Was bedeutet SaaS (Software as a Service)? Ein Leitfaden

Was haben Dropbox, Google Mail und Slack gemeinsam? Richtig, es sind Tools, die aus dem Arbeitsalltag vieler nicht mehr wegzudenken sind – und sie gehören allesamt zur Kategorie „Software as a Service“, kurz SaaS. Was SaaS genau heißt, wo die Vorteile dieser webbasierten Lösungen liegen und auf welchen Geschäftsmodellen sie fußen, erfahren Sie hier.

Was ist SaaS?

SaaS ist eine cloudbasierte Anwendung, die von Anbietenden zentral entwickelt, zur Verfügung gestellt und gewartet werden. Der Begriff steht für „Software as a Service“. Statt einer Installation erhaltenden Nutzende Zugang über den Browser. Auch die gesamte Administration wird zentral abgewickelt. User und Userinnen zahlen in der Regel pro Lizenz oder Monat.

Die Geschichte von SaaS began schon mit der beginnenden Verbreitung des Internets in den 1990ern. Die sogenannten Anwendungsdienstleister (Application Service Provider, kurz ASP) hosteten und verwalteten Software, die allerdings von den Nutzenden auf dem entsprechenden Computer installiert werden musste.

Das ist heute mit SaaS nicht mehr nötig. Die Software wird über das Internet – genauer gesagt über Cloud-Dienste – zur Verfügung gestellt. Die zunehmende Beliebtheit von Home-Office-Arbeitsmodellen, mobilen Endgeräten sowie die Gewöhnung an Web-ähnliche Oberflächen verhalf SaaS zum Durchbruch.

Merkmale und Funktionen von SaaS

SaaS zeichnet sich durch flexible, integrierte und vernetzte Funktionen und Merkmale aus. Dazu zählen vor allem eine schnelle und flexible Wartung, der Zugriff auf Daten in Echtzeit und eine insgesamt vernetzte und geschäftsübergreifende Softwarelösung, die so ein Modell ermöglicht.

Folgende Merkmale zeichnen SaaS aus:

• Mandantenfähige Cloud-Architektur (Multi-Tenancy-Cloud): Was kompliziert klingt, bedeutet schlicht, dass alle Nutzer und Nutzerinnen bei allen Anwendungen auf eine gemeinsame Infrastruktur zurückgreifen, die zentral verwaltet wird.
• Direkter Zugriff über beliebiges Gerät: Über jedes internetfähige Gerät ist der Zugriff auf die Software möglich, was für maximale Flexibilität sorgt.
• Vertraute Web-Oberflächen: Das Design der SaaS ist an die typische Website-Oberfläche angelehnt, was die Nutzung und Akzeptanz durch Anwendende erleichtert.
• Vernetzung und Kooperation im Fokus: Die meisten SaaS sind darauf ausgelegt, Zusammenarbeit team- und standortübergreifend zu ermöglichen.

Damit steht SaaS in vielen Punkten deutlich über On-Premise-Lösungen, die als Gegenstück zu den flexiblen und modernen SaaS-Lösungen angesehen werden.

SaaS für kleine und große Unternehmen

Im Zusammenhang mit SaaS kommt schnell die Frage auf, für wen solch ein Softwaredienst interessant ist. Grundsätzlich gilt, dass zeigen diverse Statistiken, wächst der Markt massiv. Von einem weltweiten Marktvolumen von 31,4 Milliarden US-Dollar im Jahr 2015 auf ein Volumen von 232,3 Milliarden 2024: ein Zuwachs von 631 Prozent in neun Jahren spricht Bände (Statista, 2023).

SaaS bietet sich für kleine und große Unternehmen gleichermaßen an, was mit ein Grund für den Jahr für Jahr stark wachsenden Markt ist. Kleine Unternehmen profitieren davon, keine teuren Softwarepakete kaufen zu müssen, die schon bald überholt sind und ausgetauscht werden müssen. Außerdem braucht es keine große interne IT-Abteilung, da sich der SaaS-Anbieter um das Hosten, die Wartung und technischen Belange kümmert.

Großunternehmen profitieren vor allem von der Flexibilität und den Vernetzungsmöglichkeiten, die SaaS bietet. So können standort- und sogar länderübergreifend Teams leicht an dem gleichen Projekt arbeiten, Vertriebsmitarbeitende können auch vor Ort bei der Kundschaft auf sämtliche Daten zurückgreifen.

Cloud vs. SaaS: Ist SaaS immer auch Cloud?

„Cloud“ ist die Kurzform für Cloud Computing. Unter diesem Begriff werden alle Leistungen zusammengefasst, die die Bereitstellung von IT-Infrastruktur als zentralen Service über das Internet betreffen. Das bedeutet auch: SaaS ist immer auch Cloud. Umgekehrt ist das nicht der Fall, Cloud Computing ist umfassender und die Basis für SaaS.

SaaS vs. PaaS vs. IaaS & Co.: Varianten von SaaS

Cloud Computing hat nicht nur „Software as a Service“ ermöglicht. Stattdessen gibt es verschiedene Varianten, um IT-Anforderungen im Unternehmen cloudbasiert zu lösen. Diese unterscheiden sich in dem Maß, in dem Nutzer und Nutzerinnen Funktionen selbst steuern oder auslagern.

Die „drei großen“ Services sind SaaS, IaaS und PaaS. Darüber hinaus gibt es noch weniger bekannte Modelle.

Infrastructure as a Service (IaaS)

IaaS ist die grundlegendste Form des Cloud Computing. Anbietende stellen lediglich virtualisierte Hardware-Ressourcen zur Verfügung.

Dies können Speicherplatz, ein Netzwerk oder Prozessoren sein. Hier werden zahlreiche Funktionen also noch vom Anwender und der Anwenderin übernommen.

Platform as a Service (PaaS)

PaaS bildet das Bindeglied zwischen IaaS und SaaS. Während bei SaaS bereits alle IT-Systeme ausgelagert werden, stellt PaaS lediglich die Infrastruktur zur Verfügung, um Anwendungen, Systeme und Technologien (die Nutzende selbst pflegen) zu verknüpfen.

Das bedeutet beispielsweise, dass ein bestehendes Buchungssystem mit weiterführenden Bewertungs- und Bezahl-Optionen verbunden werden kann.

Weitere, weniger bekannte Arten von SaaS

Neben diesen drei Hauptvarianten, IaaS, PaaS und SaaS, existieren weitere Modelle zur IT-Pflege „als Service“:

• Managed Software as a Service (MSaaS): Im MSaaS-Modell werden sämtliche Anwendungen vom Anbietenden gepflegt und unterstützt. Häufig sind auch spezielle Trainings im Service inbegriffen.
• Desktop as a Service (DaaS): Hier können virtuelle Desktop-Infrastrukturen auf jedem beliebigen Gerät bereitgestellt werden. So können Mitarbeitende auch auf neuen oder temporären Geräten in der gewohnten Umgebung arbeiten.
• Database as a Service (DBaaS): Bei DBaaS werden Datenbanken an Drittanbietende ausgelagert, auf die Nutzer und Nutzerinnen jederzeit zurückgreifen können. Auf diese Weise müssen Anwendende nicht selbst den benötigten Speicherplatz zur Verfügung stellen und die Datenbanken nicht selbst verwalten.
• Security as a Service (SECaaS): Im SECaaS-Modell stellt der Anbietende Sicherheitsdienste zur Verfügung. Dazu gehören Vorgänge wie Login, Authentifizierung und Autorisierung. Aber auch online zur Verfügung gestellte Anti-Viren-Software und allgemeines Sicherheitsmanagement sind Teil dieser Cloud-Computing-Variante.

Zudem gibt es Everything as a Service (XaaS). Werden alle genannten „as a Service“-Modelle kombiniert in Anspruch genommen, ist von „Everything as a Service“ die Rede.

7 Beispiele für Anwendungsbereiche

SaaS kommt mittlerweile in beinahe jedem Unternehmensbereich zum Einsatz. Wir stellen Ihnen sieben Beispiele für verschiedene Anwendungsbereiche von Software as a Service vor.

Customer Relationship Management: CRM als SaaS

Die meisten großen und modernen CRM-Lösungen werden als Software as a Service angeboten. Sie erfassen alle Informationen rund um Ihre Kundschaft und ermöglichen so ein optimales Kundenbeziehungsmanagement.

Gleichzeitig werden Zusammenarbeit zwischen Marketing, Vertrieb und Service vereinfacht, die auf die gleichen, zentral hinterlegten Informationen zugreifen und klare Workflows etablieren können.

Sales-Lösungen als SaaS

Ähnlich wie bei CRM-Systemen gibt es auch einen Großteil spezialisierter Sales-Software als SaaS-Anwendungen. Oft ist diese integriert in ein CRM-System, um den gleichen Datenstamm für alle verbundenen Aktionen zu haben.

Shopsysteme

Da Onlineshop-Systeme eine vergleichsweise komplizierte Infrastruktur benötigen, sind sie prädestiniert für die Umsetzung via SaaS. Fast alle großen Internet-Provider bieten inzwischen entsprechende Systeme für Hosting-Kunden und -Kundinnen an, die so ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse in den E-Commerce-Bereich einsteigen können. Bestes Beispiel dafür ist Shopify.

Newsletter

E-Mail-Marketing ist unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) herausfordernd und gleichzeitig für viele Branchen mittlerweile ein absolutes Muss.

Damit das beliebte Marketinginstrument dennoch rechtssicher eingesetzt werden kann, bietet es sich an, auf gehostete Optionen zurückzugreifen, statt umständlich selbst eine entsprechende Infrastruktur aufzubauen.

Videocalls

Um Reisekosten für Geschäftsreisen, Kundentermine oder Seminare einzusparen, setzen viele Unternehmen spätestens seit der Corona-Pandemie auf Online-Meetings beziehungsweise Videocalls. Hier stehen mit Zoom, Google Meet & Co. zahlreiche Anbietende zur Auswahl, die entsprechende Tools als SaaS zur Verfügung stellen.

Voice over IP

Wer nicht nur gelegentlich per Videotelefonie kommunizieren möchte, sondern eine ganze Telefonanlage durch Onlinelösungen ersetzen möchte, wird auf IP-Telefonie zurückgreifen. Auch für diese „Telefonanlagen as a Service“ können Cloud-Lösungen genutzt werden.

Projektmanagement

Auch typische Lösungen für Projektmanagement und Zeiterfassung wie Trello, Slack oder Asana sind überwiegend als SaaS erhältlich.

Vor- und Nachteile einer SaaS-Lösung

SaaS als On-Demand bietet im Vergleich zu herkömmlichen On-Premise-Softwarepaketen, bei denen die Software auf den Servern der Nutzenden installiert und von ihnen betreut wird, zahlreiche Vorteile, ist allerdings auch nicht ganz ohne Nachteile.

Vorteile von SaaS

Die Vorteile überwiegen die Nachteile deutlich – schließlich erleichtern SaaS-Tools die Arbeit im Vergleich zu herkömmlicher Software auf mehreren Ebenen doch deutlich. Ein Überblick über alle Vorteile:

• Kostengünstig: Bei SaaS-Modellen entfallen hohe Einmalinvestitionen in teure Software. Denn Sie erwerben keine kompletten Pakete mehr, sondern zahlen nach dem Abonnement-Prinzip.
• Mobilität: Mitarbeitende können jederzeit von jedem Endgerät und Standort auf das jeweilige Programm zugreifen. Die einzige Voraussetzung ist eine funktionierende Internetverbindung.
• Schnelle Implementierung und Einbindung neuer Mitarbeitender: Es muss nicht mehr langwierig auf das Eintreffen von Softwarepaketen und die Vergabe von Softwarelizenzen gewartet werden. Alles, was Sie tun müssen, ist „online gehen“. Erweitert sich das Team, müssen nicht mehr umständlich Lizenzen neu beantragt und Software auf weiteren Computern installiert werden. Stattdessen kann mit wenigen Klicks einfach ein weiterer Benutzer oder eine weitere Benutzerin angemeldet werden.
• Verringerte Komplexität und automatische Updates: Gerade bei (nahezu) vollständig ausgelagerten Lösungen bedarf es keines großen eigenen IT-Teams mehr, das sich um die Fehlerbehebung und Instandhaltung kümmern muss – denn das erledigt der Anbieter. Zudem müssen Sie sich nicht selbst darum kümmern, dass Ihre Software up to date ist. Stattdessen veranlasst der Softwareanbieter regelmäßige Updates, die Sicherheitslücken und Bugs beseitigen.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Da keine oder nur stark verringerte Ressourcen für die IT und etwaige Probleme aufgewendet werden müssen, können Sie sich stärker auf das eigentliche Kerngeschäft konzentrieren.
• Skalierbarkeit: Eine SaaS lässt sich genau an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Zum einen ermöglichen Bezahlmodelle pro Nutzer oder Nutzerin und Monat die optimale Anpassung an die individuelle Mitarbeiterzahl sowie flexible Kündigungen. Zum anderen können in der Regel modular exakt die Funktionen ausgewählt werden, die Sie auch benötigen.
• Hohe Sicherheitsstandards: In der Regel gewährleistet der SaaS-Anbietende eine sichere Infrastruktur, die verhindert, dass Ihre Daten in die Hände von Drittanbietern gelangen.

Nachteile von SaaS

Wie bei jedem Softwaremodell hat auch SaaS einige Schwächen und Nachteile. Gerade für kleinere Unternehmen fallen diese jedoch kaum ins Gewicht. Das größte Manko im Vergleich zu On-Premise-Lösungen: Sie brauchen immer eine stabile Internetverbindung.

• Abhängigkeit vom Anbietenden: Der Vorteil, dass Sie alle Aufgaben rund um die Software dem Anbieter überlassen können, bedeutet gleichzeitig auch einen Nachteil. Denn so sind Sie vollkommen abhängig. Wird er insolvent oder hat er Server-Probleme, stehen Sie vielleicht plötzlich ohne die benötigte Software da.
• Weniger Möglichkeiten zur Individualisierung: Da alle technischen Aspekte der Software ausgelagert sind, können Sie eigenhändig keine Modifikationen vornehmen. Anpassungen an Ihre individuellen Bedürfnisse sind nur so weit möglich, wie sie der Anbietende vorgesehen hat.
• Weniger Datenautonomie: Dass Ihre Daten auf fremden Servern liegen, bedeutet auch, dass Sie die Kontrolle darüber abgeben. Zwar garantieren die meisten SaaS-Anbietenden hier hohe Sicherheitsstandards und sehen von der Weitergabe der Daten ab, kontrollieren können Sie das aber nicht. Gerade bei sehr vertraulichen Informationen sollte dieses Manko gründlich bedacht werden.
• Kompatibilität muss beachtet werden: Genauso wie alle anderen technischen Spezifikationen gibt der Anbieter auch vor, unter welchen Rahmenbedingungen eine SaaS genutzt werden kann. Es kann also sein, dass Sie bei der Verwendung auf einen bestimmten Browser oder ein bestimmtes Betriebssystem beschränkt sind.

Das SaaS-Geschäftsmodell aus B2B-Sicht

Im Folgenden wechseln wir die Perspektive und betrachten die Seite der SaaS-Anbietenden. Dabei soll es darum gehen, wie SaaS-Anbietende die Profitabilität ihrer Kundschaft berechnen können und welche Abrechnungsmodelle sich anbieten.

Kunden werben und halten

Der Kundenlebenszyklus bei einer SaaS-Lösung lässt sich in sechs Stufen unterteilen:

1. Anziehen
2. Konvertieren
3. Kaufen
4. Aktivieren
5. Erneuern
6. Empfehlen

Besondere Bedeutung hat dabei die Phase „Erneuern“. Denn was für den Nutzer oder die Nutzerin ein praktischer Flexibilitätsvorteil ist, stellt den SaaS-Anbieter vor eine Herausforderung:

Käufer und Käuferinnen müssen ihre Abonnements auf Monats- oder Jahresbasis aktiv erneuern, um weiterhin Kundschaft zu bleiben. Statt Nutzende also einmalig vom Kauf zu überzeugen, müssen SaaS-Unternehmen immer wieder dafür sorgen, dass ihre Kunden und Kundinnen sich aktiv für den Service entscheiden.

Dementsprechend essenziell ist die intensive Betreuung der Kundschaft. Nur, wenn diese sich von einem Unternehmen gut unterstützt fühlen, werden sie auch Abonnenten und Abonnentinnen bleiben.

Deshalb spielen vor allem drei Dinge eine entscheidende Rolle:

1. Bei Problemen schnell reagieren.
2. Systemausfällen aktiv vorbeugen.
3. Im Kundenservice gut erreichbar sein.

Allerdings sollten SaaS-Anbieter auch genau analysieren, welchen Kunden und Kundinnen sie besondere Aufmerksamkeit zukommen lassen sollten. Dabei hilft die Berechnung des Kundenwerts, also des Customer Liftetime Value (CLV).

Der CLV für Abonnementmodelle lässt sich wie folgt berechnen:

Die durchschnittlichen Nutzereinnahmen (ARPU) lassen sich wiederum über die monatlichen Einnahmen, den Monthly Recurring Revenue (MRR), geteilt durch die Zahl der Kundschaft in einem Monat, berechnen.

CLV und ARPU sind aber nicht nur zur Bewertung und Priorisierung einzelner Abonnenten und Abonnentinnen sinnvoll. Stattdessen können Sie auch mit weiteren SaaS-Kennzahlen Gemeinsamkeiten zwischen diesen besonders profitablen Nutzenden analysieren, um Ihren Kommunikations- und Vertriebsprozess zu optimieren.

Unterschiedliche Bezahlmodelle

Das gewählte Bezahlmodell spielt aus zwei Gründen eine wichtige Rolle. Zum einen entscheidet es mit darüber, ob Nutzende eine SaaS-Lösung überhaupt in Erwägung ziehen, zum anderen beeinflusst es den Zeitpunkt, zu dem ein Unternehmen rentabel wird.

Folgende Modelle sind besonders gebräuchlich:

• Freemium: Bei einem Freemium-Modell ist ein Großteil der Funktionen völlig umsonst nutzbar. Nutzende müssen also nicht zwingend für die Software zahlen. Wollen sie aber mehr als nur die Basis-Funktionen nutzen, müssen sie auf die Premium-Version upgraden und zahlen.
• Flatrate-Preis: Dieses Abrechnungsmodell ist das simpelste. SaaS-Unternehmen bieten genau eine Produktversion mit einem fixen Set von Funktionen zu einem festen Preis an. Für Anbietende ist diese Variante zwar besonders simpel und einfach zu kalkulieren, für die Kundschaft ist sie aber nicht unbedingt attraktiv. Denn ein wesentlicher Vorteil von SaaS – nämlich die flexible Buchung genau derjenigen Funktionen, die benötigt werden – entfällt hier.
• Preisstaffelung: Das häufigste Preismodell im SaaS-Bereich ist die Preisstaffelung. Dabei stehen verschiedene Pakete zur Verfügung, die in Leistungsumfang und Preis vom günstigen oder kostenlosen Basis-Paket bis hin zur vergleichsweise teuren Experten-Lösung ansteigen.
• Abrechnung pro Benutzer: Manche Unternehmen legen den Preisoptionen nicht den Funktionsumfang zugrunde, sondern die Zahl der Nutzenden. Dann wird pro Monat pro Person eine fixe Summe fällig.
• Transaktionsbasierte Abrechnung: Eine dritte Variable, auf der die Berechnung fußen kann, ist die Nutzung. Unabhängig von Funktionsumfang und Nutzerzahl wird bei diesem Modell für jede Nutzung eine Gebühr fällig.

Beispiele für SaaS-Lösungen

Softwares as a Service sind allgegenwärtig und finden in den verschiedensten Bereichen Anwendung – Microsoft, Google, Trello, Shopify, alle bieten SaaS an. Exemplarisch stellen wir einige besonders häufig genutzte SaaS vor, die die unterschiedlichen Anwendungsfelder abdecken:

1. HubSpot

Auch die CRM-Lösung von HubSpot ist ein SaaS-Modell – Marketing, Sales und Service Hub unterstützen unter anderem die Lead-Generierung, Marketingautomatisierung, Planung von Meetings und Kundenbetreuung.

Dabei wird ebenfalls das Modell der Preisstaffelung umgesetzt. Im Sinne einer PaaS können Sie die Lösung außerdem mit anderen Anwendungen verbinden, um eine nahtlose Integration und Nutzung zu ermöglichen.

2. Slack

Slack ist eine Kommunikationssoftware für Arbeitsgruppen. In unterschiedlichen Channels können sich zwei oder mehr Personen unterhalten. Zur besseren Strukturierung ist innerhalb eines Channels zusätzlich die Eröffnung von Threads (Unter-Gesprächen) möglich. Gleichzeitig kann die Anwendung um zusätzliche Apps erweitert werden. So können beispielsweise To-do-Listen oder Google Drive integriert werden.

Slack setzt auf das Freemium-Modell. Es lässt sich nahezu uneingeschränkt kostenlos nutzen, aber es ist nur eine gewisse Zahl von Nachrichten einsehbar. Ältere Nachrichten werden von Slack verborgen. Wer auf alle je geschriebenen Nachrichten zurückgreifen will, muss zahlen – dann gibt es verschiedene Preisstaffelungen.

3. Trello

Trello ist ein Produktivitäts- und Projektmanagement-Tool und Cloud-Service, der die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams erleichtern soll. Dabei werden Aufgaben, Ereignisse oder Ähnliches in Kartenform abgelegt, die von autorisierten Kollegen und Kolleginnen bearbeitet oder verschoben werden können.

Wie Slack setzt auch Trello auf das Freemium-Modell. Wer mehr will, wählt eines der drei kostenpflichtigen Abomodelle.

4. Shopify

Shopify ist eine E-Commerce-Lösung, die es kleineren Händler und Händlerinnen erlaubt, vergleichsweise unkompliziert einen Onlineshop zu erstellen.

Nach einer vierzehntägigen kostenlosen Testphase müssen sich Nutzende hier zwischen drei verschiedenen Preisplänen entscheiden – Shopify nutzt also ebenfalls die Preisstaffelung als Bezahlmodell.

Fazit: Die Zukunft von SaaS ist rosig

Der Markt mit SaaS boomt. In Zukunft dürfte er verschiedenen Prognosen zufolge weiterwachsen. Es gibt heute kaum noch Unternehmen, die nicht mindestens eine SaaS-Lösung nutzen – viele bauen ihre gesamte IT-Infrastruktur darauf auf. Die Vorteile überwiegen deutlich und bestehende Systeme werden immer besser und versierter.

Titelbild: Tera Vector / iStock / Getty Images Plus