Angebotsmanagement: Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Beinahe jede Firma muss sich täglich mit dem Thema Angebotsmanagement auseinandersetzen, aber nicht alle machen sich Gedanken darüber, wie sie ihre Angebotsbearbeitung und -erstellung verbessern können. 

Welche Merkmale hat ein professionelles Angebot und wie können Sie bei der Erstellung Zeit sparen? Mit diesen Fragen zum Angebotsmanagement haben wir uns in diesem Artikel auseinandergesetzt.

Was ist Angebotsmanagement?

Der Begriff Angebotsmanagement ist nicht klar definiert. Grundsätzlich beinhaltet er die Vorbereitung, Erstellung und Analyse von Angeboten. Eine große Rolle spielt dabei der Abgleich zwischen den externen Marktbedingungen und den internen Prozessen des Unternehmens.

Das Angebotsmanagement legt starken Fokus auf die Bedürfnisse der Kunden und fällt in den Verantwortlichkeitsbereich des Vertriebs.

Phasen des Angebotsprozesses im Überblick

Das Angebotsmanagement durchläuft verschiedene Phasen. Jede dieser Phasen beschäftigt sich mit anderen Fragen, die von Bedeutung sind und eigene Fallstricke aufweisen:

1) Anfragebewertung

Zu Beginn des Angebotsprozesses stellt sich die Frage, mit welcher Intention der Kunde eine Anfrage beim Unternehmen gestellt hat:

In vielen Fällen fiel seine Entscheidung bereits auf ein Konkurrenzprodukt und er braucht nur noch ein Vergleichsangebot. Vielleicht plant der Kunde auch schon fest, Ihr Angebot anzunehmen. Mitunter kann es sogar vorkommen, dass sich die Erstellung eines Angebots gar nicht lohnt.

2) Beziehungsmanagement

Für ein professionelles Angebotsmanagement ist es wichtig, zu wissen, in welcher Beziehung der Kunde zum Unternehmen steht.

Handelt es sich um einen Neukunden oder einen Stammkunden, der bereits seit Jahren regelmäßig Leistungen des Unternehmens in Anspruch nimmt? Vielleicht haben vergangene Interaktionen gezeigt, dass der Kunde ganz eigene Bedürfnisse hat und besonderen Wert auf bestimmte Teilaspekte der Leistung legt. Solche Faktoren sollten Sie bei der Erstellung des Angebots berücksichtigen.

3) Angebotserstellung

Die Erstellung des Angebots ist das Kernstück des Angebotsmanagements. Hier schlagen sich die vorherig gesammelten Informationen nieder. Außerdem werden der Preis, technische Details und organisatorische Angelegenheiten wie etwa das voraussichtliche Lieferdatum für einen potenziellen Auftrag festgelegt.

Um bei der Erstellung der Anfrage für ein Angebot keinen wichtigen Aspekt zu vergessen, kann eine vorher definierte Schritt-für-Schritt-Anleitung als Vorlage nützlich sein. Diese lässt sich dann einfach von oben nach unten abarbeiten. Ein solches Schema für die Angebotserstellung ist in vielen ERP- oder CRM-Systemen bereits integriert.

Die Nutzung solcher Softwarepakete ist bei der Erstellung von Angeboten hilfreich und führt zu einer Reduktion der für den Angebotsprozess benötigten Zeit. HubSpot bietet eine eigene CRM-Software an, die sich ebenfalls für die Optimierung des Angebotsmanagements eignet. 

4) Angebotsverfolgung

In der letzten Phase des Angebotsmanagements verfolgen Sie die Reaktion des Kunden auf das Angebot und antworten auf Rückfragen.

Wenn Sie eine Nachverfolgung einleiten und somit mit dem Kunden in Kontakt bleiben, können Sie eventuell wichtige Informationen über den Entscheidungsprozess und die Gedanken des Kunden bezüglich des Angebots gewinnen. Dies lässt sich als Input für die Erstellung künftiger Angebote nutzen. Den Kontakt sollten die Mitarbeiter des Vertriebs hierbei solange aufrechterhalten, bis eine Zu- oder Absage eingeht. 

Welche Fehler können im Angebotsmanagement-Prozess auftreten?

Bei der Erstellung eines Angebots gibt es viele Fehlerquellen, die es zu vermeiden gilt. Mit einem guten Angebotsmanagement umgehen Sie zum Beispiel folgende Fehler:

• Vermeiden Sie zu Beginn des Kontakts, dem Kunden unaufgefordert ein Angebot zu unterbreiten, bevor sich dieser ausdrücklich danach erkundigt hat. Wer ungefragt Anfragen für Angebote versendet, wirkt unprofessionell.
• Das Angebot sollte alle nötigen Informationen enthalten, aber sich gleichzeitig auf diese beschränken. Zu viele Informationen wirken leicht abschreckend, zu wenig Informationen führen zur Verunsicherung des Kunden.
  Wer den Kunden bereits besser kennt, kann sein Angebot speziell auf diesen anpassen. Der Verkäufer sollte den Nutzen des Produkts möglichst klar vermitteln.
• Das Angebot sticht nicht aus der Masse der Vergleichsangebote heraus und gerät im dringlichen Tagesgeschäft des Kunden schnell in Vergessenheit.
• Ein zu häufiges Nachfassen beim Kunden während der Angebotsverfolgung setzt diesen unter Druck und bewirkt in der Regel eine Entscheidung gegen Ihr Angebot.

Für welche Unternehmen ist Angebotsmanagement besonders geeignet?

Ein effektives Angebotsmanagement ist vor allem für Unternehmen sinnvoll, die auf einem stark umkämpften Markt aktiv sind. Durch die große Zahl an Wettbewerbern haben Kunden die freie Auswahl. Daher ist es in einer solchen Situation besonders wichtig, dass das Angebot der eigenen Firma aus der Masse der Alternativen heraussticht. 

Jedoch profitieren auch alle anderen Unternehmen von einem durchdachten Angebotsmanagement. Die meisten existierenden Unternehmen haben das Angebotsmanagement allerdings nicht systematisch eingeführt, sodass hier noch ein großes Verbesserungspotenzial besteht.

Gutes Angebotsmanagement bringt höhere Umsätze 

Das Angebotsmanagement ist ein wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit und die Wahrnehmung von Unternehmen. Durch professionelle Vorbereitung und Nachverfolgung von Angeboten bringen Sie mehr Kunden dazu, diese anzunehmen und erreichen so höhere Verkaufszahlen und mehr Umsatz.

Wenn Unternehmen die Reaktionen ihrer Kunden auf Angebote analysieren, können sie zudem Rückschlüsse auf deren Bedürfnisse ziehen und dadurch ihr Angebot verbessern. 

Allerdings darf das Angebotsmanagement nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen, sonst verursacht es mehr Kosten, als es einbringt. Damit dies nicht geschieht, können Unternehmen auf eine CRM-Software zurückgreifen, die das Erstellen von Angeboten unterstützt. Das ausschließlich manuelle Bearbeiten von Angeboten ist mittlerweile überholt und nur noch in Ausnahmesituationen sinnvoll.

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