XYZ-Analyse: Den Warenbedarf genau bestimmen

Nicht arbeiten zu können, weil Materialien fehlen, ist ebenso ärgerlich wie ein vollgestopftes Warenlager, wenn die Materialien aktuell niemand braucht. Beides lässt sich mit einer effizienten Lager- und Warenplanung vermeiden.

Neben der ABC-Analyse eignet sich zum Erreichen dieses Ziels eine XYZ-Analyse. Richtig eingesetzt hilft sie dabei, den eigenen Bedarf exakt zu bestimmen und eine sinnvolle Einkaufspolitik daraus abzuleiten.

Was ist eine XYZ-Analyse?

Die XYZ-Analyse ist ein Verfahren aus der Materialwirtschaft und Lagerhaltung. Es dient einer optimalen Steuerung des Wareneinkaufs in Unternehmen. Verschiedene Waren werden X-, Y- und Z-Gütern zugeordnet und mittels eines Variationskoeffizienten ihr Verbrauch bestimmt. In Kombination mit der ABC-Analyse ergibt sich so ein gutes Bild vom Warenbedarf eines Betriebs mit hoher Vorhersagegenauigkeit.

Die XYZ-Analyse im Detail

Das Ziel der XYZ-Analyse ist eine optimale Warenwirtschaft und Beschaffungsstrategie. Wenn beispielsweise ein Buchladen von jeder Bestellung exakt ein Buch übrig hat, war die Einkaufspolitik optimal. Wenn der Laden alle Bücher verkauft hat, besteht die Gefahr, dass er mehr hätte verkaufen können, wenn er mehr Einheiten bestellt hätte. Wenn mehrere Bücher übrigbleiben, bedeutet das einen Verlust von Kapital und Lagerkapazitäten.

Dieses Beispiel lässt sich analog auf die Materialwirtschaft des produzierenden Gewerbes übertragen: Ein volles Lager bedeutet, dass Sie zu viele Waren bestellt haben. Ein leeres Lager birgt die Gefahr, dass für die Produktion notwendige Komponenten nicht in ausreichender Menge vorliegen.

Sie ordnen Waren im Rahmen der XYZ-Analyse verschiedenen Kategorien zu, von denen her Sie Ihren individuellen Bedarf ableiten:

• X-Güter sind Artikel, die Sie konstant benötigen und die nur selten Schwankungen unterliegen.
• Y-Güter sind saisonale Waren, die Sie zu bestimmten Zeiten in großer Zahl benötigen.
• Z-Güter schließlich sind Waren, die Sie nur gelegentlich brauchen und deren Bedarf Sie aufgrund von Schwankungen nur schwer vorhersehen können.

Gelegentlich werden diese Kategorien auch als RSU (regelmäßig, saisonal, unregelmäßig) bezeichnet.

Berechnung mit der XYZ-Analyse-Formel

Um in der Materialwirtschaft einzelne Güter den verschiedenen Klassen zuordnen zu können und eine hohe Vorhersagegenauigkeit zu erzielen, setzen Sie den sogenannten Variationskoeffizienten ein. Diesen bestimmen Sie anhand der Buchführungsdaten des vergangenen Geschäftsjahres.

Hieran erkennen Sie deutlich, wie hoch der Verbrauch einzelner Güter innerhalb der jeweiligen Monate war. Wenn Sie die letzten beiden Geschäftsjahre heranziehen, wird der Wert noch aussagekräftiger. Zu weit in die Vergangenheit sollten Sie aber nicht zurückgehen, da sich der Bedarf im Laufe der Zeit verändern kann.

Um den Variationskoeffizienten zu berechnen, müssen Sie einerseits den Mittelwert Ihres Verbrauchs (x) und andererseits die Standardabweichung (s) kennen (zur Bestimmung siehe Kapitel „Beispiel für eine XYZ-Analyse“). Indem Sie daraus den Quotienten bilden, errechnen Sie den Variationskoeffizienten (V):

Liegt der Verbrauch einer Ware dem Variationskoeffizienten zufolge zwischen 0 bis 25 %, können Sie die Waren den X-Gütern zurechnen. Ihr Unternehmen benötigt und verbraucht diese somit regelmäßig.

Ergibt sich ein Verbrauch von 25 bis 50 %, zählen die entsprechenden Waren zu den Y-Gütern und Sie benötigen sie nur saisonal.

Bei einem Wert von 50 % oder mehr gehören die Waren den Z-Gütern an, sodass ihr Verbrauch stark schwankt.

Beispiel für eine XYZ-Analyse

Sie stellen Kleidungsstücke und Dekorationsartikel her und benötigen dafür jeden Monat Stoffe in unterschiedlicher Menge und Art:

Beispiel: weclapp

Indem Sie die jeweiligen Verbräuche pro Monat addieren und durch 12 teilen, erhalten Sie den Mittelwert. Für die Berechnung der Standardabweichung gibt es eine eigene Formel:

Indem Sie den Quotienten aus Standardabweichung und Mittelwert bilden, erhalten Sie den Variationskoeffizienten:

• Waren mit einem Variationskoeffizienten von V < 0,5 zählen zu den X-Gütern.
• Waren mit einem Variationskoeffizienten von 0,5 > V < 1 sind den Y-Gütern zuzurechnen.
• Waren mit einem Variationskoeffizienten von V > 1 gehören zu den Z-Gütern.

Sie sehen, dass Jeansstoff und Futtertaft das ganze Jahr konstant benötigt werden und somit den X-Gütern zuzurechnen sind. Dekostoff und Spezialgewebe sind hingegen nur in bestimmten Monaten gefragt und zählen daher zu den Z-Gütern.

Warum ist die Kombination von ABC- und XYZ-Analyse sinnvoll?

Mittels ABC-Analyse untersuchen Sie, wie stark der Anteil bestimmter Waren an Ihrem Umsatz ist. So erkennen Sie, welche Artikel Ihre Kundschaft stark nachfragt und worauf Sie bei Ihrer Arbeit den Fokus legen sollten.

Die Kombination aus ABC-Analyse und XYZ-Analyse erzeugt ein besonders aussagekräftiges Bild und liefert dank der eindeutigen Klassifizierung eine hohe Vorhersagegenauigkeit:

• AX-Güter sind Waren, die ganzjährig stark nachgefragt werden und die Sie in großer Menge vorrätig haben sollten.
• AY-Güter sind hingegen Waren, die saisonal stark nachgefragt sind.
• AZ-Güter schließlich sind Waren, die zu nicht vorhersehbaren Zeitpunkten (wenn in etwa Influencer und Influencerinnen darüber berichten und einen Trend auslösen) eine hohe Nachfrage aufweisen und somit einer großen Schwankung unterliegen.

Dasselbe Schema zur Klassifizierung lässt sich für B- und C-Güter anwenden. BX-Güter sind Waren, die ganzjährig einen mittleren Ergebnisbeitrag erzielen und BZ-Güter spielen zu nicht vorhersehbaren Anlässen durchschnittliche Erträge ein.

CX-Güter sind ganzjährig stark nachgefragte Waren mit geringem Ergebnisbeitrag und CZ-Güter unterliegen einer seltenen Nachfrage und bringen geringe Erträge ein. Bei letzterem Fall sollten Sie überlegen, diese Güter komplett aus dem Sortiment zu entfernen.

Fokussieren Sie sich bei Ihrer Produktion und Ihrer Einkaufspolitik vorrangig auf die AX-Güter und entscheiden Sie, wie Sie in Bezug auf die anderen Artikel verfahren.

Vor- und Nachteile der XYZ-Analyse

Eine XYZ-Analyse bringt verschiedene Vor- und Nachteile mit sich, die wir im Folgenden kurz zusammenfassen:

Vorteile

• leicht durchzuführen
• Daten bereits vorhanden
• zuverlässige Vorhersagen
• auf alle Warengruppen anwendbar

Nachteile

• funktioniert lediglich für dauerhafte Entwicklungen
• Preisschwankungen, Trends und andere externe Faktoren werden nicht erfasst
• funktioniert nur bei einer zeitnahen Buchung der Werte
• Klassengrenzen müssen Sie individuell festlegen

Auf jeden Bedarf immer optimal vorbereitet

Mit der XYZ-Analyse können Sie Ihre Lager- und Warenplanung effizienter gestalten und gezielt Ihren Verbrauch messen, indem Sie unnötige Lagerkosten und die Verschwendung von Materialien vermeiden. Die XYZ-Analyse unterstützt Sie demnach bei der Umsetzung einer optimalen Einkaufs- und Bestellpolitik.

Kombinieren Sie die XYZ-Analyse mit der ABC-Analyse erhalten Sie noch genauere Ergebnisse und können ein noch zuverlässigeres Bestandsmanagement erzielen.

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