Total Cost of Ownership (TCO): Gesamtkosten vollständig ermitteln

Einfach von den erwirtschafteten Umsätzen die Anschaffungskosten abziehen, schon weiß ich, wie viel mir eine Investition gebracht hat. Richtig? Falsch. Denn die Geschäftskosten eines Unternehmens gehen weit über die reinen Anschaffungskosten hinaus.

Um einschätzen zu können, ob sich eine Investition lohnt, müssen Sie die Gesamtkosten Ihres Betriebs in den Blick nehmen. Am besten gelingt Ihnen das über eine TCO-Analyse (Total Cost of Ownership).

Was bedeutet TCO?

TCO steht für Total Cost of Ownership und somit für die Gesamtkosten eines Unternehmens. Denn nicht nur die Anschaffung eines Produkts verursacht Kosten, sondern auch die Nutzung (zum Beispiel Energie), Wartung (beispielsweise Reparaturkosten) und Entsorgung (Abbau und Entsorgung veralteter Artikel) müssen berücksichtigt werden. Ebenso spielen die Logistik, Umweltfaktoren und vieles mehr bei der Kostenbetrachtung einer Investition eine Rolle.

Eine TCO-Analyse hilft dabei, möglichst alle Kostenpunkte einer Investition zu betrachten, um einschätzen zu können, ob sich eine Anschaffung lohnt.

So gehen Sie bei einer TCO-Analyse vor

Eine TCO-Analyse setzt sich im Grunde aus 7 Teilschritten zusammen:

1. Ziele bestimmen

Benennen Sie die konkreten Ziele, die Sie mit einer Investition erreichen möchten.

2. Verschiedene Alternativen bestimmen

Verschaffen Sie sich vor dem Einkauf einen Überblick über verschiedene Alternativen auf dem Markt. Wenn Sie sich beispielsweise ein Fahrzeug für Ihren Fuhrpark anschaffen wollen, sollten Sie zum Beispiel mehrere Anbieter und Anbieterinnen und deren Produkte in den Blick nehmen. Die gewählten Lösungen sollten hierbei möglichst vergleichbar sein.

3. Anwendung des Produkts skizzieren

Machen Sie sich klar, in welchen Bereichen die jeweiligen Einkäufe Verwendung finden und ob Ihr Betrieb alle Voraussetzungen hierfür mitbringt. Besitzen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beispielsweise die notwendigen Führerscheine, um große LKWs zu fahren oder ist nur eine Anschaffung von 3,5-Tonnern sinnvoll? Berücksichtigen Sie hierbei die drei Phasen eines Produktzyklus: Einführung, Nutzung und Entsorgung.

4. Konkrete Kostenarten bestimmen

Veranschaulichen Sie sich, welche Kosten mit einer Investition einhergehen. Bei einem neuen Fahrzeug sind das beispielsweise Anschaffungskosten, Wartungskosten, Benzinkosten, Ersatzteilkosten etc. Kostenarten wie Lizenzgebühren oder Updatekosten fallen hingegen eher nicht an.

5. Bestimmung der zu erwartenden Kostentreiber

Ermitteln Sie möglichst konkret, welche Einzelkosten auf Sie zukommen. Während Sie die Anschaffungskosten exakt bestimmen können, sind die Energiekosten (zum Beispiel Benzin) flexibel und weniger eindeutig budgetierbar.

6. Konkrete Ermittlung des TCO

Addieren Sie die ermittelten Einzelkosten, um so Ihre Gesamtbetriebskosten zu bestimmen. Um einen noch genaueren Wert zu bekommen, können Sie die einzelnen Kostentreiber gewichten. Frühere Kosten sind nämlich schwerwiegender als solche, die später auftreten.

7. Entscheidungen treffen und umsetzen

Ausgehend vom TCO ermitteln Sie die für Sie optimale Lösung, nehmen die Investition vor und implementieren das jeweilige Ergebnis.

Sinn und Zweck einer TCO-Analyse

TCO ist ein elementarer Baustein im Vertriebscontrolling und in der Umsatzplanung erfolgreicher Unternehmen. Mit einer TCO-Analyse ermitteln Sie die vollständigen Kosten, die mit einer Investition verbunden sind. Das hilft Ihnen beispielsweise dabei, sich für oder gegen eine Anschaffung zu entscheiden beziehungsweise verschiedene Anbieter und Lösungen einander gegenüberzustellen. So finden Sie die Angebote, die zu Ihnen, Ihrem Unternehmen und Ihrem individuellen Bedarf am besten passen.

Des Weiteren fällt es Ihnen mit Hilfe einer TCO-Analyse leichter, sich aus einer Auswahl mehrerer Lieferunternehmen für dasjenige zu entscheiden, das hinsichtlich möglichst vieler Kriterien (nicht allein, aber auch preislich) zu Ihrem Unternehmen passt. Ebenso können Sie mit Hilfe der TCO-Werte Rentabilitätsentscheidungen treffen und beispielsweise ermitteln, ob eine Reparatur und Weiternutzung einzelner Elemente lohnenswert ist oder ob eine Neuanschaffung nicht langfristig Kosten einspart.

Ferner ist es sinnvoll, Rationalisierungsentscheidungen nicht ins Blaue hinein zu treffen, sondern sie mittels TCO auf Grundlage einer soliden Datenbasis zu fällen. Nicht zuletzt spielt TCO in der Budgetierung eine elementare Rolle und erleichtert die Entscheidung für oder gegen bestimmte Kauf-, Miet- oder Verleihangebote.

Direkte und indirekte Kosten im Vergleich

Im Rahmen einer TCO-Analyse müssen Sie zwischen direkten und indirekten Kosten unterscheiden.

Die direkten Kosten sind diejenigen, die unmittelbar mit der Anschaffung oder Nutzung eines Gutes anfallen. So zählen beispielsweise die reinen Anschaffungskosten hierzu. Im Unterschied zu den indirekten Kosten sind diese Ausgaben gut planbar, sodass Sie ihnen ein klares Budget zuweisen. Einige direkte Kosten sind einmalig, andere treten regelmäßig auf. So geben Sie für die Anschaffung eines Produkts nur einmal Geld aus, für turnusmäßige Wartungen fallen hingegen immer wieder Kosten an.

Indirekte Kosten sind solche, die nicht unmittelbar mit einer Investition in Verbindung stehen. Wenn es zum Beispiel aufgrund von Fehlern oder Wartungen zu Ausfallzeiten kommt, entstehen hierdurch Produktionsausfälle und Kosten. Außerdem führt eine unproduktive Nutzung zu Ausgaben – auch die Energie- und Entsorgungskosten sind hier den indirekten Kosten zuzurechnen. Diese sind weniger gut planbar und schwanken in ihrer Höhe teils stark. Dennoch haben sie großen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit Ihres Betriebes und sollten daher unbedingt in die Kostenplanung einfließen.

Beispiele für direkte und indirekte Kosten

Um einen genauen Überblick über weitere direkte und indirekte Kosten zu bekommen, können Sie einen Blick auf die nachstehende Tabelle werfen:

Die Vor- und Nachteile von TCO im Überblick

Der Vorteil einer TCO-Analyse besteht darin, dass Sie den Wert einer Investition detailliert bestimmen und sich nicht allein auf die Anschaffungskosten fokussieren. TCO, welches Sie beispielsweise auch über eine geeignete Controlling-Software durchführen können, bietet Ihnen einen präziseren Einblick in die Kostenstruktur und ermöglicht folglich ein professionelles Controlling.

Ein Nachteil beim Total Costs of Ownership ist, dass es keine konkrete und einheitliche Methodik gibt, um die Art und Höhe von indirekten Kosten zu bestimmen. Viele Werte und Voraussetzungen haben einen Annahmecharakter und machen weitere Verfahren wie Empfindlichkeitsanalysen nötig. Außerdem werden selbst mittels einer TCO-Analyse bestimmte Kosten, wie die für die Infrastruktur Ihres Betriebs, nicht oder nur eingeschränkt berücksichtigt.

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