bestimmt und klärt, ab wann sich eine Maßnahme finanziell für ein Unternehmen lohnt, teilt eine ABC-Analyse Objekte in bestimmte Gruppen mit unterschiedlicher Wichtigkeit ein. Das hilft dabei, wesentliche Unternehmensaufgaben von unwesentlichen zu unterscheiden. 

Aus finanzieller Sicht spielen zudem die Budgetierung, die Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Deckungsbeitragsrechnung eine wichtige Rolle. Die Soll-Ist-Analyse bestimmt zudem, ob die erzielten Ergebnisse den gesetzten Zielen entsprechen oder diese unterschreiten beziehungsweise übertreffen.

Nicht zuletzt sollten Sie beim operativen Controlling Prozesskostenrechnungen, eine Abweichungsanalyse sowie Investitions- und Wirtschaftlichkeitsberechnungen durchführen.

Regelmäßige Weiterbildungen helfen Ihren Mitarbeitenden 

Das operative Controlling verändert sich stetig. Das liegt daran, dass sich die Herausforderungen in Ihrem Unternehmen kontinuierlich wandeln und neue Arten des Arbeitens und der Kontrolle erforderlich machen. Deswegen ist es dringend angeraten, dass sowohl die Geschäftsführung als auch die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den einzelnen Abteilungen an regelmäßigen Fort- und Weiterbildungen zum Thema operatives Controlling teilnehmen.

So stellen Sie sicher, dass sie sowohl die verschiedenen Kennzahlen als auch die Strategien des operativen Controllings kennen und wissen, wie sie mit diesen zu arbeiten haben. Denn nur wenn Sie das operative Controlling in der Praxis umsetzen, leistet es einen Beitrag zu mehr Effizienz und zur Erreichung der großen Unternehmensziele.

Geschäftsmann mit Geld in beiden Händen

Titelbild: fizkes / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 14. September 2021, aktualisiert am September 14 2021

Themen:

Vertriebscontrolling