So setzen sich Vertriebskosten zusammen

Bei der Analyse des eigenen Vertriebs stehen häufig die Leistungen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Vordergrund. Wie viele Neukunden haben wir zu den Bestandskunden hinzugewonnen? Wie groß war die Zunahme des Umsatzes im Vergleich zum letzten Quartal? Mit einem solchen Fokus geraten jedoch die damit verbundenen Kosten in den Hintergrund, denn eine große und komplexe Vertriebsabteilung kann einen signifikanten Anteil des eigenen Umsatzes wieder zunichtemachen.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Arten von Vertriebskosten es gibt, wie Sie diese berechnen können, an welchen Stellen Einsparungspotenzial besteht und wie Abschluss und Vertriebskosten zusammenhängen.

Merkmale der Vertriebskosten

Die Vertriebskosten zeichnen sich durch einige Besonderheiten aus, die Sie als Unternehmer oder Unternehmerin kennen sollten. So sind sie beispielsweise Teil des Marketings und lassen sich in Vertriebsgemeinkosten und Sondereinzelkosten unterteilen. Die Vertriebsgemeinkosten sind Kosten, die in den Bereichen Vertrieb und Produktion anfallen, jedoch nicht einem bestimmten Produkt zugeordnet werden können. Hierzu zählen beispielsweise Lagerkosten oder Werbung. Über Vertriebsgemeinkostenzuschläge ist eine Anrechnung auf Herstellungskosten oder Vertriebsaufträge möglich.

Sondereinzelkosten fallen in unregelmäßigen Abständen an und variieren in ihrer Höhe. Im Unterschied zu den Vertriebsgemeinkosten können sie einem konkreten Unternehmen oder Auftrag zugeordnet werden. Eine direkte Zurechnung von Sondereinzelkosten an Kostenträger ist somit möglich.

Abschluss und Vertriebskosten

Um die Vertriebskosten aus der eigenen Bilanz herauszufiltern, müssen Unternehmen bereits bei der Buchhaltung darauf achten, dass eine korrekte Abrechnung der Kosten für den Vertrieb erfolgt. In einer klassischen Bilanz sind solche Kosten nicht gesondert aufgeführt.

Daher ist es in einem solchen Fall im Nachhinein schwer, die Höhe der eigenen Vertriebskosten zu bestimmen. Unternehmen müssen deshalb einige Vorkehrungen treffen, wenn sie die Vertriebskosten genau analysieren wollen. Besonders einfach ist die Feststellung der Vertriebskosten dann, wenn der Vertrieb eine (oder mehrere) eigene Kostenstelle(n) besitzt.

Beispiele für Vertriebskosten

Für einen sinnvollen Umgang mit Vertriebskosten im Alltagsgeschäft ist es wichtig, verschiedene Vertriebskosten Beispiele zu kennen. Zu den Vertriebskosten gehören zum Beispiel:

• alle Personalkosten für Vertriebsmitarbeiter und Vertriebsmitarbeiterinnen 

• Kosten für Werbegeschenke

• Kosten für einen Messestand oder eine Online-Veranstaltung

• Verpackungskosten für die eigenen Produkte

Klassische Kostenstellen und Kostenarten im Vertrieb

Die Vertriebskosten setzen sich aber noch aus vielen weiteren Punkten zusammen. Unter anderem gehören Provisionen und Verwaltungskosten dazu. Des Weiteren sind ihnen die Distributionskosten, Frachtkosten und Materialkosten zuzurechnen. Hinzu kommen die Sachkosten sowie Umsatzkosten und sämtliche sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Nicht zuletzt entstehen diverse Werbekosten durch Prospekte und Rabatte.

Vertriebskostenstellen

Wollen Sie die Vertriebskosten weiterhin in Unterkategorien unterteilen, um eine noch genauere Analyse vornehmen zu können, können Sie dies zum Beispiel in den folgenden Kategorien tun:

• Kundendienst (Kosten für Callcenter oder andere Kontaktmöglichkeiten, Mitarbeitende vor Ort)

• Marketing (Anzeigen in Printmedien oder auf Werbetafeln, Online Marketing, Marktanalysen)

• Verkaufsleitung

• Allgemeine Personalkosten

• Bonuszahlungen 

• Miete und Reinigung für Lager- und Verkaufsfläche

• Partnerverträge (zum Beispiel bei Vertrieb der eigenen Produkte über andere Unternehmen)

• Außendienst

• Innendienst

• Dienstfahrzeuge für eigene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen (zum Beispiel Leasinggebühren, Reparaturen und Kraftstoffe)

Wenn Sie die Vertriebskosten berechnen wollen, müssen Sie folglich mit verschiedenen Stellen, Abteilungen und Kostenstellen kooperieren. Im Vertriebsbereich spielt unter anderem die Bestandskundenpflege eine wichtige Rolle, auch wenn diese aufgrund von Corona in letzter Zeit nur bedingt zu realisieren war. Die Marketingabteilungen und das Mahnwesen haben sich allerdings zahlreiche neue Strategien zur Kontaktaufnahme zugelegt und setzen nun vermehrt auf digitale Technologien.

Vertriebskostenarten

Vertriebsgemeinkosten

Vertriebsgemeinkosten lassen sich keinem bestimmten Produkt zuordnen. Zu diesen Kosten gehören unter anderem:

• Gehaltskosten für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen (sofern diese nicht einem bestimmten Produkt zuzuordnen sind)

• Ausstellungs- und Messekosten

• Kosten für Verkaufsflächen

• Kosten für einen Onlineshop

• Vertriebsprovisionen

• Kosten für Marktforschung

• PR-Kosten

• Bewirtungskosten (Geschäftsessen)

• Verkaufsförderung

Sondereinzelkosten des Vertriebs

Vertriebseinzelkosten (auch Sondereinzelkosten genannt) sind im Gegensatz zu den Vertriebsgemeinkosten klar mit einem Produkt oder einer Dienstleistung verbunden. Außerdem fallen Sondereinzelkosten unregelmäßig an und können auf einen bestimmten Kunden bezogen sein. Die Sondereinzelkosten können direkt den Kostenträgern zugerechnet werden. Beispiele für Einzelkosten sind:

• Versandkosten

• Verpackungskosten

• Werbekosten 

• Zölle

So lassen sich die Vertriebskosten berechnen

Wollen Sie im Rahmen einer Vertriebsanalyse Ihre Vertriebskosten berechnen, addieren Sie einfach alle Vertriebsgemeinkosten zu allen Vertriebseinzelkosten:

Gesamte Vertriebskosten =

Vertriebsgemeinkosten + Vertriebseinzelkosten

In diesem Zusammenhang ist die Berechnung der Vertriebskostenquote interessant. Sie berechnet sich durch das Verhältnis Ihrer gesamten Vertriebskosten zum Umsatz Ihres Unternehmens. 

Vertriebskostenquote (in %) =

Vertriebskosten x 100 / Umsatz 

Die Vertriebskostenquote gibt an, welchen Anteil Ihrer Einnahmen Sie durch den Vertrieb wieder verlieren. Ist die Vertriebskostenquote besonders hoch, empfiehlt sich eine Reduktion der Vertriebskosten bzw. Optimierung des Vertriebs oder der betroffenen Vertriebsbereiche.

Es ist schließlich nicht sinnvoll, mehr Geld in den Vertrieb zu stecken, wenn die höheren Vertriebskosten die steigenden Einnahmen wieder verschlingen.

Vertriebskosten optimieren und reduzieren

Eine Optimierung der Vertriebskosten lässt sich auf vielerlei Art und Weise erreichen. Sie haben das Gefühl, dass Ihre Vertriebsabteilung nicht genug Kunden und Kundinnen bedient? Dann können Sie, statt mehr Mitarbeitende einzustellen (was mit stark steigenden Personalkosten einhergeht), Ihre aktuellen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen weiterbilden und stärker motivieren. Dies ist zwar auch mit Kosten verbunden – diese sind aber in der Regel geringer, als neue Stellen zu besetzen.

Hinterfragen Sie außerdem die Struktur Ihres Vertriebsprozesses. Lässt sich eine Zwischenstation einsparen und sich so eine effizientere Lieferkette aufbauen? Auch eine stärkere Fokussierung auf einen Onlineshop kann zur Reduktion von Vertriebskosten und somit zur Verbesserung von Absatz und Umsatzerlösen beitragen. Beides hat Auswirkungen auf die Budgetierung einzelner Projekte.

Eine weitere, weitreichende Investition in das eigene Unternehmen ist die Integration von ERP- und CRM-Systemen. ERP-Systeme sind allgemein darauf ausgelegt, alle wichtigen Unternehmensabläufe zu unterstützen. Wollen Sie jedoch explizit alle Vertriebsbereiche optimieren, so ist ein CRM-System die bessere Wahl.

Absatzpolitische Entscheidungen anpassen

Die Vertriebskosten sind stark von den Rahmenbedingungen der Absatzpolitik eines Unternehmens abhängig. Eine große Rolle spielen die Vertriebswege, von Bedeutung sind aber auch das Verhalten gegenüber Kunden und Lieferanten sowie die Preisgestaltung und das Ausmaß des Kundenservices.

Vertriebskosten reduzieren, aber nicht am falschen Ende sparen

Bei den Vertriebsgemeinkosten ergibt sich häufig ein höheres Sparpotenzial, da die Vertriebseinzelkosten oft mit notwendigen Ausgaben verknüpft sind. Außerdem überträgt sich die Reduktion der Gemeinkosten längerfristig auf alle Produkte und Dienstleistungen.

Die Kunst beim Vertriebscontrolling ist es, Umsatz und Vertriebskosten optimal auszubalancieren. Ein zu kleiner Vertrieb erreicht eventuell nur einen Bruchteil der möglichen Einnahmen, während ein zu großer Vertrieb ineffizient sein kann. Dabei spielen vor allem Faktoren wie Motivation der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Marktsättigung und Ihre Konkurrenten eine Rolle. Ein kleiner, aber effizienter Vertrieb mit ausgeklügelter Strategie erzielt in der Regel die besten Ergebnisse.

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